Nguyên tắc tính chi phí hợp lý đối với quà tặng Trung thu cần lưu ý là gì?

Trung thu là dịp nhiều doanh nghiệp tặng bánh và quà cho khách hàng, đối tác, người lao động. Tuy nhiên, chi phí hợp lý đối với quà tặng Trung thu cần đáp ứng các điều kiện về mục đích, hóa đơn và chứng từ. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý quy định về thanh toán và hóa đơn khi biếu, tặng hàng hóa. Vậy khoản chi này được xác định như thế nào trong năm 2026?

I. Quà tặng Trung thu có được tính vào chi phí được trừ?

1.1. Nguyên tắc xác định chi phí được trừ

Theo quy định về thuế TNDN, một khoản chi muốn được trừ cần đáp ứng các điều kiện nhất định. Khoản chi phải phát sinh thực tế và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Doanh nghiệp cũng phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

Đối với quà Trung thu, doanh nghiệp cần xác định rõ đối tượng nhận quà. Trường hợp tặng khách hàng, đối tác, khoản chi thường gắn với hoạt động chăm sóc và duy trì quan hệ kinh doanh. Trường hợp tặng người lao động, khoản chi có thể được xem xét theo quy định về chi phúc lợi.

Như vậy, không phải cứ mua bánh Trung thu là doanh nghiệp được tính toàn bộ vào chi phí được trừ. Hồ sơ và mục đích sử dụng quà tặng cần được thể hiện rõ.

Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng điều kiện theo quy định. Doanh nghiệp cần đối chiếu từng khoản chi với các điều kiện này trước khi quyết toán thuế.

1.2. Có giới hạn riêng đối với quà tặng khách hàng không?

Hiện nay, doanh nghiệp không phải áp dụng một mức giới hạn riêng chỉ vì khoản chi là quà Trung thu tặng khách hàng. Vấn đề quan trọng là khoản chi có thực tế và phục vụ hoạt động kinh doanh hay không.

Ví dụ, doanh nghiệp mua bánh để tặng khách hàng nhân dịp Trung thu. Doanh nghiệp có kế hoạch tặng quà, hóa đơn mua hàng và chứng từ thanh toán hợp lệ. Sau đó, doanh nghiệp có danh sách khách hàng nhận quà.

Nếu hồ sơ chứng minh được mục đích và quá trình sử dụng, khoản chi có cơ sở được tính vào chi phí được trừ. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đúng quy định về hóa đơn khi xuất hàng biếu, tặng.

II. Điều kiện để chi phí quà Trung thu được tính vào chi phí được trừ

2.1. Khoản chi phải phát sinh thực tế

Điều kiện đầu tiên là khoản chi phải phát sinh thực tế tại doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần có căn cứ chứng minh việc mua và sử dụng quà tặng.

Chẳng hạn, doanh nghiệp mua 500 hộp bánh Trung thu. Số lượng này phải phù hợp với chương trình tặng quà và đối tượng nhận quà. Doanh nghiệp không nên ghi nhận chi phí chỉ dựa trên hóa đơn mua hàng.

Kế toán nên xây dựng hồ sơ từ thời điểm phát sinh chương trình. Hồ sơ càng đầy đủ thì việc giải trình với cơ quan thuế càng thuận lợi.

2.2. Khoản chi phải liên quan đến hoạt động kinh doanh

Đối với quà tặng khách hàng, doanh nghiệp nên thể hiện rõ mục đích của chương trình. Mục đích có thể là chăm sóc khách hàng, duy trì quan hệ đối tác hoặc tri ân khách hàng.

Doanh nghiệp nên có quyết định hoặc kế hoạch tặng quà. Nội dung nên nêu rõ đối tượng, số lượng và giá trị quà tặng.

Nếu doanh nghiệp có chương trình chăm sóc khách hàng thường xuyên, hồ sơ nên được lưu cùng các tài liệu của chương trình. Cách này giúp chứng minh khoản chi có liên quan đến hoạt động kinh doanh.

2.3. Phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Hóa đơn mua bánh Trung thu là chứng từ quan trọng. Doanh nghiệp nên mua hàng từ nhà cung cấp có khả năng xuất hóa đơn hợp pháp.

Thông tin trên hóa đơn cần phù hợp với hàng hóa thực tế. Số lượng bánh trên hóa đơn cũng nên phù hợp với số lượng nhập và xuất kho.

Doanh nghiệp không nên mua hàng không có hóa đơn rồi lập chứng từ nội bộ để hợp thức hóa khoản chi. Cách xử lý này tiềm ẩn rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

2.4. Đáp ứng điều kiện về thanh toán

Đây là nội dung kế toán cần đặc biệt lưu ý trong năm 2026. Theo quy định hiện hành, các khoản mua hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cần đáp ứng điều kiện này.

Vì vậy, trước khi thanh toán tiền mua quà, kế toán cần kiểm tra giá trị giao dịch. Nếu thuộc trường hợp phải thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần thực hiện đúng phương thức thanh toán.

Việc thanh toán bằng tiền mặt trong trường hợp không đáp ứng điều kiện có thể khiến khoản chi gặp rủi ro khi xác định chi phí được trừ.

III. Hồ sơ cần chuẩn bị khi mua quà Trung thu

3.1. Hồ sơ mua hàng

Doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ từ khâu mua quà. Bộ hồ sơ cần thể hiện được hàng hóa đã được mua thực tế và đưa vào sử dụng. Thông thường, kế toán nên lưu hợp đồng hoặc đơn đặt hàng nếu có. Hóa đơn mua hàng và chứng từ thanh toán cũng cần được lưu đầy đủ. Trường hợp hàng được nhập kho trước khi tặng, doanh nghiệp cần có chứng từ nhập kho. Khi xuất quà, doanh nghiệp tiếp tục lập chứng từ xuất kho theo quy trình nội bộ.

3.2. Quyết định hoặc kế hoạch tặng quà

Doanh nghiệp nên ban hành quyết định hoặc kế hoạch tặng quà Trung thu. Đây là căn cứ quan trọng để thể hiện mục đích của khoản chi. Nội dung có thể nêu thời gian thực hiện, đối tượng nhận quà và số lượng quà. Doanh nghiệp cũng có thể quy định giá trị quà tặng theo từng nhóm đối tượng. Với doanh nghiệp có quy mô lớn, việc lập kế hoạch trước giúp kiểm soát số lượng quà. Kế toán cũng dễ đối chiếu giữa số lượng mua và số lượng đã tặng.

3.3. Danh sách và chứng từ giao nhận

Sau khi mua quà, doanh nghiệp nên lập danh sách đối tượng nhận quà. Danh sách có thể phân chia theo khách hàng, đối tác hoặc người lao động. Nếu có điều kiện, doanh nghiệp nên lưu thêm chứng từ giao nhận. Hồ sơ này giúp chứng minh hàng hóa đã được sử dụng đúng mục đích. Không phải mọi trường hợp đều có thể lấy chữ ký của từng khách hàng. Doanh nghiệp có thể xây dựng phương án chứng minh phù hợp với cách thức tặng quà thực tế.

IV. Quà Trung thu tặng khách hàng cần lưu ý gì?

4.1. Cần chứng minh mục đích tặng quà

Quà Trung thu cho khách hàng thường được doanh nghiệp sử dụng trong hoạt động chăm sóc và duy trì quan hệ kinh doanh. Tuy nhiên, kế toán vẫn nên có hồ sơ chứng minh mục đích này.

Ví dụ, doanh nghiệp có chương trình tri ân khách hàng dịp Trung thu. Doanh nghiệp mua 300 hộp bánh và phân bổ cho bộ phận kinh doanh để tặng khách hàng.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên có kế hoạch chương trình. Danh sách khách hàng nhận quà cũng nên được lập để đối chiếu.

4.2. Cần lưu ý hóa đơn khi biếu, tặng

Đây là nội dung doanh nghiệp không nên bỏ qua. Khi xuất hàng hóa để biếu, tặng, doanh nghiệp cần thực hiện việc lập hóa đơn theo quy định hiện hành. Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ có hiệu lực. Doanh nghiệp cần cập nhật quy định mới khi xử lý hàng hóa biếu, tặng. Như vậy, hồ sơ của doanh nghiệp không chỉ có hóa đơn mua bánh. Kế toán còn cần kiểm tra việc lập hóa đơn khi xuất quà tặng.

4.3. Giá tính thuế khi tặng hàng hóa cần được lưu ý

Quà Trung thu là hàng hóa được doanh nghiệp mua rồi sử dụng để biếu, tặng. Vì vậy, kế toán cần xem xét quy định về giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa biếu, tặng. Doanh nghiệp không nên tự mặc định giá tính thuế bằng 0 đồng. Việc xác định giá tính thuế cần căn cứ quy định về thuế GTGT và hóa đơn hiện hành. Đây là một trong những nội dung cần được kiểm tra trước khi lập hóa đơn đầu ra cho quà Trung thu.

V. Quà Trung thu cho người lao động có được tính chi phí?

5.1. Quà Trung thu có thể thuộc khoản chi phúc lợi

Doanh nghiệp thường tặng bánh hoặc quà Trung thu cho người lao động. Khoản chi này có thể thuộc nhóm chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động. Theo quy định về thuế TNDN, phần chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt mức quy định sẽ không được tính vào chi phí được trừ. Mức giới hạn được xác định trên cơ sở một tháng lương bình quân thực tế trong năm.

Vì vậy, kế toán không nên chỉ kiểm tra riêng khoản quà Trung thu. Cần tổng hợp các khoản phúc lợi thuộc cùng nhóm trong cả năm.

5.2. Cần theo dõi tổng chi phúc lợi

Trong năm, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều khoản phúc lợi khác nhau. Các khoản này có thể bao gồm quà Tết, nghỉ mát, hỗ trợ hiếu hỷ và quà Trung thu. Kế toán nên lập bảng theo dõi riêng để kiểm soát tổng chi. Việc này giúp doanh nghiệp xác định chính xác phần chi được trừ. Nếu tổng chi vượt mức quy định, phần vượt cần được loại khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Doanh nghiệp không nên đưa toàn bộ khoản chi vào chi phí được trừ.

5.3. Nên có quy chế hoặc chính sách phúc lợi

Doanh nghiệp nên quy định chính sách phúc lợi trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ. Chính sách có thể quy định đối tượng và mức quà Trung thu. Hồ sơ này giúp doanh nghiệp có căn cứ khi thực hiện chương trình. Đồng thời, kế toán cũng dễ xác định khoản chi thuộc chính sách phúc lợi nào. Đối với doanh nghiệp có nhiều người lao động, việc quy định rõ chính sách còn giúp hạn chế tình trạng chi không thống nhất.

VI. Ví dụ xác định chi phí hợp lý đối với quà tặng Trung thu

6.1. Trường hợp tặng khách hàng

Công ty A mua 400 hộp bánh Trung thu để tặng khách hàng. Tổng giá trị mua là 80 triệu đồng. Công ty nhận hóa đơn hợp pháp từ nhà cung cấp và thanh toán theo đúng quy định.

Trước chương trình, công ty ban hành quyết định tặng quà. Bộ phận kinh doanh lập danh sách khách hàng nhận quà. Sau đó, kế toán thực hiện nhập và xuất kho theo quy trình.

Công ty cũng lập hóa đơn khi xuất hàng biếu, tặng theo quy định. Hồ sơ chương trình được lưu cùng chứng từ mua hàng và thanh toán.

Với bộ hồ sơ như trên, khoản chi có cơ sở đáp ứng điều kiện về chi phí được trừ. Tuy nhiên, kế toán vẫn cần kiểm tra riêng nghĩa vụ thuế phát sinh khi biếu, tặng.

6.2. Trường hợp tặng người lao động

Công ty B mua 200 phần quà Trung thu cho người lao động. Công ty có chính sách phúc lợi và quyết định chi quà Trung thu.

Kế toán lưu hóa đơn mua quà, chứng từ thanh toán và danh sách người lao động nhận quà. Khoản chi được tổng hợp cùng các khoản phúc lợi khác trong năm.

Giả sử tổng chi phúc lợi của công ty không vượt mức quy định. Khi đó, khoản chi có cơ sở được tính vào chi phí được trừ.

Nếu tổng chi vượt giới hạn, phần vượt cần được loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

VII. Những lỗi thường gặp khi hạch toán quà Trung thu

7.1. Chỉ lưu hóa đơn mua bánh

Một số doanh nghiệp cho rằng có hóa đơn đầu vào là đủ điều kiện. Cách hiểu này chưa đầy đủ. Hóa đơn chứng minh doanh nghiệp mua hàng. Doanh nghiệp vẫn cần chứng minh mục đích và quá trình sử dụng hàng hóa. Vì vậy, kế toán nên lưu quyết định tặng quà, phiếu xuất kho và danh sách nhận quà. Hồ sơ cần phù hợp với thực tế phát sinh.

7.2. Không kiểm tra phương thức thanh toán

Doanh nghiệp có thể phát sinh rủi ro nếu thanh toán bằng tiền mặt trong trường hợp pháp luật yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Kế toán cần kiểm tra giá trị giao dịch trước khi thanh toán. Nếu mua nhiều lần trong ngày từ cùng một nhà cung cấp, cần xem xét tổng giá trị theo quy định.

7.3. Không lập hóa đơn khi xuất quà

Đây là lỗi khá phổ biến khi doanh nghiệp tặng bánh Trung thu. Kế toán thường chú ý hóa đơn đầu vào nhưng bỏ qua hóa đơn đầu ra. Doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp phải lập hóa đơn khi biếu, tặng. Đồng thời, nội dung hóa đơn cần phù hợp với quy định hiện hành.

7.4. Không theo dõi giới hạn chi phúc lợi

Đối với quà tặng người lao động, kế toán cần theo dõi tổng chi phúc lợi trong năm. Nếu chỉ kiểm tra riêng tiền quà Trung thu, doanh nghiệp có thể xác định sai phần chi được trừ. Vì vậy, nên có bảng tổng hợp phúc lợi theo từng tháng hoặc từng quý. Cuối năm, kế toán đối chiếu tổng chi với mức được phép tính vào chi phí.

VIII. Checklist hồ sơ kế toán cần chuẩn bị

Để hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên kiểm tra các hồ sơ quan trọng sau:

• Quyết định hoặc kế hoạch tặng quà Trung thu.

• Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng nếu có.

• Hóa đơn mua bánh và hàng hóa.

• Chứng từ thanh toán.

• Phiếu nhập kho và xuất kho nếu có.

• Danh sách khách hàng, đối tác hoặc người lao động nhận quà.

• Chứng từ giao nhận quà nếu có.

• Quy chế tài chính hoặc chính sách phúc lợi.

• Hóa đơn khi xuất hàng biếu, tặng theo quy định.

• Hồ sơ xác định và theo dõi chi phúc lợi trong năm.

Việc chuẩn bị hồ sơ ngay khi phát sinh sẽ giúp doanh nghiệp dễ giải trình hơn. Kế toán cũng hạn chế được tình trạng thiếu chứng từ khi cơ quan thuế kiểm tra.

IX. Kết luận

Chi phí hợp lý đối với quà tặng Trung thu cần được xem xét trên nhiều yếu tố. Doanh nghiệp phải chứng minh khoản chi phát sinh thực tế và liên quan đến hoạt động của mình. Hóa đơn và chứng từ thanh toán cũng phải đáp ứng quy định. Với quà tặng khách hàng, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ chứng minh mục đích kinh doanh. Đồng thời, cần thực hiện đúng quy định về hóa đơn khi biếu, tặng hàng hóa. Với quà tặng người lao động, doanh nghiệp cần lưu ý giới hạn chi phúc lợi. Kế toán phải tổng hợp các khoản phúc lợi trong năm để xác định phần chi được trừ. Đặc biệt, doanh nghiệp cần cập nhật quy định hóa đơn, thuế GTGT và thuế TNDN áp dụng trong năm 2026. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế nguy cơ bị loại chi phí khi quyết toán thuế.