Cách kê khai hóa đơn thay thế cùng kỳ, khác kỳ theo NDD70/2025

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót (về mã số thuế, đơn giá, thuế suất, số lượng, tên hàng hóa, tổng tiền…), người bán được quyền lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Liên quan đến việc này, một trong những vướng mắc thường gặp là kê khai thuế GTGT khi hóa đơn thay thế cùng kỳ hay khác kỳ so với hóa đơn gốc.

Việc kê khai sai kỳ không chỉ dễ gây kê khai trùng doanh thu, chi phí, mà còn có thể bị cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh, phạt vi phạm. Chính vì vậy, nắm vững quy định kê khai hóa đơn thay thế của NĐ 70/2025 là rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế và vận hành kế toán thuế minh bạch.

Bài viết này sẽ làm rõ:

• Quy định về hóa đơn thay thế theo NĐ 70/2025
• Khi nào kê khai cùng kỳ, khi nào kê khai khác kỳ
• Cách kê khai thực tế cho bên bán và bên mua
• Lưu ý quan trọng & ví dụ minh hoạ

I. Những điểm mới quan trọng khi thay thế / điều chỉnh hóa đơn theo NĐ 70/2025

Trước khi đi vào phần kê khai, cần nắm các quy định mới liên quan đến thay thế / điều chỉnh hóa đơn:

• Nghị định 70/2025 sửa đổi, bổ sung Điều 19 của Nghị định 123/2020, trong đó có khoản 13, Điều 1 quy định về việc hóa đơn điều chỉnh, thay thế. 
• Theo đó, người bán và người mua đều phải kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh / bị thay thế (nếu là sai sót liên quan đến tờ khai thuế GTGT). 
• Nếu hóa đơn thay thế / điều chỉnh xảy ra trong cùng kỳ kê khai với hóa đơn gốc, thì chỉ kê khai hóa đơn thay thế (bỏ hóa đơn sai).
• Trường hợp khác kỳ (hóa đơn gốc thuộc kỳ A, hóa đơn thay thế thuộc kỳ B khác), thì cần kê khai điều chỉnh bổ sung cho kỳ A (nơi phát sinh sai sót) mới đúng.
• Khi sai sót không ảnh hưởng tới số tiền (chỉ sai tên hàng, địa chỉ, đơn vị tính…) thì có thể không làm điều chỉnh tờ khai mà chỉ ghi chép, không thay đổi số liệu thuế. 
• Một điểm mới: khi có nhiều hóa đơn sai của cùng một người mua trong cùng tháng, người bán được lập 1 hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh cho tất cả các hóa đơn đã lập sai và đính kèm bảng kê.
• Trong trường hợp hàng bán bị trả lại, chỉ được phép sử dụng hóa đơn điều chỉnh, không được lập hóa đơn thay thế.

Hiểu được những điểm mới này là nền tảng để áp dụng đúng cách kê khai.

II. Khái niệm “cùng kỳ” và “khác kỳ” trong kê khai hóa đơn thay thế

Trước khi hướng dẫn cách kê khai, bạn cần phân biệt:

• Cùng kỳ (cùng kỳ kê khai thuế GTGT): tức là hóa đơn gốc (bị thay thế) và hóa đơn thay thế đều thuộc cùng kỳ kê khai (cùng tháng hoặc cùng quý).
• Khác kỳ: hóa đơn gốc thuộc kỳ kê khai A, nhưng hóa đơn thay thế được lập vào thời điểm sau, rơi vào kỳ kê khai B khác.

Ví dụ:

• Doanh nghiệp kê khai GTGT theo quý: nếu hóa đơn gốc lập ngày 25/07/2025 (thuộc quý 3), hóa đơn thay thế lập ngày 05/08/2025 (cũng thuộc quý 3) → cùng kỳ.
• Nếu hóa đơn thay thế lập ngày 05/10/2025 (thuộc quý 4), khác kỳ.

Hay nếu kê khai theo tháng: gốc tháng 06, thay thế ngày 03/07 => khác kỳ.

Việc xác định “cùng kỳ” hay “khác kỳ” sẽ quyết định cách kê khai.

III. Cách kê khai hóa đơn thay thế cùng kỳ

Khi hóa đơn thay thế rơi trong cùng kỳ kê khai như hóa đơn gốc:

3.1. Quy định

• Chỉ kê khai hóa đơn thay thế trong tờ khai thuế GTGT của kỳ đó.
• Không kê khai hóa đơn gốc (bị sai) để tránh trùng doanh thu / thuế.
• Phần số liệu trong tờ khai sẽ dùng giá trị đúng từ hóa đơn thay thế.

3.2. Thực hiện cho bên bán và bên mua

Bên bán:

• Trong tờ khai GTGT kỳ đó, thay phần giá trị & thuế của hóa đơn gốc bằng của hóa đơn thay thế.
• Nếu có nhiều lần thay thế trong cùng kỳ, chỉ lấy hóa đơn thay thế cuối cùng để kê khai.

Bên mua:

• Tương ứng, bên mua dùng hóa đơn thay thế thay cho hóa đơn gốc để kê nhập khẩu, kê khai thuế đầu vào.
• Hóa đơn gốc hết giá trị để kê khai.

3.3. Ví dụ

Giả sử doanh nghiệp kê khai theo quý:

• Ngày 20/07/2025 xuất hóa đơn số 00001000 (hóa đơn gốc).
• Phát hiện sai sót, ngày 15/08/2025 lập hóa đơn thay thế 00001095.

Cả hai đều thuộc quý 3/2025 => cùng kỳ.

=> Trong tờ khai GTGT quý 3/2025, doanh nghiệp chỉ kê khai hóa đơn thay thế 00001095 mà không kê khai 00001000.

IV. Cách kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ

Khi hóa đơn thay thế rơi vào kỳ kê khai khác kỳ của hóa đơn gốc:

4.1. Quy định

• Phải lập tờ khai bổ sung (điều chỉnh bổ sung) cho kỳ hóa đơn gốc (nơi phát sinh sai sót).
• Trong tờ khai bổ sung đó, điều chỉnh giảm (hoặc tăng nếu sai sót theo chiều tăng) doanh thu / thuế của kỳ gốc theo chênh lệch giữa hóa đơn thay thế và hóa đơn gốc.
• Hóa đơn thay thế trong kỳ hiện tại có thể phản ảnh ảnh hưởng trong tờ khai bổ sung nếu sai sót ảnh hưởng đến chỉ tiêu thuế GTGT.

4.2. Trường hợp sai sót liên quan tới tờ khai GTGT

Nếu sai sót ảnh hưởng các chỉ tiêu thuế (doanh thu, thuế suất, tiền thuế) thì bắt buộc phải điều chỉnh bổ sung tờ khai kỳ gốc.

Bên bán sẽ kê khai điều chỉnh giảm doanh thu & thuế GTGT đầu ra, bên mua điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào.

4.3. Trường hợp sai sót không ảnh hưởng số tiền

Nếu sai sót chỉ về tên hàng hóa, đơn vị tính, địa chỉ, tên người mua, nhưng không thay đổi giá trị, thuế thì không cần kê khai bổ sung. Việc ghi sai ấy không làm thay đổi số liệu tờ khai. 

4.4. Ví dụ

Giả sử doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo tháng:

• Ngày 25/06/2025 xuất hóa đơn 00000800 (thuộc tháng 6/2025).
• Ngày 03/07/2025 mới phát hiện sai sót và lập hóa đơn thay thế 00000862 (thuộc tháng 7/2025).

Đây là khác kỳ (tháng 6 → tháng 7).

=>  Doanh nghiệp phải làm tờ khai bổ sung tháng 6/2025, điều chỉnh giảm doanh thu, thuế GTGT tương ứng phần sai sót.

=> Không dùng hóa đơn gốc 00000800 để kê khai, mà dùng hóa đơn thay thế trong tờ khai bổ sung cho kỳ 6/2025.

V. Lưu ý quan trọng khi kê khai hóa đơn thay thế

• Luôn có văn bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua ghi rõ nội dung sai sót trước khi thay thế hoặc điều chỉnh.
• Nếu nhiều hóa đơn sai cùng người mua trong cùng tháng, có thể lập một hóa đơn thay thế chung cho tất cả và đính kèm bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT kèm theo NĐ 70. 
• Không sử dụng hóa đơn thay thế cho trường hợp hàng bán bị trả lại, chỉ được dùng hóa đơn điều chỉnh.
• Nếu kê khai sai ngày / sai kỳ do xác định sai, nên rà soát và điều chỉnh kịp thời để tránh bị xử phạt.
• Nếu trong cùng kỳ có nhiều lần thay thế, chỉ lấy lần cuối cùng để kê khai, không kê khai nhiều hóa đơn thay thế để tránh trùng số.
• Lưu giữ đầy đủ chứng từ: hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế, văn bản thoả thuận, tờ khai bổ sung, biên bản điều chỉnh.

VI. Sơ đồ tóm tắt

Trường hợp	Kỳ hóa đơn gốc	Kỳ hóa đơn thay thế	Cách kê khai
Cùng kỳ	A	A	Chỉ kê khai hóa đơn thay thế, không dùng hóa đơn gốc
Khác kỳ (sai số tiền)	A	B	Kê khai bổ sung kỳ A để điều chỉnh giảm / tăng số liệu
Khác kỳ (sai về nội dung nhưng không ảnh hưởng số tiền)	A	B	Không cần kê khai bổ sung, giữ nguyên số liệu
Hàng bán bị trả lại	—	—	Không lập hóa đơn thay thế, chỉ dùng hóa đơn điều chỉnh

VII. Kết luận & khuyến nghị

Việc kê khai hóa đơn thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP yêu cầu kế toán doanh nghiệp phải hiểu rõ:

• Khi nào xử lý bằng hóa đơn thay thế, khi nào dùng hóa đơn điều chỉnh
• Phân biệt rõ “cùng kỳ” vs “khác kỳ” để áp dụng cách kê khai phù hợp
• Với sai sót ảnh hưởng số liệu thuế, cần làm tờ khai bổ sung đúng kỳ
• Tuân thủ các yêu cầu mới: văn bản thỏa thuận, lập chung thay thế nhiều hóa đơn nếu cùng người mua, hạn chế lập thay thế nếu không cần thiết