Doanh nghiệp mới thành lập đăng ký hóa đơn điện tử ra sao? Hướng dẫn chi tiết từ A-Z năm 2026

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, một trong những thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện trước khi xuất hóa đơn cho khách hàng là đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo quy định hiện hành, hầu hết doanh nghiệp khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ đều phải sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Việc đăng ký đúng thời điểm giúp doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn hợp pháp, hạn chế rủi ro bị xử phạt và thuận lợi trong quá trình kê khai, quyết toán thuế.

I. Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc đăng ký hóa đơn điện tử không?

Có. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Việc đăng ký hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích như:

1.1. Được phép xuất hóa đơn hợp pháp

Doanh nghiệp chỉ được lập hóa đơn khi đã hoàn tất thủ tục đăng ký và được cơ quan thuế chấp thuận.

1.2. Hạn chế nguy cơ bị xử phạt

Việc sử dụng hóa đơn không đúng quy định có thể dẫn đến các mức xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật.

1.3. Đảm bảo quyền lợi của khách hàng

Hóa đơn điện tử hợp lệ giúp khách hàng có căn cứ kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo quy định.

1.4. Thuận tiện cho công tác kế toán

Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, lưu trữ, kê khai và quyết toán thuế.

II. Căn cứ pháp lý

Việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay được thực hiện theo các văn bản sau:

2.1. Luật Quản lý thuế năm 2019

Quy định nguyên tắc quản lý thuế và sử dụng hóa đơn điện tử.

2.2. Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Quy định về hóa đơn, chứng từ.

2.3. Thông tư 78/2021/TT-BTC

Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.

2.4. Các văn bản hướng dẫn của cơ quan thuế

Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các quy định mới trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

III. Doanh nghiệp mới thành lập khi nào được đăng ký hóa đơn điện tử?

Ngay sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau, doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

3.1. Có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Đây là căn cứ xác nhận doanh nghiệp được thành lập hợp pháp.

3.2. Được cấp mã số thuế

Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế của doanh nghiệp.

3.3. Có chữ ký số điện tử

Chữ ký số được sử dụng để ký hồ sơ và ký hóa đơn điện tử.

Trên thực tế, đa số doanh nghiệp thực hiện thủ tục này ngay sau khi hoàn tất hồ sơ khai thuế ban đầu.

IV. Điều kiện để đăng ký hóa đơn điện tử

4.1. Có mã số thuế

Đây là điều kiện bắt buộc để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

4.2. Có chữ ký số

Doanh nghiệp cần chữ ký số còn hiệu lực để:

• Ký hồ sơ gửi cơ quan thuế.
• Ký hóa đơn điện tử.
• Kê khai thuế điện tử.

4.3. Có phần mềm hóa đơn điện tử

Phần mềm cần đáp ứng các yêu cầu:

• Kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
• Lập hóa đơn đúng chuẩn dữ liệu.
• Lưu trữ an toàn.
• Tra cứu thuận tiện.

V. Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Hiện nay, doanh nghiệp không cần nộp hồ sơ giấy.

5.1. Tờ khai đăng ký

Sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

5.2. Chữ ký số

Dùng để ký điện tử trên hồ sơ đăng ký.

5.3. Tài khoản giao dịch thuế điện tử

Là tài khoản để gửi hồ sơ và nhận phản hồi từ cơ quan thuế.

VI. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập

6.1. Bước 1: Chuẩn bị chữ ký số

Doanh nghiệp đăng ký chữ ký số với đơn vị cung cấp chứng thư số.

6.2. Bước 2: Đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử

Tài khoản này được sử dụng để khai thuế, nộp thuế và đăng ký hóa đơn điện tử.

6.3. Bước 3: Lập tờ khai đăng ký

Doanh nghiệp kê khai các thông tin như:

• Tên doanh nghiệp.
• Mã số thuế.
• Địa chỉ.
• Loại hóa đơn.
• Hình thức sử dụng.
• Thông tin người đại diện.

Sau đó ký số và gửi cơ quan thuế.

6.4. Bước 4: Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ

Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo chấp thuận.

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan thuế sẽ yêu cầu chỉnh sửa và gửi lại.

6.5. Bước 5: Bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử

Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp có thể:

• Lập hóa đơn.
• Ký số.
• Gửi khách hàng.
• Truyền dữ liệu cho cơ quan thuế.

VII. Doanh nghiệp mới thành lập sử dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã?

7.1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Loại hóa đơn này được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua.

Thường áp dụng đối với:

• Doanh nghiệp mới thành lập.
• Doanh nghiệp có rủi ro về thuế.
• Các trường hợp theo quy định.

7.2. Hóa đơn điện tử không có mã

Áp dụng đối với doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.

VIII. Bao lâu thì được chấp nhận đăng ký?

Thông thường, nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan thuế sẽ phản hồi trong thời gian theo quy định.

8.1. Một số nguyên nhân hồ sơ bị từ chối

• Sai thông tin doanh nghiệp.
• Sai chữ ký số.
• Sai biểu mẫu đăng ký.

IX. Những lỗi thường gặp khi đăng ký hóa đơn điện tử

9.1. Chưa đăng ký chữ ký số

Không thể ký và gửi hồ sơ.

9.2. Chữ ký số hết hạn

Hệ thống sẽ từ chối tiếp nhận hồ sơ.

9.3. Sai địa chỉ email

Doanh nghiệp không nhận được thông báo từ cơ quan thuế.

9.4. Khai sai thông tin doanh nghiệp

Ví dụ:

• Sai tên doanh nghiệp.
• Sai mã số thuế.
• Sai địa chỉ.

9.5. Chưa đăng ký giao dịch thuế điện tử

Đây là lỗi khá phổ biến đối với doanh nghiệp mới thành lập.

X. Doanh nghiệp mới thành lập cần lưu ý gì khi sử dụng hóa đơn điện tử?

10.1. Chỉ xuất hóa đơn khi phát sinh giao dịch

Không lập hóa đơn khống hoặc lập sai thời điểm.

10.2. Kiểm tra kỹ thông tin người mua

Bao gồm tên, mã số thuế và địa chỉ.

10.3. Ghi đúng thuế suất

Áp dụng đúng mức thuế theo quy định.

10.4. Lưu trữ hóa đơn điện tử

Thực hiện lưu trữ đúng thời hạn theo quy định của pháp luật.

10.5. Xử lý hóa đơn sai sót đúng quy định

Không sửa trực tiếp hóa đơn đã phát hành mà phải thực hiện theo đúng quy trình xử lý hóa đơn điện tử.

XI. Có bắt buộc mua phần mềm hóa đơn điện tử không?

Có. Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm đáp ứng chuẩn kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

11.1. Tiêu chí lựa chọn phần mềm

• Chi phí hợp lý.
• Khả năng tích hợp với phần mềm kế toán.
• Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng.
• Hệ thống ổn định.
• Lưu trữ dữ liệu an toàn.

XII. Một số câu hỏi thường gặp

12.1. Doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu có cần đăng ký hóa đơn điện tử không?

Có thể đăng ký ngay sau khi thành lập để sẵn sàng sử dụng khi phát sinh hoạt động kinh doanh.

12.2. Có được xuất hóa đơn ngay sau khi thành lập không?

Được, nếu doanh nghiệp đã hoàn tất đăng ký và được cơ quan thuế chấp thuận.

12.3. Có thể thay đổi mẫu hóa đơn sau khi đăng ký không?

Có. Doanh nghiệp được thay đổi mẫu hóa đơn hoặc các thông tin khác theo quy định.

12.4. Đăng ký hóa đơn điện tử có mất phí không?

Thủ tục đăng ký với cơ quan thuế không thu phí. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ phát sinh chi phí sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử theo gói dịch vụ của nhà cung cấp.

XIII. Kết luận

Đăng ký hóa đơn điện tử là thủ tục quan trọng đối với doanh nghiệp mới thành lập trước khi xuất hóa đơn cho khách hàng. Quy trình hiện nay được thực hiện hoàn toàn trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ chữ ký số, tài khoản giao dịch thuế điện tử và lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp để quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi, đồng thời tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về thuế và hóa đơn.