Việc đăng ký Mã số thuế (MST) cá nhân cho người lao động là trách nhiệm của người sử dụng lao động, nhằm giúp nhân viên thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định, đồng thời đảm bảo quyền lợi khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hằng năm. Trong bài viết này, MVA Việt Nam sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên mới nhất theo quy định pháp luật hiện hành.
Mục lục
I. Mã số thuế cá nhân là gì?
- Mã số thuế cá nhân là một dãy số tự nhiên gồm 10 hoặc 13 chữ số, được cấp bởi cơ quan thuế cho từng cá nhân. Mỗi cá nhân trong suốt cuộc đời chỉ được cấp duy nhất một mã số thuế, không thay đổi, không trùng lặp.
- Thông qua mã số thuế này, cơ quan thuế có thể theo dõi, quản lý toàn bộ thông tin thu nhập, kê khai, nộp thuế và các hoạt động tài chính có phát sinh nghĩa vụ thuế của cá nhân, một cách chính xác và minh bạch.
II. Cơ sở pháp lý
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14
- Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ
- Thông tư số 105/2020/TT-BTC ngày 03/12/2020 của Bộ Tài chính
- Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/09/2021
- Công văn số 2393/TCT-KK ngày 01/06/2021 của Tổng cục Thuế
III. Thời hạn đăng ký MST cá nhân cho người lao động?
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 33 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế thì tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập phải đăng ký thuế thay cho cá nhân (NLĐ) có thu nhập, nếu cá nhân đó chưa có MST.
3.1. Hồ sơ đăng ký MST cá nhân cho người lao động
Hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên (Cập nhật mới nhất 2025)
Để thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động, cơ quan chi trả thu nhập (doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị sự nghiệp…) cần yêu cầu người lao động cung cấp đầy đủ các hồ sơ sau:
3.2. Giấy ủy quyền đăng ký mã số thuế cá nhân
Người lao động cần ký Giấy ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế thay mặt. Giấy ủy quyền cần ghi rõ:
- Họ tên người ủy quyền (người lao động)
- Họ tên người được ủy quyền (tổ chức chi trả thu nhập)
- Nội dung ủy quyền: Đăng ký mã số thuế cá nhân
- Thời hạn và phạm vi ủy quyền
- Ký tên, ghi rõ họ tên (có thể kèm theo ngày tháng, chức vụ và dấu công ty nếu cần).
3.3. Giấy tờ tùy thân của người lao động
Đối với người lao động là công dân Việt Nam đang cư trú tại Việt Nam:
- Bản sao căn cước công dân (CCCD) hoặc chứng minh nhân dân (CMND) còn hiệu lực
Đối với người có quốc tịch Việt Nam nhưng đang sinh sống tại nước ngoài:
- Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực
Đối với người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam:
- Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực
- Có thể cần kèm theo thẻ tạm trú hoặc giấy phép lao động, tùy yêu cầu cụ thể của cơ quan thuế
4.4. Tờ khai đăng ký thuế mẫu 05-ĐK-TH-TCT
- Là tờ khai tổng hợp đăng ký mã số thuế cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công
- Mẫu này được lập bởi cơ quan chi trả thu nhập, nộp qua hệ thống thuế điện tử của Tổng cục Thuế (ETAX)
- Thông tin trong mẫu bao gồm:
- Họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch
- Địa chỉ cư trú, số điện thoại, email
- Số CMND/CCCD hoặc hộ chiếu
- Ngày bắt đầu làm việc
Có thể bạn quan tâm >> Dịch vụ tư vấn pháp luật doanh nghiệp UY TÍN
V. Quy định về xử phạt chậm đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động.
Theo quy định tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, được áp dụng từ 05/12/2020 và hiện vẫn có hiệu lực tính đến tháng 5/2025, nếu doanh nghiệp chậm đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động, sẽ bị xử phạt như sau:
| Mức phạt | Thời gian chậm đăng ký mã số thuế cá nhân | Ghi chú |
| Phạt cảnh cáo | Từ 1 – 10 ngày sau thời hạn quy định, có tình tiết giảm nhẹ | Ví dụ: thiên tai, sự cố kỹ thuật, bệnh lý, lý do khách quan có xác minh được |
| 1.000.000 – 2.000.000 đồng | Chậm từ 1 – 30 ngày sau thời hạn quy định | Trừ các trường hợp đã được xử lý theo Khoản 1 Điều 10 Nghị định 125/2020/NĐ-CP |
| 3.000.000 – 6.000.000 đồng | Chậm từ 31 – 90 ngày | |
| 6.000.000 – 10.000.000 đồng | Chậm từ 91 ngày trở lên, hoặc không đăng ký MST trước thời điểm quyết toán | Có thể đi kèm yêu cầu khắc phục hậu quả, truy thu nghĩa vụ thuế hoặc điều chỉnh tờ khai |
VI. Cách thực hiện đăng ký mã số thuế cá nhân
- Bước 1: Doanh nghiệp tổng hợp thông tin nhân viên
Thu thập và kiểm tra thông tin giấy tờ tùy thân để tránh sai lệch thông tin.
- Bước 2: Lập tệp hồ sơ đăng ký
Sử dụng phần mềm HTKK hoặc iHTKK để lập tờ khai đăng ký mã số thuế cá nhân (mẫu 05-ĐK-TH-TCT). Sau đó xuất file XML để nộp qua cổng thuế điện tử.
- Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký thuế
Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn, đăng nhập tài khoản doanh nghiệp, chọn mục “Đăng ký thuế” → “Đăng ký mã số thuế cá nhân” → Tải file XML đã lập lên hệ thống.
- Bước 4: Tra cứu kết quả
Thông thường sau 1–3 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ phản hồi kết quả trên cổng thuế điện tử. Doanh nghiệp có thể tra cứu mã số thuế cá nhân được cấp tại mục “Tra cứu hồ sơ”.
VII. Một số lưu ý khi đăng ký mã số thuế cá nhân
- Mỗi cá nhân chỉ được cấp một mã số thuế duy nhất suốt đời.
- Không sử dụng thông tin không chính xác, sai số CMND/CCCD dẫn đến từ chối hồ sơ.
- Trong trường hợp nhân viên đã có mã số thuế, doanh nghiệp chỉ cần khai báo vào bảng kê lương, không cần đăng ký lại.
- Nếu nhân viên đã nghỉ việc, doanh nghiệp không có nghĩa vụ đăng ký.
VIII. Lời kết
Việc đăng ký mã số thuế cá nhân là bước quan trọng để doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Với những hướng dẫn chi tiết trên, bạn hoàn toàn có thể chủ động thực hiện hoặc lựa chọn dịch vụ chuyên nghiệp từ MVA để tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót. Nếu quý bạn đọc có những thắc mắc hoặc cần hỗ trợ thì có thể liên hệ trực tiếp đến MVA Việt Nam để được tư vấn, hỗ trợ dịch vụ này với mức chi phí tốt nhất. Xin cảm ơn!
CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN MVA VIỆT NAM
Địa chỉ: LK3 – 04, Khu đô thị Lộc Ninh, TT. Chúc Sơn, H. Chương Mỹ, TP. Hà Nội
Điện thoại: 024.7109.7766 – Hotline: 0981.350.666
Email: dungtq.mva@gmail.com