Người nộp thuế ở trạng thái 03, 06 nhưng vẫn còn hồ sơ khai thuế phải nộp để hoàn tất thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có thể gặp khó khăn nếu không còn chữ ký số hoặc không đủ điều kiện giao dịch thuế điện tử. Hướng dẫn mới của Thuế TP.HCM đã nêu rõ cách tiếp nhận hồ sơ khai thuế đối với người nộp thuế trạng thái 03, 06 không còn đủ điều kiện giao dịch điện tử, giúp doanh nghiệp có hướng xử lý hồ sơ và hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Mục lục
- I. Người nộp thuế trạng thái 03, 06 là gì?
- II. Trường hợp người nộp thuế đã nộp hồ sơ chấm dứt mã số thuế
- III. Cách tiếp nhận hồ sơ khai thuế khi không còn giao dịch điện tử
- IV. Bảng tổng hợp cách xử lý trạng thái 03 và 06
- V. Doanh nghiệp cần làm gì khi đang ở trạng thái 03, 06?
- VI. Lưu ý khi thực hiện chấm dứt hiệu lực mã số thuế
- VII. Kết luận
I. Người nộp thuế trạng thái 03, 06 là gì?
1.1. Trạng thái 03 là gì?
Trạng thái 03 là trường hợp người nộp thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Đây thường là các doanh nghiệp đã ngừng kinh doanh, đang thực hiện giải thể hoặc chấm dứt hoạt động nhưng vẫn còn nghĩa vụ thuế, hóa đơn hoặc hồ sơ cần hoàn tất. Người nộp thuế ở trạng thái này chưa thể xem là đã hoàn tất toàn bộ thủ tục chấm dứt mã số thuế.
1.2. Trạng thái 06 là gì?
Trạng thái 06 là trường hợp người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Cơ quan thuế xác minh và xác định người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký thì mã số thuế có thể được chuyển sang trạng thái này. Doanh nghiệp ở trạng thái 06 cần xác định rõ hướng xử lý. Nếu tiếp tục hoạt động, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục khôi phục hoạt động và phối hợp với cơ quan thuế. Nếu không tiếp tục hoạt động, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục chấm dứt hoạt động, chấm dứt hiệu lực mã số thuế và các nghĩa vụ thuế liên quan.
1.3. Vì sao trạng thái 03, 06 ảnh hưởng đến việc khai thuế?
Khi mã số thuế chuyển sang trạng thái 03 hoặc 06, người nộp thuế có thể không còn đủ điều kiện thực hiện các giao dịch thuế điện tử như trước.
Một số trường hợp còn gặp tình trạng:
- Không còn sử dụng chữ ký số.
- Chữ ký số không còn hoạt động.
- Không đủ điều kiện giao dịch thuế điện tử.
- Hệ thống thuế điện tử không còn hỗ trợ mẫu hồ sơ cần nộp.
Trong khi đó, doanh nghiệp vẫn có thể còn hồ sơ khai thuế phải nộp để hoàn tất thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
Đây chính là trường hợp mà hướng dẫn mới của Thuế TP.HCM tập trung giải quyết.
II. Trường hợp người nộp thuế đã nộp hồ sơ chấm dứt mã số thuế
2.1. Đã nộp hồ sơ chấm dứt nhưng bị xác minh trạng thái 06
Một trường hợp cần phân biệt là người nộp thuế đã nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Hồ sơ này có thể bao gồm cả thông tin do cơ quan đăng ký kinh doanh chuyển đến đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ hợp tác đang làm thủ tục giải thể hoặc chấm dứt hoạt động. Sau đó, cơ quan thuế xác minh và ban hành thông báo người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Trong trường hợp này, người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai thuế cho các kỳ từ thời điểm nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế đến hiện tại. Tuy nhiên, có những trường hợp ngoại lệ cần tiếp tục thực hiện.
2.2. Hai loại hồ sơ vẫn phải nộp
Người nộp thuế vẫn phải thực hiện:
Thứ nhất, hồ sơ quyết toán thuế đến thời điểm chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
Thứ hai, hồ sơ khai thuế đối với nghĩa vụ thuế phát sinh sau thời điểm nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
Việc xử lý được thực hiện theo quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định 252/2026/NĐ-CP. Do đó, doanh nghiệp không nên hiểu rằng khi chuyển sang trạng thái 06 thì mọi hồ sơ khai thuế đều được bỏ qua. Cần xác định chính xác thời điểm nộp hồ sơ chấm dứt mã số thuế và nghĩa vụ thuế còn phát sinh.
III. Cách tiếp nhận hồ sơ khai thuế khi không còn giao dịch điện tử
3.1. Trường hợp vẫn còn hồ sơ phải nộp
Nếu người nộp thuế ở trạng thái 03 hoặc 06 nhưng vẫn còn hồ sơ khai thuế phải nộp để thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế thì cần xử lý theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Đặc biệt, trường hợp người nộp thuế:
- Không còn sử dụng chữ ký số;
- Không đủ điều kiện giao dịch thuế điện tử;
- Hoặc hệ thống thuế điện tử không còn hỗ trợ mẫu biểu;
thì vẫn có phương án để nộp hồ sơ.
3.2. Nộp hồ sơ thông qua bộ phận một cửa
Theo hướng dẫn mới, cơ quan thuế thực hiện hướng dẫn người nộp thuế nộp hồ sơ khai thuế thông qua bộ phận một cửa theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính. Như vậy, việc không còn đủ điều kiện giao dịch thuế điện tử không có nghĩa là doanh nghiệp không còn cách nộp hồ sơ khai thuế. Người nộp thuế cần liên hệ cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn về bộ hồ sơ và phương thức tiếp nhận phù hợp.
3.3. Cơ quan thuế phải cập nhật nghĩa vụ thuế
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế thực hiện:
- Ghi nhận hồ sơ khai thuế.
- Cập nhật thông tin.
- Hạch toán nghĩa vụ thuế.
- Ghi nhận các khoản thuế phát sinh theo hồ sơ.
Các nghĩa vụ này được cập nhật vào ứng dụng quản lý thuế.
Đây là nội dung quan trọng vì hồ sơ nộp trực tiếp vẫn phải được ghi nhận đầy đủ trên hệ thống quản lý thuế.
IV. Bảng tổng hợp cách xử lý trạng thái 03 và 06
4.1. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Tình trạng | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Trạng thái 03 | Ngừng hoạt động nhưng chưa chấm dứt MST | Hoàn tất hồ sơ thuế và thủ tục chấm dứt MST |
| Trạng thái 06 | Không hoạt động tại địa chỉ đăng ký | Xác định tiếp tục hoạt động hoặc chấm dứt |
| Đã nộp hồ sơ chấm dứt MST, sau đó bị xác minh trạng thái 06 | Không phải nộp toàn bộ hồ sơ khai thuế các kỳ sau thời điểm nộp hồ sơ | Vẫn nộp quyết toán đến thời điểm chấm dứt và hồ sơ cho nghĩa vụ phát sinh sau đó |
| Trạng thái 03/06 còn hồ sơ khai thuế | Không còn chữ ký số | Nộp hồ sơ qua bộ phận một cửa |
| Trạng thái 03/06 | Không đủ điều kiện giao dịch điện tử | Nộp hồ sơ theo phương thức được cơ quan thuế hướng dẫn |
| Hệ thống thuế điện tử không còn hỗ trợ mẫu | Không thể gửi điện tử | Nộp hồ sơ qua bộ phận một cửa |
| Hồ sơ đã được tiếp nhận | Cơ quan thuế cập nhật | Ghi nhận, cập nhật và hạch toán nghĩa vụ thuế trên ứng dụng quản lý |
Nội dung này được Thuế TP.HCM hướng dẫn ngày 12/8/2026.
V. Doanh nghiệp cần làm gì khi đang ở trạng thái 03, 06?
5.1. Kiểm tra tình trạng mã số thuế
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định chính xác mã số thuế đang ở trạng thái nào.
Đặc biệt cần phân biệt:
Trạng thái 03: Ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
Trạng thái 06: Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
Việc xác định đúng trạng thái giúp doanh nghiệp lựa chọn hướng xử lý phù hợp.
5.2. Rà soát nghĩa vụ thuế còn tồn đọng
Doanh nghiệp nên kiểm tra:
- Tờ khai thuế còn thiếu.
- Báo cáo sử dụng hóa đơn hoặc dữ liệu hóa đơn còn thiếu nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.
- Hồ sơ quyết toán thuế.
- Tiền thuế còn phải nộp.
- Tiền chậm nộp.
- Tiền phạt nếu có.
- Các nghĩa vụ thuế phát sinh sau thời điểm nộp hồ sơ chấm dứt mã số thuế.
Việc rà soát trước giúp hạn chế tình trạng hồ sơ chấm dứt mã số thuế bị kéo dài.
5.3. Chuẩn bị hồ sơ để nộp trực tiếp
Nếu không còn đủ điều kiện giao dịch điện tử, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ khai thuế cần nộp và liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Theo hướng dẫn mới, hồ sơ có thể được tiếp nhận thông qua bộ phận một cửa.
Doanh nghiệp nên kiểm tra trước với cơ quan thuế về:
- Mẫu hồ sơ cần nộp.
- Kỳ khai thuế.
- Hồ sơ quyết toán.
- Chứng từ liên quan.
- Số lượng hồ sơ.
- Phương thức ký, đóng dấu nếu hồ sơ giấy được yêu cầu.
VI. Lưu ý khi thực hiện chấm dứt hiệu lực mã số thuế
6.1. Trạng thái 03 không đồng nghĩa đã đóng mã số thuế
Đây là điểm doanh nghiệp cần nhớ.
Trạng thái 03 chỉ thể hiện người nộp thuế đã ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Doanh nghiệp vẫn có thể còn nghĩa vụ thuế phải xử lý. Vì vậy, không nên hiểu rằng:
“Đã ngừng hoạt động = không còn nghĩa vụ khai thuế.”
6.2. Trạng thái 06 cũng không tự động xóa nghĩa vụ thuế
Trạng thái 06 thể hiện người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Doanh nghiệp vẫn cần xử lý các nghĩa vụ còn tồn tại theo quy định. Cơ quan thuế cũng đang triển khai việc rà soát, công khai danh sách người nộp thuế ở trạng thái 03 và 06 nhằm làm sạch dữ liệu mã số thuế và tháo gỡ các trường hợp tồn đọng.
6.3. Không có chữ ký số vẫn phải hoàn thành nghĩa vụ
Một trong những điểm đáng chú ý của hướng dẫn mới là trường hợp không còn chữ ký số hoặc không đủ điều kiện giao dịch điện tử vẫn có phương án nộp hồ sơ. Do đó, doanh nghiệp không nên để hồ sơ tồn đọng chỉ vì không thể gửi hồ sơ trên hệ thống thuế điện tử. Thay vào đó, cần liên hệ cơ quan thuế để thực hiện nộp hồ sơ qua bộ phận một cửa theo hướng dẫn.
VII. Kết luận
Việc tiếp nhận hồ sơ khai thuế đối với người nộp thuế trạng thái 03, 06 không còn đủ điều kiện giao dịch điện tử đã được Thuế TP.HCM hướng dẫn cụ thể trong tháng 8/2026. Trường hợp người nộp thuế ở trạng thái 03 hoặc 06 vẫn còn hồ sơ khai thuế phải nộp để thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế nhưng không còn chữ ký số, không đủ điều kiện giao dịch thuế điện tử hoặc hệ thống không còn hỗ trợ mẫu biểu, cơ quan thuế hướng dẫn thực hiện nộp hồ sơ thông qua bộ phận một cửa.
Đối với trường hợp đã nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế nhưng sau đó bị xác minh không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai thuế cho các kỳ từ thời điểm nộp hồ sơ chấm dứt đến hiện tại, trừ hồ sơ quyết toán thuế đến thời điểm chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hồ sơ khai thuế đối với nghĩa vụ thuế phát sinh sau thời điểm nộp hồ sơ chấm dứt. Vì vậy, doanh nghiệp đang ở trạng thái 03, 06 cần chủ động kiểm tra nghĩa vụ thuế, xác định hồ sơ còn thiếu và liên hệ cơ quan thuế quản lý để hoàn tất thủ tục. Việc không còn giao dịch điện tử không phải là lý do để bỏ qua nghĩa vụ khai thuế.