Sai thuế suất trên hóa đơn điện tử là một trong những lỗi kế toán thường gặp, đặc biệt khi có sự thay đổi chính sách thuế hoặc doanh nghiệp kinh doanh nhiều loại hàng hóa, dịch vụ với các mức thuế suất khác nhau. Nếu không xử lý đúng quy định, doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến việc kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT), quyền khấu trừ thuế của người mua và tiềm ẩn rủi ro bị xử phạt hành chính. Vậy khi xuất hóa đơn điện tử sai thuế suất thì doanh nghiệp cần xử lý như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết theo quy định mới áp dụng từ ngày 01/7/2026.
Mục lục
I. Khi nào được xác định là hóa đơn điện tử sai thuế suất?
1.1. Thế nào là sai thuế suất?
Hóa đơn điện tử được xem là sai thuế suất khi doanh nghiệp áp dụng không đúng mức thuế GTGT theo quy định đối với hàng hóa hoặc dịch vụ, chẳng hạn:
-
Áp dụng thuế suất 10% thay vì 8%.
-
Áp dụng thuế suất 5% thay vì 10%.
-
Ghi không chịu thuế trong khi hàng hóa thuộc diện chịu thuế.
-
Áp dụng sai mức thuế đối với hàng hóa, dịch vụ được hưởng chính sách ưu đãi.
Sai thuế suất thường kéo theo việc ghi sai tiền thuế GTGT và tổng giá thanh toán trên hóa đơn.
1.2. Nguyên nhân thường gặp
Một số nguyên nhân phổ biến gồm:
-
Kế toán chưa cập nhật chính sách thuế mới.
-
Chọn nhầm mã thuế suất trên phần mềm hóa đơn điện tử.
-
Xác định sai đối tượng hàng hóa, dịch vụ.
-
Nhầm lẫn giữa các mặt hàng có nhiều mức thuế suất khác nhau.
II. Quy định mới về xử lý hóa đơn điện tử sai thuế suất
2.1. Có được hủy hóa đơn đã lập không?
Theo quy định mới tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai thuế suất thì không xử lý bằng cách hủy hóa đơn, mà doanh nghiệp lựa chọn một trong hai phương án:
-
Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh; hoặc
-
Lập hóa đơn điện tử thay thế.
Đây là điểm kế toán cần đặc biệt lưu ý để tránh thực hiện sai quy trình.
2.2. Được lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế
Đối với sai thuế suất, người bán được quyền lựa chọn:
Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”
Phương án 2: Lập hóa đơn thay thế
Hóa đơn mới phải ghi rõ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”
Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, doanh nghiệp thực hiện ký số và gửi cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã (đối với hóa đơn điện tử có mã).
III. Quy trình xử lý khi phát hiện sai thuế suất
3.1. Xác định nguyên nhân và phạm vi sai sót
Ngay khi phát hiện sai, kế toán cần kiểm tra:
-
Sai thuế suất bao nhiêu phần trăm.
-
Sai tiền thuế GTGT hay không.
-
Người mua đã nhận hóa đơn chưa.
-
Hai bên đã kê khai thuế hay chưa.
Việc xác định đúng tình trạng hóa đơn sẽ giúp lựa chọn phương án xử lý phù hợp.
3.2. Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Sau khi xác định sai sót, doanh nghiệp lựa chọn:
-
Điều chỉnh nếu muốn ghi nhận phần chênh lệch cần sửa.
-
Thay thế nếu muốn lập lại toàn bộ nội dung hóa đơn.
Cả hai phương án đều được pháp luật cho phép đối với trường hợp sai thuế suất.
3.3. Gửi hóa đơn cho người mua
Sau khi ký số:
-
Hóa đơn không có mã: gửi trực tiếp cho người mua.
-
Hóa đơn có mã: gửi cơ quan thuế cấp mã trước khi chuyển cho người mua.
Doanh nghiệp đồng thời lưu đầy đủ hồ sơ xử lý sai sót để phục vụ công tác kiểm tra sau này.
IV. Ví dụ minh họa
4.1. Trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh
Doanh nghiệp A bán hàng hóa trị giá 100 triệu đồng.
Đáng lẽ áp dụng thuế suất 8%, nhưng kế toán lập hóa đơn với thuế suất 10%.
Sau khi phát hiện sai, doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh giảm phần thuế GTGT ghi sai theo đúng quy định.
4.2. Trường hợp lập hóa đơn thay thế
Doanh nghiệp B xuất hóa đơn sai thuế suất và đồng thời ghi sai tổng tiền thanh toán.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp lựa chọn lập hóa đơn điện tử mới thay thế toàn bộ hóa đơn đã lập sai để thuận tiện cho việc theo dõi và kê khai.
V. Kê khai thuế đối với hóa đơn điều chỉnh, thay thế
5.1. Kê khai theo quy định hiện hành
Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế theo hướng dẫn của cơ quan thuế đối với hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Kế toán cần đảm bảo việc kê khai phù hợp với loại hóa đơn đã lập nhằm tránh chênh lệch dữ liệu giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế.
5.2. Người mua cũng cần điều chỉnh
Nếu người mua đã kê khai hóa đơn có sai sót thì cần thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định để đảm bảo số liệu thuế GTGT đầu vào được ghi nhận chính xác.
VI. Một số lưu ý quan trọng
6.1. Không tự ý xóa hóa đơn
Doanh nghiệp không nên tự ý xóa hóa đơn đã phát hành trên phần mềm vì không đúng quy định xử lý hóa đơn điện tử có sai sót.
6.2. Kiểm tra kỹ thuế suất trước khi ký số
Trước khi phát hành hóa đơn, kế toán nên rà soát:
-
Thuế suất.
-
Tiền thuế GTGT.
-
Tổng giá thanh toán.
-
Chính sách thuế đang áp dụng.
Việc kiểm tra trước khi ký số sẽ giúp hạn chế rất nhiều sai sót.
6.3. Cập nhật chính sách thuế thường xuyên
Nhiều trường hợp sai thuế suất phát sinh do doanh nghiệp chưa cập nhật kịp thời các chính sách giảm thuế GTGT hoặc thay đổi danh mục hàng hóa chịu thuế.
Do đó, kế toán cần thường xuyên theo dõi các văn bản mới của Bộ Tài chính và cơ quan thuế.
VII. Kết luận
Xuất hóa đơn điện tử sai thuế suất là lỗi khá phổ biến nhưng hoàn toàn có thể xử lý nếu doanh nghiệp thực hiện đúng quy định. Theo quy định áp dụng từ ngày 01/7/2026, khi phát hiện hóa đơn điện tử ghi sai thuế suất, người bán được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, thay vì hủy hóa đơn như trước đây. Việc xử lý kịp thời, lưu đầy đủ hồ sơ và kê khai thuế đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro về thuế và tránh các khoản xử phạt không đáng có.