Hướng dẫn quyết toán thuế TNDN đối với hợp đồng xây dựng kéo dài qua nhiều năm

Quyết toán thuế TNDN đối với hợp đồng xây dựng kéo dài qua nhiều năm cần xác định đúng doanh thu, chi phí giá vốn và thời điểm ghi nhận thu nhập chịu thuế. Nội dung này vừa được Cục Thuế hướng dẫn tại Công văn 6304/QLNT ngày 25/8/2026. Công văn căn cứ Nghị định 320/2025/NĐ-CP để làm rõ cách xác định doanh thu và khoản chi được trừ. Đây là vấn đề được nhiều doanh nghiệp xây dựng quan tâm. Đặc biệt, các hợp đồng có thời gian thi công kéo dài qua nhiều năm tài chính thường phát sinh doanh thu và chi phí ở nhiều kỳ. Doanh nghiệp cần phân bổ và ghi nhận đúng theo khối lượng công việc đã nghiệm thu.

I. Công văn 6304/QLNT hướng dẫn vấn đề gì?

1.1. Thông tin về Công văn 6304/QLNT

Ngày 25/8/2026, Cục Thuế ban hành Công văn 6304/QLNT về chính sách và quản lý thuế. Công văn được ban hành để trả lời các kiến nghị của Hiệp hội Doanh nghiệp Đầu tư nước ngoài. Công văn đề cập đến nhiều nội dung về thuế. Trong đó, đáng chú ý là hướng dẫn về ghi nhận doanh thu, chi phí giá vốn và quyết toán thuế TNDN đối với hợp đồng xây dựng kéo dài qua nhiều năm. Cục Thuế không đưa ra một phương pháp tính riêng cho hợp đồng nhiều năm. Thay vào đó, cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp thực hiện theo các quy định hiện hành về doanh thu và chi phí được trừ.

1.2. Vì sao doanh nghiệp xây dựng cần lưu ý?

Hợp đồng xây dựng thường có thời gian thực hiện dài. Một công trình có thể bắt đầu từ năm này và hoàn thành vào năm khác. Trong thời gian thi công, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều khoản chi phí. Tuy nhiên, doanh thu tính thuế không phải lúc nào cũng chờ đến khi toàn bộ công trình hoàn thành. Doanh nghiệp cần căn cứ vào giá trị công trình, hạng mục hoặc khối lượng đã nghiệm thu. Đây là cơ sở quan trọng để xác định doanh thu tính thuế TNDN.

II. Doanh thu tính thuế TNDN đối với hợp đồng xây dựng

2.1. Doanh thu được xác định theo giá trị nghiệm thu

Theo điểm k khoản 3 Điều 8 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh thu tính thuế đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt là giá trị công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt được nghiệm thu. Như vậy, doanh nghiệp cần theo dõi riêng khối lượng đã nghiệm thu trong từng kỳ tính thuế.

Ví dụ, doanh nghiệp ký hợp đồng xây dựng trong 3 năm. Năm 2026 nghiệm thu một phần công trình. Năm 2027 tiếp tục nghiệm thu phần còn lại. Doanh thu tính thuế của từng năm được xác định dựa trên phần giá trị được nghiệm thu trong năm đó. Không nhất thiết phải chờ đến khi toàn bộ hợp đồng hoàn thành.

2.2. Trường hợp có bao thầu nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị

Nếu hợp đồng xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu, máy móc hoặc thiết bị, doanh thu tính thuế bao gồm các giá trị này. Cụ thể, doanh thu là số tiền từ hoạt động xây dựng, lắp đặt bao gồm cả giá trị nguyên vật liệu, máy móc và thiết bị. Doanh nghiệp cần đọc kỹ điều khoản hợp đồng. Việc xác định có bao thầu hay không ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu tính thuế.

2.3. Trường hợp không bao thầu nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị

Nếu doanh nghiệp chỉ thực hiện phần xây dựng, lắp đặt và không bao thầu nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị thì doanh thu không bao gồm các giá trị này. Doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi công việc trong hợp đồng. Đây là cơ sở để xác định doanh thu đúng quy định. Vì vậy, kế toán không nên chỉ căn cứ vào tổng giá trị hợp đồng. Cần xem xét cụ thể nội dung từng hợp đồng và biên bản nghiệm thu.

III. Xác định doanh thu đối với hợp đồng kéo dài nhiều năm

3.1. Không ghi nhận toàn bộ doanh thu khi ký hợp đồng

Việc ký hợp đồng xây dựng không đồng nghĩa doanh nghiệp ghi nhận toàn bộ doanh thu tính thuế. Doanh thu tính thuế phải căn cứ vào quy định về doanh thu của hoạt động xây dựng. Theo hướng dẫn tại Công văn 6304/QLNT, trọng tâm là giá trị công trình, hạng mục hoặc khối lượng đã nghiệm thu. Do đó, kế toán cần theo dõi riêng từng lần nghiệm thu. Hồ sơ nghiệm thu phải phù hợp với số doanh thu đã ghi nhận.

3.2. Cần theo dõi doanh thu theo từng năm

Với hợp đồng kéo dài nhiều năm, doanh nghiệp nên lập bảng theo dõi riêng.

Bảng theo dõi có thể gồm:

• Tổng giá trị hợp đồng.
• Giá trị đã nghiệm thu.
• Giá trị nghiệm thu trong năm.
• Doanh thu đã ghi nhận các năm trước.
• Giá trị còn phải thực hiện.
• Giá trị chưa nghiệm thu.
• Chi phí thực tế phát sinh.
• Giá vốn tương ứng.

Cách theo dõi này giúp kế toán xác định doanh thu từng kỳ chính xác hơn. Đồng thời, doanh nghiệp có cơ sở giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

IV. Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

4.1. Điều kiện chung đối với khoản chi

Công văn 6304/QLNT dẫn Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP về các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Theo đó, khoản chi được trừ phải đáp ứng các điều kiện theo quy định. Trong đó, khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Khoản chi cũng phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Với một số khoản thanh toán, doanh nghiệp còn phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.

4.2. Khoản chi phải thực tế phát sinh

Chi phí phát sinh trong quá trình thi công phải liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các khoản chi không phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh có thể không được tính vào chi phí được trừ. Do đó, doanh nghiệp cần phân loại chi phí ngay trong quá trình thực hiện hợp đồng. Không nên chờ đến cuối năm mới rà soát toàn bộ hồ sơ.

4.3. Phải có hóa đơn, chứng từ

Một khoản chi có liên quan đến công trình nhưng thiếu chứng từ phù hợp vẫn có thể gặp rủi ro khi quyết toán. Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ mua nguyên vật liệu, thuê máy móc, thuê nhân công và các dịch vụ phục vụ công trình. Đặc biệt, hồ sơ chi phí nên có sự liên kết với từng hợp đồng. Cách này giúp chứng minh chi phí thực tế phát sinh cho công trình.

V. Quy định thanh toán không dùng tiền mặt

5.1. Ngưỡng 05 triệu đồng

Theo Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP được Công văn 6304/QLNT dẫn chiếu, khoản mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định. Đây là điểm kế toán xây dựng cần đặc biệt lưu ý. Trong quá trình thi công, doanh nghiệp thường phát sinh nhiều khoản mua vật tư và thuê dịch vụ. Các khoản này cần được kiểm soát ngay từ khâu thanh toán.

5.2. Không nên chỉ kiểm tra hóa đơn

Có hóa đơn chưa đủ để khẳng định khoản chi được trừ.

Kế toán cần kiểm tra đồng thời:

• Nội dung hàng hóa, dịch vụ.
• Mối liên hệ với hợp đồng xây dựng.
• Hóa đơn.
• Chứng từ giao nhận.
• Phiếu nhập kho nếu có.
• Hồ sơ nghiệm thu.
• Chứng từ thanh toán.
• Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.

Việc kiểm tra đồng bộ giúp hạn chế tình trạng chi phí bị loại khi quyết toán.

VI. Quyết toán thuế TNDN theo từng kỳ tính thuế

6.1. Xác định doanh thu trong từng năm

Với hợp đồng kéo dài qua nhiều năm, doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế TNDN theo từng kỳ tính thuế. Doanh thu của từng năm được xác định theo quy định áp dụng cho hoạt động xây dựng. Trọng tâm là giá trị công trình, hạng mục hoặc khối lượng đã nghiệm thu. Kế toán cần đối chiếu doanh thu trên sổ kế toán với hồ sơ nghiệm thu. Nếu có chênh lệch, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân. Hồ sơ giải trình cũng cần được lưu trữ đầy đủ.

6.2. Chi phí cần được tập hợp phù hợp

Chi phí phục vụ hợp đồng cần được tập hợp đầy đủ. Doanh nghiệp nên theo dõi chi phí theo từng công trình hoặc từng hạng mục.

Các khoản chi phí thường gặp gồm:

• Chi phí nguyên vật liệu.
• Chi phí nhân công.
• Chi phí máy thi công.
• Chi phí thuê ngoài.
• Chi phí quản lý công trình.
• Chi phí chung liên quan.

Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp phải xác định khoản nào đáp ứng điều kiện được trừ.

VII. Ví dụ quyết toán thuế TNDN với hợp đồng xây dựng 3 năm

7.1. Giả định hợp đồng

Công ty A ký hợp đồng xây dựng trị giá 30 tỷ đồng. Thời gian thực hiện từ năm 2026 đến năm 2028.

Giả sử giá trị nghiệm thu từng năm như sau:

• Năm 2026: 8 tỷ đồng.
• Năm 2027: 12 tỷ đồng.
• Năm 2028: 10 tỷ đồng.

Tổng giá trị nghiệm thu là 30 tỷ đồng.

Nếu các giá trị trên phù hợp với hồ sơ nghiệm thu, doanh nghiệp có cơ sở xác định doanh thu tính thuế theo từng năm.

7.2. Xác định doanh thu từng năm

Năm 2026, doanh nghiệp ghi nhận doanh thu tính thuế tương ứng với phần công trình đã nghiệm thu là 8 tỷ đồng.

Năm 2027, doanh thu tính thuế tương ứng là 12 tỷ đồng. Phần này được xác định theo giá trị nghiệm thu trong năm.

Năm 2028, doanh thu tính thuế tương ứng là 10 tỷ đồng. Khi đó, tổng doanh thu của hợp đồng đạt 30 tỷ đồng.

Cách xác định này phù hợp với nguyên tắc doanh thu xây dựng được nêu tại Công văn 6304/QLNT.

7.3. Xác định chi phí

Giả sử chi phí thực tế phục vụ hợp đồng từng năm lần lượt là:

• Năm 2026: 6 tỷ đồng.
• Năm 2027: 9 tỷ đồng.
• Năm 2028: 7 tỷ đồng.

Doanh nghiệp cần kiểm tra từng khoản chi. Chỉ những khoản đáp ứng điều kiện theo Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP mới được tính vào chi phí được trừ.

Do đó, kế toán không nên lấy toàn bộ chi phí phát sinh trên sổ làm chi phí được trừ. Cần rà soát hóa đơn, chứng từ và điều kiện thanh toán.

VIII. Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị khi quyết toán

8.1. Hồ sơ liên quan đến hợp đồng

Doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ của từng công trình.

Các tài liệu quan trọng gồm:

• Hợp đồng xây dựng.
• Phụ lục hợp đồng.
• Dự toán công trình.
• Biên bản nghiệm thu.
• Biên bản xác nhận khối lượng.
• Biên bản bàn giao.
• Hồ sơ thanh toán.
• Hóa đơn xuất cho chủ đầu tư.
• Chứng từ thu tiền.

Các hồ sơ này giúp chứng minh cơ sở xác định doanh thu.

8.2. Hồ sơ chi phí

Đối với chi phí, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Hóa đơn mua nguyên vật liệu.
• Phiếu nhập, xuất kho.
• Hợp đồng mua hàng.
• Hợp đồng thuê máy móc.
• Bảng chấm công.
• Bảng lương.
• Chứng từ thanh toán.
• Hồ sơ nghiệm thu dịch vụ.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu thuộc trường hợp bắt buộc.

Hồ sơ càng được tổ chức theo từng công trình thì việc giải trình càng thuận lợi.

IX. Những sai sót kế toán xây dựng thường gặp

9.1. Ghi nhận doanh thu theo tiền nhận được

Một số doanh nghiệp có thể nhầm giữa doanh thu tính thuế và số tiền khách hàng thanh toán. Hai chỉ tiêu này không phải lúc nào cũng giống nhau. Kế toán cần căn cứ quy định về thời điểm và cách xác định doanh thu. Đối với hoạt động xây dựng, cần đặc biệt chú ý giá trị nghiệm thu.

9.2. Chờ hoàn thành toàn bộ công trình mới ghi nhận doanh thu

Đây cũng là cách xử lý có thể gây sai lệch nếu công trình đã phát sinh khối lượng nghiệm thu. Doanh nghiệp cần căn cứ hồ sơ nghiệm thu thực tế. Không nên chỉ căn cứ ngày hoàn thành toàn bộ hợp đồng.

9.3. Tập hợp chi phí nhưng thiếu chứng từ

Chi phí thực tế phát sinh nhưng thiếu hóa đơn hoặc chứng từ phù hợp có thể không đáp ứng điều kiện được trừ. Doanh nghiệp nên kiểm soát chứng từ ngay khi phát sinh chi phí. Không nên dồn việc hoàn thiện hồ sơ vào thời điểm quyết toán.

X. Kế toán cần lưu ý gì khi quyết toán?

10.1. Đối chiếu 3 nhóm dữ liệu

Trước khi lập hồ sơ quyết toán, kế toán nên đối chiếu:

Hợp đồng → nghiệm thu → hóa đơn và sổ kế toán.

Ba nhóm dữ liệu này cần có sự thống nhất.

Nếu giá trị nghiệm thu khác số doanh thu ghi nhận, cần xác định nguyên nhân. Các khoản chênh lệch phải có hồ sơ giải thích phù hợp.

10.2. Theo dõi riêng từng công trình

Doanh nghiệp xây dựng thường thực hiện nhiều hợp đồng cùng lúc. Vì vậy, việc theo dõi chung có thể gây nhầm lẫn. Kế toán nên mở mã riêng cho từng công trình hoặc hạng mục. Toàn bộ doanh thu và chi phí cần được tập hợp theo mã tương ứng.

10.3. Không bỏ qua điều kiện thanh toán

Ngoài hóa đơn, kế toán phải kiểm tra phương thức thanh toán. Với khoản thanh toán từng lần từ 05 triệu đồng trở lên, cần lưu ý điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định. Đây là nội dung có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí được trừ. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi lập quyết toán.

XI. Kết luận

Công văn 6304/QLNT ngày 25/8/2026 đã hướng dẫn cơ chế ghi nhận doanh thu, chi phí giá vốn và quyết toán thuế TNDN đối với hợp đồng xây dựng kéo dài qua nhiều năm. Cục Thuế căn cứ điểm k khoản 3 Điều 8 và Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP để hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện.

Đối với hoạt động xây dựng, doanh thu tính thuế được xác định theo giá trị công trình, hạng mục hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt đã nghiệm thu. Trường hợp có bao thầu nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị thì doanh thu bao gồm các giá trị này. Nếu không bao thầu, doanh thu không bao gồm các giá trị đó.

Đối với chi phí, doanh nghiệp cần bảo đảm khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động kinh doanh. Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Trường hợp thuộc diện bắt buộc, doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.

Với các hợp đồng xây dựng kéo dài nhiều năm, kế toán nên theo dõi riêng doanh thu và chi phí của từng công trình. Đồng thời, cần đối chiếu chặt chẽ giữa hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu, hóa đơn và sổ kế toán. Đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế TNDN đối với hợp đồng xây dựng đúng quy định.