Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, sai sót là điều khó tránh khỏi – có thể do sai thông tin người mua, sai mã số thuế, hay thậm chí là lập hóa đơn nhầm thời điểm. Lúc này, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thao tác hủy hóa đơn điện tử đúng quy trình để tránh vi phạm quy định của cơ quan thuế.
Từ khi Thông tư 78/2021/TT-BTC chính thức có hiệu lực, quy định về việc lập, quản lý và hủy hóa đơn điện tử cũng có nhiều điểm mới mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Vậy khi nào cần hủy hóa đơn điện tử? Các bước hủy hóa đơn như thế nào? Thủ tục ra sao? Và quan trọng nhất: làm thế nào để không bị xử phạt hành chính khi xử lý sai hóa đơn?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ quy trình hủy hóa đơn điện tử theo đúng quy định của Thông tư 78 – từ các trường hợp cụ thể cần hủy, mẫu thông báo gửi cơ quan thuế, đến các bước thao tác trên phần mềm hóa đơn điện tử. Hãy cùng tìm hiểu thật kỹ để xử lý đúng – đủ – kịp thời nhé!
Mục lục
I. Hủy hóa đơn điện tử là gì?
Hủy hóa đơn điện tử là quá trình doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân có mã số thuế thực hiện việc xóa bỏ hiệu lực pháp lý của hóa đơn điện tử đã phát hành, trong các trường hợp hóa đơn đó bị lập sai hoặc không còn giá trị sử dụng. Việc hủy hóa đơn phải tuân theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC và được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục do cơ quan thuế quy định.
Khác với việc “thu hồi” hay “điều chỉnh” hóa đơn, hủy hóa đơn thường áp dụng khi:
- Hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi cho người mua;
- Hóa đơn lập sai thông tin nghiêm trọng (ví dụ: sai tên công ty, mã số thuế, sai mặt hàng, sai số tiền…);
- Hóa đơn bị bỏ hoặc không tiếp tục sử dụng do thay đổi hoạt động kinh doanh;
- Các trường hợp cơ quan thuế yêu cầu phải hủy để thay thế bằng hóa đơn hợp lệ.
Lưu ý: Sau khi hủy, hóa đơn đó không còn giá trị pháp lý, không được kê khai thuế và phải được lưu trữ theo quy định kế toán.
II. Quy định hủy hóa đơn điện tử
- Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Có được hủy hóa đơn điện tử không? Câu trả lời là tùy trường hợp mà doanh nghiệp có được hủy hóa đơn điện tử hay không. Cụ thể, căn cứ theo quy định tại tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Điểm b Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, có 2 trường hợp doanh nghiệp phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành:
- Trường hợp 1: Doanh nghiệp phát hiện hóa đơn điện tử viết sai đã phát hành và đã được cơ quan thuế cấp mã nhưng chưa gửi cho khách hàng;
- Trường hợp 2: Doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn thu tiền trước cho khách hàng nhưng sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt hợp đồng cung cấp dịch vụ với khách hàng đó.
- Mức phạt khi vi phạm hủy hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đối với hành vi vi phạm quy định hủy hóa đơn điện tử có thể bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng. Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị buộc hủy hóa đơn để thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả. Cụ thể như sau:
- Phạt cảnh cáo: Hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn từ 1 – 5 ngày làm việc theo quy định nhưng có tình tiết giảm nhẹ;
- Phạt tiền từ 2.000.000 – 4.000.000 đồng: Hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn từ 1 – 10 ngày làm việc theo quy định;
- Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng đối với các hành vi sau đây:
- Hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên theo quy định;
- Không thực hiện hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;
- Không thực hiện hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai sót.
III. Hướng dẫn thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
- Quy trình hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
- Bước 1: Thực hiện thông báo hóa đơn có sai sót với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập và gửi cho khách hàng.
- Bước 3: Hủy hóa đơn điện tử đã thông báo sai sót.
- Bước 4: Để hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế vào thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp nên lập biên bản thỏa thuận xác nhận hủy hóa đơn với khách hàng.
- Bước 5: Để chắc chắn hóa đơn đã được hủy, doanh nghiệp phải kiểm tra xem thông báo sai sót đã được cơ quan thuế cập nhật trạng thái chấp nhận hay chưa, đồng thời kiểm tra trạng thái của hóa đơn đó trên trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
- Thời hạn hủy hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần lưu ý phải nộp thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu số 04/SS-HĐĐT) chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.