Người sử dụng lao động có được giữ bản chính giấy tờ của người lao động không?

Sorry, this entry is only available in Tiếng Việt. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Người sử dụng lao động có được giữ bản chính giấy tờ của người lao động không? Đây là vấn đề nhiều doanh nghiệp quan tâm khi tuyển dụng nhân sự. Một số doanh nghiệp yêu cầu giữ CCCD, văn bằng hoặc chứng chỉ để quản lý hồ sơ. Tuy nhiên, pháp luật lao động có quy định rõ về hành vi này. Doanh nghiệp cần nắm đúng quy định để tránh phát sinh vi phạm và bị xử phạt.

I. Người sử dụng lao động có được giữ bản chính giấy tờ của người lao động không?

1.1. Doanh nghiệp không được giữ bản chính giấy tờ của người lao động

Theo Điều 17 Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân của người lao động. Quy định này áp dụng khi giao kết và thực hiện hợp đồng lao động. Các giấy tờ bị cấm giữ gồm giấy tờ tùy thân, văn bằng và chứng chỉ của người lao động.

Như vậy, doanh nghiệp không được yêu cầu người lao động nộp CCCD bản chính để lưu hồ sơ. Doanh nghiệp cũng không được giữ bằng tốt nghiệp hoặc chứng chỉ nghề bản chính. Việc giữ những giấy tờ này để bảo đảm người lao động tiếp tục làm việc cũng không phù hợp với quy định pháp luật.

Quy định này nhằm bảo vệ quyền quản lý giấy tờ cá nhân của người lao động. Người lao động vẫn có quyền sử dụng giấy tờ của mình trong các giao dịch khác. Doanh nghiệp chỉ nên thu thập thông tin cần thiết phục vụ việc tuyển dụng và quản lý lao động.

1.2. Những giấy tờ nào doanh nghiệp không được giữ bản chính?

Pháp luật không chỉ đề cập đến CCCD. Phạm vi cấm còn bao gồm các loại văn bằng và chứng chỉ của người lao động. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý khi xây dựng quy trình tiếp nhận hồ sơ.

Một số giấy tờ thường gặp gồm:

• Căn cước công dân hoặc giấy tờ tùy thân bản chính.

• Bằng tốt nghiệp bản chính.

• Chứng chỉ chuyên môn, nghiệp vụ bản chính.

• Chứng chỉ nghề hoặc giấy tờ chứng minh trình độ bản chính.

• Các giấy tờ tùy thân khác thuộc phạm vi quy định.

Doanh nghiệp có thể yêu cầu người lao động cung cấp thông tin hoặc bản sao giấy tờ. Tuy nhiên, việc kiểm tra hồ sơ không đồng nghĩa với quyền giữ bản chính. Nếu cần đối chiếu, doanh nghiệp nên thực hiện việc kiểm tra và trả lại giấy tờ sau đó.

II. Vì sao doanh nghiệp không được giữ giấy tờ bản chính của người lao động?

Việc giữ giấy tờ bản chính có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động. Người lao động có thể cần CCCD để giao dịch với ngân hàng hoặc cơ quan nhà nước. Văn bằng và chứng chỉ cũng có thể cần dùng khi xin việc hoặc thực hiện thủ tục nghề nghiệp.

Bên cạnh đó, việc giữ giấy tờ có thể tạo sức ép khiến người lao động khó nghỉ việc. Đây cũng là lý do pháp luật hạn chế hành vi này trong quan hệ lao động. Doanh nghiệp không được dùng giấy tờ của người lao động như một biện pháp bảo đảm cho việc thực hiện hợp đồng.

Người sử dụng lao động cũng không được yêu cầu người lao động đặt cọc tiền hoặc tài sản. Quy định này nhằm ngăn việc doanh nghiệp tạo ra các ràng buộc trái pháp luật. Người lao động không phải giao tài sản chỉ để bảo đảm thực hiện hợp đồng lao động.

III. Doanh nghiệp có được giữ bản sao giấy tờ của người lao động không?

Pháp luật cấm giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng và chứng chỉ. Vì vậy, doanh nghiệp có thể thu thập bản sao giấy tờ phục vụ việc quản lý hồ sơ. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần tuân thủ quy định về bảo vệ thông tin cá nhân.

Khi tuyển dụng, doanh nghiệp có thể yêu cầu người lao động cung cấp thông tin liên quan đến công việc. Các thông tin này có thể gồm họ tên, ngày sinh, nơi cư trú và trình độ chuyên môn. Việc yêu cầu thông tin phải phục vụ trực tiếp cho quá trình tuyển dụng và quản lý lao động.

Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình hồ sơ rõ ràng ngay từ khi tuyển dụng. Hồ sơ có thể được lưu dưới dạng bản sao hoặc bản điện tử. Bản chính chỉ nên được xuất trình để đối chiếu khi cần thiết và phải được trả lại cho người lao động.

IV. Giữ bản chính giấy tờ của người lao động bị phạt bao nhiêu?

Từ ngày 10/9/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực. Nghị định này quy định mức phạt mới đối với hành vi vi phạm trong lĩnh vực lao động. Trong đó, hành vi giữ bản chính giấy tờ của người lao động được quy định cụ thể.

Theo khoản 2 Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động sẽ bị phạt tiền từ 20 triệu đồng đến 25 triệu đồng.

Mức phạt trên áp dụng đối với cá nhân vi phạm. Nếu người vi phạm là tổ chức, mức phạt được áp dụng bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân. Như vậy, doanh nghiệp là tổ chức có thể bị phạt từ 40 triệu đồng đến 50 triệu đồng.

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý điểm này khi xây dựng quy trình tuyển dụng. Việc giữ giấy tờ bản chính không được xem là biện pháp quản lý hồ sơ thông thường. Nếu thực hiện không đúng, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.

V. Doanh nghiệp giữ giấy tờ bản chính còn phải thực hiện biện pháp khắc phục nào?

Ngoài hình thức phạt tiền, doanh nghiệp còn phải trả lại giấy tờ đã giữ. Đây là biện pháp khắc phục hậu quả được quy định đối với hành vi vi phạm. Do đó, việc nộp phạt không làm cho doanh nghiệp được tiếp tục giữ giấy tờ của người lao động.

Doanh nghiệp phải trả lại bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ đã giữ. Người lao động có quyền yêu cầu doanh nghiệp hoàn trả giấy tờ của mình. Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện, người lao động có thể sử dụng các kênh khiếu nại hoặc phản ánh phù hợp.

Điều này cũng cho thấy doanh nghiệp không nên xây dựng quy định nội bộ trái với Bộ luật Lao động. Nội quy hoặc cam kết của người lao động không thể làm hợp pháp hóa hành vi bị pháp luật cấm. Vì vậy, doanh nghiệp cần rà soát cả hợp đồng lao động và quy trình tiếp nhận hồ sơ.

VI. Người lao động nên làm gì khi doanh nghiệp giữ giấy tờ bản chính?

Trước hết, người lao động nên trao đổi trực tiếp với bộ phận nhân sự hoặc người có thẩm quyền. Người lao động có thể đề nghị doanh nghiệp trả lại bản chính giấy tờ. Việc trao đổi nên được thực hiện bằng hình thức có thể lưu lại thông tin nếu vấn đề chưa được giải quyết.

Nếu doanh nghiệp yêu cầu giữ giấy tờ để bảo đảm người lao động không nghỉ việc, người lao động nên lưu lại yêu cầu này. Các tài liệu như email, tin nhắn hoặc quy định nội bộ có thể giúp xác định sự việc. Người lao động cũng nên giữ bản sao hồ sơ liên quan đến quá trình làm việc.

Trường hợp doanh nghiệp không trả lại giấy tờ, người lao động có thể tìm đến cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn. Tùy tính chất vụ việc, người lao động có thể thực hiện quyền khiếu nại hoặc phản ánh hành vi vi phạm. Khi làm việc với cơ quan chức năng, nên cung cấp thông tin và tài liệu chứng minh đầy đủ.

VII. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi tiếp nhận hồ sơ lao động?

Doanh nghiệp nên phân biệt rõ giữa kiểm tra giấy tờ và giữ giấy tờ bản chính. Việc kiểm tra thông tin không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được giữ giấy tờ. Quy trình tiếp nhận hồ sơ cần quy định rõ người phụ trách và cách lưu trữ tài liệu.

Doanh nghiệp có thể xây dựng hồ sơ nhân sự theo hướng lưu bản sao hoặc bản điện tử. Khi cần đối chiếu bản chính, nhân sự có thể kiểm tra trực tiếp với người lao động. Sau khi hoàn tất việc đối chiếu, giấy tờ cần được trả lại cho người lao động.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần rà soát các biểu mẫu tuyển dụng hiện đang sử dụng. Những nội dung yêu cầu người lao động nộp và giao lại bản chính cần được loại bỏ. Doanh nghiệp cũng không nên yêu cầu người lao động ký cam kết giao nộp giấy tờ trong suốt thời gian làm việc.

Một số nội dung doanh nghiệp nên kiểm tra gồm:

• Phiếu tiếp nhận hồ sơ nhân sự.

• Nội quy lao động và quy chế nhân sự.

• Hợp đồng lao động và phụ lục hợp đồng.

• Cam kết của người lao động khi nhận việc.

• Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự.

• Quy định về bảo quản và sử dụng thông tin cá nhân.

VIII. Một số câu hỏi thường gặp

8.1. Công ty giữ CCCD bản chính của người lao động có được không?

Không. Người sử dụng lao động không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân của người lao động. CCCD là loại giấy tờ thuộc phạm vi được bảo vệ theo Điều 17 Bộ luật Lao động.

8.2. Công ty giữ bằng đại học bản chính có vi phạm không?

Có thể bị xử phạt nếu doanh nghiệp giữ bản chính văn bằng của người lao động. Quy định hiện hành không chỉ áp dụng với giấy tờ tùy thân. Văn bằng và chứng chỉ cũng thuộc nhóm giấy tờ doanh nghiệp không được giữ bản chính.

8.3. Công ty giữ giấy tờ để người lao động không nghỉ việc có được không?

Không. Doanh nghiệp không được sử dụng việc giữ giấy tờ như một biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng. Pháp luật cũng cấm yêu cầu người lao động đặt cọc bằng tiền hoặc tài sản cho việc thực hiện hợp đồng.

8.4. Người lao động có được yêu cầu công ty trả lại giấy tờ không?

Có. Người lao động có quyền yêu cầu doanh nghiệp trả lại giấy tờ bản chính đã bị giữ. Nếu doanh nghiệp không giải quyết, người lao động có thể sử dụng các cơ chế khiếu nại hoặc phản ánh theo quy định.

IX. Kết luận

Người sử dụng lao động không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động. Đây là hành vi bị cấm khi giao kết và thực hiện hợp đồng lao động. Từ ngày 10/9/2026, hành vi này có thể bị phạt từ 20 triệu đồng đến 25 triệu đồng đối với cá nhân. Mức phạt đối với tổ chức có thể từ 40 triệu đồng đến 50 triệu đồng.

Doanh nghiệp còn phải trả lại bản chính giấy tờ đã giữ. Vì vậy, doanh nghiệp nên sử dụng bản sao hoặc bản điện tử khi lưu hồ sơ nhân sự. Cách này vừa thuận tiện quản lý, vừa hạn chế rủi ro vi phạm pháp luật lao động.