Báo giảm BHXH (Bảo hiểm xã hội) là thủ tục bắt buộc đối với doanh nghiệp, tổ chức khi có sự thay đổi về số lượng lao động đang tham gia BHXH. Việc báo giảm đúng thời hạn giúp doanh nghiệp tránh bị đóng thừa tiền, không bị xử phạt vi phạm hành chính và đảm bảo quyền lợi BHXH cho người lao động. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách báo giảm BHXH mới nhất năm 2025, thời hạn thực hiện, các biểu mẫu cần thiết và lưu ý quan trọng.
Mục lục
I. Khi nào cần báo giảm BHXH?
Doanh nghiệp, tổ chức cần thực hiện báo giảm BHXH khi có các trường hợp sau:
- Người lao động nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động
- Người lao động nghỉ thai sản từ 14 ngày trở lên
- Người lao động nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên trong tháng
- Tạm hoãn hợp đồng lao động
- Người lao động chuyển công tác, chuyển nơi làm việc
- Người lao động qua đời
II. Hồ sơ báo giảm BHXH gồm những gì?
Khi báo giảm BHXH, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Mẫu D02-TS – Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN
Chọn chức năng “Báo giảm”, ghi rõ mã số BHXH, họ tên, ngày giảm và lý do giảm.
- Mẫu D01b-TS (nếu có)
Sử dụng để kê khai chi tiết người lao động theo nhóm báo giảm.
- Quyết định nghỉ việc hoặc Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động
Không bắt buộc nộp kèm hồ sơ, nhưng cần lưu giữ để đối chiếu khi cơ quan BHXH kiểm tra.
III. Hướng dẫn chi tiết cách báo giảm BHXH
Bước 1: Đăng nhập phần mềm kê khai BHXH
Sử dụng tài khoản đã đăng ký với phần mềm kê khai như:
- Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam (https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn)
- EFY, TS24, VNPT BHXH, IVAN…
Bước 2: Chọn biểu mẫu phù hợp
Chọn Mẫu D02-TS → Báo giảm
- Nhập đầy đủ thông tin người lao động: Họ tên, mã số BHXH, ngày giảm, lý do giảm (VD: Nghỉ việc, nghỉ thai sản, nghỉ không lương…)
Bước 3: Ký số và nộp hồ sơ
- Sử dụng chữ ký số (USB token) để ký điện tử.
- Gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH quản lý.
Bước 4: Theo dõi kết quả hồ sơ
- Hệ thống sẽ phản hồi trạng thái:
- Đã tiếp nhận
- Đã phê duyệt (chấp nhận)
- Từ chối hồ sơ (có lỗi sai cần chỉnh sửa)
IV. Thời hạn báo giảm BHXH
Doanh nghiệp phải báo giảm chậm nhất vào ngày 15 của tháng kế tiếp tháng phát sinh giảm.
Ví dụ:
- Lao động nghỉ việc ngày 20/07/2025 → Hạn báo giảm là 15/08/2025.
- Lao động nghỉ không lương từ 05/08/2025 → Hạn báo giảm là 15/09/2025.
Nếu báo chậm → vẫn phải đóng BHXH cho cả tháng và có thể bị phạt từ 5 đến 75 triệu đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
V. Mẹo giúp báo giảm BHXH hiệu quả
- Báo giảm ngay sau khi có quyết định nghỉ việc, nghỉ không lương, thai sản
- Kiểm tra mã số BHXH chính xác để tránh sai sót
- Theo dõi trạng thái hồ sơ để xử lý kịp thời nếu có sai sót
- Lưu trữ hồ sơ bản cứng ít nhất 5 năm
VI. Câu hỏi thường gặp về báo giảm BHXH
- Chậm báo giảm BHXH thì có bị phạt không?
✅ Có. Nếu doanh nghiệp báo giảm sai thời hạn, vẫn phải đóng BHXH đủ cả tháng và có thể bị xử phạt hành chính.
- Báo giảm BHXH mất bao lâu có kết quả?
✅ Thường từ 1 – 3 ngày làm việc nếu nộp online qua phần mềm điện tử, hoặc 3 – 5 ngày nếu nộp hồ sơ giấy.
- Có thể tra cứu tình trạng báo giảm không?
✅ Có thể tra cứu trạng thái hồ sơ trên phần mềm hoặc Cổng DVC BHXH.
Kết luận: Doanh nghiệp cần chủ động báo giảm BHXH
Việc báo giảm BHXH là một thủ tục bắt buộc và rất quan trọng để đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động và doanh nghiệp. Do đó, cần thực hiện đúng thời hạn, đúng mẫu biểu và cập nhật đầy đủ thông tin trên hệ thống. Doanh nghiệp nên lập sổ theo dõi biến động lao động để chủ động trong quản lý BHXH.