Từ 23/7/2026, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử gồm những gì?

I. Căn cứ pháp lý về đăng ký doanh nghiệp qua mạng

1.1. Nghị định 296/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 23/7/2026

Ngày 23/7/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 296/2026/NĐ-CP. Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Nghị định 296/2026/NĐ-CP có hiệu lực ngay từ ngày ban hành. Vì vậy, quy định mới về đăng ký doanh nghiệp qua mạng được áp dụng từ 23/7/2026.

1.2. Quy định nằm tại Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP

Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP được sửa đổi bởi Điều 8 Nghị định 296/2026/NĐ-CP. Quy định này xác định thành phần và yêu cầu đối với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng. Nội dung này cần phân biệt với quy trình nộp hồ sơ tại Điều 39. Doanh nghiệp cần căn cứ cả hai điều khi thực hiện thủ tục trực tuyến.

II. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng gồm những gì?

2.1. Hồ sơ phải có đầy đủ giấy tờ theo quy định

Theo quy định mới, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử bao gồm các giấy tờ theo Luật Doanh nghiệp và Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Các giấy tờ này được thể hiện dưới dạng:

• Văn bản điện tử.
• Dữ liệu điện tử.
• Các hình thức điện tử khác theo quy định pháp luật.

Thành phần hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào từng thủ tục. Ví dụ, hồ sơ thành lập công ty sẽ khác hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Vì vậy, không có một bộ hồ sơ chung áp dụng cho mọi trường hợp.

2.2. Hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ giấy

Một điểm quan trọng là hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy. Doanh nghiệp không phải nộp thêm một bộ hồ sơ giấy chỉ vì đã đăng ký trực tuyến. Tuy nhiên, hồ sơ điện tử vẫn phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu về nội dung. Các tài liệu cũng phải được ký theo đúng quy định.

III. Yêu cầu đối với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng

3.1. Giấy tờ phải đầy đủ và đúng nội dung

Hồ sơ điện tử phải có đầy đủ giấy tờ như hồ sơ giấy tương ứng. Nội dung của từng giấy tờ cũng phải được kê khai đầy đủ. Các tài liệu điện tử phải có đủ thông tin theo quy định. Do đó, doanh nghiệp không thể bỏ bớt tài liệu chỉ vì thực hiện thủ tục trực tuyến. Trước khi nộp, doanh nghiệp nên kiểm tra thành phần hồ sơ theo đúng thủ tục đang thực hiện.

3.2. Thông tin kê khai trên hệ thống phải chính xác

Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ và chính xác. Thông tin trên hệ thống cần thống nhất với nội dung của hồ sơ điện tử. Nếu có sự khác biệt giữa thông tin kê khai và tài liệu đính kèm, hồ sơ có thể phát sinh yêu cầu xử lý hoặc bổ sung.

3.3. Phải cung cấp số điện thoại và email của người nộp hồ sơ

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng phải có thông tin về số điện thoại và thư điện tử của người nộp hồ sơ.Thông tin này được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.Doanh nghiệp nên sử dụng thông tin liên hệ đang hoạt động. Đây là kênh quan trọng để nhận thông báo liên quan đến hồ sơ.

IV. Trường hợp người có thẩm quyền trực tiếp nộp hồ sơ

4.1. Người có thẩm quyền kê khai hồ sơ trên hệ thống

Nếu người nộp hồ sơ là người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, người này thực hiện kê khai thông tin trên hệ thống.Các thông tin đăng ký được nhập trực tiếp theo quy trình điện tử. Sau khi hoàn thành, người nộp hồ sơ thực hiện các bước cần thiết để gửi hồ sơ.

4.2. Một số giấy đề nghị không phải ký và tải lên

Đây là một điểm mới đáng chú ý từ ngày 23/7/2026. Đối với giấy đề nghị hoặc thông báo đã được kê khai trên hệ thống và chỉ yêu cầu người nộp hồ sơ ký, người nộp hồ sơ không phải ký số hoặc ký trực tiếp. Đồng thời, người nộp cũng không phải tải lại giấy tờ đó lên hệ thống. Quy định này giúp giảm thao tác khi lập hồ sơ điện tử.

4.3. Trường hợp giấy tờ yêu cầu nhiều người ký

Nếu giấy đề nghị hoặc thông báo yêu cầu nhiều người ký, quy định sẽ khác. Người nộp hồ sơ phải bảo đảm giấy tờ được ký theo đúng quy định. Giấy tờ cũng phải được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Sau đó, tài liệu được tải lên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xác định số lượng người ký trước khi hoàn thiện hồ sơ.

V. Trường hợp người được ủy quyền nộp hồ sơ

5.1. Phải tải các giấy tờ trong hồ sơ lên hệ thống

Nếu người nộp hồ sơ là người được ủy quyền, quy trình có yêu cầu chặt chẽ hơn. Người được ủy quyền phải kê khai thông tin và tải các giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ lên hệ thống. Các giấy tờ phải được ký theo quy định. Tài liệu được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử trước khi tải lên hệ thống.

5.2. Phải có giấy tờ chứng minh việc ủy quyền

Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục, hồ sơ phải kèm các giấy tờ, tài liệu về ủy quyền theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Các giấy tờ này cũng phải được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử hoặc dữ liệu điện tử theo quy định. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ giấy tờ ủy quyền trước khi gửi hồ sơ.

VI. Quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng từ 23/7/2026

6.1. Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Người nộp hồ sơ đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử. Sau đó, người nộp hồ sơ truy cập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là điểm thay đổi đáng chú ý so với quy trình trước đây.

6.2. Bước 2: Kê khai và tải hồ sơ

Người nộp hồ sơ kê khai các thông tin theo thủ tục cần thực hiện.

Tùy trường hợp, người nộp hồ sơ sẽ:

• Kê khai thông tin trực tuyến.
• Tải tài liệu điện tử.
• Ký số hoặc ký trực tiếp tài liệu.
• Tải giấy tờ ủy quyền nếu có.
• Kiểm tra lại toàn bộ thông tin.

Việc thực hiện từng bước phụ thuộc vào người nộp hồ sơ là người có thẩm quyền hay người được ủy quyền.

6.3. Bước 3: Thanh toán và xác thực điện tử

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, người nộp thực hiện thanh toán phí, lệ phí nếu có. Người nộp hồ sơ cũng phải thực hiện xác thực điện tử theo quy định. Sau đó, hồ sơ được gửi trên hệ thống. Khi gửi thành công, người nộp hồ sơ nhận Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử.

VII. Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ như thế nào?

7.1. Hồ sơ được kiểm tra tính hợp lệ

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Việc giải quyết được thực hiện theo Luật Doanh nghiệp và Nghị định 168/2025/NĐ-CP đã được sửa đổi. Nếu hồ sơ đáp ứng điều kiện, cơ quan đăng ký kinh doanh thực hiện giải quyết theo quy định.

7.2. Kết quả được trả trên hệ thống

Người nộp hồ sơ đăng nhập vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để nhận thông tin phản hồi. Như vậy, người nộp có thể theo dõi kết quả xử lý trên môi trường điện tử. Doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra tài khoản sau khi nộp hồ sơ.

7.3. Hồ sơ nộp ngoài giờ được tính thời hạn từ ngày làm việc tiếp theo

Một điểm doanh nghiệp cần lưu ý là thời điểm tiếp nhận hồ sơ. Nếu hồ sơ được hệ thống tiếp nhận sau giờ hành chính hoặc vào ngày nghỉ, lễ, Tết, thời hạn trả kết quả được tính từ ngày làm việc tiếp theo. Quy định này giúp xác định chính xác thời hạn xử lý hồ sơ.

VIII. Thông tin đăng ký doanh nghiệp được kết nối với cơ quan thuế

8.1. Dữ liệu được truyền sang hệ thống đăng ký thuế

Thông tin đăng ký doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp được truyền sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế. Việc này nhằm phục vụ trao đổi thông tin giữa cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh và cơ quan thuế. Do đó, doanh nghiệp cần bảo đảm thông tin kê khai chính xác ngay từ đầu.

8.2. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin

Thông tin đăng ký doanh nghiệp có thể được sử dụng trong quá trình phối hợp với cơ quan thuế.

Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các nội dung như:

• Tên doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở.
• Ngành, nghề kinh doanh.
• Thông tin người đại diện.
• Vốn điều lệ.
• Thông tin thành viên hoặc cổ đông.
• Thông tin liên hệ.

Sai sót trong thông tin đăng ký có thể dẫn đến việc phải thực hiện thủ tục điều chỉnh.

IX. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng cần lưu ý gì?

9.1. Không phải tài liệu nào cũng được bỏ ký

Quy định mới giúp giảm thao tác ký đối với một số giấy đề nghị. Tuy nhiên, không phải toàn bộ hồ sơ đều được miễn ký. Các giấy tờ khác vẫn phải được ký theo đúng quy định. Doanh nghiệp cần xác định chính xác tài liệu nào thuộc trường hợp được miễn.

9.2. Hồ sơ ủy quyền cần đặc biệt chú ý

Nếu sử dụng dịch vụ đăng ký doanh nghiệp, người thực hiện thường là người được ủy quyền. Khi đó, hồ sơ cần có tài liệu ủy quyền phù hợp. Các giấy tờ liên quan cũng phải được thể hiện dưới dạng điện tử theo quy định. Đây là một trong những nội dung dễ phát sinh thiếu sót khi nộp hồ sơ trực tuyến.

9.3. Kiểm tra hồ sơ trước khi gửi

Trước khi bấm gửi, doanh nghiệp nên kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ.

Các nội dung cần rà soát gồm:

• Đúng thủ tục đăng ký.
• Đúng loại hình doanh nghiệp.
• Đúng thông tin kê khai.
• Đủ thành phần hồ sơ.
• Đúng người ký.
• Đúng tài liệu ủy quyền.
• Tài liệu điện tử có thể đọc được.
• Thông tin email và số điện thoại chính xác.

Việc kiểm tra trước giúp giảm nguy cơ hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.

X. Điểm mới đáng chú ý từ ngày 23/7/2026

Có thể tóm tắt những thay đổi quan trọng như sau:

• Nghị định 296/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 23/7/2026.
• Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng có giá trị như hồ sơ giấy.
• Người nộp có thể truy cập hệ thống qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia.
• Quy trình được phân biệt giữa người có thẩm quyền và người được ủy quyền.
• Một số giấy đề nghị đã kê khai trực tuyến không phải ký và tải lại.
• Giấy tờ khác trong hồ sơ vẫn phải được ký và tải lên theo quy định.
• Hồ sơ ủy quyền phải kèm tài liệu chứng minh việc ủy quyền.
• Hồ sơ được tiếp nhận sẽ có Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả điện tử.
• Dữ liệu đăng ký doanh nghiệp được truyền sang hệ thống đăng ký thuế.
• Hồ sơ nộp ngoài giờ được tính thời hạn từ ngày làm việc tiếp theo.

XI. Kết luận

Từ 23/7/2026, quy định về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử có nhiều thay đổi theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP. Điểm nổi bật là hồ sơ điện tử được công nhận có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy. Doanh nghiệp vẫn phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo từng thủ tục. Tuy nhiên, một số giấy đề nghị đã được kê khai trực tuyến và chỉ yêu cầu một người ký sẽ không phải ký hoặc tải lại. Khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp cần chú ý người nộp hồ sơ, giấy tờ ủy quyền, chữ ký, định dạng điện tử và thông tin kê khai. Kiểm tra kỹ các nội dung này giúp hạn chế việc hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.