Hướng dẫn 3 cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 doanh nghiệp cần biết

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ quan trọng mà doanh nghiệp phải thực hiện định kỳ theo quy định pháp luật lao động. Trong năm 2026, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi kê khai và nộp báo cáo do chưa nắm rõ hình thức thực hiện, thời hạn cũng như quy trình nộp online. Vậy hiện nay có những cách nào để nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 và doanh nghiệp cần lưu ý gì để tránh vi phạm? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết 3 cách thực hiện phổ biến nhất hiện nay.

I. Báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì?

1.1 Khái niệm báo cáo tình hình sử dụng lao động

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là biểu mẫu doanh nghiệp sử dụng để kê khai thông tin về:

• Số lượng lao động đang làm việc
• Tình hình biến động lao động
• Lao động tăng giảm
• Thông tin sử dụng lao động theo quy định

Báo cáo này được gửi đến cơ quan quản lý lao động nhằm phục vụ công tác quản lý nhà nước về lao động và việc làm.

1.2 Doanh nghiệp nào phải nộp báo cáo?

Hầu hết doanh nghiệp, tổ chức, hợp tác xã và đơn vị sử dụng lao động đều phải thực hiện báo cáo định kỳ, bao gồm:

• Công ty TNHH
• Công ty cổ phần
• Doanh nghiệp tư nhân
• Văn phòng đại diện
• Chi nhánh có sử dụng lao động

II. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026

2.1 Thời gian chốt số liệu

Doanh nghiệp thực hiện tổng hợp số liệu lao động trong 6 tháng đầu năm 2026 theo tình hình thực tế sử dụng lao động.

2.2 Thời hạn nộp báo cáo

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp cần nộp báo cáo trước thời hạn quy định cho cơ quan quản lý lao động địa phương.

Nếu nộp chậm có thể:

• Bị nhắc nhở
• Bị xử phạt hành chính
• Ảnh hưởng hồ sơ lao động doanh nghiệp

Do đó doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ sớm để tránh quá hạn.

III. Hồ sơ báo cáo tình hình sử dụng lao động gồm những gì?

3.1 Nội dung chính của báo cáo

Thông thường báo cáo sẽ bao gồm:

• Thông tin doanh nghiệp
• Tổng số lao động
• Lao động tăng mới
• Lao động giảm
• Lao động theo giới tính
• Lao động nước ngoài (nếu có)

3.2 Những thông tin doanh nghiệp cần chuẩn bị

Doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Mã số thuế
• Mã đơn vị BHXH
• Danh sách lao động
• Số CCCD người lao động
• Thông tin hợp đồng lao động

để việc kê khai được nhanh chóng hơn.

IV. Hướng dẫn 3 cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026

4.1 Cách 1: Nộp báo cáo online qua Cổng Dịch vụ công

Đây là hình thức được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay.

Bước 1: Truy cập cổng dịch vụ công

Doanh nghiệp truy cập hệ thống dịch vụ công trực tuyến của cơ quan quản lý lao động.

Bước 2: Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp

Sử dụng:

• Tài khoản đăng ký doanh nghiệp
• Hoặc tài khoản dịch vụ công đã được cấp

Bước 3: Chọn thủ tục báo cáo lao động

Tại mục thủ tục hành chính:

• Chọn báo cáo tình hình sử dụng lao động
• Chọn kỳ báo cáo 6 tháng đầu năm 2026

Bước 4: Kê khai thông tin lao động

Nhập đầy đủ thông tin:

• Tổng lao động
• Lao động tăng giảm
• Thông tin nhân sự theo yêu cầu

Bước 5: Ký số và nộp hồ sơ

Sau khi kiểm tra thông tin:

• Ký điện tử bằng chữ ký số
• Nhấn nộp hồ sơ

Hệ thống sẽ trả giấy tiếp nhận điện tử.

4.2 Cách 2: Nộp qua phần mềm BHXH điện tử

Nhiều doanh nghiệp hiện sử dụng phần mềm BHXH điện tử tích hợp báo cáo lao động.

Ưu điểm

• Đồng bộ dữ liệu BHXH
• Tiết kiệm thời gian nhập liệu
• Dễ theo dõi hồ sơ

Quy trình thực hiện

Doanh nghiệp:

• Đăng nhập phần mềm BHXH điện tử
• Chọn chức năng báo cáo lao động
• Kê khai thông tin
• Ký số và gửi hồ sơ

4.3 Cách 3: Nộp trực tiếp tại cơ quan lao động

Ngoài hình thức online, doanh nghiệp vẫn có thể:

• In hồ sơ giấy
• Ký đóng dấu
• Nộp trực tiếp tại cơ quan lao động

Hồ sơ thường gồm

• Biểu mẫu báo cáo lao động
• Danh sách lao động
• Công văn kèm theo (nếu có)

Nhược điểm

Hình thức này thường:

• Tốn thời gian đi lại
• Chờ xử lý lâu hơn
• Dễ phát sinh sai sót giấy tờ

Do đó hiện nay đa số doanh nghiệp ưu tiên nộp online.

V. Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi nộp báo cáo lao động

5.1 Sai thông tin người lao động

Các lỗi phổ biến gồm:

• Sai CCCD
• Sai ngày sinh
• Sai tình trạng lao động

5.2 Không cập nhật biến động lao động

Nhiều doanh nghiệp quên kê khai:

• Lao động nghỉ việc
• Lao động mới tuyển
• Thay đổi hợp đồng lao động

5.3 Nộp sai kỳ báo cáo

Doanh nghiệp cần xác định đúng:

• Báo cáo 6 tháng đầu năm
• Báo cáo cuối năm

để tránh bị trả hồ sơ.

5.4 Không ký số hồ sơ

Một số trường hợp:

• Hồ sơ đã kê khai xong
• Nhưng chưa ký điện tử

nên hệ thống chưa ghi nhận hợp lệ.

VI. Mức xử phạt khi không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

6.1 Các hành vi vi phạm phổ biến

Doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu:

• Không nộp báo cáo
• Nộp chậm
• Kê khai sai thông tin
• Không trung thực số liệu6.2 Rủi ro doanh nghiệp có thể gặp

Việc vi phạm có thể dẫn đến:

• Xử phạt hành chính
• Ảnh hưởng hồ sơ lao động
• Gặp khó khăn khi thanh tra lao động

Do đó doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ và đúng hạn.

VII. Những lưu ý quan trọng khi nộp báo cáo lao động năm 2026

7.1 Kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi nộp

Doanh nghiệp nên:

• Đối chiếu số liệu BHXH
• Kiểm tra danh sách lao động
• Rà soát biến động nhân sự

7.2 Ưu tiên nộp online

Nộp online giúp:

• Tiết kiệm thời gian
• Theo dõi hồ sơ dễ dàng
• Giảm rủi ro thất lạc giấy tờ

7.3 Lưu lại giấy tiếp nhận hồ sơ

Sau khi nộp thành công cần lưu:

• Biên nhận điện tử
• Hồ sơ kê khai
• File báo cáo

để phục vụ đối chiếu khi cần.

VIII. Vì sao doanh nghiệp nên thực hiện báo cáo đúng hạn?

8.1 Tuân thủ quy định pháp luật

Đây là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp sử dụng lao động.

8.2 Hạn chế rủi ro pháp lý

Việc báo cáo đầy đủ giúp doanh nghiệp:

• Hạn chế vi phạm hành chính
• Dễ giải trình khi thanh tra
• Đồng bộ dữ liệu lao động

8.3 Hỗ trợ quản trị nhân sự tốt hơn

Thông qua báo cáo định kỳ, doanh nghiệp có thể:

• Theo dõi biến động lao động
• Kiểm soát chi phí nhân sự
• Quản lý hồ sơ lao động hiệu quả hơn

IX. Kết luận

Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 là nghĩa vụ quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện đúng hạn. Hiện nay doanh nghiệp có thể lựa chọn 3 hình thức phổ biến gồm nộp online qua cổng dịch vụ công, nộp qua phần mềm BHXH điện tử hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan lao động. Trong đó, hình thức online đang được ưu tiên nhờ nhanh chóng, thuận tiện và tiết kiệm thời gian hơn. Doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị hồ sơ và kiểm tra dữ liệu kỹ lưỡng để tránh sai sót và hạn chế rủi ro pháp lý.