Hồ sơ miễn thuế TNCN đối với tiền lương làm thêm giờ, làm việc ban đêm từ 01/07/2026 gồm những gì?

Sorry, this entry is only available in Tiếng Việt. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Từ 01/07/2026, tiền lương làm thêm giờ, làm việc ban đêm đáp ứng điều kiện theo pháp luật lao động thuộc diện miễn thuế TNCN. Vậy hồ sơ miễn thuế TNCN đối với tiền lương làm thêm giờ gồm những gì? Doanh nghiệp cần lưu chứng từ nào để chứng minh khoản thu nhập miễn thuế khi cơ quan thuế kiểm tra?

Theo Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp phải lập bảng kê thể hiện rõ thời gian làm đêm, làm thêm giờ và khoản tiền đã trả. Trường hợp không lập bảng kê riêng, doanh nghiệp có thể sử dụng bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động và tài liệu hợp pháp khác để chứng minh.

I. Tiền lương làm thêm giờ, làm việc ban đêm được miễn thuế TNCN

1.1. Quy định miễn thuế TNCN từ 01/07/2026

Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 quy định tiền lương làm việc ban đêm, làm thêm giờ thuộc nhóm thu nhập được miễn thuế. Quy định này được hướng dẫn cụ thể tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP. Theo Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, tiền lương, tiền công làm việc ban đêm và làm thêm giờ được miễn thuế. Điều kiện là việc làm phải phù hợp với quy định về điều kiện và thời gian theo pháp luật lao động. Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi tính thuế TNCN. Không phải mọi khoản tiền trả thêm cho người lao động đều mặc nhiên được miễn thuế.

1.2. Phần tiền làm thêm giờ nào được miễn?

Khoản tiền được miễn thuế phải thực sự phát sinh từ hoạt động làm thêm giờ hoặc làm việc ban đêm. Hoạt động này phải đáp ứng điều kiện của pháp luật lao động. Nếu tiền làm thêm giờ vượt mức quy định của pháp luật, phần vượt mức phải tính vào thu nhập chịu thuế. Quy định này cũng áp dụng với tiền lương làm việc ban đêm và tiền trả cho ngày không nghỉ phép. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm soát cả thời gian làm thêm và số tiền chi trả. Đây là căn cứ quan trọng để xác định khoản miễn thuế.

II. Hồ sơ miễn thuế TNCN đối với tiền lương làm thêm giờ gồm những gì?

2.1. Bảng kê tiền lương làm thêm giờ

Theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP, tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập phải lập bảng kê. Bảng kê phải phản ánh rõ thời gian làm đêm và làm thêm giờ tại nơi làm việc.

Bảng kê cũng phải thể hiện khoản tiền lương làm đêm và làm thêm giờ đã trả cho người lao động. Doanh nghiệp lưu bảng kê tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Nội dung bảng kê nên thể hiện tối thiểu các thông tin sau:

• Họ và tên người lao động.
• Mã số thuế của người lao động.
• Thời gian làm thêm giờ.
• Thời gian làm việc ban đêm.
• Ngày thực tế làm thêm.
• Số giờ làm thêm.
• Mức tiền lương làm thêm.
• Tổng tiền lương làm thêm đã trả.
• Người lập và người phê duyệt.

Doanh nghiệp nên lập bảng kê theo từng kỳ trả lương. Cách này giúp việc đối chiếu chứng từ thuận tiện hơn.

2.2. Bảng chấm công

Bảng chấm công là chứng từ quan trọng để chứng minh thời gian làm việc thực tế. Chứng từ này giúp đối chiếu số giờ làm thêm được ghi nhận. Bảng chấm công cần thể hiện rõ ngày làm việc và thời gian làm thêm. Nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống chấm công điện tử, cần lưu dữ liệu theo quy định. Khi kiểm tra, cơ quan thuế có thể đối chiếu bảng chấm công với bảng lương. Doanh nghiệp nên bảo đảm số liệu giữa các chứng từ thống nhất.

2.3. Bảng lương

Bảng lương là căn cứ chứng minh số tiền doanh nghiệp thực tế đã trả. Nội dung tiền làm thêm giờ nên được tách riêng với tiền lương theo thời gian làm việc bình thường. Việc tách riêng giúp doanh nghiệp xác định chính xác khoản thu nhập được miễn thuế. Đồng thời, kế toán dễ đối chiếu với bảng chấm công và bảng kê. Trường hợp doanh nghiệp không lập bảng kê riêng, bảng lương có thể được sử dụng để chứng minh. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần bảo đảm có đầy đủ tài liệu liên quan.

2.4. Hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động là tài liệu quan trọng trong bộ hồ sơ. Hợp đồng giúp xác định quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và người lao động. Doanh nghiệp nên lưu hợp đồng cùng các phụ lục hợp đồng nếu có. Những tài liệu này có thể giúp chứng minh vị trí công việc và tiền lương của người lao động. Nếu hợp đồng có quy định liên quan đến thời giờ làm việc, doanh nghiệp cần đối chiếu với thực tế làm thêm.

2.5. Các tài liệu hợp pháp khác

Ngoài các chứng từ trên, doanh nghiệp có thể sử dụng các tài liệu hợp pháp khác để chứng minh khoản tiền làm thêm giờ.

Ví dụ có thể gồm:

• Phiếu xác nhận làm thêm giờ.
• Quyết định hoặc thông báo làm thêm.
• Lịch phân ca.
• Bảng đăng ký làm thêm.
• Dữ liệu chấm công điện tử.
• Chứng từ thanh toán tiền lương.
• Quy chế tiền lương của doanh nghiệp.
• Thỏa ước lao động tập thể nếu có.

Nghị định 253/2026/NĐ-CP cho phép doanh nghiệp chứng minh thông qua bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động và các tài liệu hợp pháp khác.

III. Doanh nghiệp cần lập hồ sơ miễn thuế như thế nào?

3.1. Có bắt buộc lập bảng kê riêng không?

Doanh nghiệp không nhất thiết phải lập một bảng kê riêng nếu đã có hệ thống chứng từ đầy đủ. Theo hướng dẫn hiện hành, trường hợp không lập bảng kê riêng, doanh nghiệp có trách nhiệm chứng minh khoản tiền lương bằng bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động và các tài liệu hợp pháp khác. Tuy nhiên, xét về quản lý hồ sơ, doanh nghiệp nên lập bảng kê riêng. Cách này giúp kế toán dễ xác định khoản thu nhập miễn thuế. Bảng kê cũng giúp việc giải trình với cơ quan thuế rõ ràng hơn.

3.2. Hồ sơ cần thống nhất số liệu

Các chứng từ trong hồ sơ cần có số liệu thống nhất. Ví dụ, bảng chấm công ghi người lao động làm thêm 20 giờ. Bảng lương cũng cần phản ánh tiền lương tương ứng với 20 giờ đó. Nếu số liệu không thống nhất, doanh nghiệp có thể phải giải trình nguyên nhân. Vì vậy, kế toán nên kiểm tra trước khi thực hiện quyết toán thuế.

3.3. Lưu hồ sơ tại doanh nghiệp

Bảng kê và chứng từ chứng minh cần được lưu tại tổ chức trả thu nhập. Doanh nghiệp xuất trình hồ sơ khi cơ quan thuế yêu cầu. Doanh nghiệp nên lưu hồ sơ theo từng tháng hoặc từng kỳ trả lương. Hồ sơ điện tử cũng cần được quản lý để có thể truy xuất khi cần.

IV. Điều kiện để tiền làm thêm giờ được miễn thuế TNCN

4.1. Phải làm thêm theo đúng quy định lao động

Tiền lương làm thêm giờ chỉ được miễn thuế khi hoạt động làm thêm phù hợp quy định về điều kiện và thời gian theo pháp luật lao động. Theo Bộ luật Lao động, làm thêm giờ là khoảng thời gian làm việc ngoài thời giờ bình thường. Thời giờ này được xác định theo pháp luật, thỏa ước lao động hoặc nội quy lao động. Doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào bảng lương để xác định miễn thuế. Cần kiểm tra cả căn cứ phát sinh thời gian làm thêm.

4.2. Làm thêm giờ phải nằm trong giới hạn pháp luật

Pháp luật lao động quy định giới hạn về thời gian làm thêm. Doanh nghiệp cần kiểm soát giới hạn theo ngày, tháng và năm. Nếu thời gian làm thêm vượt giới hạn pháp luật, phần tiền tương ứng với phần vượt có thể không được miễn thuế. Khi đó, phần vượt phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Đây là nội dung kế toán cần kiểm tra trước khi quyết toán thuế.

4.3. Tiền làm việc ban đêm cũng phải có chứng từ

Quy định miễn thuế không chỉ áp dụng cho tiền làm thêm giờ. Tiền lương làm việc ban đêm cũng thuộc diện được miễn nếu đáp ứng điều kiện.

Doanh nghiệp cần thể hiện rõ thời gian làm việc ban đêm. Đồng thời, số tiền trả cho thời gian này cần được xác định rõ.

V. Cách xác định khoản miễn thuế TNCN từ tiền làm thêm giờ

5.1. Trường hợp làm thêm đúng quy định

Giả sử người lao động có mức lương giờ bình thường là 60.000 đồng. Người lao động làm thêm vào ngày làm việc bình thường. Tiền làm thêm được trả theo mức 150% tiền lương giờ. Như vậy, tiền làm thêm là 90.000 đồng cho mỗi giờ. Nếu thời gian làm thêm đáp ứng quy định của pháp luật, khoản tiền lương làm thêm được miễn thuế theo quy định mới. Doanh nghiệp cần lưu bảng chấm công và bảng lương. Hồ sơ cũng cần thể hiện số giờ làm thêm thực tế.

5.2. Trường hợp làm thêm vượt mức

Nếu người lao động làm thêm vượt giới hạn pháp luật, phần tiền tương ứng với thời gian vượt mức không được miễn thuế. Phần vượt phải được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi tổng hợp dữ liệu cuối năm. Vì vậy, kế toán không nên áp dụng miễn thuế cho toàn bộ khoản tiền làm thêm một cách máy móc.

VI. Hồ sơ miễn thuế TNCN cần lưu ý gì khi quyết toán?

6.1. Không bỏ sót chứng từ chấm công

Chấm công là căn cứ quan trọng để xác định số giờ làm thêm. Doanh nghiệp cần lưu đầy đủ dữ liệu chấm công. Nếu sử dụng phần mềm, nên có cơ chế sao lưu dữ liệu. Điều này giúp hạn chế rủi ro mất dữ liệu khi cơ quan thuế kiểm tra.

6.2. Tách tiền làm thêm khỏi lương cơ bản

Kế toán nên tách khoản tiền làm thêm khỏi tiền lương thông thường. Cách trình bày này giúp việc xác định thu nhập miễn thuế rõ hơn.

Bảng lương nên thể hiện riêng các khoản:

• Lương theo hợp đồng.
• Tiền làm thêm giờ.
• Tiền làm việc ban đêm.
• Các khoản phụ cấp.
• Các khoản thu nhập khác.
• Tổng thu nhập.

Cách theo dõi này giúp kế toán hạn chế nhầm lẫn khi tính thuế TNCN.

6.3. Kiểm tra trước khi quyết toán

Trước khi quyết toán thuế TNCN, doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ khoản làm thêm giờ. Cần đối chiếu giữa bảng chấm công, bảng lương và bảng kê. Nếu có chênh lệch, kế toán cần xác định nguyên nhân trước khi kê khai. Việc kiểm tra sớm giúp giảm rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra hồ sơ.

VII. Một số câu hỏi thường gặp

7.1. Có phải nộp hồ sơ miễn thuế cho cơ quan thuế không?

Không. Doanh nghiệp thực hiện lập và lưu hồ sơ chứng minh tại đơn vị. Hồ sơ được xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

7.2. Có bắt buộc lập bảng kê riêng không?

Không bắt buộc nếu doanh nghiệp có tài liệu hợp pháp khác chứng minh đầy đủ. Doanh nghiệp có thể sử dụng bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động và tài liệu liên quan. Tuy nhiên, lập bảng kê riêng vẫn là phương án nên thực hiện. Bảng kê giúp hồ sơ dễ kiểm tra và đối chiếu.

7.3. Tiền làm thêm vượt mức có được miễn thuế không?

Không. Phần tiền tương ứng với thời gian làm thêm vượt mức quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế. Doanh nghiệp cần kiểm soát giới hạn làm thêm trước khi xác định khoản miễn thuế.

VIII. Kết luận

Từ 01/07/2026, tiền lương làm thêm giờ và làm việc ban đêm có thể được miễn thuế TNCN nếu đáp ứng quy định về điều kiện và thời gian theo pháp luật lao động.

Hồ sơ miễn thuế TNCN đối với tiền lương làm thêm giờ không phải nộp riêng cho cơ quan thuế. Doanh nghiệp có trách nhiệm lập và lưu tài liệu chứng minh tại đơn vị.

Các tài liệu quan trọng gồm:

• Bảng kê thời gian làm thêm và tiền lương đã trả.
• Bảng chấm công.
• Bảng lương.
• Hợp đồng lao động.
• Phiếu hoặc quyết định làm thêm nếu có.
• Dữ liệu chấm công điện tử.
• Chứng từ thanh toán tiền lương.
• Các tài liệu hợp pháp khác.

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý phần tiền tương ứng với thời gian làm thêm vượt mức quy định. Khoản này phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN