5 lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế TNCN và cách phòng tránh

Có hàng tá lý do khiến công ty của bạn bị truy thu tiền thuế thu nhập cá nhân, vậy làm thế nào để hạn chế vấn đề này? 5 lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế TNCN và cách phòng tránh dưới đây của MVA chắc chắn bạn sẽ cần.

I. Không khấu trừ thuế TNCN đúng quy định

1.1 Nguyên nhân

Theo Luật Thuế TNCN và các văn bản hướng dẫn (Thông tư 111/2013/TT-BTC, Thông tư 80/2021/TT-BTC), doanh nghiệp là người nộp thuế thay cho nhân viên, có trách nhiệm khấu trừ thuế đúng thời điểm, đúng số tiền. Một số lỗi thường gặp:

• Nhầm lẫn tỷ lệ khấu trừ thuế cho các mức thu nhập khác nhau;
• Không áp dụng mức giảm trừ gia cảnh (giảm trừ bản thân, người phụ thuộc) đúng quy định;
• Tính nhầm thu nhập chịu thuế (bao gồm thưởng, tiền nghỉ phép, phụ cấp,…).

Ví dụ: Doanh nghiệp trả thưởng Tết nhưng không khấu trừ thuế 10% cho khoản thu nhập dưới 11 triệu đồng/tháng theo quy định trước năm 2025, dẫn đến bị truy thu khi cơ quan thuế kiểm tra.

1.2 Cách phòng tránh

• Thiết lập phần mềm quản lý lương và thuế TNCN để tự động tính toán;
• Đào tạo kế toán nắm chắc biểu thuế TNCN, mức giảm trừ, phụ cấp và các khoản miễn thuế;
• Rà soát định kỳ bảng lương và hồ sơ giảm trừ gia cảnh trước khi quyết toán thuế.

II. Không khai báo hoặc khai báo muộn thông tin người phụ thuộc

2.1 Nguyên nhân

Theo quy định, người lao động được giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc. Doanh nghiệp phải khai báo danh sách người phụ thuộc cho cơ quan thuế để tính giảm trừ khi khấu trừ thuế TNCN. Lỗi phổ biến:

• Người lao động không cung cấp giấy tờ xác nhận người phụ thuộc;
• Doanh nghiệp không cập nhật hoặc khai báo chậm thông tin người phụ thuộc;
• Không nộp hồ sơ Mẫu 02/KK-TNCN cho cơ quan thuế khi có thay đổi người phụ thuộc.

Hậu quả: Thuế TNCN bị tính cao hơn thực tế, dẫn đến truy thu thuế và bồi hoàn cho người lao động sau này.

2.2 Cách phòng tránh

• Cập nhật hồ sơ người phụ thuộc thường xuyên: khi người lao động kết hôn, sinh con hoặc thay đổi phụ thuộc;
• Kiểm tra Mẫu 02/KK-TNCN và Mẫu 05/KK-TNCN trước ngày quyết toán thuế;
• Lưu trữ hồ sơ đầy đủ, tránh mất mát chứng từ, giấy tờ liên quan.

III. Chi trả thu nhập nhưng không lập hợp đồng hoặc phiếu chi đúng quy định

3.1 Nguyên nhân

Doanh nghiệp thường chi trả thưởng, phụ cấp, tiền làm thêm giờ,… nhưng không có chứng từ hợp pháp hoặc không lập hợp đồng, phiếu chi đúng quy định. Các lỗi phổ biến:

• Chi tiền mặt nhưng không lập biên bản chi trả;
• Lập phiếu chi nhưng thiếu chữ ký người nhận;
• Hợp đồng lao động không quy định rõ chế độ phụ cấp, thưởng.

Hậu quả: Khi kiểm tra, cơ quan thuế coi khoản chi này là thu nhập không khai báo, dẫn đến truy thu thuế TNCN và xử phạt vi phạm hành chính.

3.2 Cách phòng tránh

• Lập hợp đồng lao động chi tiết, bao gồm tất cả các khoản thưởng, phụ cấp;
• Phiếu chi hoặc biên bản chi trả phải đầy đủ chữ ký, ngày tháng;
• Hạn chế thanh toán bằng tiền mặt cho khoản thu nhập chịu thuế, ưu tiên chuyển khoản ngân hàng để có chứng từ hợp pháp.

IV. Không nộp tờ khai thuế TNCN hoặc nộp sai

4.1 Nguyên nhân

Doanh nghiệp phải lập và nộp tờ khai thuế TNCN theo Mẫu 05/KK-TNCN hoặc Mẫu 02/KK-TNCN, tùy hình thức khấu trừ. Lỗi phổ biến:

• Nộp chậm tờ khai, quá hạn quy định;
• Sai số liệu thu nhập, thuế đã khấu trừ;
• Không lập tờ khai cho lao động thời vụ, hợp đồng dịch vụ;
• Thiếu chữ ký, con dấu trong hồ sơ gửi cơ quan thuế.

Hậu quả: Khi cơ quan thuế kiểm tra, khoản thuế chưa nộp hoặc kê khai sai sẽ bị truy thu và áp dụng phạt chậm nộp, gây áp lực tài chính và uy tín doanh nghiệp giảm.

4.2 Cách phòng tránh

• Lập kế hoạch nộp tờ khai thuế TNCN hàng tháng, quý;
• Đối chiếu số liệu bảng lương với tờ khai trước khi nộp;
• Sử dụng phần mềm kế toán hoặc dịch vụ thuế uy tín để đảm bảo kê khai đúng;
• Lưu giữ biên bản xác nhận nộp thuế để chứng minh thực hiện đúng quy định.

V. Không cập nhật các chính sách thuế TNCN mới

5.1 Nguyên nhân

Thuế TNCN liên tục được sửa đổi, bổ sung qua các thông tư, nghị định mới (ví dụ: Thông tư 80/2021/TT-BTC). Nhiều doanh nghiệp:

• Không kịp thời áp dụng biểu thuế, mức giảm trừ mới;
• Không cập nhật thay đổi về quy định khấu trừ thuế với thu nhập từ tiền lương, hợp đồng dịch vụ, khoán;
• Dẫn đến kê khai sai số liệu, bị truy thu hoặc phạt vi phạm hành chính.

5.2 Cách phòng tránh

• Theo dõi thường xuyên các văn bản pháp luật mới liên quan đến thuế TNCN;
• Tổ chức đào tạo nhân sự kế toán, nhân sự về thay đổi chính sách;
• Sử dụng phần mềm kế toán có cập nhật tự động biểu thuế, mức giảm trừ;
• Tham khảo dịch vụ tư vấn thuế chuyên nghiệp khi có khoản thu nhập phức tạp.

VI. Các bước doanh nghiệp nên thực hiện để tránh bị truy thu thuế TNCN

• Rà soát bảng lương, thu nhập và hồ sơ nhân sự thường xuyên để phát hiện sai sót;
• Lập chứng từ, hợp đồng và phiếu chi hợp pháp trước khi chi trả;
• Khấu trừ thuế đúng biểu thuế và mức giảm trừ;
• Khai báo người phụ thuộc đầy đủ, đúng thời hạn;
• Nộp tờ khai thuế TNCN kịp thời và chính xác;
• Cập nhật văn bản pháp luật thuế mới nhất và hướng dẫn thực hiện;
• Lưu trữ chứng từ, hồ sơ thuế theo đúng quy định, phục vụ kiểm tra hoặc giải trình khi cần.

VII. Lợi ích khi doanh nghiệp tuân thủ thuế TNCN

• Khi doanh nghiệp thực hiện đúng các quy định về thuế TNCN:
• Tránh bị truy thu thuế và xử phạt hành chính;
• Minh bạch trong quản lý tài chính, kế toán;
• Tăng uy tín với cơ quan thuế và đối tác;
• Giúp người lao động yên tâm, giảm tranh chấp về lương, thưởng và thuế;
• Hỗ trợ kiểm toán, quyết toán thuế dễ dàng, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Ngoài 5 lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế TNCN còn rất nhiều lỗi khác mà kế toán có thể chưa nắm vững. Nếu bạn cần tư vấn hãy liên hệ tới MVA Việt Nam ngay nhé.