6 Trường Hợp Ngừng Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Từ 01/6/2025 – Kế Toán Cần Biết Ngay

Từ ngày 01/6/2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ bước sang giai đoạn quản lý chặt chẽ hơn theo quy định mới tại Thông tư 32/2025/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Một trong những điểm đáng chú ý nhất là quy định về ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với các tổ chức, cá nhân vi phạm hoặc không đáp ứng điều kiện sử dụng. Dưới đây là 6 trường hợp cụ thể mà kế toán – doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để không bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đột ngột, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất – kinh doanh. Tìm hiểu nội dung dưới đây MVA Việt Nam giải đáp nhé.

I. Doanh nghiệp vi phạm sử dụng hóa đơn điện tử có dấu hiệu trốn thuế, gian lận thuế

Theo quy định mới, nếu cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp lập hóa đơn sai lệch, phát hành khống, kê khai gian lận nhằm:

• Trốn thuế,
• Hoàn thuế không đúng quy định,
• Gian lận trong hoàn thuế GTGT xuất khẩu,

=> thì sẽ tạm ngừng cấp mã hóa đơn điện tử có mã ngay lập tức, chờ kết quả xử lý từ cơ quan có thẩm quyền.

Ví dụ: DN xuất khống hàng để hoàn thuế, hoặc tạo hóa đơn đầu ra mà không có giao dịch thật.

II. Doanh nghiệp ngừng hoạt động, chấm dứt mã số thuế

Khi doanh nghiệp:

• Tạm ngừng kinh doanh, hoặc
• Chấm dứt hoạt động, giải thể, phá sản, hoặc
• Bị cơ quan thuế khóa mã số thuế, mã hóa đơn
  

=> thì hệ thống hóa đơn điện tử sẽ tự động ngừng hiệu lực, không thể tiếp tục phát hành.

Lưu ý: Trường hợp này thường xảy ra khi DN không nộp báo cáo tài chính, không nộp tờ khai thuế trong nhiều kỳ liên tiếp.

III. Không hoạt động tại địa chỉ đăng ký kinh doanh

Một số doanh nghiệp “ma” khai báo địa chỉ ảo, không hoạt động thực tế. Khi cơ quan thuế:

• Kiểm tra và xác minh không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký,
• Gửi thông báo không liên lạc được với người đại diện pháp luật,

=> Sẽ ra quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để ngăn chặn rủi ro gian lận thuế.

Kế toán cần: Kiểm tra thường xuyên thông tin doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia và cơ quan thuế.

IV. Không đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã

Tổ chức, doanh nghiệp không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, cụ thể:

• Không kết nối hệ thống hóa đơn điện tử với Tổng cục Thuế,
• Không đảm bảo định dạng XML, không ký số hợp lệ,
• Gửi hóa đơn lên cơ quan thuế nhưng bị từ chối nhiều lần vì lỗi định dạng,

=> Có thể bị tạm dừng sử dụng hóa đơn điện tử cho đến khi khắc phục lỗi kỹ thuật hoàn tất.

Giải pháp: Nâng cấp phần mềm hóa đơn, ký số đúng định dạng theo Thông tư 78 và Thông tư 32/2025/TT-BTC.

V. Tổ chức không tuân thủ nghĩa vụ báo cáo, kê khai hóa đơn

Doanh nghiệp không:

• Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đúng hạn,
• Không giải trình khi có sai phạm trong hóa đơn,
• Không khắc phục sau khi bị yêu cầu điều chỉnh dữ liệu hóa đơn điện tử,
  

=> Sẽ bị ngừng cấp mã hóa đơn điện tử và báo cáo lên cơ quan quản lý thuế cấp trên.

Lưu ý: Việc chậm trễ nộp báo cáo hoặc gửi sai mẫu hóa đơn điện tử là lỗi phổ biến kế toán cần tránh.

VI. Tổ chức sử dụng hóa đơn bất hợp pháp – hóa đơn không có giá trị pháp lý

Các tổ chức cố tình:

• Sử dụng phần mềm hóa đơn chưa được đăng ký,
  
• Tự in hóa đơn điện tử mà không đăng ký mẫu với cơ quan thuế,
  
• Không ký số hóa đơn hoặc ký số bằng thiết bị giả mạo,
  

=> Có thể bị ngừng toàn bộ quyền phát hành hóa đơn điện tử và xử lý hành chính hoặc hình sự tùy mức độ vi phạm.

Gợi ý: Luôn sử dụng hóa đơn điện tử do nhà cung cấp được Tổng cục Thuế công bố chính thức.

VII. KẾT LUẬN: CẬP NHẬT NGAY để không bị NGỪNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ từ 01/6/2025

Hóa đơn điện tử là công cụ pháp lý – kế toán quan trọng trong mọi doanh nghiệp. Việc bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có thể khiến hoạt động kinh doanh:

• Tê liệt giao dịch,
  
• Gặp khó khăn trong thanh toán – xuất hàng,
  
• Đối mặt với rủi ro pháp lý nghiêm trọng.
  

Kế toán cần:

• Rà soát tình trạng pháp lý của doanh nghiệp.
  
• Đảm bảo sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy chuẩn.
  
• Luôn kê khai thuế và nộp báo cáo hóa đơn đúng hạn.
  
• Hợp tác chặt chẽ với cơ quan thuế nếu có yêu cầu giải trình.