Khi tính thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công, không phải toàn bộ thu nhập người lao động nhận được đều dùng để tính thuế. Các khoản được trừ khi xác định thu nhập tính thuế TNCN từ tiền lương, tiền công gồm các khoản giảm trừ theo quy định, trong đó đáng chú ý là giảm trừ gia cảnh, các khoản bảo hiểm bắt buộc và khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học đủ điều kiện. Từ ngày 01/7/2026, Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 và các văn bản hướng dẫn mới có hiệu lực, vì vậy doanh nghiệp và người lao động cần cập nhật cách xác định thu nhập tính thuế theo quy định mới.
Mục lục
I. Thu nhập tính thuế TNCN từ tiền lương, tiền công được xác định thế nào?
1.1. Thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công
Thu nhập từ tiền lương, tiền công là một trong những khoản thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân.
Về nguyên tắc, thu nhập chịu thuế được xác định trên cơ sở các khoản thu nhập mà người lao động thực tế nhận được thuộc diện chịu thuế.
Các khoản này có thể bao gồm:
- Tiền lương, tiền công.
- Tiền thù lao.
- Các khoản có tính chất tiền lương, tiền công.
- Tiền thưởng thuộc diện chịu thuế.
- Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền.
- Một số khoản phụ cấp, trợ cấp và lợi ích khác theo quy định.
Pháp luật thuế cũng quy định một số khoản phụ cấp, trợ cấp được loại trừ khỏi thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng điều kiện.
1.2. Phân biệt thu nhập chịu thuế và thu nhập tính thuế
Đây là hai khái niệm kế toán cần phân biệt.
Thu nhập chịu thuế là tổng các khoản thu nhập thuộc diện chịu thuế TNCN.
Sau khi xác định thu nhập chịu thuế, người nộp thuế được trừ các khoản giảm trừ hợp lệ để xác định thu nhập tính thuế.
Có thể hiểu theo công thức:
Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế – Các khoản được giảm trừ
Sau khi xác định được thu nhập tính thuế, doanh nghiệp áp dụng biểu thuế phù hợp để tính số thuế TNCN phải nộp.
1.3. Những khoản nào được trừ?
Đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công, các khoản được trừ chủ yếu gồm:
- Các khoản bảo hiểm bắt buộc theo quy định.
- Giảm trừ gia cảnh.
- Khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học đủ điều kiện.
- Các khoản giảm trừ khác nếu pháp luật thuế có quy định áp dụng.
Đây là các khoản cần được kiểm tra trước khi tính thuế TNCN.
II. Giảm trừ gia cảnh khi tính thuế TNCN
2.1. Giảm trừ cho bản thân người nộp thuế
Giảm trừ gia cảnh là khoản được trừ vào thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế đối với cá nhân thuộc diện áp dụng.
Từ kỳ tính thuế năm 2026, mức giảm trừ gia cảnh được thực hiện theo quy định mới của Luật Thuế TNCN và văn bản hướng dẫn.
Kế toán cần căn cứ đúng mức giảm trừ đang có hiệu lực trong từng kỳ tính thuế, tránh tiếp tục áp dụng mức giảm trừ cũ.
2.2. Giảm trừ cho người phụ thuộc
Người nộp thuế được tính giảm trừ đối với người phụ thuộc nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.
Người phụ thuộc có thể bao gồm:
- Con.
- Vợ hoặc chồng trong trường hợp đủ điều kiện.
- Cha mẹ.
- Một số cá nhân khác mà người nộp thuế có trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định.
Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần cho một người nộp thuế trong cùng kỳ tính thuế.
Từ 01/7/2026, quy định về người phụ thuộc và mức thu nhập làm căn cứ xác định người phụ thuộc được hướng dẫn tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC.
2.3. Điều kiện để được giảm trừ người phụ thuộc
Không phải cứ có người thân là người nộp thuế được tự động tính giảm trừ.
Người phụ thuộc phải đáp ứng điều kiện theo quy định về độ tuổi, khả năng lao động và thu nhập.
Đối với một số trường hợp như cha mẹ, người nộp thuế cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh quan hệ và đáp ứng điều kiện về thu nhập theo quy định mới.
Do đó, kế toán doanh nghiệp cần kiểm tra hồ sơ người phụ thuộc trước khi tính giảm trừ.
III. Các khoản bảo hiểm được trừ
3.1. Bảo hiểm bắt buộc
Các khoản bảo hiểm bắt buộc mà người lao động thực tế đóng theo quy định được tính vào nhóm khoản được trừ khi xác định thu nhập tính thuế.
Tùy trường hợp, người lao động có thể phát sinh các khoản đóng như:
- Bảo hiểm xã hội.
- Bảo hiểm y tế.
- Bảo hiểm thất nghiệp.
Khoản bảo hiểm được trừ phải là khoản thuộc trách nhiệm đóng của người lao động và thực tế được đóng theo quy định.
3.2. Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
Đối với một số ngành, nghề thuộc trường hợp phải tham gia bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp bắt buộc, khoản đóng theo quy định cũng được xem xét khi xác định thu nhập tính thuế.
Điểm này cần được phân biệt với các loại bảo hiểm thương mại mà người lao động tự nguyện mua.
3.3. Không phải mọi khoản bảo hiểm đều được trừ
Người lao động không nên hiểu rằng mọi khoản tiền mua bảo hiểm đều được trừ khỏi thu nhập chịu thuế.
Kế toán cần xác định:
- Loại bảo hiểm.
- Đối tượng tham gia.
- Nghĩa vụ đóng.
- Căn cứ pháp lý.
- Số tiền thực tế đóng.
Chỉ những khoản đáp ứng điều kiện theo quy định mới được tính giảm trừ.
IV. Khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học
4.1. Khoản đóng góp được trừ
Khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học đủ điều kiện là một nhóm khoản được trừ khi xác định thu nhập tính thuế.
Pháp luật thuế quy định khoản đóng góp phải đáp ứng các điều kiện nhất định về tổ chức, quỹ hoặc cơ sở tiếp nhận.
Theo quy định về thuế TNCN, các khoản đóng góp thuộc nhóm được xem xét giảm trừ gồm khoản đóng góp vào tổ chức, cơ sở chăm sóc, nuôi dưỡng đối tượng có hoàn cảnh khó khăn và các quỹ từ thiện, nhân đạo, khuyến học được phép thành lập hoặc công nhận.
4.2. Phải có chứng từ chứng minh
Người nộp thuế cần lưu giữ chứng từ chứng minh khoản đóng góp.
Ví dụ:
- Chứng từ thu tiền của tổ chức tiếp nhận.
- Chứng từ chuyển khoản.
- Tài liệu chứng minh tổ chức hoặc quỹ thuộc trường hợp được pháp luật công nhận.
Nếu chỉ có giấy xác nhận không đầy đủ căn cứ thì khoản đóng góp có thể không được chấp nhận khi kiểm tra hồ sơ thuế.
4.3. Không phải khoản quyên góp nào cũng được giảm trừ
Một khoản tiền người lao động tự nguyện ủng hộ không đương nhiên được trừ khi tính thuế TNCN.
Kế toán cần kiểm tra tổ chức tiếp nhận và chứng từ liên quan.
Đây là điểm cần lưu ý khi doanh nghiệp phát động các chương trình thiện nguyện và người lao động đề nghị tính khoản đóng góp vào giảm trừ thuế.
V. Cách xác định thu nhập tính thuế TNCN
5.1. Công thức xác định
Về nguyên tắc, có thể khái quát quá trình tính như sau:
Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế – Các khoản bảo hiểm được trừ – Giảm trừ gia cảnh – Khoản đóng góp được trừ
Sau khi xác định thu nhập tính thuế, doanh nghiệp căn cứ biểu thuế TNCN áp dụng cho thu nhập từ tiền lương, tiền công để xác định số thuế phải nộp.
5.2. Ví dụ thực tế
Anh A là cá nhân cư trú, trong tháng có tổng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công là 35 triệu đồng.
Giả sử trong tháng anh A có:
- Khoản bảo hiểm bắt buộc thuộc diện được trừ: 3 triệu đồng.
- Giảm trừ cho bản thân: theo mức áp dụng của kỳ tính thuế.
- Giảm trừ người phụ thuộc: 1 người đủ điều kiện.
- Không phát sinh khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học được trừ.
Khi đó, kế toán không lấy ngay 35 triệu đồng để tính thuế.
Trước tiên cần xác định:
Thu nhập tính thuế = 35 triệu đồng – 3 triệu đồng – giảm trừ bản thân – giảm trừ người phụ thuộc
Sau khi có thu nhập tính thuế, doanh nghiệp mới áp dụng biểu thuế tương ứng.
Ví dụ trên cho thấy việc xác định đúng các khoản được trừ có ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế TNCN người lao động phải nộp.
5.3. Trường hợp có nhiều khoản giảm trừ
Nếu người lao động đồng thời có bảo hiểm bắt buộc, người phụ thuộc và khoản đóng góp từ thiện đủ điều kiện, kế toán cần tổng hợp đầy đủ trước khi xác định thu nhập tính thuế.
Tuy nhiên, mỗi khoản phải đáp ứng điều kiện riêng.
Không được tự động cộng tất cả khoản chi của người lao động vào nhóm được giảm trừ.
VI. Lưu ý cho doanh nghiệp và kế toán
6.1. Kiểm tra hồ sơ người phụ thuộc
Kế toán cần kiểm tra:
- Thông tin định danh.
- Quan hệ với người nộp thuế.
- Mã số thuế hoặc thông tin đăng ký theo quy định.
- Điều kiện về thu nhập.
- Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc.
Đặc biệt, từ 01/7/2026 có quy định mới về đăng ký và hồ sơ người phụ thuộc, nên doanh nghiệp cần cập nhật quy trình nội bộ. Thông tư 87/2026/TT-BTC có hiệu lực cùng thời điểm với các quy định mới về thuế TNCN.
6.2. Không nhầm khoản được trừ với khoản miễn thuế
Khoản miễn thuế là khoản thu nhập không phải tính vào thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng điều kiện.
Trong khi đó, khoản được trừ được xác định sau khi đã có thu nhập chịu thuế để tính ra thu nhập tính thuế.
Hai khái niệm này có cách xử lý hoàn toàn khác nhau.
6.3. Lưu chứng từ đầy đủ
Kế toán cần lưu hồ sơ chứng minh các khoản giảm trừ, đặc biệt là:
- Chứng từ đóng bảo hiểm.
- Hồ sơ người phụ thuộc.
- Chứng từ đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học.
- Tài liệu xác định thu nhập chịu thuế.
Việc lưu hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp giải trình thuận lợi khi cơ quan thuế kiểm tra.
6.4. Cập nhật quy định từ 01/7/2026
Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/7/2026. Bên cạnh đó, Thông tư 87/2026/TT-BTC được ban hành ngày 30/6/2026 và cũng có hiệu lực từ 01/7/2026.
Do đó, doanh nghiệp cần rà soát lại phần mềm tính lương, bảng tính thuế TNCN và hồ sơ đăng ký người phụ thuộc để bảo đảm áp dụng đúng quy định mới.
VII. Kết luận
Việc xác định đúng các khoản được trừ khi xác định thu nhập tính thuế TNCN từ tiền lương, tiền công có ý nghĩa trực tiếp đối với số thuế TNCN người lao động phải nộp. Các khoản cần đặc biệt lưu ý gồm bảo hiểm bắt buộc, giảm trừ gia cảnh và khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học đủ điều kiện.
Từ 01/7/2026, Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 cùng các văn bản hướng dẫn mới được áp dụng, trong đó có Thông tư 87/2026/TT-BTC. Vì vậy, doanh nghiệp và kế toán cần rà soát lại cách xác định thu nhập chịu thuế, hồ sơ người phụ thuộc và các khoản giảm trừ trước khi tính, khấu trừ và quyết toán thuế TNCN.