Cách xác định doanh nghiệp được kê khai thuế theo quý năm 2026

Việc xác định doanh nghiệp được kê khai thuế theo tháng hay theo quý là một trong những nội dung quan trọng mà kế toán cần nắm ngay từ khi doanh nghiệp đi vào hoạt động. Nếu xác định sai kỳ kê khai, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ khai thuế không đúng quy định, dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và phát sinh nhiều thủ tục điều chỉnh sau đó.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn còn nhầm lẫn về điều kiện kê khai theo quý. Không ít trường hợp cho rằng doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nghiệp mới thành lập mặc nhiên được kê khai theo quý. Ngược lại, có doanh nghiệp đủ điều kiện kê khai theo quý nhưng vẫn thực hiện kê khai theo tháng, làm tăng khối lượng công việc kế toán không cần thiết.

Vậy doanh nghiệp được kê khai thuế theo quý khi nào? Căn cứ vào doanh thu của năm trước hay năm hiện tại? Doanh nghiệp mới thành lập có được kê khai theo quý không? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách xác định doanh nghiệp được kê khai thuế theo quý theo quy định mới nhất năm 2026.

I. Căn cứ pháp lý xác định doanh nghiệp được kê khai thuế theo quý

1.1. Quy định hiện hành

Việc xác định kỳ kê khai thuế GTGT và thuế TNCN theo tháng hoặc theo quý hiện nay được thực hiện căn cứ vào:

• Luật Quản lý thuế năm 2019.
• Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế.
• Các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính và cơ quan thuế còn hiệu lực.

Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để doanh nghiệp xác định đúng kỳ kê khai ngay từ đầu.

1.2. Vì sao cần xác định đúng kỳ kê khai?

Việc xác định đúng kỳ kê khai giúp doanh nghiệp:

• thực hiện đúng quy định của pháp luật;
• nộp hồ sơ khai thuế đúng thời hạn;
• hạn chế nguy cơ bị xử phạt hành chính;
• giảm áp lực cho bộ phận kế toán nếu đủ điều kiện kê khai theo quý.

Ngược lại, nếu kê khai sai kỳ trong thời gian dài, doanh nghiệp có thể phải kê khai bổ sung hoặc giải trình với cơ quan thuế.

II. Kê khai thuế theo quý là gì?

2.1. Khái niệm kê khai thuế theo quý

Kê khai thuế theo quý là hình thức người nộp thuế lập và nộp hồ sơ khai thuế một lần cho toàn bộ số liệu phát sinh trong ba tháng của một quý.

Thay vì phải nộp hồ sơ hàng tháng, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện bốn lần trong một năm.

Đây là hình thức được nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng vì giúp giảm số lần kê khai và tiết kiệm thời gian thực hiện thủ tục hành chính.

2.2. Những loại thuế thường được kê khai theo quý

Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể thực hiện kê khai theo quý đối với:

• thuế giá trị gia tăng (GTGT);
• thuế thu nhập cá nhân (TNCN) khấu trừ;
• một số khoản thu khác theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

Tuy nhiên, việc được kê khai theo quý phải đáp ứng các điều kiện cụ thể theo quy định.

III. Điều kiện để doanh nghiệp được kê khai thuế theo quý

3.1. Căn cứ vào doanh thu của năm trước

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp được xác định kỳ kê khai thuế căn cứ chủ yếu vào tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm dương lịch trước liền kề.

Nếu doanh thu của năm trước không vượt quá 50 tỷ đồng, doanh nghiệp thuộc diện được kê khai thuế GTGT theo quý.

Nếu doanh thu trên 50 tỷ đồng, doanh nghiệp phải thực hiện kê khai theo tháng.

Đây là tiêu chí quan trọng nhất mà kế toán cần kiểm tra khi xác định kỳ kê khai cho năm tiếp theo.

3.2. Doanh thu được xác định như thế nào?

Doanh thu dùng để xác định kỳ kê khai là tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước, căn cứ trên:

• báo cáo tài chính;
• hồ sơ khai thuế;
• dữ liệu quản lý của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp không được tự ước tính doanh thu để lựa chọn kỳ kê khai.

IV. Doanh nghiệp mới thành lập có được kê khai theo quý không?

4.1. Doanh nghiệp mới thành lập

Đây là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp mới thành lập được thực hiện kê khai thuế GTGT theo quý trong thời gian đầu hoạt động.

Việc áp dụng kê khai theo quý giúp doanh nghiệp mới giảm áp lực về thủ tục hành chính khi chưa phát sinh nhiều giao dịch.

4.2. Sau khi hoạt động ổn định

Sau năm đầu tiên, doanh nghiệp sẽ căn cứ vào doanh thu của năm trước để xác định lại kỳ kê khai.

Nếu doanh thu vượt ngưỡng theo quy định thì từ năm tiếp theo doanh nghiệp phải chuyển sang kê khai theo tháng.

Ngược lại, nếu vẫn đáp ứng điều kiện thì tiếp tục được kê khai theo quý.

V. Doanh nghiệp có được tự lựa chọn kê khai theo tháng hoặc theo quý không?

5.1. Không phải doanh nghiệp nào cũng được lựa chọn

Nhiều doanh nghiệp cho rằng có thể tự quyết định kê khai theo tháng hoặc theo quý.

Thực tế không phải như vậy.

Kỳ kê khai được xác định theo quy định của pháp luật và căn cứ vào doanh thu hoặc điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp.

Doanh nghiệp không được tự ý lựa chọn hình thức kê khai nếu không đáp ứng điều kiện.

5.2. Trường hợp muốn chuyển sang kê khai theo tháng

Một số doanh nghiệp đủ điều kiện kê khai theo quý nhưng vẫn muốn kê khai theo tháng để thuận tiện cho công tác quản trị.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế và bảo đảm đúng quy định hiện hành.

VI. Cách xác định doanh thu để áp dụng kỳ kê khai

6.1. Doanh thu của năm dương lịch trước

Doanh thu dùng để xác định kỳ kê khai là doanh thu của năm dương lịch trước liền kề, không phải doanh thu của năm đang hoạt động.

Ví dụ:

Doanh nghiệp xác định kỳ kê khai của năm 2026 thì sẽ căn cứ vào doanh thu của năm 2025.

Nếu doanh thu năm 2025 không vượt quá 50 tỷ đồng thì doanh nghiệp tiếp tục kê khai theo quý trong năm 2026.

6.2. Trường hợp doanh nghiệp hoạt động chưa đủ 12 tháng

Đối với doanh nghiệp hoạt động chưa đủ một năm dương lịch, việc xác định kỳ kê khai sẽ thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Sau khi có đủ dữ liệu doanh thu của năm trước, doanh nghiệp sẽ xác định lại kỳ kê khai cho năm tiếp theo.

VII. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quý

7.1. Hạn nộp tờ khai

Nếu doanh nghiệp thuộc diện kê khai theo quý thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế là:

Ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.

Cụ thể:

• Quý I: hạn nộp ngày 30/4.
• Quý II: hạn nộp ngày 31/7.
• Quý III: hạn nộp ngày 31/10.
• Quý IV: hạn nộp ngày 31/1 năm sau.

Nếu ngày cuối cùng trùng ngày nghỉ thì thời hạn được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo.

7.2. Có phải nộp tiền thuế cùng thời điểm?

Nếu phát sinh số thuế phải nộp thì doanh nghiệp cũng phải hoàn thành việc nộp tiền thuế trong thời hạn quy định để tránh phát sinh tiền chậm nộp.

VIII. Những sai lầm thường gặp khi xác định kỳ kê khai

8.1. Nhầm doanh thu của năm hiện tại

Đây là lỗi rất phổ biến.

Nhiều kế toán căn cứ vào doanh thu đang phát sinh trong năm để xác định kỳ kê khai.

Trong khi đó, quy định lại căn cứ vào doanh thu của năm dương lịch trước liền kề.

8.2. Không cập nhật khi doanh thu thay đổi

Sau mỗi năm tài chính, doanh nghiệp cần rà soát lại doanh thu để xác định kỳ kê khai cho năm tiếp theo.

Nếu doanh thu đã vượt ngưỡng nhưng vẫn tiếp tục kê khai theo quý thì doanh nghiệp có thể bị xử lý theo quy định.

8.3. Doanh nghiệp mới thành lập nhưng kê khai sai kỳ

Một số doanh nghiệp mới thành lập vẫn thực hiện kê khai theo tháng ngay từ đầu dù thuộc trường hợp được kê khai theo quý.

Ngược lại, cũng có doanh nghiệp sau khi hết thời gian áp dụng kê khai theo quý nhưng không rà soát lại điều kiện, dẫn đến tiếp tục kê khai sai kỳ.

IX. Giải pháp giúp doanh nghiệp xác định đúng kỳ kê khai

9.1. Theo dõi doanh thu hằng năm

Sau khi kết thúc năm tài chính, doanh nghiệp nên tổng hợp doanh thu để xác định kỳ kê khai của năm tiếp theo.

Việc này nên được thực hiện ngay sau khi hoàn thành báo cáo tài chính.

9.2. Cập nhật hướng dẫn của cơ quan thuế

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi:

• thông báo từ cơ quan thuế;
• tài khoản thuế điện tử;
• các văn bản hướng dẫn mới.

Điều này giúp doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh kỳ kê khai nếu có thay đổi.

9.3. Sử dụng phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán hiện nay thường có chức năng:

• nhắc lịch kê khai;
• quản lý kỳ khai thuế;
• cảnh báo thời hạn nộp hồ sơ.

Việc sử dụng phần mềm sẽ giúp giảm đáng kể nguy cơ xác định sai kỳ kê khai.

X. Kết luận

Việc xác định doanh nghiệp được kê khai thuế theo quý hay theo tháng phụ thuộc chủ yếu vào tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm dương lịch trước liền kề theo quy định của pháp luật về quản lý thuế. Nếu doanh thu năm trước không vượt quá 50 tỷ đồng, doanh nghiệp được kê khai thuế GTGT theo quý. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, pháp luật cũng có quy định riêng nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong giai đoạn đầu hoạt động.

Để tránh kê khai sai kỳ và bị xử phạt hành chính, doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát doanh thu hằng năm, cập nhật quy định mới của cơ quan thuế và xây dựng quy trình theo dõi kỳ kê khai rõ ràng. Việc xác định đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định.