Chứng từ kế toán là gì? Các loại chứng từ kế toán thường dùng

Cùng với hóa đơn, các chứng từ kế toán chính là tài liệu không thể thiếu trong mọi hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp. Vậy thực chất, chứng từ kế toán là gì, gồm những loại nào, nội dung ra sao. Cùng tìm hiểu trong bài viết này của MVA.

I.Chứng từ kế toán là gì?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Luật kế toán 2015, chứng từ kế toán là những vật mang tin, giấy tờ phải ánh nghiệp vụ tài chính, kinh tế phát sinh trongh hoạt động kinh doanh, sản xuất. Chứng từ kế toán chính là căn cứ ghi sổ kế toán.

Ví dụ cụ thể

  • Chứng từ mua hàng: Hóa đơn VAT, bản kê mua hàng
  • Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, giấy báo có, sao kê ngân hàng, bảng chấm công, bảng tạm ứng lương…
  • Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…
Kế toán viên tại MVA Việt Nam
Kế toán viên tại MVA Việt Nam

II. Những nội dung trên chứng từ kế toán 

Trên chứng từ kế toán phải có có các nội dung sau:

  • Tên và số hiệu của chứng từ kế toán
  • Tên, địa chỉ cơ quan, đơn vị lập chứng từ
  • Tên, địa chỉ, đơn vị nhận chứng từ kế toán
  • Ngày, tháng, năm lập chứng từ
  • Nội dung phát sinh
  • Số lượng, đơn giá, thành tiền, chi tiết bằng chữ
  • Chữ ký, họ tên người duyệt, người lập chứng từ…

III. Các loại chứng từ kế toán phổ biến hiện nay

3.1 Lao động tiền lương

  • Bảng chấm công
  • Bảng chấm công làm thêm giờ
  • Bảng thanh toán tiền lương
  • Bảng thanh toán tiền thưởng
  • Giấy đi đường
  • Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
  • Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
  • Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
  • Hợp đồng giao khoán
  • Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán
  • Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
  • Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội

3.2 Hàng tồn kho

  • Phiếu nhập kho
  • Phiếu xuất kho
  • Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
  • Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
  • Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
  • Bảng kê mua hàng
  • Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ

3.3 Bán hàng

  • Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi
  • Thẻ quầy hàng

3.4 Tiền tệ 

  • Phiếu thu
  • Phiếu chi
  • Giấy đề nghị tạm ứng
  • Giấy thanh toán tiền tạm ứng
  • Giấy đề nghị thanh toán
  • Biên lai thu tiền
  • Bảng kê vàng tiền tệ
  • Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND)
  • Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ)
  • Bảng kê chi tiền

3.5 Tài sản cố định

  • Biên bản giao nhận TSCĐ
  • Biên bản thanh lý TSCĐ
  • Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành
  • Biên bản đánh giá lại TSCĐ
  • Biên bản kiểm kê TSCĐ
  • Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

IV. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi nào?

  • Là một trong số các chứng từ kể trên
  • Được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa và không thay đổi trong quá trình gửi qua các thiết bị máy tính, viễn thông, thẻ thanh toán.
  • Đảm bảo tính bảo mật, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép.

V. Lập và lưu trữ chứng từ kế toán

  • Chứng từ kế toán sẽ được lập 1 lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính
  • Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ, rõ ràng, chính xác
  • Các nội dung nghiệp vụ kinh tế không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa. Phải viết bằng bút mực, số, chữ phải viết liên tục, không ngắt quãng.
  • Chứng từ tẩy xóa, sửa chữa sẽ không có giá trị khi thanh toán và ghi sổ kế toán
  • Chứng từ bị sai sẽ phải gạch chéo
  • Chứng từ phải có đủ số liên quy định
  • Phải có chữ ký của người lập, người duyệt chứng từ kế toán
Văn phòng MVA tại Hà Nội
Văn phòng MVA tại Hà Nội

VI. Tác dụng của chứng từ kế toán 

  • Chứng từ kế toán chính là bước đầu ghi nhận phát sinh nghiệp vụ tài chính, kinh tế. Nó chính là căn cứ để ghi nhận nghiệp vụ vào sổ sách. Chứng từ kế toán chính là chứng minh tính hợp pháp của các nghiệp vụ được ghi nhận trên sổ sách kế toán.
  • Chứng từ kế toán là phương tiện để các cấp quản lý truyền đại công việc xuống các bộ phận thực hiện. Là căn cứ xác minh sự hoàn thành các đầu việc trong sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Là bằng chứng pháp lý khi có kiện tụng, tranh chấp giữa các doanh nghiệp hoặc giữa doanh nghiệp và cơ quan pháp luật.
  • Chứng từ kế toán là căn cứ ghi nhận, kiểm tra việc hoàn thành các nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

VII. Kết luận 

Chứng từ kế toán có ý nghĩa quan trọng trong công việc kế toán của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ chứng từ sẽ giúp kế toán viên lập chứng từ đúng quy định, lưu trữ đúng giúp tăng hiệu quả công việc.

Trả lời

0981.350.666 Chat zalo dungtq.mva@gmail.com FB MVA Việt Nam Yotube MVA