Sorry, this entry is only available in Tiếng Việt. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.
Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là thông tin quan trọng khi đăng ký thành lập công ty. Đây cũng là địa chỉ liên lạc chính thức của doanh nghiệp với cơ quan nhà nước và đối tác. Vậy pháp luật quy định thế nào về địa chỉ trụ sở chính? Doanh nghiệp có được đặt trụ sở tại nhà riêng hoặc căn hộ chung cư không? MVA Việt Nam sẽ giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây.
Mục lục
I. Căn cứ pháp lý về địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
Quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp được nêu tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, đã được sửa đổi, bổ sung. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý Luật Nhà ở 2023 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
Mỗi văn bản điều chỉnh một khía cạnh khác nhau. Luật Doanh nghiệp quy định yêu cầu chung đối với trụ sở chính. Luật Nhà ở quy định việc sử dụng nhà chung cư. Nghị định 168/2025/NĐ-CP hướng dẫn thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở. Doanh nghiệp cần đối chiếu các quy định này trước khi lựa chọn địa điểm. Việc chọn đúng địa chỉ giúp hạn chế rủi ro khi đăng ký kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ thuế.
II. Quy định về địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
2.1. Trụ sở chính phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam. Đây là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính.
Doanh nghiệp cần kê khai địa chỉ rõ ràng trong hồ sơ đăng ký. Thông tin này phải phù hợp với địa điểm thực tế và dữ liệu hành chính liên quan. Doanh nghiệp không nên sử dụng địa chỉ không xác định hoặc không có căn cứ sử dụng hợp pháp.
Trụ sở chính là thông tin quan trọng trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây cũng là căn cứ để xác định cơ quan quản lý và liên hệ với doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần cập nhật khi có thay đổi thuộc trường hợp phải đăng ký.
2.2. Địa chỉ cần xác định rõ ràng
Khi lựa chọn trụ sở, doanh nghiệp cần kê khai địa chỉ theo thông tin hành chính phù hợp. Địa chỉ cần giúp xác định được nơi đặt trụ sở trên thực tế. Doanh nghiệp nên kiểm tra số nhà, tên đường và đơn vị hành chính trước khi nộp hồ sơ.
Đối với nhà thuê, doanh nghiệp nên kiểm tra giấy tờ liên quan đến địa điểm. Hợp đồng thuê hoặc văn bản cho phép sử dụng địa điểm có thể giúp chứng minh quyền sử dụng. Doanh nghiệp cũng cần bảo đảm việc sử dụng địa điểm phù hợp với quy định pháp luật.
Nếu địa chỉ thuộc khu vực vừa thay đổi địa giới hành chính, doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin mới. Trường hợp thay đổi địa giới hành chính làm thay đổi cách ghi địa chỉ, doanh nghiệp không bắt buộc phải đăng ký thay đổi chỉ vì lý do này. Doanh nghiệp có thể đề nghị cập nhật thông tin theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
2.3. Thông tin liên hệ của trụ sở chính
Điều 42 Luật Doanh nghiệp quy định trụ sở chính là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần kê khai thông tin liên hệ theo yêu cầu của pháp luật. Thông tin này hỗ trợ việc trao đổi với cơ quan quản lý và các bên liên quan.
Doanh nghiệp nên sử dụng số điện thoại và địa chỉ thư điện tử đang hoạt động. Khi thông tin liên hệ thay đổi, doanh nghiệp cần rà soát nghĩa vụ cập nhật theo quy định. Việc duy trì thông tin chính xác giúp hạn chế bỏ lỡ thông báo quan trọng.
III. Doanh nghiệp được đặt trụ sở chính ở những địa điểm nào?
Pháp luật không yêu cầu mọi doanh nghiệp phải thuê văn phòng tại tòa nhà chuyên nghiệp. Tuy nhiên, địa điểm được chọn phải đáp ứng quy định về trụ sở và mục đích sử dụng công trình.
3.1. Đặt trụ sở tại nhà riêng
Doanh nghiệp có thể đặt trụ sở tại nhà riêng nếu địa điểm đáp ứng điều kiện pháp luật. Người thành lập cần kiểm tra quyền sử dụng nhà và quy định áp dụng tại địa phương. Nếu nhà thuộc quyền sở hữu của người khác, nên có căn cứ cho phép sử dụng địa điểm.
Đối với nhà ở riêng lẻ, cần phân biệt việc đăng ký trụ sở với việc tổ chức hoạt động kinh doanh tại đó. Một số ngành nghề có thể cần đáp ứng thêm điều kiện về an toàn, môi trường hoặc phòng cháy, chữa cháy. Doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu riêng của ngành nghề trước khi hoạt động.
3.2. Đặt trụ sở tại căn hộ chung cư
Doanh nghiệp không được sử dụng căn hộ chung cư có mục đích để ở làm trụ sở kinh doanh trái quy định. Luật Nhà ở 2023 nghiêm cấm sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Tuy nhiên, một số tòa nhà có khu vực thương mại, dịch vụ được bố trí đúng công năng. Doanh nghiệp có thể xem xét đặt trụ sở tại khu vực này nếu địa điểm đủ điều kiện sử dụng. Cần kiểm tra hồ sơ pháp lý và công năng được phê duyệt của mặt bằng.
Vì vậy, không nên chỉ căn cứ vào việc địa điểm nằm trong một tòa chung cư để kết luận có được đăng ký trụ sở hay không. Yếu tố quan trọng là công năng sử dụng hợp pháp của khu vực đó.
3.3. Đặt trụ sở tại văn phòng thuê hoặc văn phòng chia sẻ
Doanh nghiệp có thể thuê văn phòng để làm trụ sở chính. Trước khi ký hợp đồng, cần xác định bên cho thuê có quyền cho thuê địa điểm hay không. Đồng thời, cần kiểm tra địa chỉ có phù hợp với mục đích sử dụng đã được phê duyệt.
Đối với văn phòng chia sẻ hoặc văn phòng ảo, doanh nghiệp cần xem xét điều kiện sử dụng cụ thể. Tên gọi dịch vụ không quyết định địa điểm có hợp pháp hay không. Doanh nghiệp nên kiểm tra khả năng tiếp nhận thông tin, quyền sử dụng địa chỉ và các quy định liên quan.
Nếu địa điểm không đáp ứng yêu cầu pháp luật, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi đăng ký hoặc làm việc với cơ quan quản lý. Vì vậy, cần kiểm tra kỹ trước khi ký hợp đồng dịch vụ.
IV. Hồ sơ và thủ tục đăng ký địa chỉ trụ sở chính
Khi thành lập doanh nghiệp, người đăng ký kê khai địa chỉ trụ sở trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Địa chỉ phải phù hợp với quy định pháp luật và thông tin hành chính hiện hành.
Doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin trước khi nộp hồ sơ. Nếu địa chỉ được kê khai sai hoặc không đáp ứng điều kiện, hồ sơ có thể cần sửa đổi, bổ sung. Việc chuẩn bị chính xác giúp giảm thời gian xử lý thủ tục.
Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp thực hiện theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Hồ sơ cơ bản gồm giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và nghị quyết hoặc quyết định tương ứng với loại hình doanh nghiệp.
Cụ thể, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên sử dụng quyết định của chủ sở hữu. Công ty trách nhiệm hữu hạn từ hai thành viên trở lên và công ty hợp danh sử dụng nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên. Công ty cổ phần sử dụng nghị quyết hoặc quyết định của Đại hội đồng cổ đông theo quy định.
Nếu chuyển trụ sở làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục với cơ quan thuế về việc chuyển địa điểm trước khi đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Doanh nghiệp nên kiểm tra nghĩa vụ thuế và quy trình chuyển địa điểm trước khi nộp hồ sơ.
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
V. Lưu ý khi lựa chọn và thay đổi địa chỉ trụ sở
Trước khi đăng ký, doanh nghiệp nên kiểm tra tính pháp lý của địa điểm và thông tin hành chính. Địa chỉ cần xác định được rõ ràng, đồng thời phù hợp với mục đích sử dụng của công trình. Nếu thuê mặt bằng, doanh nghiệp nên lưu giữ hợp đồng và giấy tờ liên quan.
Khi thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần rà soát các nghĩa vụ liên quan đến thuế và đăng ký kinh doanh. Nếu việc chuyển trụ sở làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, cần thực hiện thủ tục thuế trước. Doanh nghiệp cũng nên cập nhật thông tin trên hóa đơn, hợp đồng và các hồ sơ giao dịch khi cần thiết.
Trường hợp địa chỉ thay đổi do điều chỉnh địa giới hành chính, doanh nghiệp cần phân biệt việc cập nhật thông tin với thủ tục đăng ký thay đổi trụ sở. Hai trường hợp này có cách xử lý khác nhau theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
VI. Kết luận
Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính. Doanh nghiệp có thể chọn nhà riêng, văn phòng thuê hoặc địa điểm phù hợp khác. Tuy nhiên, địa điểm phải đáp ứng quy định về quyền sử dụng và công năng của công trình. Đặc biệt, doanh nghiệp không được sử dụng căn hộ chung cư có mục đích để ở làm trụ sở trái quy định. Khi thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký và nghĩa vụ thuế tương ứng. MVA Việt Nam hỗ trợ tư vấn thành lập doanh nghiệp, lựa chọn địa chỉ trụ sở và chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh. Việc rà soát địa điểm từ đầu giúp hạn chế rủi ro và tiết kiệm thời gian thực hiện thủ tục.