Việc khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng luôn là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Trong thực tế, không ít trường hợp cá nhân làm cam kết tạm thời chưa khấu trừ thuế TNCN nhưng sau đó cơ quan thuế phát hiện cá nhân đã khai sai hoặc không trung thực về thu nhập. Vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp có phải khấu trừ 10% thuế TNCN nếu cá nhân làm cam kết nhưng khai sai thông tin thu nhập? Cơ quan thuế đã có hướng dẫn cụ thể, giúp doanh nghiệp và kế toán xác định đúng trách nhiệm của mình. Hãy cùng MVA tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Mục lục
I. Quy định về cam kết tạm thời chưa khấu trừ 10% thuế TNCN
1.1. Khi nào cá nhân được làm cam kết?
Theo quy định của pháp luật thuế, tổ chức trả thu nhập có thể tạm thời không khấu trừ 10% thuế TNCN nếu cá nhân đáp ứng đủ điều kiện và lập cam kết theo mẫu quy định.
Thông thường, việc làm cam kết được áp dụng đối với cá nhân:
-
Là cá nhân cư trú.
-
Có mã số thuế tại thời điểm lập cam kết.
-
Ước tính tổng thu nhập chịu thuế trong năm sau khi giảm trừ chưa đến mức phải nộp thuế.
-
Chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam kết.
Việc lập cam kết không có nghĩa là cá nhân được miễn thuế mà chỉ là căn cứ để đơn vị chi trả tạm thời không khấu trừ 10% thuế TNCN.
1.2. Trách nhiệm của cá nhân
Người lao động hoặc cá nhân nhận thu nhập phải tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trong cam kết.
Nếu khai không đúng thực tế, cá nhân phải:
-
Thực hiện quyết toán thuế theo quy định.
-
Nộp đủ số thuế còn thiếu.
-
Chịu các khoản tiền chậm nộp hoặc xử phạt (nếu có).
II. Doanh nghiệp có phải truy khấu trừ 10% thuế TNCN không?
2.1. Trường hợp doanh nghiệp đã thực hiện đúng quy định
Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, nếu doanh nghiệp:
-
Nhận được bản cam kết hợp lệ của cá nhân.
-
Kiểm tra đầy đủ điều kiện theo quy định tại thời điểm chi trả thu nhập.
-
Lưu giữ hồ sơ, chứng từ đầy đủ.
thì doanh nghiệp không phải truy khấu trừ lại 10% thuế TNCN chỉ vì sau này cơ quan thuế xác định cá nhân khai sai thông tin về thu nhập.
Trong trường hợp này, trách nhiệm thuộc về cá nhân đã lập cam kết không đúng sự thật.
2.2. Trường hợp doanh nghiệp biết nhưng vẫn không khấu trừ
Nếu doanh nghiệp biết hoặc có căn cứ xác định cá nhân không đủ điều kiện làm cam kết nhưng vẫn chấp nhận cam kết và không thực hiện khấu trừ thuế, doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế xem xét trách nhiệm theo quy định.
Do đó, kế toán cần rà soát kỹ hồ sơ trước khi chấp nhận cam kết của người lao động.
III. Trách nhiệm của cá nhân khi khai sai cam kết
3.1. Phải tự quyết toán và nộp thuế
Nếu cá nhân có tổng thu nhập trong năm vượt ngưỡng phải nộp thuế nhưng vẫn làm cam kết để không bị khấu trừ 10%, cá nhân phải:
-
Thực hiện quyết toán thuế TNCN.
-
Kê khai đầy đủ toàn bộ thu nhập.
-
Nộp đủ số thuế còn thiếu vào ngân sách nhà nước.
3.2. Có thể bị xử lý theo quy định
Ngoài nghĩa vụ nộp đủ số thuế, cá nhân khai sai cam kết còn có thể:
-
Bị tính tiền chậm nộp.
-
Bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế nếu đủ căn cứ.
-
Chịu trách nhiệm đối với nội dung đã cam kết.
IV. Ví dụ thực tế
4.1. Trường hợp doanh nghiệp không phải truy khấu trừ
Anh A ký hợp đồng cộng tác viên với Công ty X và nhận thu nhập 5 triệu đồng/lần.
Anh A có mã số thuế và nộp cam kết theo đúng mẫu, cam kết rằng tổng thu nhập trong năm chưa đến mức phải nộp thuế.
Công ty X lưu đầy đủ:
-
Cam kết của cá nhân.
-
Bản sao mã số thuế.
-
Hồ sơ chi trả thu nhập.
Đến cuối năm, cơ quan thuế xác định anh A còn nhận thu nhập tại nhiều đơn vị khác nên phải nộp thuế TNCN.
Trong trường hợp này, công ty X không phải truy khấu trừ 10% thuế TNCN, vì đã thực hiện đúng quy định tại thời điểm chi trả. Anh A có trách nhiệm kê khai và nộp bổ sung số thuế còn thiếu.
4.2. Trường hợp doanh nghiệp có rủi ro
Chị B không có mã số thuế nhưng vẫn nộp cam kết để đề nghị không khấu trừ thuế.
Kế toán không kiểm tra điều kiện và vẫn chi trả thu nhập mà không khấu trừ 10%.
Nếu cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp có thể bị xác định đã áp dụng sai quy định vì cá nhân không đủ điều kiện lập cam kết.
V. Kế toán cần lưu ý gì?
5.1. Kiểm tra điều kiện trước khi chấp nhận cam kết
Trước khi không khấu trừ thuế, kế toán cần kiểm tra:
-
Cá nhân có mã số thuế hay chưa.
-
Cam kết có đúng mẫu quy định không.
-
Thông tin trên cam kết đã đầy đủ hay chưa.
-
Hồ sơ có đầy đủ chữ ký và thời điểm lập hay không.
5.2. Lưu giữ hồ sơ đầy đủ
Doanh nghiệp nên lưu:
-
Bản cam kết của cá nhân.
-
Hồ sơ chi trả thu nhập.
-
Danh sách cá nhân được tạm thời chưa khấu trừ thuế.
-
Các chứng từ liên quan.
Đây là căn cứ để chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện đúng quy định khi cơ quan thuế kiểm tra.
5.3. Hướng dẫn cá nhân về trách nhiệm quyết toán
Kế toán nên giải thích rõ cho người lao động rằng việc lập cam kết không đồng nghĩa với việc được miễn thuế. Nếu tổng thu nhập trong năm vượt mức phải nộp thuế, cá nhân vẫn phải tự quyết toán và nộp thuế theo quy định.
VI. Một số câu hỏi thường gặp
6.1. Cá nhân khai sai cam kết thì ai chịu trách nhiệm?
Người lập cam kết phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực của thông tin đã khai. Nếu khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, cá nhân phải thực hiện quyết toán và nộp bổ sung theo quy định.
6.2. Doanh nghiệp có phải truy khấu trừ 10% thuế TNCN không?
Nếu doanh nghiệp đã kiểm tra điều kiện, tiếp nhận cam kết hợp lệ và thực hiện đúng quy định tại thời điểm chi trả thu nhập thì không phải truy khấu trừ 10% thuế TNCN chỉ vì cá nhân khai sai thông tin.
6.3. Khi nào doanh nghiệp có thể bị xử lý?
Doanh nghiệp có thể bị xem xét trách nhiệm nếu biết cá nhân không đủ điều kiện lập cam kết nhưng vẫn không thực hiện khấu trừ thuế hoặc không tuân thủ đúng quy định về hồ sơ, thủ tục.
VII. Kết luận
Việc cá nhân lập cam kết để tạm thời không bị khấu trừ 10% thuế TNCN là cơ chế hỗ trợ đối với những trường hợp đáp ứng đủ điều kiện theo quy định. Tuy nhiên, cá nhân phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính chính xác của nội dung cam kết.
Đối với doanh nghiệp, nếu đã kiểm tra điều kiện, lưu giữ đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng quy định tại thời điểm chi trả thu nhập thì không phải truy khấu trừ 10% thuế TNCN khi cơ quan thuế phát hiện cá nhân khai sai thông tin. Vì vậy, bộ phận kế toán cần xây dựng quy trình kiểm tra và lưu trữ hồ sơ chặt chẽ để hạn chế rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.