Là một trong những công đoạn cần thiết nhất của doanh nghiệp, nhằm giúp nhà quản trị nắm được tình hình hàng hóa, tồn kho, lượng hàng bán. Quy trình kiểm soát tồn kho vì thế luôn được chú trọng. Bài viết này, MVA Việt Nam sẽ chia sẻ quy trình, thủ tục kiểm soát hàng tồn kho MỚI NHẤT.
Mục lục
I. Quy trình kiểm soát hàng tồn kho là gì? MVA chia sẻ
Quy trình kiểm soát hàng tồn kho giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả số lượng hàng hóa, giảm thất thoát và tối ưu dòng tiền. Là công việc các doanh nghiệp cần thực hiện để nắm được tình hình xuất, nhập, tồn. Dựa vào đó vào tình hình sản xuất, tình trạng tồn kho, kinh doanh để ra quyết định bổ sung hay tiêu thụ hàng hóa, nguyên vật liệu.
II. Quy trình kiểm soát hàng tồn kho
- Xác định chính sách quản lý hàng tồn kho
Xây dựng quy định về nhập – xuất – tồn kho, bao gồm:
- Mức tồn kho tối thiểu, tối đa cho từng loại hàng hóa.
- Thời gian lưu kho tối đa để tránh hàng cũ, lỗi thời.
- Quy định kiểm kê định kỳ và đột xuất.
Chọn phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp
- FIFO (First In, First Out): Xuất hàng nhập trước để tránh hàng lỗi thời.
- LIFO (Last In, First Out): Xuất hàng nhập sau cùng trước (thường áp dụng trong sản xuất).
- JIT (Just In Time): Nhập hàng theo nhu cầu thực tế để giảm tồn kho
- Kiểm soát quy trình nhập kho
Kiểm tra chất lượng và số lượng hàng nhập
- Đối chiếu với đơn hàng, kiểm tra lỗi, sai sót.
- Từ chối nhận hàng nếu không đạt tiêu chuẩn.
Ghi nhận thông tin nhập kho
- Lập Phiếu nhập kho (ghi mã hàng, số lượng, ngày nhập).
- Cập nhật số liệu vào hệ thống quản lý kho.
- Kiểm soát quy trình xuất kho
Xác nhận nhu cầu xuất kho
- Kiểm tra phiếu yêu cầu xuất hàng từ bộ phận liên quan.
- Đối chiếu số lượng hàng tồn trước khi xuất.
Ghi nhận thông tin xuất kho
- Lập Phiếu xuất kho (ghi số lượng, đơn giá, mục đích xuất hàng).
- Cập nhật vào hệ thống để theo dõi biến động tồn kho.
- Theo dõi và kiểm kê hàng tồn kho
Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực
- Cập nhật số liệu tồn kho hàng ngày bằng phần mềm.
- Báo cáo hàng tồn kho chậm luân chuyển để có kế hoạch xử lý.
Kiểm kê định kỳ và đột xuất
- So sánh số liệu thực tế với sổ sách.
- Nếu có chênh lệch, lập Biên bản kiểm kê hàng tồn kho và báo cáo lên cấp quản lý.
- Tối ưu hàng tồn kho
Phân tích số liệu tồn kho để tối ưu nhập hàng
- Xác định mặt hàng bán chạy để ưu tiên nhập hàng.
- Giảm lượng hàng tồn kho không cần thiết để tối ưu vốn.
Đề xuất phương án xử lý hàng tồn lâu
- Chạy chương trình khuyến mãi hoặc thanh lý.
- Chuyển sang kênh phân phối khác để tăng tiêu thụ.
III. Vai trò của thủ tục kiểm soát hàng tồn kho
Có thể bạn chưa biết, kiểm soát hàng tồn kho đóng vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp.
- Giảm rủi ro thất thoát và sai sót
- Giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác số lượng hàng hóa có trong kho.
- Hạn chế tình trạng mất mát, thất thoát do gian lận hoặc sai sót trong ghi chép.
- Dễ dàng phát hiện chênh lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách thông qua kiểm kê định kỳ.
- Tối ưu hóa chi phí tồn kho
- Giảm chi phí lưu kho bằng cách duy trì mức tồn kho hợp lý.
- Tránh tình trạng nhập hàng quá nhiều dẫn đến ứ đọng vốn.
- Hạn chế chi phí bảo quản, lưu trữ hàng hóa lâu ngày.
- Đảm bảo cung ứng hàng hóa kịp thời
- Giúp doanh nghiệp luôn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu thị trường.
- Hạn chế tình trạng thiếu hàng, làm gián đoạn kinh doanh.
- Cải thiện thời gian giao hàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng.
- Tăng hiệu suất quản lý và ra quyết định
- Dữ liệu tồn kho chính xác giúp quản lý đưa ra quyết định nhập hàng hợp lý.
- Dự báo xu hướng tiêu thụ để lập kế hoạch sản xuất và phân phối tốt hơn.
- Giảm tình trạng hàng hóa chậm luân chuyển, tối ưu dòng tiền.
- Hỗ trợ tuân thủ quy định kế toán và thuế
- Đảm bảo hồ sơ kế toán về hàng tồn kho minh bạch, rõ ràng.
- Giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt cho các đợt kiểm tra, quyết toán thuế.
- Giảm rủi ro bị phạt do sai sót trong khai báo hàng hóa.
- 3 Phần mềm kiểm soát hàng tồn kho
- KiotViet – Phần mềm quản lý kho phổ biến tại Việt Nam ????????
- Theo dõi nhập – xuất – tồn kho theo thời gian thực.
- Quản lý nhiều kho hàng cùng lúc.
- Cảnh báo khi hàng tồn kho dưới mức tối thiểu.
- Tích hợp với máy quét mã vạch để kiểm kê nhanh chóng.
- Odoo Inventory – Giải pháp quản lý kho chuyên nghiệp
- Hỗ trợ FIFO, LIFO, kiểm soát lô hàng.
- Tích hợp với bán hàng, kế toán, sản xuất.
- Dự báo hàng tồn kho dựa trên dữ liệu bán hàng.
- Tự động hóa quy trình nhập – xuất kho.
- Sapo POS – Phần mềm quản lý kho tích hợp bán hàng
- Theo dõi hàng hóa theo chi nhánh, cửa hàng.
- Tích hợp bán hàng online và offline.
- Hỗ trợ quét mã vạch, kiểm kê hàng hóa nhanh.
- Báo cáo chi tiết về doanh thu, hàng tồn kho.
Nắm chắc quy trình và thủ tục kiểm soát tồn kho giúp doanh nghiệp dễ giải quyết bài toán quản lý kho. Từ đó có chiến lược kinh doanh, phát triển phù hợp. Nếu doanh nghiệp của bạn cần tư vấn về các vấn đề về kế toán có thể liên hệ MVA Việt Nam để được hỗ trợ tư vấn.