Quy định về bồi thường khi người lao động gây thiệt hại tài sản

Trong quá trình làm việc, người lao động có thể gây hư hỏng hoặc làm mất tài sản. Khi đó, người lao động có thể phải bồi thường cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều phải bồi thường toàn bộ. Pháp luật lao động quy định mức bồi thường dựa trên lỗi và thiệt hại thực tế. Doanh nghiệp cũng phải xem xét hoàn cảnh của người lao động. Đồng thời, việc xử lý phải đúng trình tự và thời hiệu.

I. Căn cứ pháp lý về bồi thường thiệt hại tài sản

1.1. Bộ luật Lao động 2019

Bộ luật Lao động 2019 quy định về trách nhiệm vật chất tại Điều 129 và Điều 130. Theo đó, người lao động gây thiệt hại tài sản có thể phải bồi thường.

Mức bồi thường không được xác định một cách tùy ý. Doanh nghiệp phải căn cứ vào lỗi và mức độ thiệt hại. Hoàn cảnh gia đình, nhân thân và tài sản của người lao động cũng được xem xét.

1.2. Nghị định 145/2020/NĐ-CP

Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn trình tự xử lý bồi thường tại Điều 71. Nghị định cũng quy định thời hiệu xử lý tại Điều 72.

Theo đó, doanh nghiệp phải yêu cầu người lao động tường trình. Sau đó, doanh nghiệp tổ chức họp xử lý bồi thường theo đúng trình tự. Quyết định cuối cùng phải nêu rõ mức thiệt hại và mức bồi thường.

II. Khi nào người lao động phải bồi thường thiệt hại?

2.1. Làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc tài sản

Người lao động làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị có thể phải bồi thường. Quy định này cũng áp dụng với hành vi khác gây thiệt hại tài sản.

Mức bồi thường được xác định theo pháp luật hoặc nội quy lao động. Doanh nghiệp cần chứng minh được hành vi và thiệt hại thực tế.

Trường hợp thiệt hại không nghiêm trọng do sơ suất được áp dụng mức giới hạn riêng. Điều kiện là giá trị thiệt hại không quá 10 tháng lương tối thiểu vùng. Khi đó, mức bồi thường tối đa là 03 tháng tiền lương.

Khoản tiền bồi thường trong trường hợp này được khấu trừ hằng tháng vào tiền lương. Việc khấu trừ phải tuân thủ quy định của Bộ luật Lao động.

2.2. Làm mất tài sản được doanh nghiệp giao

Người lao động làm mất dụng cụ, thiết bị hoặc tài sản được giao có thể phải bồi thường. Mức bồi thường có thể là một phần hoặc toàn bộ thiệt hại.

Giá trị bồi thường được xác định theo thời giá thị trường hoặc nội quy lao động. Nếu hai bên có hợp đồng trách nhiệm thì thực hiện theo hợp đồng đó.

Doanh nghiệp cần xác định rõ tài sản đã được giao cho người lao động. Hồ sơ bàn giao, phiếu xuất tài sản hoặc biên bản giao nhận là căn cứ quan trọng.

2.3. Tiêu hao vật tư vượt quá định mức

Người lao động cũng có thể phải bồi thường khi tiêu hao vật tư quá định mức. Doanh nghiệp cần xác định định mức áp dụng cho công việc đó.

Định mức phải có căn cứ rõ ràng và được thông báo cho người lao động. Doanh nghiệp không nên tự đặt định mức sau khi xảy ra thiệt hại.

Khi xác định mức bồi thường, doanh nghiệp cần đối chiếu lượng vật tư thực tế. Phần vượt định mức cần được xác định bằng chứng từ hoặc dữ liệu phù hợp.

2.4. Trường hợp người lao động không phải bồi thường

Người lao động không phải bồi thường trong một số trường hợp khách quan. Điều này áp dụng khi tài sản bị thiệt hại do sự kiện thuộc trường hợp luật định.

Các trường hợp gồm:

• Thiên tai.

• Hỏa hoạn.

• Địch họa.

• Dịch bệnh nguy hiểm.

• Thảm họa.

• Sự kiện khách quan không thể lường trước.

• Sự kiện không thể khắc phục dù đã áp dụng biện pháp cần thiết.

Việc miễn bồi thường cần xem xét đầy đủ điều kiện theo luật. Doanh nghiệp không nên mặc nhiên yêu cầu người lao động thanh toán thiệt hại.

III. Mức bồi thường khi người lao động gây thiệt hại

3.1. Thiệt hại không nghiêm trọng do sơ suất

Đây là trường hợp có giới hạn bồi thường rõ ràng. Người lao động phải bồi thường nhiều nhất 03 tháng tiền lương.

Điều kiện áp dụng là thiệt hại do sơ suất và không nghiêm trọng. Giá trị thiệt hại không được vượt quá 10 tháng lương tối thiểu vùng.

Doanh nghiệp cần xác định tiền lương làm căn cứ theo quy định. Đồng thời, cần chứng minh lỗi sơ suất của người lao động.

3.2. Làm mất tài sản hoặc gây thiệt hại lớn

Trường hợp làm mất tài sản có thể phải bồi thường một phần hoặc toàn bộ. Mức bồi thường căn cứ vào thời giá thị trường hoặc nội quy lao động.

Nếu có hợp đồng trách nhiệm, doanh nghiệp cần đối chiếu nội dung hợp đồng. Hợp đồng có thể quy định trách nhiệm đối với tài sản được giao quản lý.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đúng trình tự xử lý. Không nên tự động trừ toàn bộ giá trị tài sản vào tiền lương.

3.3. Mức bồi thường phải xem xét hoàn cảnh người lao động

Điều 130 Bộ luật Lao động yêu cầu xem xét nhiều yếu tố khi quyết định mức bồi thường. Không chỉ lỗi và thiệt hại thực tế được xem xét.

Doanh nghiệp cần xem xét:

• Mức độ lỗi của người lao động.

• Mức độ thiệt hại thực tế.

• Hoàn cảnh gia đình.

• Nhân thân của người lao động.

• Tài sản của người lao động.

Việc xem xét các yếu tố này giúp xác định mức bồi thường phù hợp. Đây cũng là căn cứ quan trọng khi quyết định trách nhiệm vật chất.

IV. Trình tự xử lý bồi thường thiệt hại

Doanh nghiệp không nên chỉ lập quyết định rồi yêu cầu người lao động thanh toán. Việc xử lý cần tuân thủ trình tự tại Điều 71 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

4.1. Yêu cầu người lao động tường trình

Khi phát hiện thiệt hại, doanh nghiệp yêu cầu người lao động tường trình bằng văn bản. Nội dung tường trình nên làm rõ diễn biến và nguyên nhân vụ việc.

Doanh nghiệp cũng nên thu thập các tài liệu liên quan. Ví dụ gồm biên bản bàn giao, hình ảnh, dữ liệu quản lý tài sản và chứng từ sửa chữa.

Việc xác định nguyên nhân cần thực hiện trước khi quyết định trách nhiệm. Đây là cơ sở để đánh giá lỗi của người lao động.

4.2. Thông báo họp xử lý bồi thường

Doanh nghiệp phải thông báo cho các thành phần phải tham dự cuộc họp. Thông báo phải được gửi ít nhất 05 ngày làm việc trước cuộc họp.

Nội dung thông báo cần nêu rõ thời gian và địa điểm họp. Đồng thời, thông báo phải ghi rõ người bị xử lý và hành vi gây thiệt hại.

Các thành phần phải tham dự cũng cần xác nhận việc tham dự. Nếu không thể tham dự, các bên có thể thỏa thuận thay đổi thời gian và địa điểm.

Nếu không thỏa thuận được, doanh nghiệp quyết định thời gian và địa điểm họp. Trường hợp người được thông báo không xác nhận hoặc vắng mặt, cuộc họp vẫn có thể được tiến hành.

4.3. Tổ chức cuộc họp xử lý bồi thường

Cuộc họp cần xem xét toàn bộ vụ việc. Doanh nghiệp cần trình bày hành vi gây thiệt hại và các chứng cứ liên quan.

Người lao động được trình bày ý kiến về nguyên nhân và mức thiệt hại. Các bên tham dự cũng có thể đưa ra ý kiến liên quan.

Trường hợp cần xác định giá trị tài sản, cuộc họp có thể có thẩm định viên về giá. Điều này giúp việc xác định thiệt hại có cơ sở rõ ràng hơn.

4.4. Lập biên bản cuộc họp

Nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản. Biên bản phải được thông qua trước khi cuộc họp kết thúc.

Biên bản cần có chữ ký của những người tham dự theo quy định. Nếu có người không ký, người ghi biên bản phải ghi rõ họ tên và lý do không ký nếu có.

Đây là tài liệu quan trọng trong hồ sơ xử lý trách nhiệm vật chất. Doanh nghiệp nên lưu cùng các chứng cứ xác định thiệt hại.

4.5. Ban hành quyết định bồi thường

Quyết định xử lý bồi thường phải được ban hành trong thời hiệu. Nội dung quyết định phải thể hiện rõ các thông tin quan trọng.

Theo Điều 71 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, quyết định phải nêu:

• Mức thiệt hại.

• Nguyên nhân gây thiệt hại.

• Mức bồi thường.

• Thời hạn bồi thường.

• Hình thức bồi thường.

Quyết định phải được gửi cho các thành phần phải tham dự cuộc họp. Doanh nghiệp nên lưu bằng chứng về việc đã gửi quyết định.

V. Thời hiệu xử lý bồi thường thiệt hại

Thời hiệu xử lý bồi thường thiệt hại là 06 tháng. Thời hiệu được tính từ ngày người lao động gây thiệt hại.

Quy định này áp dụng với các hành vi làm hư hỏng hoặc làm mất tài sản. Trường hợp tiêu hao vật tư vượt định mức cũng thuộc phạm vi này.

Doanh nghiệp không xử lý bồi thường trong thời gian người lao động thuộc các trường hợp không được xử lý theo luật. Khi hết thời gian này, thời hiệu có thể được kéo dài theo quy định.

Nếu thời hiệu đã hết hoặc còn dưới 60 ngày, thời hiệu có thể được kéo dài. Thời gian kéo dài tối đa là 60 ngày kể từ ngày hết thời gian tạm hoãn xử lý.

VI. Có được trừ tiền lương để bồi thường không?

Doanh nghiệp có thể khấu trừ tiền lương để thu hồi khoản bồi thường trong trường hợp pháp luật cho phép. Tuy nhiên, việc khấu trừ phải tuân thủ giới hạn theo Bộ luật Lao động.

Đối với trường hợp thiệt hại không nghiêm trọng do sơ suất, mức bồi thường tối đa là 03 tháng tiền lương. Khoản này được khấu trừ hằng tháng theo quy định.

Doanh nghiệp không nên tự ý trừ toàn bộ tiền lương của người lao động. Việc khấu trừ cần có căn cứ từ quyết định xử lý bồi thường và tuân thủ quy định về khấu trừ tiền lương.

VII. Hồ sơ bồi thường thiệt hại cần có những gì?

Để hạn chế tranh chấp, doanh nghiệp nên lập hồ sơ đầy đủ từ khi phát hiện vụ việc. Hồ sơ có thể gồm các tài liệu sau:

• Bản tường trình của người lao động.

• Biên bản xác nhận vụ việc.

• Biên bản bàn giao tài sản.

• Tài liệu chứng minh tài sản thuộc doanh nghiệp.

• Tài liệu xác định nguyên nhân thiệt hại.

• Chứng cứ về lỗi của người lao động.

• Tài liệu xác định giá trị thiệt hại.

• Thông báo họp xử lý bồi thường.

• Xác nhận tham dự cuộc họp.

• Biên bản họp xử lý bồi thường.

• Quyết định xử lý bồi thường.

• Chứng từ thanh toán hoặc khấu trừ tiền bồi thường.

Hồ sơ càng đầy đủ thì doanh nghiệp càng dễ chứng minh căn cứ xử lý. Người lao động cũng có cơ sở để kiểm tra mức bồi thường được xác định như thế nào.

VIII. Lưu ý khi doanh nghiệp yêu cầu người lao động bồi thường

Doanh nghiệp cần phân biệt bồi thường thiệt hại với xử lý kỷ luật lao động. Một hành vi có thể đồng thời dẫn đến trách nhiệm vật chất và kỷ luật. Tuy nhiên, hai nội dung này có căn cứ và trình tự xử lý riêng.

Nội quy lao động nên quy định rõ trách nhiệm vật chất. Nội quy có thể nêu các trường hợp gây thiệt hại và mức bồi thường tương ứng. Nghị định 145/2020/NĐ-CP cũng yêu cầu nội quy quy định về trách nhiệm vật chất.

Doanh nghiệp nên đặc biệt lưu ý các vấn đề sau:

• Xác định chính xác tài sản bị thiệt hại.

• Chứng minh lỗi của người lao động.

• Xác định thiệt hại thực tế.

• Kiểm tra thời hiệu xử lý.

• Xem xét hoàn cảnh của người lao động.

• Gửi thông báo họp đúng thời hạn.

• Lập biên bản cuộc họp đầy đủ.

• Ban hành quyết định đúng thời hiệu.

• Không tự ý khấu trừ toàn bộ tiền lương.

Nếu phát sinh tranh chấp, người lao động có quyền khiếu nại. Người lao động cũng có thể yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động theo quy định.

IX. Kết luận

Quy định về bồi thường khi người lao động gây thiệt hại tài sản được thực hiện dựa trên lỗi và thiệt hại thực tế. Doanh nghiệp không phải lúc nào cũng được yêu cầu người lao động bồi thường toàn bộ. Trường hợp thiệt hại không nghiêm trọng do sơ suất có mức bồi thường tối đa 03 tháng tiền lương. Với trường hợp làm mất tài sản, mức bồi thường có thể cao hơn tùy căn cứ áp dụng. Doanh nghiệp cần thực hiện đúng trình tự tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Hồ sơ cũng cần thể hiện rõ nguyên nhân, mức thiệt hại và mức bồi thường.