Nếu bạn làm kế toán cần nắm được các trường hợp xuất hóa đơn thay thế. Việc này cần làm khi trong quá trình mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, việc xuất hóa đơn sai sót. Xuất hóa đơn thay thế là giải pháp hữu hiệu để khắc phục sai sót và đảm bảo tính chính xác của hồ sơ kế toán. Vậy, xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào? MVA Việt Nam sẽ giải đáp cụ thể.
Mục lục
I. Hóa đơn thay thế là gì?
Hóa đơn thay thế là hóa đơn được lập để thay thế cho hóa đơn đã xuất trước đó nhưng có sai sót về nội dung, chẳng hạn như thông tin người mua, mã số thuế, số tiền, thuế suất… và cần hủy bỏ hóa đơn cũ.
Hóa đơn có thể được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử (HĐĐT) hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. Dù ở hình thức nào thì việc lập hóa đơn thay thế đều có thể xảy ra và được quy định chặt chẽ.
II. Những trường hợp phải xuất hóa đơn thay thế
Theo quy định tại Điều 19, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần xuất hóa đơn thay thế trong những trường hợp sau:
1. Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua
Theo quy định trường hợp hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán sẽ bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn có sai sót.
Người bán thực hiện:
- Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
- Người bán xuất hóa đơn thay thế (hay lập hóa đơn điện tử mới) ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập.
- Thực hiện gửi cho người mua hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Khi đó, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế. Người bán thực hiện gửi hóa đơn thay thế hóa đơn có sai sót đã được cấp mã cho người mua.
Xuất hóa đơn thay thế đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
Tìm hiểu thêm >> Tìm hiểu kinh doanh trang thiết bị y tế loại A
2. Trường hợp hóa đơn điện tử có hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót
Áp dụng cho trường hợp sai sót các nội dung sau:
- Sai sót về mã số thuế;
- Sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn;
- Sai về thuế suất, tiền thuế;
- Sai về hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.
Người bán thực hiện:
- Xuất hóa đơn thay thế (lập hóa đơn điện tử mới thay thế) cho hóa đơn điện tử có sai sót.
- Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
- Ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
- Sau đó gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Lưu ý:
- Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Ngoài việc xuất hóa đơn thay thế người bán còn có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót.
III. Quy trình lập hóa đơn thay thế
Hiện nay khi thực hiện quy trình lập hóa đơn thay thế bạn cần thực hiện theo các bước dưới đây:
- Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận hủy hóa đơn sai sót giữa bên mua và bên bán.
- Bước 2: Xuất hóa đơn thay thế với đầy đủ, chính xác nội dung như một hóa đơn mới.
- Bước 3: Ghi chú trên hóa đơn thay thế: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…, ngày…”.
- Bước 4: Gửi hóa đơn thay thế cho bên mua và thực hiện kê khai thuế theo hóa đơn mới.
IV. Lưu ý khi xuất hóa đơn thay thế
Khi xuất hóa đơn thay thế, bạn cần lưu ý các điểm sau để tránh sai sót và đảm bảo tính hợp lệ:
4.1. Chỉ xuất hóa đơn thay thế khi hóa đơn gốc có lỗi
- Hóa đơn cũ có sai sót nhưng chưa kê khai thuế thì mới được lập hóa đơn thay thế.
- Nếu hóa đơn sai sót đã kê khai thuế, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh thay vì thay thế.
4.2. Lập biên bản hủy hóa đơn sai sót
- Biên bản phải có chữ ký của bên mua và bên bán.
- Nội dung biên bản nêu rõ sai sót của hóa đơn cũ và xác nhận việc lập hóa đơn thay thế.
4.3. Hóa đơn thay thế phải có nội dung chính xác và đầy đủ
- Hóa đơn thay thế phải có số hóa đơn mới và đảm bảo không còn sai sót như hóa đơn cũ.
- Ghi rõ trên hóa đơn: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…, ngày…”.
4.4. Thời điểm lập hóa đơn thay thế
- Phải lập ngay sau khi phát hiện sai sót để tránh ảnh hưởng đến quá trình kê khai thuế.
4.5. Gửi hóa đơn thay thế cho bên mua
- Hóa đơn thay thế phải được gửi lại cho khách hàng và thực hiện kê khai thuế theo hóa đơn mới.
IV. Lời kết
Như vậy MVA Việt Nam đã hướng dẫn mọi người quy trình xuất hóa đơn thay thế chi tiết và cụ thể nhất. Nêu mọi người thấy hay và hữu ích thì có thể chia sẻ bạn bè, đồng nghiệp cùng nắm được. Xin cảm ơn!