Những khoản chi phí được trừ khi mới thành lập công ty là vấn đề quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu thuế ngay từ năm đầu hoạt động. Nếu hiểu đúng và hạch toán đúng, doanh nghiệp có thể giảm số thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) phải nộp một cách hợp pháp.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ: chi phí được trừ là gì, điều kiện để được trừ và danh sách các khoản chi hợp lệ trong giai đoạn mới thành lập.
Mục lục
I. Căn cứ pháp lý về chi phí được trừ
Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 và các văn bản hướng dẫn như Thông tư 96/2015/TT-BTC, khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN phải đáp ứng đủ 3 điều kiện:
✅ Điều kiện để chi phí được trừ:
- Thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp
- Thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên)
Nếu không đáp ứng đủ các điều kiện trên → khoản chi có thể bị loại khi quyết toán thuế.
II. Những khoản chi phí được trừ khi mới thành lập công ty
Dưới đây là các khoản chi phổ biến trong giai đoạn khởi nghiệp được tính vào chi phí hợp lý:
2.1. Chi phí đăng ký thành lập doanh nghiệp
Bao gồm:
- Lệ phí đăng ký doanh nghiệp
- Phí công bố nội dung đăng ký
- Phí khắc dấu
- Phí mua chữ ký số
- Phí đăng ký hóa đơn điện tử
👉 Đây là các khoản chi phục vụ trực tiếp cho việc thành lập và hoạt động hợp pháp của doanh nghiệp nên được tính vào chi phí hợp lệ.
2.2. Chi phí thuê văn phòng, mặt bằng
- Tiền thuê nhà, thuê văn phòng
- Phí quản lý tòa nhà
- Điện, nước, internet
📌 Lưu ý:
- Hợp đồng thuê phải hợp pháp
- Nếu thuê cá nhân → cần chứng từ nộp thuế thay (nếu thuộc diện chịu thuế)
2.3. Chi phí mua sắm tài sản, công cụ dụng cụ
Bao gồm:
- Máy tính
- Bàn ghế văn phòng
- Máy in, thiết bị làm việc
- Phần mềm phục vụ kinh doanh
👉 Nếu là tài sản cố định → được trích khấu hao theo quy định.
👉 Nếu là công cụ dụng cụ → được phân bổ chi phí theo thời gian sử dụng.
2.4. Chi phí tiền lương và bảo hiểm
- Lương nhân viên
- Lương giám đốc (nếu có tham gia điều hành thực tế)
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp
📌 Điều kiện:
- Có hợp đồng lao động
- Có bảng lương, chứng từ chi trả
- Đăng ký tham gia bảo hiểm đúng quy định
2.5. Chi phí marketing và quảng cáo
- Thiết kế website
- Quảng cáo Facebook, Google
- In ấn catalogue
- Chi phí truyền thông, PR
👉 Đây là khoản chi được trừ nếu phục vụ hoạt động kinh doanh và có hóa đơn hợp pháp.
2.6. Chi phí mua hàng hóa, nguyên vật liệu
Nếu doanh nghiệp mới thành lập đã bắt đầu nhập hàng:
- Chi phí nhập hàng
- Chi phí vận chuyển
- Chi phí lưu kho
Các khoản này được hạch toán vào giá vốn khi xác định thu nhập chịu thuế.
2.7. Chi phí tư vấn pháp lý, kế toán
- Thuê dịch vụ kế toán
- Thuê tư vấn pháp luật
- Phí tư vấn thuế
👉 Đây là khoản chi cần thiết và được tính vào chi phí hợp lệ.
III. Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN
Doanh nghiệp mới thành lập cần tránh các khoản chi sau:
❌ Chi không có hóa đơn hợp lệ
❌ Chi bằng tiền mặt trên 20 triệu đồng
❌ Chi không phục vụ hoạt động kinh doanh
❌ Phạt vi phạm hành chính
❌ Chi vượt mức khống chế theo quy định
Những khoản này sẽ bị loại khi cơ quan thuế kiểm tra.
IV. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp mới thành lập
✔ Lưu giữ đầy đủ hóa đơn chứng từ
✔ Thanh toán qua ngân hàng với khoản chi lớn
✔ Hạch toán kế toán đúng kỳ
✔ Không gom hóa đơn sai thời điểm
✔ Nên sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp trong năm đầu
Việc ghi nhận đúng chi phí ngay từ đầu giúp doanh nghiệp:
- Giảm rủi ro khi quyết toán thuế
- Tối ưu số thuế TNDN phải nộp
- Quản lý tài chính minh bạch
V. Kết luận
Những khoản chi phí được trừ khi mới thành lập công ty bao gồm hầu hết các chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật thuế.
👉 Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến hóa đơn, chứng từ và hình thức thanh toán để tránh bị loại chi phí khi quyết toán.