Trong quá trình xây dựng môi trường làm việc ổn định và thu hút nhân sự chất lượng, quy chế lương thưởng và chế độ phụ cấp luôn đóng vai trò cốt lõi. Đây không chỉ là nghĩa vụ theo luật, mà còn là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp giữ chân người tài, thúc đẩy hiệu suất làm việc và tạo dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững. Vậy cụ thể, quy chế lương thưởng là gì? Phụ cấp có bắt buộc không? Doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống đãi ngộ ra sao để vừa đúng luật, vừa linh hoạt? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây mà MVA Việt Nam chia sẻ nhé!
Mục lục
I. Quy chế lương thưởng là gì?
Quy chế lương thưởng là văn bản nội bộ do doanh nghiệp ban hành, quy định rõ các chính sách về tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, chế độ tăng lương, thưởng hiệu suất… dành cho người lao động. Quy chế này thường được xây dựng dựa trên:
- Luật Lao động hiện hành (đặc biệt là Bộ luật Lao động 2019);
- Thỏa ước lao động tập thể (nếu có);
- Chiến lược nhân sự – tài chính của doanh nghiệp.
???? Mục tiêu của quy chế là đảm bảo tính minh bạch, công bằng, giúp người lao động yên tâm làm việc và doanh nghiệp dễ dàng quản lý chi phí nhân sự.
II. Những nội dung cơ bản trong quy chế lương thưởng
Một quy chế đầy đủ cần bao gồm các mục tiêu chuẩn sau:
2.1. Cơ cấu tiền lương
– Lương cơ bản: Là mức lương ghi trên hợp đồng lao động, là căn cứ để đóng BHXH, BHYT, BHTN.
– Lương theo hình thức: Có thể là lương theo thời gian, sản phẩm, doanh thu, khoán…
– Lương thực nhận: Bao gồm lương cơ bản + phụ cấp + thưởng (nếu có) – các khoản được chi trả thực tế.
– Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản, trả theo kỳ (thường là hàng tháng).
– Thời gian thanh toán: Cụ thể từng ngày trong tháng.
2.2. Chính sách thưởng
– Thưởng theo hiệu suất (KPIs): Căn cứ vào kết quả đánh giá công việc định kỳ.
– Thưởng doanh thu: Áp dụng cho bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng.
– Thưởng định kỳ: Thưởng lễ, Tết, sinh nhật, ngày kỷ niệm, cuối năm…
– Thưởng đột xuất: Khen thưởng cá nhân có đóng góp đặc biệt.
– Thưởng sáng kiến: Khuyến khích ý tưởng cải tiến, đổi mới, tiết kiệm chi phí.
– Nguyên tắc xét thưởng: Dựa trên kết quả công việc, đạo đức nghề nghiệp, thời gian gắn bó…
– Thẩm quyền phê duyệt thưởng: Ban lãnh đạo, trưởng bộ phận hoặc hội đồng xét thưởng.
2.3. Phụ cấp và các khoản hỗ trợ
– Phụ cấp trách nhiệm
– Phụ cấp ăn trưa/ăn ca
– Phụ cấp xăng xe, điện thoại
– Phụ cấp khu vực, độc hại
– Phụ cấp nhà ở, nuôi con nhỏ, chuyên cần…
2.4. Chính sách tăng lương
– Thời gian xét tăng lương định kỳ: Ví dụ mỗi 6 tháng hoặc 1 năm/lần.
– Tiêu chí tăng lương: Dựa vào đánh giá công việc, thâm niên, bằng cấp, đóng góp cá nhân.
– Mức tăng cụ thể: Có thể đưa ra biên độ hoặc phụ thuộc vào hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
– Thẩm quyền phê duyệt: Bộ phận nhân sự, trưởng bộ phận, ban giám đốc.
2.5. Nguyên tắc áp dụng và xử lý vi phạm
– Tính minh bạch: Tất cả nhân viên được tiếp cận và hiểu quy chế.
– Không phân biệt đối xử: Không kỳ thị về giới tính, tôn giáo, tuổi tác, vùng miền…
– Biện pháp xử lý: Trong trường hợp gian lận, vi phạm quy chế sẽ có chế tài cụ thể (ví dụ: truy thu thưởng sai, kỷ luật hành chính…).
III. Các loại phụ cấp phổ biến trong doanh nghiệp
Phụ cấp là những khoản tiền bổ sung vào lương, được trả cho người lao động nhằm bù đắp điều kiện làm việc, trách nhiệm, chi phí cá nhân hoặc để khuyến khích tinh thần, giữ chân nhân sự.
Tùy vào tính chất công việc và khả năng tài chính, doanh nghiệp có thể chi trả một hoặc nhiều loại phụ cấp dưới đây:
3.1. Phụ cấp trách nhiệm
– Dành cho vị trí quản lý, trưởng nhóm, người có trách nhiệm cao.
– Tính chất: bù đắp khối lượng và mức độ phức tạp trong công việc.
– Tính vào lương đóng BHXH
3.2. Phụ cấp chức vụ
– Áp dụng cho các chức danh lãnh đạo như giám đốc, trưởng phòng…
– Mức phụ cấp thường dao động theo cấp bậc hoặc quy định nội bộ.
– Tính vào lương đóng BHXH
3.3. Phụ cấp khu vực
– Áp dụng cho người lao động làm việc ở vùng có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn.
– Tính vào lương đóng BHXH
– Thường căn cứ theo danh sách khu vực được quy định bởi nhà nước.
3.4. Phụ cấp độc hại, nguy hiểm
– Áp dụng khi người lao động làm việc trong môi trường có yếu tố độc hại, nguy hiểm, rủi ro sức khỏe.
– Tính vào lương đóng BHXH
– Có thể cần thêm kết luận từ cơ quan y tế hoặc đánh giá rủi ro.
3.5. Phụ cấp lưu động, công tác
– Dành cho nhân sự thường xuyên đi công tác, di chuyển nhiều.
– Không tính vào lương đóng BHXH
– Có thể chi theo ngày công tác, hoặc khoán theo tháng.
3.6. Phụ cấp điện thoại, xăng xe
– Dùng để hỗ trợ chi phí phát sinh khi làm việc.
– Không tính vào lương đóng BHXH
– Có thể chi theo hóa đơn thực tế hoặc khoán theo mức cố định.
3.7. Phụ cấp ăn trưa, ăn ca
– Phổ biến ở hầu hết các công ty – giúp đảm bảo sức khỏe nhân viên.
– Không tính vào lương đóng BHXH nếu mức chi ≤ 730.000đ/người/tháng (theo Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH)
– Có thể trả bằng tiền mặt hoặc tổ chức bữa ăn tại công ty.
3.8. Phụ cấp nuôi con nhỏ, thai sản
– Một số doanh nghiệp có chính sách hỗ trợ thêm cho lao động đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi hoặc đang mang thai.
– Mục tiêu: tạo phúc lợi vượt trội, giữ chân nhân sự nữ.
– Không bắt buộc theo luật – nhưng là điểm cộng lớn về thương hiệu nhà tuyển dụng.
3.9. Phụ cấp chuyên cần
– Thưởng thêm nếu nhân sự đi làm đầy đủ, không trễ – không nghỉ không phép.
– Tăng ý thức kỷ luật và gắn bó với công ty.
– Không tính vào lương đóng BHXH
3.10. Các khoản hỗ trợ đặc biệt khác
– Học phí, đào tạo nâng cao
– Hiếu hỷ (kết hôn, sinh con, ma chay…)
– Du lịch, team building, bảo hiểm sức khỏe ngoài BHYT…
IV. Lưu ý pháp lý khi xây dựng quy chế
Dù doanh nghiệp có quyền tự xây dựng quy chế nội bộ, nhưng mọi quy định về lương – thưởng – phụ cấp đều phải tuân thủ theo khung pháp luật hiện hành. Dưới đây là những lưu ý “chống trượt luật” không thể bỏ qua:
4.1. Phải phù hợp với Bộ luật Lao động
– Các chính sách lương thưởng không được thấp hơn mức tối thiểu vùng do Nhà nước quy định.
– Việc thưởng, phạt, tăng giảm lương cần có căn cứ rõ ràng, minh bạch, tránh cảm tính.
– Không được đưa ra các điều khoản trái với quy định pháp luật về quyền lợi tối thiểu của người lao động.
4.2. Quy chế phải được ban hành hợp pháp
– Cần có văn bản ký tên, đóng dấu của người có thẩm quyền (thường là giám đốc hoặc chủ doanh nghiệp).
– Nên có sự tham khảo ý kiến của Ban chấp hành công đoàn cơ sở (nếu có) theo đúng quy định tại Điều 63 BLLĐ 2019.
– Thông báo công khai và phổ biến đến toàn bộ người lao động trong công ty để tránh khiếu nại, tranh chấp sau này.
4.3. Quy định rõ ràng về thời điểm, hình thức chi trả
– Ghi cụ thể: thời gian trả lương (VD: mùng 5 hàng tháng), hình thức (tiền mặt, chuyển khoản).
– Trường hợp chậm trả lương, phải có lý do chính đáng và mức lãi chậm trả theo Điều 95 BLLĐ.
4.4. Không vi phạm nguyên tắc bình đẳng
– Tuyệt đối không được phân biệt lương thưởng dựa trên giới tính, tuổi tác, dân tộc, tín ngưỡng…
– Quy chế cần đảm bảo sự công bằng và minh bạch để tránh gây mất đoàn kết nội bộ và vi phạm quy định về bình đẳng lao động.
4.5. Chính sách thưởng không bắt buộc nhưng cần rõ ràng
– Pháp luật không bắt buộc phải có thưởng, nhưng nếu đã ban hành quy chế có thưởng thì doanh nghiệp phải thực hiện đúng.
– Tránh ghi chung chung kiểu “công ty sẽ xem xét thưởng tùy hứng” → dễ bị phản tố nếu có tranh chấp!
4.6. Phụ cấp có thể ảnh hưởng đến đóng BHXH – cần phân loại kỹ
– Một số khoản phụ cấp bắt buộc phải tính vào lương đóng BHXH (như trách nhiệm, chức vụ, nặng nhọc…).
– Cần phân loại đúng để tránh bị cơ quan BHXH truy thu hoặc xử phạt.
(Căn cứ: Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH & Công văn 1689/BHXH-TT của BHXH Việt Nam)
4.7. Cập nhật định kỳ theo quy định pháp luật mới
– Mức lương tối thiểu, quy định về phụ cấp, thưởng… có thể thay đổi theo từng năm.
– Quy chế nên được điều chỉnh định kỳ (tối thiểu mỗi năm/lần) hoặc khi có thay đổi lớn về chính sách lương, luật BHXH, thuế TNCN…
4.8. Có thể là tài liệu chứng cứ khi xảy ra tranh chấp
– Nếu xảy ra tranh chấp về lương thưởng, quy chế sẽ là căn cứ pháp lý cực kỳ quan trọng để bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên.
– Do đó, hãy lưu trữ bản cứng, bản mềm và cả chữ ký xác nhận của nhân viên để tăng tính pháp lý.
V. Vai trò của quy chế trong vận hành doanh nghiệp
5.1. Đảm bảo tính minh bạch và công bằng
– Giúp nhân viên hiểu rõ: lương được tính như thế nào, phụ cấp nào được hưởng, khi nào được thưởng, tiêu chí ra sao.
– Tránh tình trạng “truyền miệng”, suy đoán, đố kỵ nội bộ hoặc khiếu nại về bất công trong thu nhập.
– Tăng niềm tin vào hệ thống, củng cố tinh thần cống hiến dài lâu.
5.2. Tạo động lực làm việc & giữ chân nhân sự giỏi
– Một chính sách lương thưởng rõ ràng, cạnh tranh, công bằng giúp nhân viên cảm thấy xứng đáng với nỗ lực mình bỏ ra.
– Hệ thống thưởng theo KPI, sáng kiến, hiệu suất… sẽ thúc đẩy nhân viên bứt phá và làm việc chủ động hơn.
– Giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc, đặc biệt ở các vị trí quan trọng và khó tuyển.
5.3. Hỗ trợ xây dựng văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp
– Khi quy chế được áp dụng công khai – minh bạch, toàn bộ đội ngũ sẽ cùng làm việc trên một mặt bằng quy tắc rõ ràng.
– Góp phần định hình văn hóa doanh nghiệp đề cao sự công bằng, trách nhiệm và ghi nhận đóng góp.
5.4. Giảm rủi ro pháp lý và tranh chấp lao động
– Quy chế giúp doanh nghiệp có căn cứ rõ ràng khi giải quyết các tranh chấp về lương, phụ cấp, thưởng.
– Là tài liệu nội bộ chứng minh doanh nghiệp đã tuân thủ Bộ luật Lao động, đặc biệt khi bị thanh tra hoặc khởi kiện.
– Giảm thiểu khả năng bị phạt hành chính, truy thu BHXH hoặc dính kiện tụng không đáng có.
5.5. Tối ưu chi phí nhân sự & dễ dàng kiểm soát ngân sách
– Doanh nghiệp có thể thiết kế quy chế sao cho phù hợp với chiến lược kinh doanh & ngân sách tài chính từng giai đoạn.
– Giúp kiểm soát rõ ràng từng loại chi phí: lương cứng, phụ cấp, thưởng hiệu quả…, từ đó lập kế hoạch tài chính chính xác.
– Dễ dàng đánh giá hiệu suất đầu tư vào nhân sự, tránh “vung tay quá trán”.
VI. Doanh nghiệp cần làm gì?
6.1. Rà soát tình hình thực tế & năng lực tài chính
– Xác định các yếu tố cốt lõi:
- Nguồn ngân sách chi trả nhân sự hàng tháng/quý/năm.
- Đặc thù ngành nghề, điều kiện làm việc.
- Vị trí, chức danh hiện có và các khoản phụ cấp đang áp dụng (nếu có).
-Giúp doanh nghiệp thiết kế chính sách thực tế, không “vẽ mộng”, cũng không quá dè dặt.
6.2. Tham khảo pháp luật & quy định liên quan
– Cập nhật các quy định mới nhất về:
- Mức lương tối thiểu vùng
- Thu nhập tính đóng BHXH
- Quy định về thưởng, phạt, phụ cấp
-Có thể tham khảo thêm Thông tư, Nghị định hướng dẫn và các mô hình đã áp dụng thành công ở doanh nghiệp cùng ngành.
6.3. Xây dựng quy chế lương – thưởng – phụ cấp theo khung chuẩn
– Nội dung quy chế cần có:
- Cách tính lương cơ bản, lương hiệu suất.
- Các loại phụ cấp (có/không đóng BHXH).
- Nguyên tắc xét thưởng, thời điểm chi trả.
- Cơ chế xử lý khi nghỉ phép, nghỉ việc, kỷ luật.
6.4. Tham khảo ý kiến người lao động và/hoặc công đoàn (nếu có)
– Giúp tăng tính đồng thuận, giảm “kháng cự ngầm” khi triển khai.
– Có thể lấy ý kiến qua khảo sát nội bộ, họp nhóm quản lý, hoặc trình bày trong cuộc họp công đoàn.
6.5. Ban hành – Ký tên – Phổ biến rõ ràng
– Ban hành bằng văn bản, có chữ ký của Giám đốc/Tổng giám đốc.
– Gửi bản cứng/bản mềm đến toàn bộ nhân viên, có ký nhận để tăng giá trị pháp lý.
– Phổ biến qua họp toàn công ty hoặc trong buổi onboarding nhân sự mới.
6.6. Theo dõi – Đánh giá – Điều chỉnh định kỳ
– Không có chính sách nào “chuẩn vĩnh viễn” – hãy:
- Định kỳ 6 tháng – 1 năm đánh giá lại hiệu quả.
- Thu thập phản hồi từ nhân sự & các bộ phận quản lý.
- Cập nhật khi có thay đổi về pháp luật hoặc mô hình kinh doanh.
KẾT LUẬN
Việc xây dựng quy chế lương thưởng & phụ cấp không chỉ là yêu cầu pháp lý, mà còn là chiến lược nhân sự thông minh giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Trong bối cảnh thị trường lao động cạnh tranh như hiện nay, chính sách đãi ngộ minh bạch, hợp lý chính là “vũ khí mềm” để doanh nghiệp chiếm trọn niềm tin của người lao động. Bạn cần hỗ trợ xây dựng quy chế lương thưởng, thang bảng lương hoặc tư vấn pháp lý lao động cho doanh nghiệp? MVA Việt Nam luôn sẵn sàng đồng hành!