Từ ngày 01/6/2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ được siết chặt và áp dụng bắt buộc đối với nhiều trường hợp theo quy định tại Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Giao dịch điện tử sửa đổi năm 2023. Bài viết sau đây sẽ tổng hợp 6 trường hợp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/6/2025 mà các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và tổ chức không thể bỏ qua.
I. Doanh nghiệp, tổ chức kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ
1.1. Quy định pháp lý
Theo Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mọi doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đang thực hiện kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ đều phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Lưu ý:
- Việc sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn tự in sẽ không còn hợp lệ sau 01/6/2025.
- Hệ thống e-invoice được tích hợp tự động với cơ quan thuế để quản lý đầu vào – đầu ra.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện nộp thuế khoán nhưng có sử dụng hóa đơn
2.1. Quy định pháp lý
Tại Điều 91.2 của Luật Quản lý thuế 2019, cá nhân kinh doanh theo hình thức thuế khoán nhưng có yêu cầu sử dụng hóa đơn (ví dụ: cung cấp dịch vụ có giá trị lớn, theo yêu cầu của khách hàng) thì bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
Lưu ý:
- Cơ quan thuế sẽ cấp mã từng lần phát sinh.
- Hộ kinh doanh cần đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử thông qua phần mềm hỗ trợ.
- Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn để hoàn thuế GTGT, hoàn thuế xuất khẩu
3.1. Lý do bắt buộc
Để đảm bảo tính minh bạch và xác thực của hóa đơn đầu ra khi hoàn thuế GTGT hoặc xuất khẩu, từ 01/6/2025, các doanh nghiệp thuộc diện hoàn thuế bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
Tại sao?
- Hạn chế rủi ro xuất khống, lập hóa đơn ảo để hoàn thuế không đúng quy định.
- Tự động đối soát hóa đơn đầu vào – đầu ra trên hệ thống thuế.
- Tổ chức, doanh nghiệp thực hiện giao dịch trong lĩnh vực đặc thù bắt buộc định danh điện tử
4.1 Căn cứ mới
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 59/2024/NĐ-CP, từ 01/6/2025, các lĩnh vực:
- Bảo hiểm
- Tài chính
- Kế toán – kiểm toán
- Xây dựng cơ bản sử dụng vốn nhà nước
… đều phải sử dụng định danh điện tử và hóa đơn điện tử có mã để đảm bảo đồng bộ hệ thống.
Hệ quả:
- Không dùng hóa đơn điện tử => không được ghi nhận chi phí, không được thanh quyết toán vốn nhà nước.
- Doanh nghiệp, tổ chức có giao dịch xuyên biên giới, thương mại điện tử
5.1 Bối cảnh
Trong thời kỳ số hóa và hội nhập, các giao dịch xuyên biên giới ngày càng phổ biến. Từ 01/6/2025, để đối soát thuế chính xác với các doanh nghiệp FDI, xuất nhập khẩu, thương mại điện tử quốc tế, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã là bắt buộc.
Áp dụng cho:
- Sàn thương mại điện tử có thu hộ
- Doanh nghiệp logistics, xuất khẩu dịch vụ
- Công ty đa quốc gia có giao dịch tại Việt Nam
Các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập
6.1 Theo quy định Bộ Tài chính
Các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, kể cả trường học, bệnh viện, viện nghiên cứu… khi thực hiện mua bán, cung ứng dịch vụ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/6/2025.
Lý do:
- Đảm bảo công khai, minh bạch trong quản lý ngân sách.
- Giao dịch giữa đơn vị công lập và doanh nghiệp tư nhân phải số hóa toàn bộ hóa đơn.
Kết luận: Không dùng hóa đơn điện tử – nguy cơ bị loại chi phí, xử phạt hành chính
Từ 01/6/2025, hóa đơn điện tử không chỉ là khuyến khích, mà là bắt buộc trong nhiều lĩnh vực. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh không chuyển đổi kịp thời có thể:
- Không được khấu trừ thuế đầu vào
- Không được ghi nhận chi phí hợp lý
- Bị phạt tiền từ 2 – 10 triệu đồng tùy mức độ vi phạm theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.