Công văn 10311/NBI-QLDN1 năm 2026 về chính sách thuế TNCN

Sorry, this entry is only available in Tiếng Việt. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Công văn 10311/NBI-QLDN1 năm 2026 hướng dẫn chính sách thuế TNCN đối với tiền làm thêm giờ, tiền lương làm việc ban đêm. Công văn cũng hướng dẫn khoản giảm trừ chi phí y tế, giáo dục – đào tạo. Đây là những nội dung kế toán và người lao động cần lưu ý khi tính thuế TNCN năm 2026.

I. Công văn 10311/NBI-QLDN1 năm 2026 hướng dẫn gì?

1.1. Thông tin về Công văn 10311/NBI-QLDN1

Ngày 07/8/2026, Thuế tỉnh Ninh Bình ban hành Công văn 10311/NBI-QLDN1. Công văn trả lời vướng mắc của doanh nghiệp về chính sách thuế TNCN. Nội dung tập trung vào tiền làm thêm giờ, tiền làm việc ban đêm và các khoản giảm trừ đặc thù.

Công văn làm rõ cách xác định phần thu nhập được miễn thuế TNCN. Đồng thời, văn bản hướng dẫn phần thu nhập phải tính vào thu nhập chịu thuế. Doanh nghiệp cần căn cứ hướng dẫn này khi thực hiện tính lương và khấu trừ thuế.

1.2. Ba nội dung chính cần lưu ý

Công văn 10311/NBI-QLDN1 tập trung vào ba nhóm chính. Mỗi nhóm có cách xác định thuế TNCN riêng theo quy định hiện hành.

• Tiền lương, tiền công làm thêm giờ.
• Tiền lương, tiền công làm việc vào ban đêm.
• Khoản giảm trừ chi phí y tế, giáo dục – đào tạo.

Trong đó, tiền làm thêm giờ là nội dung được doanh nghiệp quan tâm nhiều. Công văn đưa ra từng trường hợp cụ thể theo giới hạn làm thêm. Điều này giúp kế toán xác định chính xác phần thu nhập được miễn thuế.

II. Tiền làm thêm giờ được miễn thuế TNCN thế nào?

2.1. Nguyên tắc miễn thuế đối với tiền làm thêm

Theo Công văn 10311/NBI-QLDN1, tiền làm thêm giờ chỉ được miễn thuế TNCN khi đáp ứng quy định. Cụ thể, thời gian làm thêm phải phù hợp với điều kiện của pháp luật lao động. Phần tiền tương ứng với thời gian không đáp ứng điều kiện phải tính thuế TNCN.

Do đó, doanh nghiệp không thể miễn thuế cho toàn bộ tiền làm thêm giờ. Kế toán cần kiểm tra số giờ làm thêm thực tế của từng người lao động. Đồng thời, cần đối chiếu với giới hạn làm thêm theo tháng và theo năm.

2.2. Làm thêm vượt 40 giờ trong tháng

Trường hợp người lao động làm thêm vượt 40 giờ trong một tháng, cách tính thuế được xác định khá rõ. Phần tiền lương tương ứng với số giờ vượt 40 giờ không thuộc diện miễn thuế TNCN. Khoản tiền này phải được tính vào thu nhập chịu thuế của tháng phát sinh.

Ví dụ, người lao động làm thêm 45 giờ trong tháng. Khi đó, phần tiền tương ứng với 5 giờ vượt giới hạn phải tính vào thu nhập chịu thuế. Doanh nghiệp cần căn cứ tiền lương thực tế để xác định chính xác khoản tiền này.

2.3. Chưa vượt 40 giờ nhưng vượt 300 giờ/năm

Trường hợp người lao động chưa vượt 40 giờ trong tháng vẫn cần theo dõi số giờ lũy kế. Nếu tổng thời gian làm thêm trong năm đã đạt 300 giờ, doanh nghiệp phải tiếp tục kiểm soát thời gian phát sinh sau đó.

Phần tiền lương tương ứng với thời gian làm thêm vượt giới hạn 300 giờ không được miễn thuế. Khoản tiền này phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Quy định này áp dụng đối với trường hợp được phép áp dụng giới hạn 300 giờ/năm.

2.4. Vừa vượt 40 giờ/tháng vừa vượt 300 giờ/năm

Có trường hợp người lao động đồng thời vượt cả hai giới hạn. Khi đó, doanh nghiệp cần xác định chính xác thời điểm người lao động không còn đáp ứng một trong các giới hạn.

Thu nhập chịu thuế được xác định theo thời gian làm thêm thực tế kể từ thời điểm đó. Vì vậy, kế toán cần theo dõi giờ làm thêm liên tục trong năm. Việc chỉ kiểm tra số giờ của từng tháng sẽ không đủ để xác định chính xác nghĩa vụ thuế.

III. Tiền lương làm việc ban đêm tính thuế TNCN ra sao?

3.1. Phần tiền làm ban đêm được miễn thuế

Công văn 10311/NBI-QLDN1 hướng dẫn tiền lương làm việc ban đêm theo nguyên tắc tương tự. Khoản tiền phù hợp với quy định của pháp luật lao động được miễn thuế TNCN. Phần doanh nghiệp chi trả vượt mức quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế.

Do đó, kế toán cần tách riêng khoản tiền làm việc ban đêm khi tính thuế. Không nên đưa toàn bộ khoản tiền này vào thu nhập được miễn. Việc tách riêng giúp doanh nghiệp xác định đúng số thuế phải khấu trừ.

3.2. Trường hợp doanh nghiệp trả 35% tiền lương

Công văn đưa ra trường hợp doanh nghiệp trả tiền làm việc ban đêm bằng 35% tiền lương làm căn cứ tính. Theo hướng dẫn, phần tương ứng với mức 30% thuộc diện miễn thuế TNCN. Phần chi trả cao hơn mức quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế.

Như vậy, nếu doanh nghiệp trả thêm 35%, kế toán cần tách thành hai phần:

• 30% tiền lương: thuộc phần được miễn thuế TNCN.
• 5% tiền lương vượt mức: phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Cách tách này giúp bảng lương thể hiện rõ từng khoản thu nhập. Đồng thời, doanh nghiệp có cơ sở giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra hồ sơ.

IV. Hồ sơ miễn thuế TNCN đối với tiền làm thêm

4.1. Doanh nghiệp cần lập bảng kê

Theo Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp trả thu nhập phải lập bảng kê. Bảng kê cần phản ánh rõ thời gian làm đêm, làm thêm tại nơi làm việc. Đồng thời, bảng kê phải thể hiện khoản tiền đã trả cho người lao động.

Bảng kê được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu. Đây là căn cứ quan trọng để chứng minh phần thu nhập được miễn thuế TNCN. Doanh nghiệp nên kiểm tra số liệu trước khi lưu hồ sơ.

4.2. Không lập bảng kê riêng thì xử lý thế nào?

Trường hợp không lập bảng kê riêng, doanh nghiệp vẫn phải chứng minh khoản tiền được miễn thuế. Việc chứng minh được thực hiện thông qua các hồ sơ hợp pháp liên quan đến tiền lương.

Một số hồ sơ doanh nghiệp có thể sử dụng gồm:

• Bảng lương của người lao động.
• Bảng chấm công.
• Hợp đồng lao động.
• Hồ sơ thể hiện thời gian làm thêm.
• Các tài liệu hợp pháp khác có liên quan.

Các hồ sơ cần thống nhất về thời gian làm việc và số tiền thực tế đã trả. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi giải trình khoản thu nhập được miễn thuế.

V. Giảm trừ chi phí y tế, giáo dục – đào tạo

5.1. Điều kiện để được áp dụng khoản giảm trừ

Công văn 10311/NBI-QLDN1 cũng hướng dẫn về khoản giảm trừ chi phí y tế, giáo dục – đào tạo. Người lao động phải đáp ứng đầy đủ điều kiện theo Điều 49 Nghị định 253/2026/NĐ-CP. Đồng thời, người lao động phải có đề nghị áp dụng khoản giảm trừ.

Khi đáp ứng điều kiện, doanh nghiệp căn cứ hồ sơ do người lao động cung cấp. Hồ sơ gồm hóa đơn, chứng từ và các tài liệu liên quan đến khoản chi. Doanh nghiệp sử dụng hồ sơ này để xác định khoản giảm trừ khi tính thu nhập chịu thuế.

5.2. Hạn mức giảm trừ tính theo năm

Một điểm kế toán cần đặc biệt lưu ý là hạn mức giảm trừ được xác định theo năm. Khoản giảm trừ này không được phân bổ bình quân cho từng tháng.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên chia hạn mức năm thành 12 tháng. Kế toán cần căn cứ tổng khoản chi và điều kiện thực tế để xác định số tiền được giảm trừ. Việc tính toán cần thực hiện đúng theo hồ sơ người lao động cung cấp.

VI. Người lao động có khoản giảm trừ cần lưu ý gì?

6.1. Phải cung cấp hồ sơ cho doanh nghiệp

Người lao động muốn áp dụng khoản giảm trừ phải cung cấp hồ sơ phù hợp. Hồ sơ cần chứng minh khoản chi đáp ứng điều kiện theo quy định. Doanh nghiệp sẽ căn cứ hồ sơ này để xác định khoản giảm trừ khi khấu trừ thuế.

Người lao động nên chủ động lưu giữ hóa đơn và chứng từ liên quan. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp quá trình xác định khoản giảm trừ thuận lợi hơn. Đồng thời, hồ sơ cũng cần được lưu để phục vụ việc quyết toán thuế.

6.2. Người lao động phải tự quyết toán thuế

Đây là nội dung rất đáng chú ý trong Công văn 10311/NBI-QLDN1. Người lao động có yêu cầu áp dụng khoản giảm trừ theo Điều 49 phải tự thực hiện quyết toán thuế TNCN. Người này không thuộc trường hợp ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay trong năm có yêu cầu giảm trừ.

Do đó, doanh nghiệp cần thông báo rõ quy định này cho người lao động. Người lao động cũng cần chuẩn bị hồ sơ quyết toán nếu thuộc trường hợp phải tự quyết toán. Việc này giúp hạn chế sai sót khi thực hiện quyết toán thuế cuối năm.

VII. Ví dụ về cách xác định tiền làm thêm chịu thuế

7.1. Trường hợp vượt 40 giờ trong tháng

Giả sử người lao động làm thêm 45 giờ trong một tháng. Người lao động thuộc trường hợp được áp dụng giới hạn 300 giờ làm thêm mỗi năm. Khi đó, kế toán phải xác định phần tiền tương ứng với 5 giờ vượt 40 giờ.

Phần tiền tương ứng với số giờ vượt 40 giờ không thuộc diện miễn thuế TNCN. Khoản tiền này phải được tính vào thu nhập chịu thuế trong tháng phát sinh. Phần tiền còn lại được xem xét miễn thuế nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện.

7.2. Trường hợp vượt giới hạn 300 giờ/năm

Giả sử người lao động chưa vượt 40 giờ làm thêm trong từng tháng. Tuy nhiên, tổng số giờ làm thêm lũy kế trong năm đã đạt 300 giờ. Nếu tiếp tục làm thêm, doanh nghiệp phải theo dõi phần thời gian vượt giới hạn.

Tiền lương tương ứng với thời gian làm thêm vượt 300 giờ không thuộc diện miễn thuế. Kế toán phải đưa khoản tiền này vào thu nhập chịu thuế TNCN theo hướng dẫn.

VIII. Kế toán cần lưu ý gì khi áp dụng Công văn 10311?

8.1. Theo dõi giờ làm thêm theo tháng và năm

Kế toán cần theo dõi số giờ làm thêm của từng người lao động theo tháng. Đồng thời, doanh nghiệp phải cập nhật số giờ lũy kế từ đầu năm. Việc theo dõi song song giúp doanh nghiệp kiểm soát cả giới hạn 40 giờ và 300 giờ.

Khi số giờ làm thêm gần chạm giới hạn, doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra lại hồ sơ. Cách làm này giúp hạn chế sai sót khi xác định phần tiền được miễn thuế. Đồng thời, doanh nghiệp cũng dễ giải trình số liệu khi cần.

8.2. Tách riêng phần miễn thuế và phần chịu thuế

Khi lập bảng lương, kế toán nên tách riêng các khoản thu nhập có chính sách thuế khác nhau. Tiền làm thêm giờ và tiền làm ban đêm cần được xác định theo từng điều kiện cụ thể. Phần vượt giới hạn phải được đưa vào thu nhập chịu thuế.

Doanh nghiệp không nên gộp toàn bộ tiền làm thêm vào một khoản miễn thuế. Cách xử lý này có thể dẫn đến sai số khi khấu trừ và quyết toán thuế TNCN.

8.3. Kiểm tra hồ sơ trước khi tính giảm trừ

Đối với khoản chi phí y tế, giáo dục – đào tạo, kế toán cần kiểm tra hồ sơ trước khi áp dụng. Người lao động phải đáp ứng điều kiện và có đề nghị giảm trừ theo quy định. Doanh nghiệp cũng cần lưu lại hóa đơn, chứng từ để làm căn cứ đối chiếu.

Một số nội dung kế toán nên kiểm tra gồm:

• Điều kiện áp dụng khoản giảm trừ.
• Hồ sơ và hóa đơn do người lao động cung cấp.
• Tổng số tiền được giảm trừ trong năm.
• Trách nhiệm quyết toán thuế của người lao động.
• Hồ sơ chứng minh tiền làm thêm và làm ban đêm.

IX. Kết luận

Công văn 10311/NBI-QLDN1 năm 2026 đã hướng dẫn cụ thể cách xác định thuế TNCN đối với tiền làm thêm giờ và làm việc ban đêm. Theo đó, khoản thu nhập chỉ được miễn thuế khi đáp ứng điều kiện và giới hạn của pháp luật lao động. Phần tiền tương ứng với thời gian vượt giới hạn phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Đối với tiền làm thêm giờ, doanh nghiệp cần theo dõi cả số giờ trong tháng và số giờ lũy kế trong năm. Đối với tiền làm việc ban đêm, cần tách phần được miễn và phần vượt mức quy định. Doanh nghiệp cũng phải lưu hồ sơ để chứng minh các khoản thu nhập được miễn thuế khi cơ quan thuế yêu cầu.

Riêng khoản giảm trừ chi phí y tế, giáo dục – đào tạo, người lao động phải đáp ứng điều kiện và cung cấp đầy đủ hồ sơ. Hạn mức giảm trừ được xác định theo năm và không phân bổ bình quân theo tháng. Người lao động có yêu cầu áp dụng khoản giảm trừ phải tự quyết toán thuế TNCN trong năm đó