Chỉ cung cấp họ tên, địa chỉ và SĐT, không cung cấp số căn cước thì phần thông tin trên hóa đơn điện tử ghi thế nào?

Chỉ cung cấp họ tên, địa chỉ và SĐT, không cung cấp số căn cước thì phần thông tin trên hóa đơn điện tử ghi thế nào là thắc mắc của nhiều hộ kinh doanh, doanh nghiệp khi lập hóa đơn điện tử cho khách hàng là cá nhân. Từ khi các quy định mới về hóa đơn điện tử có hiệu lực, nhiều người lo ngại việc thiếu số căn cước công dân sẽ khiến hóa đơn không hợp lệ. Vậy pháp luật quy định như thế nào? Có bắt buộc phải ghi số căn cước của người mua trên hóa đơn điện tử hay không? Hãy cùng Kế toán – Kiểm toán MVA tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

I. Thông tin người mua trên hóa đơn điện tử được quy định như thế nào?

1.1. Các thông tin bắt buộc của người mua

Theo quy định hiện hành về hóa đơn điện tử, nội dung hóa đơn phải thể hiện đầy đủ các thông tin theo quy định, trong đó có thông tin về người mua.

Đối với cá nhân, thông tin thường bao gồm:

• Họ và tên người mua (nếu người mua cung cấp).
• Địa chỉ (nếu có).
• Mã số thuế (nếu người mua có và yêu cầu ghi trên hóa đơn).
• Các thông tin khác theo yêu cầu của pháp luật hoặc theo nhu cầu giao dịch.

Pháp luật hiện hành không quy định bắt buộc phải ghi số căn cước công dân (CCCD) của người mua trên mọi hóa đơn điện tử.

1.2. Mục đích của thông tin người mua

Thông tin người mua được ghi nhận nhằm:

• Xác định chủ thể của giao dịch.
• Phục vụ công tác quản lý thuế.
• Làm căn cứ chứng minh giao dịch mua bán.
• Bảo vệ quyền lợi của các bên khi phát sinh tranh chấp.

Do đó, doanh nghiệp cần ghi nhận đúng và đầy đủ các thông tin mà pháp luật yêu cầu, tránh ghi thiếu hoặc ghi sai.

II. Chỉ cung cấp họ tên, địa chỉ và SĐT, không cung cấp số căn cước thì có xuất được hóa đơn không?

2.1. Vẫn được lập hóa đơn điện tử

Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh và chỉ cung cấp:

• Họ và tên.
• Địa chỉ.
• Số điện thoại.

mà không cung cấp số căn cước công dân, doanh nghiệp vẫn có thể lập hóa đơn điện tử, nếu các thông tin còn lại đáp ứng quy định.

Việc người mua không cung cấp số CCCD không làm cho hóa đơn mất giá trị pháp lý, bởi số CCCD không phải là chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.

2.2. Có bắt buộc phải yêu cầu khách hàng cung cấp CCCD không?

Câu trả lời là không.

Doanh nghiệp không có nghĩa vụ bắt buộc phải thu thập số căn cước công dân của khách hàng chỉ để lập hóa đơn điện tử, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định riêng hoặc giao dịch thuộc lĩnh vực yêu cầu xác minh danh tính.

Việc yêu cầu khách hàng cung cấp CCCD khi không cần thiết còn có thể ảnh hưởng đến quyền bảo vệ dữ liệu cá nhân.

III. Phần thông tin người mua trên hóa đơn điện tử nên ghi như thế nào?

3.1. Trường hợp người mua chỉ cung cấp họ tên, địa chỉ và số điện thoại

Khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể ghi:

Tên người mua: Nguyễn Văn A

Địa chỉ: Số 25 đường ABC, phường XYZ, quận Hoàng Mai, Hà Nội

Số điện thoại: Theo chức năng của phần mềm (nếu phần mềm có trường thông tin này).

Không cần bổ sung số căn cước công dân nếu khách hàng không cung cấp.

3.2. Trường hợp người mua không cung cấp địa chỉ

Nếu người mua chỉ cung cấp họ tên mà không cung cấp địa chỉ, doanh nghiệp xử lý theo quy định hiện hành và hướng dẫn của cơ quan thuế đối với từng trường hợp cụ thể.

Doanh nghiệp không nên tự ý ghi thông tin không chính xác hoặc sử dụng địa chỉ giả để hoàn thiện hóa đơn.

IV. Có được để trống số căn cước trên hóa đơn điện tử không?

4.1. Số căn cước không phải là chỉ tiêu bắt buộc

Hiện nay, các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử không bao gồm số căn cước công dân của người mua.

Do đó:

• Không có số CCCD vẫn lập được hóa đơn.
• Không bị xử phạt chỉ vì hóa đơn không có thông tin căn cước của người mua.
• Không phải yêu cầu khách hàng bổ sung CCCD nếu pháp luật không bắt buộc.

4.2. Không nên ghi số CCCD khi chưa được khách hàng đồng ý

Số căn cước công dân là dữ liệu cá nhân.

Doanh nghiệp chỉ nên ghi nhận khi:

• Khách hàng chủ động cung cấp.
• Việc thu thập phù hợp với quy định pháp luật.
• Có mục đích sử dụng rõ ràng.

Không nên tự ý sao chép hoặc lưu giữ thông tin CCCD nếu không cần thiết.

V. Một số lưu ý khi lập hóa đơn điện tử cho cá nhân

5.1. Ghi đúng thông tin khách hàng đã cung cấp

Doanh nghiệp cần:

• Kiểm tra chính xác họ tên.
• Ghi đúng địa chỉ.
• Không tự ý sửa đổi thông tin.

Việc ghi sai thông tin có thể khiến khách hàng yêu cầu điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.

5.2. Không bắt buộc ghi số điện thoại

Số điện thoại thường không phải là chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử.

Nếu phần mềm hóa đơn điện tử có trường thông tin này thì doanh nghiệp có thể ghi theo thông tin khách hàng cung cấp.

5.3. Trường hợp người mua có mã số thuế

Nếu người mua là cá nhân có mã số thuế và có yêu cầu ghi nhận trên hóa đơn thì doanh nghiệp nên ghi đầy đủ để phục vụ việc kê khai thuế của người mua (nếu có).

VI. Những sai lầm doanh nghiệp thường gặp

6.1. Cho rằng bắt buộc phải có số CCCD mới xuất được hóa đơn

Đây là quan điểm chưa đúng.

Pháp luật hiện hành không bắt buộc người mua là cá nhân phải cung cấp số căn cước công dân để lập hóa đơn điện tử trong các giao dịch thông thường.

6.2. Tự ý ghi số CCCD không chính xác

Một số doanh nghiệp vì muốn hoàn thiện hồ sơ nên tự ý nhập số CCCD hoặc sử dụng thông tin không do khách hàng cung cấp.

Hành vi này có thể dẫn đến:

• Sai lệch thông tin trên hóa đơn.
• Vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Gây tranh chấp với khách hàng.

6.3. Yêu cầu khách hàng cung cấp quá nhiều thông tin

Doanh nghiệp chỉ nên thu thập các thông tin thực sự cần thiết để lập hóa đơn và phục vụ giao dịch.

Việc yêu cầu cung cấp quá nhiều thông tin cá nhân có thể khiến khách hàng e ngại và ảnh hưởng đến trải nghiệm dịch vụ.

VII. Kết luận

Chỉ cung cấp họ tên, địa chỉ và SĐT, không cung cấp số căn cước thì phần thông tin trên hóa đơn điện tử ghi thế nào? Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp vẫn có thể lập hóa đơn điện tử bình thường nếu người mua chỉ cung cấp họ tên, địa chỉ và số điện thoại. Số căn cước công dân không phải là chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử, do đó việc khách hàng không cung cấp CCCD không làm ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần ghi đúng các thông tin mà khách hàng đã cung cấp và tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Trên đây là những chia sẻ của Kế toán – Kiểm toán MVA về chỉ cung cấp họ tên, địa chỉ và SĐT, không cung cấp số căn cước thì phần thông tin trên hóa đơn điện tử ghi thế nào. Hy vọng bài viết đã giúp Quý doanh nghiệp và hộ kinh doanh hiểu rõ quy định khi lập hóa đơn điện tử cho cá nhân. Nếu Quý khách cần tư vấn về hóa đơn điện tử, thuế hoặc dịch vụ kế toán doanh nghiệp, vui lòng liên hệ Hotline: 024.7109.7766 để được đội ngũ chuyên gia của Kế toán – Kiểm toán MVA hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.