Sorry, this entry is only available in Tiếng Việt. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.
Quy trình lưu trữ hồ sơ là quá trình tổ chức, sắp xếp và bảo quản các tài liệu, hồ sơ nhằm đảm bảo dễ dàng tìm kiếm, tra cứu và bảo vệ thông tin. Quy trình này giúp tăng hiệu quả công việc, giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình lưu trữ hồ sơ mà MVA Việt Nam muốn chia sẻ để mọi người nắm được.
I. Hồ sơ là gì?
Hồ sơ là những thông tin tĩnh trong quá khứ của tổ chức cần được lưu trữ để phục vụ cho việc tham khảo trong tương lai nếu cần thiết. Nói dễ hiểu hơn thì hồ sơ là các giấy tờ liên quan tới ai đó, vụ việc nào đó, vấn đề, công tác, … có tập hợp các kết quả, bằng chứng, những việc đã diễn ra,… một cách có hệ thống Vì mang tính chất quá khứ và không có khả năng ảnh hưởng tới các hoạt động trong tương lai của tổ chức nên hồ sơ thường không yêu cầu được cập nhật và bảo trì như tài liệu. Chính vì vậy mà nhiều doanh nghiệp đã xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ theo cách riêng, khác so với quy trình kiểm soát tài liệu. Với MVA, sau khi hoàn thành công việc thì cần phải thiết lập hồ sơ và lưu trữ do hồ sơ này chứng minh rằng công việc này đã được hoàn thành. Theo quy định bản mới nhất thì các doanh nghiệp áp dụng cần lưu trữ các hồ sơ sau:
- Hồ sơ đánh giá và kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng của các phòng ban và của cả doanh nghiệp
- Hồ sơ đánh giá nội bộ gồm: kế hoạch đánh giá nội bộ, chương trình đánh giá nội bộ, các ghi nhận trong quá trình đánh giá nội bộ, kết quả đánh giá nội bộ, ghi nhận các hành động khắc phục sau đánh giá
- Hồ sơ hoạch định và xem xét lãnh đạo
- Hồ sơ kiểm soát sản phẩm không phù hợp
- Hồ sơ kết quả xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu các đơn hàng của khách hàng
- Hồ sơ đánh giá, kiểm tra nguyên liệu đầu vào, sản phẩm của các giai đoạn trong sản xuất
- Hồ sơ bảo trì, bảo dưỡng, kiểm định và hiệu chỉnh trang thiết bị
- Hồ sơ kết quả đánh giá nhà cung cấp
- Hồ sơ liên quan tới quá trình kinh doanh của doanh nghiệp như báo giá, hợp đồng, đơn đặt hàng,…
- Hồ sơ liên quan tới năng lực, quá trình tuyển dụng và đào tạo của nhân viên như hồ sơ, bằng cấp liên quan của ứng viên, kế hoạch đào tạo, đánh giá kế hoạch đào tạo, hồ sơ về kinh nghiệm làm việc của nhân viên, …
- Hồ sơ liên quan tới thiết kế sản phẩm hàng hóa, xác nhận giá trị sử dụng của sản phẩm
- Hồ sơ liên quan tới đánh giá của khách hàng
Ngoài những hồ sơ trên, tùy vào quy mô và đặc thù mà doanh nghiệp sẽ có thể cần lưu trữ nhiều hồ sơ hơn để phục vụ cho việc đánh giá chứng nhận. Việc chuẩn bị những hồ sơ trên thường gây ra rất nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp đang muốn chứng nhận ISO 9001 đặc biệt là các doanh nghiệp chưa xây dựng quy trình một cách hoàn chỉnh. Hiểu được trăn trở trên của doanh nghiệp, MVA luôn sẵn sàng cung cấp dịch vụ . Với sự hỗ trợ từ các chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm của MVA, doanh nghiệp sẽ có thể chuẩn bị các hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.
Có thể bạn quan tâm >>
II. Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001
Quy trình lưu trữ hồ sơ bao gồm các bước như sau: Thu thập hồ sơ, hệ thống và sắp xếp hồ sơ, xác định thời gian lưu trữ, lưu trữ và bảo quản hồ sơ, sử dụng hồ sơ, Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ, hủy bỏ hồ sơ. Việc tuân theo quy trình này sẽ giúp công tác lưu trữ hồ sơ đạt hiệu quả cũng như thể hiện chất lượng quản lý của doanh nghiệp.
2.1. Thu thập hồ sơ
Hồ sơ sẽ được tạo ra khi áp dụng các quy trình, quy định, hướng dẫn công việc hay các hoạt động sản xuất – kinh doanh. Lượng hồ sơ này sẽ được thu thập bởi một nhân viên được bổ nhiệm bởi trưởng phòng. Tùy vào tình hình, quy mô và đặc thù của từng phòng ban mà hồ sơ sẽ được thu thập theo ngày, tuần, tháng, quý hay năm. Thông thường thì hồ sơ sẽ được thu thập theo ngày hoặc theo tuần. Ngoài ra, với một số trường hợp nhất định thì hồ sơ có thể được thu thập theo nội dung công việc, yêu cầu của khách hàng hoặc của các cấp quản lý.
2.2. Hệ thống và sắp xếp hồ sơ
Với những hồ sơ được thu thập ngắn hạn theo ngày hoặc theo tuần:
- Hồ sơ được phân loại và sắp xếp vào một trang bìa theo thứ tự sớm đặt trước. Ngoài mỗi bìa sẽ có dán nhãn bằng ký hiệu nhận diện, ngày tháng hoặc tên gọi hồ sơ.
- Cuối mỗi tháng hoặc quý, nhân viên lưu trữ hồ sơ sẽ tiến hành hệ thống lại hồ sơ, kiểm tra số lượng, sắp xếp và cho vào bìa hộp (Box file) với sự phân chia rõ ràng giữa các tháng.
- Có thể lưu hồ sơ trực tiếp vào bìa hộp (Box file) với sự phân chia giữa các tháng, quý hoặc năm theo thứ tự.
- Lưu hồ sơ trực tiếp vào bìa hộp theo trình tự thời gian. Giữa các nhóm hồ sơ cần được phân chia rõ ràng.
Với những hồ sơ được thu thập dài hạn theo tháng, quý, năm: Với các trường hợp hồ sơ được thu thập theo công việc, yêu cầu của khách hàng hoặc quản lý:
2.3. Xác định thời gian lưu trữ
Tùy vào từng loại mà hồ sơ sẽ có thời gian lưu trữ khác nhau nhưng tối thiểu là một năm (để phục vụ cho việc đánh giá nội bộ, đánh giá chứng nhận, tái đánh giá chứng nhận,..). Ngoài ra thì thời gian lưu trữ hồ sơ còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác như mục đích doanh nghiệp, yêu cầu của khách hàng/ đối tác, yêu cầu của pháp luật,…
2.4. Lưu trữ và bảo quản hồ sơ
Với hồ sơ bằng giấy:
- Hồ sơ cần được bảo quản trong vật chứa tốt để đảm bảo tính nguyên vẹn, an toàn và bảo mật (bìa còng, bìa cứng, hòm đựng hồ sơ, tủ đựng hồ sơ,…).
- Nơi lưu trữ phải được kiểm soát, an toàn, tiện lợi và dễ dàng tiếp cận khi có nhu cầu.
- Cần lập danh mục hồ sơ lưu và có quy định rõ vị trí hồ sơ để thuận tiện cho việc trích lục tìm kiếm. Văn bản này cần thường xuyên được cập nhập, in ra và bố trí ở nơi dễ thấy nhất.
- Các hồ sơ mật (quan trọng) thì cần được bố trí ở một vị trí riêng, có khóa hoặc biện pháp bảo mật
Với hồ sơ ở dạng dữ liệu:
- Hồ sơ trên máy tính cũng cần được sắp xếp, đặt tên và phân chia thư mục rõ ràng.
- Cần có file hướng dẫn “danh mục hồ sơ lưu”.
- Với các hồ sơ mật (quan trọng) thì cần được đặt mật khẩu (Password) hoặc phương pháp mã hóa đảm bảo.
2.5. Sử dụng hồ sơ
Để sử dụng hồ sơ, người sử dụng cần báo với trưởng phòng hoặc người được ủy quyền, nếu khác phòng ban thì cần lập “phiếu yêu cầu hồ sơ”. Việc sử dụng hồ sơ có thể rơi vào các trường hợp sau:
- Nếu mượn và trả ngay: người sử dụng hồ sơ có thể ngồi tại chỗ để tham khảo hồ sơ.
- Nếu cần nghiên cứu thời gian lâu: người sử dụng có thể ký mượn với trưởng phòng ban hoặc người được ủy quyền.
- Nếu cần dùng để theo dõi công việc: người sử dụng có thể đề nghỉ trưởng phòng bạn hoặc người được ủy quyền cho photo hồ sơ để sử dụng.
- Nếu cần chuyển hồ sơ ra ngoài công ty: người sử dụng cần xin ý kiến của trưởng phòng ban hoặc người được ủy quyền.
- Để tiếp cận với những hồ sơ quan trọng, được bảo mật: người sử dụng cần xin ý kiến của Giám Đốc hoặc các cấp có thẩm quyền.
Trong quá trình sử dụng hồ sơ, người sử dụng phải có trách nhiệm giữ an toàn cho hồ sơ, bảo mật cho các hồ sơ mật, đảm bảo tính nguyên vẹn của hồ sơ. Sau khi hoàn thành sử dụng, cần hoàn trả lại cho trưởng phòng ban hoặc người được ủy nhiệm.
2.6. Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ
Có thể lưu trữ, bảo quản hồ sơ vào tủ ở vị trí nhất định. Sau đó quản lý bằng một tập lưu trữ theo một trong các cách sau:
- Dùng bút đánh số, ký hiệu hoặc dán các nhãn bao gồm mã số, tiêu đề, ngày tạo, ngày cập nhật, người tạo, người chịu trách nhiệm, mô tả và nơi lưu trữ ở bìa tập tài liệu, hồ sơ đã được lưu trữ
- Lưu trữ trên excel hoặc drive để lưu trữ các dữ liệu số. Dùng chức năng dẫn link để liên kết với tập tin kèm
- Nên lưu trữ các file mềm vào các folder trên máy tính hay user để dễ dàng tìm kiếm, tránh hư hỏng và tiết kiệm diện tích lưu trữ.
2.7. Hủy bỏ hồ sơ
Khi hồ sơ hết hạn lưu trữ, các trưởng phòng ban hoặc cán bộ phụ trách sẽ tiến hành kiểm tra và hủy hồ sơ theo 2 trường hợp:
- Với hồ sơ bình thường: trưởng phòng ban hoặc cán bộ phụ trách sẽ tiến hành kiểm tra và hủy bỏ
- Với hồ sơ mật: trưởng phòng ban hoặc cán bộ phụ trách sẽ làm “phiếu yêu cầu hồ sơ” để trình lên Ban Giám Đốc phê duyệt. Nếu được phê duyệt thì trưởng phòng ban hoặc cán bộ phụ trách sẽ tiến hành kiểm tra và hủy.
Cách hủy hồ sơ:
- Với hồ sơ mật: xé nhỏ, dùng máy cắt hồ sơ, đốt
- Với hồ sơ bình thường: xé nhỏ, dùng máy cắt, đốt, gạch bỏ,…
Quy trình lưu trữ hồ sơ hiệu quả sẽ giúp tổ chức tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí, và đảm bảo việc quản lý thông tin diễn ra thuận lợi, bảo mật và tuân thủ các quy định pháp lý.
Hi vọng rằng những chia sẻ vừa rồi của MVA về chủ đề “Quy trình lưu trữ hồ sơ” đã cung cấp cho quý độc giả những thông tin hữu ích.