Cách xác định chi phí khấu hao được trừ khi tính thuế TNDN là nội dung quan trọng mà mọi doanh nghiệp và kế toán cần nắm rõ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Trên thực tế, không phải mọi khoản khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) đã hạch toán đều được tính vào chi phí được trừ. Chỉ những khoản khấu hao đáp ứng đầy đủ điều kiện theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, các nghị định hướng dẫn và quy định về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ mới được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Việc xác định đúng chi phí khấu hao sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro bị loại chi phí khi thanh tra, kiểm tra thuế.
Mục lục
I. Chi phí khấu hao được trừ là gì?
1
.1. Khái niệm chi phí khấu hao được trừ
Chi phí khấu hao được trừ là khoản chi phí khấu hao của tài sản cố định được doanh nghiệp hạch toán và được cơ quan thuế chấp nhận khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Đây là một trong những khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn tại nhiều doanh nghiệp sản xuất, xây dựng, thương mại và dịch vụ.
1.2. Căn cứ pháp lý
Việc xác định chi phí khấu hao được trừ căn cứ vào:
- Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025.
- Nghị định hướng dẫn Luật Thuế TNDN.
- Quy định của Bộ Tài chính về quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
- Các văn bản hướng dẫn của cơ quan thuế.
1.3. Nguyên tắc chung
Khoản khấu hao chỉ được tính vào chi phí được trừ khi:
- Là khấu hao của tài sản cố định đủ điều kiện.
- Được trích đúng quy định.
- Phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp.
II. Điều kiện để chi phí khấu hao được tính vào chi phí được trừ
2.1. Tài sản phải là tài sản cố định
Doanh nghiệp chỉ được trích khấu hao đối với tài sản đáp ứng tiêu chuẩn ghi nhận là tài sản cố định theo quy định hiện hành.
Nếu tài sản không đủ điều kiện ghi nhận là TSCĐ thì khoản khấu hao sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
2.2. Thuộc quyền sở hữu hoặc quyền quản lý hợp pháp
Tài sản phải thuộc:
- Quyền sở hữu của doanh nghiệp; hoặc
- Quyền quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật (ví dụ: tài sản thuê tài chính).
Doanh nghiệp cần có đầy đủ hồ sơ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp.
2.3. Sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh
TSCĐ phải được sử dụng phục vụ hoạt động tạo doanh thu.
Đối với tài sản sử dụng đồng thời cho hoạt động kinh doanh và mục đích khác thì doanh nghiệp chỉ được tính phần khấu hao tương ứng với phần sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.
III. Những trường hợp chi phí khấu hao không được trừ
3.1. Trích khấu hao không đúng quy định
Các trường hợp thường gặp gồm:
- Trích vượt mức quy định.
- Trích sai thời gian khấu hao.
- Trích sai phương pháp khấu hao.
- Trích khi tài sản chưa đủ điều kiện đưa vào sử dụng.
Các khoản này có thể bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế.
3.2. Khấu hao tài sản không phục vụ hoạt động kinh doanh
Ví dụ:
- Nhà ở phục vụ mục đích cá nhân.
- Xe ô tô phục vụ nhu cầu cá nhân của chủ doanh nghiệp.
- Tài sản không đưa vào sử dụng.
Khoản khấu hao tương ứng sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
3.3. Khấu hao đối với tài sản không đủ hồ sơ
Doanh nghiệp cần lưu đầy đủ:
- Hợp đồng mua bán.
- Hóa đơn.
- Biên bản bàn giao.
- Chứng từ thanh toán.
- Hồ sơ đưa tài sản vào sử dụng.
Nếu không chứng minh được nguồn gốc hợp pháp của tài sản thì chi phí khấu hao có thể bị cơ quan thuế loại.
IV. Cách xác định chi phí khấu hao được trừ
4.1. Xác định nguyên giá tài sản
Doanh nghiệp cần xác định đúng nguyên giá TSCĐ theo quy định.
Nguyên giá là căn cứ để tính mức khấu hao hằng năm.
4.2. Xác định thời gian trích khấu hao
Thời gian khấu hao phải nằm trong khung thời gian do Bộ Tài chính quy định đối với từng loại tài sản.
Việc tự ý rút ngắn hoặc kéo dài thời gian khấu hao không đúng quy định có thể làm phát sinh khoản chi phí không được trừ.
4.3. Xác định số khấu hao được trừ
Chi phí khấu hao được trừ là phần khấu hao:
- Được tính theo đúng nguyên giá.
- Theo đúng phương pháp.
- Theo đúng thời gian khấu hao.
- Phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Nếu chỉ một phần tài sản phục vụ hoạt động kinh doanh thì chỉ được tính phần khấu hao tương ứng.
V. Một số lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp
5.1. Theo dõi riêng từng tài sản
Doanh nghiệp nên mở sổ theo dõi riêng cho từng TSCĐ, bao gồm:
- Nguyên giá.
- Thời gian sử dụng.
- Mức khấu hao.
- Giá trị còn lại.
5.2. Rà soát trước khi quyết toán thuế
Trước khi quyết toán thuế TNDN, kế toán nên rà soát:
- Hồ sơ pháp lý của tài sản.
- Mức khấu hao đã trích.
- Thời gian khấu hao.
- Mục đích sử dụng tài sản.
Điều này giúp hạn chế rủi ro bị loại chi phí.
5.3. Lưu đầy đủ hồ sơ
Doanh nghiệp cần lưu giữ:
- Quyết định đưa tài sản vào sử dụng.
- Bảng tính khấu hao.
- Hồ sơ mua sắm.
- Hồ sơ thanh toán.
- Chứng từ kế toán liên quan.
VI. Một số câu hỏi thường gặp
6.1. Khấu hao tài sản chưa đưa vào sử dụng có được trừ không?
Không. Chỉ tài sản đã đưa vào sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh mới được trích khấu hao và tính vào chi phí được trừ theo quy định.
6.2. Khấu hao vượt khung thời gian quy định có được chấp nhận?
Không. Phần khấu hao trích không đúng thời gian hoặc không đúng phương pháp theo quy định có thể bị loại khi xác định thu nhập chịu thuế.
6.3. Tài sản sử dụng cho cả mục đích kinh doanh và cá nhân thì xử lý thế nào?
Doanh nghiệp chỉ được tính vào chi phí được trừ phần khấu hao tương ứng với tỷ lệ sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và phải có căn cứ chứng minh việc phân bổ.
VII. Kết luận
Cách xác định chi phí khấu hao được trừ khi tính thuế TNDN phụ thuộc vào việc tài sản có đáp ứng điều kiện là tài sản cố định, được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, được trích khấu hao đúng nguyên giá, đúng phương pháp và đúng thời gian theo quy định hay không. Đồng thời, doanh nghiệp phải có đầy đủ hồ sơ pháp lý và chứng từ liên quan để chứng minh tính hợp pháp của khoản chi phí.
Việc rà soát định kỳ hồ sơ tài sản cố định, bảng tính khấu hao và mục đích sử dụng tài sản sẽ giúp doanh nghiệp xác định chính xác chi phí được trừ, giảm thiểu rủi ro khi thanh tra, kiểm tra và quyết toán thuế TNDN.