Từ ngày 01/7/2026, các quy định mới về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử chính thức có hiệu lực theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Trong đó, một trong những nội dung được doanh nghiệp, kế toán và tổ chức trả thu nhập đặc biệt quan tâm là nguyên tắc lập, sử dụng chứng từ thuế điện tử. Việc tuân thủ đúng các nguyên tắc này không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế mà còn hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra. Vậy nguyên tắc lập, sử dụng chứng từ thuế điện tử chính thức áp dụng từ 01/7/2026 có những điểm gì đáng chú ý? Doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề nào khi triển khai? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Mục lục
I. Căn cứ pháp lý
1.1. Văn bản pháp luật áp dụng
Việc lập, quản lý và sử dụng chứng từ thuế điện tử từ ngày 01/7/2026 được thực hiện theo các văn bản sau:
-
Luật Quản lý thuế năm 2025.
-
Luật Giao dịch điện tử.
-
Luật Kế toán.
-
Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
-
Các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, thay thế các quy định trước đây về hóa đơn và chứng từ điện tử.
1.2. Chứng từ thuế điện tử là gì?
Chứng từ thuế điện tử là chứng từ được lập dưới dạng dữ liệu điện tử nhằm phục vụ việc khấu trừ thuế, thu các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản thu ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
Việc sử dụng chứng từ điện tử giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ, đồng thời nâng cao tính chính xác và minh bạch trong quản lý thuế.
II. Nguyên tắc lập, sử dụng chứng từ thuế điện tử từ ngày 01/7/2026
2.1. Phải đăng ký trước khi sử dụng
Theo quy định mới, trước khi sử dụng chứng từ thuế điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và các đơn vị có trách nhiệm lập chứng từ điện tử phải thực hiện đăng ký theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
2.2. Tuân thủ quy định của nhiều lĩnh vực pháp luật
Việc lập, quản lý và sử dụng chứng từ thuế điện tử không chỉ tuân theo pháp luật về thuế mà còn phải phù hợp với quy định về:
-
Giao dịch điện tử.
-
Kế toán.
-
Quản lý thuế.
-
Phí và lệ phí.
-
Các quy định chuyên ngành có liên quan.
2.3. Bảo đảm tính chính xác, đầy đủ của thông tin
Mọi thông tin trên chứng từ điện tử phải:
-
Chính xác.
-
Trung thực.
-
Đầy đủ.
-
Phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã lập trên chứng từ điện tử.
2.4. Bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu
Sau khi phát hành, dữ liệu chứng từ điện tử phải được bảo đảm nguyên vẹn, không bị sửa đổi hoặc làm sai lệch trái quy định.
Trong trường hợp phát hiện sai sót, việc điều chỉnh hoặc thay thế chứng từ phải thực hiện theo đúng trình tự pháp luật quy định.
III. Trách nhiệm của doanh nghiệp khi sử dụng chứng từ thuế điện tử
3.1. Lập chứng từ đúng thời điểm
Doanh nghiệp phải lập chứng từ điện tử ngay khi phát sinh nghiệp vụ thuộc trường hợp phải lập theo quy định.
Việc lập chậm hoặc lập không đúng thời điểm có thể ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và bị xử lý theo quy định của pháp luật.
3.2. Truyền dữ liệu đúng quy định
Đối với các chứng từ thuộc diện phải gửi cơ quan thuế, doanh nghiệp cần bảo đảm:
-
Truyền dữ liệu đầy đủ.
-
Đúng định dạng.
-
Đúng thời hạn.
-
Không làm gián đoạn việc gửi dữ liệu.
3.3. Lưu trữ chứng từ điện tử
Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ chứng từ điện tử trong thời hạn luật định, bảo đảm:
-
Có thể tra cứu.
-
Có thể đối chiếu.
-
Không bị mất hoặc hư hỏng dữ liệu.
-
Đáp ứng yêu cầu kiểm tra của cơ quan nhà nước.
IV. Những điểm mới doanh nghiệp cần lưu ý
4.1. Chuẩn hóa dữ liệu điện tử
Một trong những mục tiêu của quy định mới là xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất về hóa đơn và chứng từ điện tử để phục vụ công tác quản lý thuế, xác minh và đối chiếu dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước.
4.2. Tăng cường kết nối với cơ quan thuế
Hệ thống chứng từ điện tử phải bảo đảm khả năng kết nối, truyền nhận dữ liệu an toàn và liên tục với cơ quan thuế thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ đủ điều kiện.
4.3. Nâng cao yêu cầu về bảo mật
Doanh nghiệp và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn, chứng từ điện tử phải thực hiện các biện pháp bảo mật thông tin, ngăn ngừa việc rò rỉ hoặc sử dụng trái phép dữ liệu của người nộp thuế.
V. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi áp dụng?
5.1. Rà soát phần mềm
Kiểm tra phần mềm hóa đơn và chứng từ điện tử đang sử dụng để bảo đảm đáp ứng chuẩn dữ liệu mới.
5.2. Cập nhật quy trình nội bộ
Doanh nghiệp nên rà soát quy trình lập, ký số, truyền nhận và lưu trữ chứng từ điện tử nhằm bảo đảm phù hợp với quy định mới.
5.3. Đào tạo nhân sự
Nhân viên kế toán, tài chính và bộ phận liên quan cần được cập nhật quy định mới để hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện.
VI. Một số câu hỏi thường gặp
6.1. Quy định mới có hiệu lực từ khi nào?
Các nguyên tắc lập và sử dụng chứng từ thuế điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức áp dụng từ ngày 01/7/2026.
6.2. Có phải đăng ký trước khi sử dụng chứng từ điện tử không?
Có. Các đối tượng thuộc diện áp dụng phải đăng ký sử dụng theo hướng dẫn của Bộ Tài chính trước khi triển khai.
6.3. Doanh nghiệp có phải lưu trữ chứng từ điện tử không?
Có. Chứng từ điện tử phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn và sẵn sàng cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
6.4. Việc sử dụng chứng từ điện tử phải tuân thủ những quy định nào?
Ngoài pháp luật về thuế, doanh nghiệp còn phải tuân thủ quy định về giao dịch điện tử, kế toán, quản lý thuế, phí và lệ phí.
VII. Kết luận
Việc nguyên tắc lập, sử dụng chứng từ thuế điện tử chính thức áp dụng từ 01/7/2026 là bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số ngành thuế và hiện đại hóa công tác quản lý tài chính. Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật quy định mới, rà soát hệ thống phần mềm, chuẩn hóa quy trình lập và lưu trữ chứng từ điện tử để bảo đảm tuân thủ pháp luật, hạn chế rủi ro và nâng cao hiệu quả quản trị. Việc chuẩn bị đầy đủ ngay từ bây giờ sẽ giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh với những thay đổi của chính sách thuế trong giai đoạn mới.