Chấm dứt hoạt động chi nhánh cần thực hiện những thủ tục nào?

Sorry, this entry is only available in Tiếng Việt. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Chấm dứt hoạt động chi nhánh cần thực hiện đồng thời thủ tục về thuế và đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng phải xử lý hóa đơn, lao động và các nghĩa vụ còn tồn đọng. Từ năm 2026, thủ tục đăng ký doanh nghiệp được thực hiện theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Nghị định 296/2026/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung một số quy định từ ngày 23/7/2026. Vậy chấm dứt hoạt động chi nhánh cần chuẩn bị hồ sơ gì? Doanh nghiệp nộp hồ sơ ở đâu và thời hạn giải quyết bao lâu? Bài viết dưới đây hướng dẫn từng bước để doanh nghiệp thực hiện đúng quy định.

I. Khi nào doanh nghiệp cần chấm dứt hoạt động chi nhánh?

1.1. Chi nhánh có thể được chấm dứt hoạt động theo quyết định của doanh nghiệp

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Khi không còn nhu cầu hoạt động, doanh nghiệp có thể quyết định chấm dứt chi nhánh.

Việc chấm dứt cần được thực hiện theo đúng trình tự pháp luật. Doanh nghiệp không nên chỉ ngừng hoạt động thực tế tại chi nhánh.

Nếu chỉ đóng cửa nhưng chưa hoàn tất thủ tục, chi nhánh vẫn có thể tồn tại trên hệ thống đăng ký. Doanh nghiệp vẫn có thể phát sinh nghĩa vụ liên quan đến thuế và hồ sơ pháp lý.

1.2. Chấm dứt hoạt động chi nhánh khác với giải thể doanh nghiệp

Chấm dứt hoạt động chi nhánh chỉ làm chấm dứt hoạt động của đơn vị phụ thuộc. Doanh nghiệp chủ quản vẫn tiếp tục hoạt động bình thường.

Trong khi đó, giải thể doanh nghiệp làm chấm dứt tư cách pháp lý của chính doanh nghiệp. Vì vậy, hai thủ tục này có phạm vi và hồ sơ khác nhau.

Doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp trước khi thực hiện thủ tục. Điều này giúp tránh nộp sai hồ sơ hoặc xử lý thiếu nghĩa vụ thuế.

II. Chấm dứt hoạt động chi nhánh cần thực hiện những thủ tục nào?

2.1. Bước 1: Ra quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh

Trước tiên, doanh nghiệp cần ban hành quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh. Cơ quan có thẩm quyền ra quyết định phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp.

Cụ thể:

• Công ty TNHH một thành viên: Chủ sở hữu ra quyết định.

• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Hội đồng thành viên ra quyết định.

• Công ty cổ phần: Hội đồng quản trị ra quyết định.

• Công ty hợp danh: Hội đồng thành viên ra quyết định.

Quyết định cần thể hiện rõ tên chi nhánh, mã số chi nhánh và lý do chấm dứt. Doanh nghiệp cũng nên xác định người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục.

2.2. Bước 2: Xử lý nghĩa vụ thuế của chi nhánh

Đây là bước rất quan trọng khi chấm dứt hoạt động chi nhánh. Theo Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trước khi đăng ký chấm dứt, doanh nghiệp và chi nhánh phải hoàn thành nghĩa vụ thuế theo quy định.

Doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ nghĩa vụ thuế của chi nhánh. Hồ sơ cần xử lý tùy vào phương pháp kê khai và tình trạng hoạt động thực tế.

Một số nội dung cần kiểm tra gồm:

• Hồ sơ khai thuế còn thiếu.

• Thuế còn phải nộp.

• Tiền chậm nộp, tiền phạt nếu có.

• Số thuế nộp thừa cần xử lý.

• Nghĩa vụ liên quan đến hóa đơn điện tử.

• Nghĩa vụ với cơ quan hải quan nếu có hoạt động xuất nhập khẩu.

Cơ quan thuế sẽ kiểm tra tình trạng nghĩa vụ của chi nhánh. Nếu còn nghĩa vụ thuế chưa hoàn thành, thủ tục đăng ký chấm dứt có thể chưa được giải quyết.

2.3. Bước 3: Xử lý hóa đơn và chứng từ

Chi nhánh có sử dụng hóa đơn cần kiểm tra tình trạng hóa đơn trước khi đóng mã số thuế. Doanh nghiệp cần xử lý số hóa đơn còn sử dụng và các nghĩa vụ liên quan.

Các chứng từ kế toán của chi nhánh cũng cần được kiểm tra và lưu trữ. Doanh nghiệp nên hoàn tất việc đối chiếu doanh thu, chi phí và công nợ.

Việc này giúp hạn chế sai lệch khi cơ quan thuế kiểm tra. Đồng thời, doanh nghiệp có đầy đủ hồ sơ để giải trình nếu phát sinh vấn đề sau này.

2.4. Bước 4: Xử lý người lao động tại chi nhánh

Nếu chi nhánh có người lao động, doanh nghiệp cần xử lý quan hệ lao động trước khi đóng chi nhánh. Việc chấm dứt hợp đồng phải tuân thủ quy định của pháp luật lao động.

Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ liên quan. Hồ sơ bảo hiểm xã hội của người lao động cũng phải được xử lý theo quy định.

Các khoản cần rà soát gồm:

• Tiền lương còn phải thanh toán.

• Tiền phép năm chưa nghỉ.

• Trợ cấp nếu đủ điều kiện.

• Các khoản bảo hiểm còn phải đóng.

• Hồ sơ chốt và xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm.

III. Hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh gồm những gì?

3.1. Thành phần hồ sơ

Theo Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động chi nhánh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt. Hồ sơ được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh.

Hồ sơ gồm các giấy tờ chính sau:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh.

• Bản sao hoặc bản chính nghị quyết, quyết định về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh.

Loại nghị quyết hoặc quyết định phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần bảo đảm người có thẩm quyền đã ký đúng quy định.

3.2. Có cần nộp hồ sơ chứng minh đã hoàn thành thuế không?

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi đăng ký chấm dứt hoạt động. Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ trao đổi thông tin với cơ quan thuế trong quá trình xử lý hồ sơ.

Sau khi nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi thông tin về việc chấm dứt đến cơ quan thuế. Cơ quan thuế có thời hạn 02 ngày làm việc để gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ thuế của chi nhánh.

Nếu cơ quan thuế xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ, thủ tục sẽ tiếp tục được xử lý.

IV. Nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh ở đâu?

4.1. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ

Hồ sơ được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh. Đây là cơ quan thực hiện việc cập nhật tình trạng pháp lý của chi nhánh trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần kiểm tra đúng cơ quan tiếp nhận trước khi nộp. Việc chuẩn bị đúng hồ sơ giúp hạn chế yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung.

4.2. Có thể thực hiện thủ tục trực tuyến

Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo phương thức điện tử nếu đáp ứng điều kiện. Khi nộp trực tuyến, doanh nghiệp cần sử dụng tài khoản và chữ ký số theo yêu cầu của hệ thống.

Trước khi gửi hồ sơ, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin chi nhánh. Các thông tin như tên, mã số và địa chỉ cần thống nhất với dữ liệu đăng ký.

V. Thời hạn giải quyết thủ tục là bao lâu?

5.1. Cơ quan thuế phản hồi trong 02 ngày làm việc

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động chi nhánh, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi thông tin cho cơ quan thuế.

Theo Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cơ quan thuế có thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận thông tin. Cơ quan thuế sẽ gửi ý kiến về tình trạng hoàn thành nghĩa vụ thuế của chi nhánh.

Nếu cơ quan thuế xác nhận chi nhánh đã hoàn thành nghĩa vụ, hồ sơ tiếp tục được xử lý.

5.2. Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý trong 05 ngày làm việc

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh chuyển tình trạng pháp lý của chi nhánh sang “đã chấm dứt hoạt động” nếu đủ điều kiện. Cơ quan này đồng thời ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh.

Trường hợp cơ quan thuế xác định chi nhánh chưa hoàn thành nghĩa vụ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo cho doanh nghiệp biết.

Do đó, thời gian thực tế có thể kéo dài nếu chi nhánh còn nghĩa vụ thuế chưa xử lý.

VI. Chi nhánh có địa điểm kinh doanh trực thuộc thì xử lý thế nào?

6.1. Phải chấm dứt địa điểm kinh doanh trước

Đây là nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Nếu chi nhánh có địa điểm kinh doanh trực thuộc, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chấm dứt các địa điểm này trước.

Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định rõ việc chấm dứt các địa điểm kinh doanh trực thuộc phải được thực hiện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt địa điểm kinh doanh.

Do đó, doanh nghiệp không nên thực hiện chấm dứt chi nhánh trước khi xử lý các địa điểm kinh doanh trực thuộc.

6.2. Cần kiểm tra từng địa điểm kinh doanh

Doanh nghiệp nên lập danh sách tất cả địa điểm kinh doanh thuộc chi nhánh. Sau đó, kiểm tra tình trạng đăng ký của từng địa điểm.

Các thông tin cần rà soát gồm:

• Tên và mã số địa điểm kinh doanh.

• Địa chỉ đăng ký.

• Tình trạng hoạt động.

• Nghĩa vụ thuế liên quan.

• Hợp đồng thuê địa điểm.

• Người lao động đang làm việc tại địa điểm.

Việc rà soát trước giúp doanh nghiệp tránh bỏ sót đơn vị trực thuộc.

VII. Những nghĩa vụ cần hoàn tất trước khi chấm dứt chi nhánh

7.1. Rà soát công nợ và hợp đồng

Chi nhánh có thể đang có nhiều hợp đồng với khách hàng hoặc nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần kiểm tra toàn bộ nghĩa vụ còn tồn tại.

Các khoản công nợ cần được đối chiếu trước khi đóng chi nhánh. Nếu còn hợp đồng chưa hoàn thành, doanh nghiệp cần xác định đơn vị tiếp tục thực hiện.

7.2. Xử lý tài sản của chi nhánh

Tài sản của chi nhánh cần được kiểm kê trước khi chấm dứt. Doanh nghiệp cần xác định phương án xử lý từng loại tài sản.

Có thể thực hiện điều chuyển tài sản về trụ sở chính hoặc đơn vị khác. Hồ sơ điều chuyển cần được lập và hạch toán phù hợp.

7.3. Kiểm tra nghĩa vụ bảo hiểm

Nếu chi nhánh có người lao động tham gia bảo hiểm, doanh nghiệp cần hoàn tất nghĩa vụ với cơ quan bảo hiểm.

Doanh nghiệp nên kiểm tra tình trạng đóng bảo hiểm của từng người lao động. Các khoản còn thiếu cần được xử lý trước khi hoàn tất hồ sơ.

VIII. Những lưu ý quan trọng khi chấm dứt hoạt động chi nhánh

8.1. Không nên chỉ đóng cửa chi nhánh trên thực tế

Việc ngừng kinh doanh không đồng nghĩa với việc chi nhánh đã chấm dứt pháp lý. Doanh nghiệp vẫn cần thực hiện thủ tục đăng ký chấm dứt.

Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định chi nhánh ngừng hoạt động trên 12 tháng mà không thông báo có thể thuộc trường hợp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.

Do đó, doanh nghiệp nên chủ động làm thủ tục thay vì để chi nhánh tồn tại trên hệ thống.

8.2. Phải gửi hồ sơ trong thời hạn 10 ngày

Doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt. Đây là thời hạn được quy định tại Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ ngay sau khi có quyết định. Việc này giúp tránh bỏ sót thời hạn pháp luật.

8.3. Cần hoàn tất nghĩa vụ thuế trước

Đây là điều kiện quan trọng khi thực hiện thủ tục. Doanh nghiệp cần kiểm tra nghĩa vụ thuế trước khi nộp hồ sơ.

Cơ quan thuế hiện có thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế đối với đơn vị phụ thuộc. Thủ tục này được hướng dẫn tại Thông tư 86/2024/TT-BTC.

IX. Câu hỏi thường gặp về chấm dứt hoạt động chi nhánh

9.1. Chấm dứt chi nhánh có làm doanh nghiệp chấm dứt hoạt động không?

Không. Chấm dứt hoạt động chi nhánh chỉ làm chấm dứt hoạt động của chi nhánh. Doanh nghiệp chủ quản vẫn hoạt động bình thường nếu không có quyết định giải thể hoặc chấm dứt riêng.

Do đó, doanh nghiệp có thể đóng một hoặc nhiều chi nhánh mà không ảnh hưởng đến tư cách pháp lý của công ty.

9.2. Chi nhánh còn nợ thuế có chấm dứt được không?

Doanh nghiệp cần hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi đăng ký chấm dứt. Nếu cơ quan thuế xác định chi nhánh chưa hoàn thành nghĩa vụ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo cho doanh nghiệp.

Vì vậy, doanh nghiệp nên xử lý dứt điểm các khoản thuế trước khi nộp hồ sơ.

9.3. Chấm dứt chi nhánh có phải chấm dứt mã số thuế không?

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc nên việc xử lý mã số thuế được thực hiện theo quy định về đăng ký thuế. Cơ quan thuế có thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế đối với đơn vị phụ thuộc.

Doanh nghiệp cần kiểm tra trạng thái mã số thuế của chi nhánh. Không nên chỉ cập nhật trạng thái trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp mà bỏ qua nghĩa vụ thuế.

X. Kết luận

Chấm dứt hoạt động chi nhánh là thủ tục gồm nhiều bước. Doanh nghiệp cần xử lý nghĩa vụ thuế trước khi đăng ký chấm dứt. Nếu chi nhánh có địa điểm kinh doanh trực thuộc, các địa điểm này phải được chấm dứt trước.

Hồ sơ đăng ký gồm thông báo chấm dứt và nghị quyết hoặc quyết định của doanh nghiệp. Hồ sơ được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh. Doanh nghiệp phải gửi hồ sơ trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên kiểm tra đầy đủ các nội dung sau:

• Nghĩa vụ thuế và hóa đơn.

• Công nợ và hợp đồng đang thực hiện.

• Tài sản của chi nhánh.

• Người lao động và bảo hiểm xã hội.

• Địa điểm kinh doanh trực thuộc.

• Hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động.

• Thời hạn nộp hồ sơ trong 10 ngày.

Thực hiện đầy đủ các bước giúp doanh nghiệp đóng chi nhánh đúng quy định. Đồng thời, doanh nghiệp hạn chế được các khoản nghĩa vụ có thể phát sinh sau khi chi nhánh ngừng hoạt động.