Điều kiện để kinh doanh địa điểm làm thủ tục hải quan, tập kết, kiểm tra, giám sát hải quan

Điều kiện để kinh doanh địa điểm làm thủ tục hải quan, tập kết, kiểm tra, giám sát hải quan là vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm. Đây là hoạt động chịu sự quản lý của cơ quan hải quan. Doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện về vị trí và diện tích. Cơ sở vật chất cũng phải đáp ứng yêu cầu giám sát. Vậy quy định năm 2026 về hoạt động này như thế nào?

I. Kinh doanh địa điểm làm thủ tục hải quan có điều kiện không?

Kinh doanh địa điểm làm thủ tục hải quan là hoạt động có điều kiện. Doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu trước khi địa điểm được công nhận. Các điều kiện tập trung vào diện tích và vị trí. Ngoài ra còn có yêu cầu về phần mềm và camera. Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra địa điểm trước khi công nhận.

Căn cứ pháp lý chính là Nghị định 68/2016/NĐ-CP. Nghị định này quy định nhiều loại địa điểm hải quan. Nội dung gồm cảng cạn và địa điểm tập kết hàng hóa. Nghị định cũng quy định địa điểm kiểm tra và giám sát. Một số điều kiện đã được điều chỉnh trong năm 2026.

II. Điều kiện đối với địa điểm làm thủ tục hải quan tại cảng cạn

2.1. Điều kiện về diện tích

Địa điểm làm thủ tục hải quan tại cảng cạn phải có diện tích tối thiểu. Trường hợp cảng được thành lập trong nội địa, diện tích tối thiểu là 50.000 m². Nếu cảng nằm trong khu công nghiệp, diện tích tối thiểu là 20.000 m². Đây là điều kiện doanh nghiệp cần xác định trước khi đầu tư. Diện tích thực tế phải phù hợp với hồ sơ đề nghị công nhận.

2.2. Điều kiện về phần mềm quản lý

Địa điểm phải có phần mềm quản lý hàng hóa. Phần mềm phải theo dõi được hàng nhập và hàng xuất. Hệ thống cũng phải quản lý hàng đang lưu giữ. Thông tin cần thể hiện tên hàng và số lượng. Tình trạng hàng hóa cũng phải được cập nhật. Dữ liệu phải kết xuất trực tuyến cho cơ quan hải quan.

2.3. Điều kiện về camera giám sát

Địa điểm phải có hệ thống camera giám sát. Camera phải kết nối trực tuyến với cơ quan hải quan. Hệ thống phải quan sát được các vị trí của địa điểm. Camera phải hoạt động trong toàn bộ thời gian 24/24 giờ. Dữ liệu hình ảnh phải được lưu giữ tối thiểu 06 tháng. Đây là điều kiện cần hoàn thiện trước khi đề nghị kiểm tra.

2.4. Điều kiện về cơ sở vật chất

Doanh nghiệp phải bố trí mặt bằng phù hợp với hoạt động. Khu vực phải có ranh giới rõ với bên ngoài. Sơ đồ địa điểm cần thể hiện các khu vực chức năng. Các khu vực này gồm kho và nơi tập kết hàng. Khu vực kiểm tra thực tế cũng phải được bố trí. Ngoài ra còn có nơi làm việc cho cơ quan hải quan.

III. Điều kiện đối với địa điểm tập kết, kiểm tra, giám sát hàng hóa

3.1. Điều kiện về vị trí

Địa điểm tập kết hàng hóa phải nằm tại khu vực được phép. Địa điểm có thể nằm trong khu vực cửa khẩu. Ngoài ra còn có khu công nghiệp và khu công nghệ cao. Khu kinh tế cửa khẩu cũng thuộc phạm vi được phép. Địa điểm nằm trong quy hoạch trung tâm logistics cũng có thể được công nhận.

Đối với địa điểm tại khu vực biên giới, quy định có điểm riêng. Địa điểm có thể nằm trong khu kinh tế cửa khẩu. Địa điểm cũng có thể nằm tại khu vực cửa khẩu biên giới đất liền. Nếu nằm ngoài khu kinh tế cửa khẩu, địa điểm phải cách cửa khẩu không quá 10 km.

3.2. Điều kiện về diện tích

Địa điểm tập kết hàng hóa xuất nhập khẩu tập trung phải có diện tích tối thiểu 10.000 m². Đối với địa điểm tại khu vực biên giới, mức diện tích có sự khác nhau. Địa điểm tại cửa khẩu quốc tế và cửa khẩu chính phải đạt 5.000 m². Địa điểm tại khu vực biên giới khác phải đạt 3.000 m². Doanh nghiệp cần xác định đúng vị trí để áp dụng mức diện tích.

3.3. Điều kiện về phần mềm quản lý

Địa điểm phải có phần mềm quản lý hàng hóa. Hệ thống phải theo dõi hàng đưa vào và đưa ra. Thông tin lưu giữ phải được cập nhật đầy đủ. Phần mềm phải quản lý theo vận đơn hoặc tờ khai. Dữ liệu phải kết xuất trực tuyến cho cơ quan hải quan. Hệ thống phải phục vụ việc giám sát hàng hóa tự động.

3.4. Điều kiện về camera

Địa điểm phải lắp đặt hệ thống camera giám sát. Camera phải kết nối trực tuyến với cơ quan hải quan. Hệ thống phải quan sát được mọi vị trí cần thiết. Camera phải hoạt động liên tục 24/24 giờ. Dữ liệu hình ảnh phải được lưu giữ tối thiểu 06 tháng.

IV. Điều kiện đối với địa điểm hàng bưu chính, chuyển phát nhanh

Địa điểm tập kết hàng bưu chính cũng có yêu cầu riêng. Địa điểm phải nằm trong khu vực được quy hoạch. Khu vực này có thể là cửa khẩu quốc tế hoặc ga liên vận quốc tế. Một số địa điểm có thể nằm trong quy hoạch logistics. Địa điểm trong quy hoạch cảng hàng không quốc tế cũng được áp dụng quy định riêng.

Diện tích tối thiểu phụ thuộc vào từng trường hợp. Địa điểm tại cửa khẩu quốc tế cần tối thiểu 1.000 m². Địa điểm trong quy hoạch trung tâm logistics cần tối thiểu 5.000 m². Nếu nằm trong quy hoạch cảng hàng không, diện tích còn phụ thuộc số doanh nghiệp hoạt động. Doanh nghiệp cần xác định đúng mô hình trước khi chuẩn bị địa điểm.

V. Hồ sơ công nhận địa điểm

Doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ đề nghị công nhận. Hồ sơ cần thể hiện rõ thông tin về địa điểm. Sơ đồ mặt bằng cũng phải được chuẩn bị. Các khu vực chức năng cần thể hiện rõ trên sơ đồ. Doanh nghiệp cũng phải chuẩn bị tài liệu về phần mềm quản lý.

Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm cũng rất quan trọng. Hồ sơ còn có thể yêu cầu tài liệu về phòng cháy chữa cháy. Quy chế hoạt động cũng cần được chuẩn bị theo từng loại địa điểm. Thành phần hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào loại địa điểm đăng ký.

VI. Thủ tục công nhận địa điểm

Doanh nghiệp nộp hồ sơ theo thủ tục hải quan. Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, doanh nghiệp phải bổ sung. Sau đó, cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra thực tế. Nội dung kiểm tra gồm diện tích và cơ sở vật chất. Hệ thống phần mềm và camera cũng được kiểm tra.

Với địa điểm làm thủ tục hải quan tại cảng cạn, thủ tục có bước kiểm tra thực tế. Theo quy định hiện hành, cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ và địa điểm. Sau khi kiểm tra, cơ quan có thẩm quyền xem xét công nhận. Doanh nghiệp chỉ nên đưa địa điểm vào hoạt động sau khi được công nhận.

VII. Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Doanh nghiệp nên xác định đúng loại địa điểm trước khi đầu tư. Mỗi loại địa điểm có mức diện tích khác nhau. Điều kiện về vị trí cũng không hoàn toàn giống nhau. Vì vậy, doanh nghiệp không nên áp dụng chung một bộ điều kiện.

Phần mềm và camera cũng cần được chuẩn bị từ đầu. Hệ thống phải đáp ứng yêu cầu kết nối với hải quan. Dữ liệu phải được lưu trữ và kết xuất theo quy định. Doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị mặt bằng cho hoạt động kiểm tra.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần theo dõi các quy định mới. Năm 2026 đã có nhiều nội dung được cắt giảm. Một số điều kiện đã được đơn giản hóa. Doanh nghiệp nên dùng quy định hiện hành khi chuẩn bị hồ sơ.

VIII. Kết luận

Điều kiện để kinh doanh địa điểm làm thủ tục hải quan, tập kết, kiểm tra, giám sát hải quan gồm nhiều nội dung. Doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu về vị trí và diện tích. Cơ sở vật chất cũng phải phù hợp với hoạt động. Phần mềm quản lý phải đáp ứng yêu cầu kết nối. Hệ thống camera phải hoạt động liên tục và lưu dữ liệu theo quy định.

Trước khi đầu tư, doanh nghiệp nên xác định đúng loại địa điểm. Sau đó, doanh nghiệp kiểm tra từng điều kiện tương ứng. Việc chuẩn bị đầy đủ giúp hạn chế việc phải sửa đổi hồ sơ. Đồng thời, doanh nghiệp có thể chủ động hơn khi cơ quan hải quan kiểm tra.