Hướng dẫn ghi giá trị trên hóa đơn điều chỉnh như thế nào?

Sorry, this entry is only available in Tiếng Việt. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Hướng dẫn ghi giá trị trên hóa đơn điều chỉnh là nội dung kế toán cần đặc biệt lưu ý khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót. Từ ngày 01/7/2026, Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định rõ giá trị điều chỉnh tăng phải ghi số dương. Ngược lại, giá trị điều chỉnh giảm phải ghi số âm và đúng với thực tế điều chỉnh.

I. Quy định về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh

1.1. Hóa đơn điều chỉnh được áp dụng khi nào?

Từ ngày 01/7/2026, khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán có thể xử lý theo quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Với một số sai sót liên quan đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, người bán được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Nếu lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn mới phải thể hiện nội dung xác định hóa đơn được điều chỉnh. Cụ thể, hóa đơn phải ghi dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”.

1.2. Giá trị điều chỉnh tăng ghi như thế nào?

Đối với trường hợp điều chỉnh tăng, phần giá trị cần điều chỉnh phải ghi số dương (+). Giá trị dương phải phản ánh đúng phần chênh lệch tăng thực tế so với hóa đơn đã lập.

Ví dụ, hóa đơn ban đầu ghi tiền hàng là 100 triệu đồng nhưng thực tế phải là 120 triệu đồng. Khi lập hóa đơn điều chỉnh, phần chênh lệch tăng 20 triệu đồng được ghi bằng số dương.

Nguyên tắc cần nhớ:

• Điều chỉnh tăng giá trị: ghi số dương (+).
• Giá trị điều chỉnh phải phản ánh đúng phần chênh lệch thực tế.
• Không ghi lại toàn bộ giá trị đúng của giao dịch nếu chỉ thực hiện điều chỉnh.

Quy định này được nêu rõ tại điểm c khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

1.3. Giá trị điều chỉnh giảm ghi như thế nào?

Đối với trường hợp điều chỉnh giảm, phần giá trị cần điều chỉnh phải ghi số âm (-). Số âm phải tương ứng với khoản giá trị thực tế giảm so với hóa đơn ban đầu.

Ví dụ, hóa đơn ban đầu ghi thành tiền 200 triệu đồng nhưng thực tế chỉ có 180 triệu đồng. Khi lập hóa đơn điều chỉnh, phần chênh lệch giảm 20 triệu đồng được ghi bằng số âm. Như vậy, kế toán không ghi lại 180 triệu đồng trên hóa đơn điều chỉnh. Thay vào đó, hóa đơn điều chỉnh thể hiện phần chênh lệch giảm -20 triệu đồng.

II. Cách ghi giá trị trên hóa đơn điều chỉnh tăng, giảm

2.1. Điều chỉnh tăng tiền hàng

Trường hợp hóa đơn ban đầu ghi thiếu tiền hàng, doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh tăng phần giá trị còn thiếu. Số tiền điều chỉnh phải được ghi dương và đúng với khoản chênh lệch thực tế.

Ví dụ, hóa đơn ban đầu ghi:

• Thành tiền: 100.000.000 đồng.
• Thuế GTGT 10%: 10.000.000 đồng.
• Tổng thanh toán: 110.000.000 đồng.

Sau khi kiểm tra, giá trị đúng phải là 120.000.000 đồng. Khi đó, doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh tăng như sau:

• Thành tiền điều chỉnh: +20.000.000 đồng.
• Thuế GTGT điều chỉnh: +2.000.000 đồng.
• Tổng tiền thanh toán điều chỉnh: +22.000.000 đồng.

Hóa đơn điều chỉnh chỉ phản ánh phần giá trị cần tăng. Doanh nghiệp không lập lại toàn bộ giá trị của hóa đơn đúng trên hóa đơn điều chỉnh.

2.2. Điều chỉnh giảm tiền hàng

Trường hợp hóa đơn ban đầu ghi cao hơn thực tế, doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh giảm. Phần giá trị giảm phải được ghi bằng số âm để thể hiện đúng bản chất điều chỉnh.

Ví dụ, hóa đơn ban đầu ghi thành tiền 200.000.000 đồng. Sau đó, doanh nghiệp xác định giá trị thực tế chỉ là 180.000.000 đồng.

Khi lập hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp ghi:

• Thành tiền điều chỉnh: -20.000.000 đồng.
• Thuế GTGT điều chỉnh: -2.000.000 đồng.
• Tổng tiền thanh toán điều chỉnh: -22.000.000 đồng.

Cách ghi này giúp xác định rõ khoản giảm so với hóa đơn ban đầu. Đồng thời, dữ liệu trên hóa đơn điều chỉnh phản ánh đúng số tiền thực tế cần điều chỉnh.

2.3. Điều chỉnh số lượng hoặc đơn giá

Giá trị điều chỉnh không chỉ phát sinh khi sai tổng tiền. Trường hợp sai số lượng hoặc đơn giá cũng có thể làm thay đổi thành tiền và tiền thuế. Khi số lượng hoặc đơn giá thực tế tăng, phần giá trị chênh lệch tăng được ghi dương. Ngược lại, nếu số lượng hoặc đơn giá thực tế giảm, phần giá trị chênh lệch giảm được ghi âm.

Ví dụ, hóa đơn ghi 50 sản phẩm nhưng thực tế chỉ có 30 sản phẩm. Phần điều chỉnh giảm 20 sản phẩm được thể hiện bằng giá trị âm trên hóa đơn điều chỉnh. Cách ghi này giúp phản ánh chính xác phần hàng hóa giảm so với hóa đơn ban đầu.

III. Hóa đơn điều chỉnh có phải ghi toàn bộ giá trị hóa đơn đúng?

3.1. Chỉ ghi phần giá trị cần điều chỉnh

Khi lập hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp cần phân biệt giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế. Hóa đơn điều chỉnh được sử dụng để phản ánh phần chênh lệch cần tăng hoặc giảm. Vì vậy, doanh nghiệp không cần ghi lại toàn bộ giá trị đúng của giao dịch. Phần giá trị không có sai sót có thể không cần điều chỉnh.

Ví dụ, hóa đơn ban đầu có 5 mặt hàng nhưng chỉ một mặt hàng bị sai đơn giá. Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh cho phần sai sót đó. Các mặt hàng không sai không cần ghi lại toàn bộ trên hóa đơn điều chỉnh.

3.2. Không được ghi ngược dấu tăng, giảm

Kế toán cần đặc biệt lưu ý dấu của giá trị điều chỉnh. Điều chỉnh tăng phải ghi số dương. Điều chỉnh giảm phải ghi số âm. Không được ghi số âm cho trường hợp điều chỉnh tăng hoặc ghi số dương cho trường hợp điều chỉnh giảm. Giá trị trên hóa đơn phải phù hợp với bản chất và thực tế phát sinh.

IV. Ví dụ cách ghi giá trị trên hóa đơn điều chỉnh

4.1. Ví dụ điều chỉnh tăng

Công ty A xuất hóa đơn cho khách hàng với giá trị hàng hóa 50.000.000 đồng. Sau khi kiểm tra, doanh nghiệp phát hiện đơn giá bị ghi thiếu 5.000.000 đồng.

Doanh nghiệp lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh. Khi đó, phần giá trị cần điều chỉnh được ghi +5.000.000 đồng.

Nếu thuế GTGT 10%, tiền thuế điều chỉnh tăng tương ứng là +500.000 đồng. Tổng giá trị thanh toán điều chỉnh tăng là +5.500.000 đồng.

4.2. Ví dụ điều chỉnh giảm

Công ty B xuất hóa đơn với giá trị hàng hóa 80.000.000 đồng. Sau đó, hai bên xác định giá trị thực tế chỉ là 70.000.000 đồng.

Doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh giảm phần chênh lệch 10.000.000 đồng. Giá trị trên hóa đơn điều chỉnh được ghi -10.000.000 đồng.

Nếu thuế GTGT 10%, tiền thuế điều chỉnh giảm là -1.000.000 đồng. Tổng giá trị thanh toán điều chỉnh giảm là -11.000.000 đồng.

V. Một số trường hợp cần lưu ý khi lập hóa đơn điều chỉnh

5.1. Hóa đơn điều chỉnh tiếp tục bị sai

Nếu hóa đơn đã được xử lý bằng hình thức điều chỉnh nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót, các lần xử lý tiếp theo phải tiếp tục sử dụng hình thức điều chỉnh. Nếu lần đầu lựa chọn hóa đơn thay thế thì các lần tiếp theo cũng phải sử dụng hình thức thay thế.

Quy định này giúp doanh nghiệp thống nhất phương thức xử lý sai sót trong suốt quá trình điều chỉnh. Vì vậy, kế toán cần kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi lựa chọn phương thức xử lý.

5.2. Sai thông tin nhưng không ảnh hưởng đến tiền

Không phải trường hợp sai sót nào cũng phải lập hóa đơn điều chỉnh. Nếu hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, dịch vụ thì có thể không phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Trong trường hợp này, người bán thực hiện thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế theo quy định. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định đúng loại sai sót trước khi lập hóa đơn.

VI. Kế toán cần kiểm tra gì trước khi lập hóa đơn điều chỉnh?

Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, kế toán nên đối chiếu hóa đơn gốc với chứng từ thực tế. Việc này giúp xác định chính xác nội dung sai và số tiền cần điều chỉnh.

Một số nội dung cần kiểm tra gồm:

• Hóa đơn gốc có sai số lượng hay không.
• Đơn giá trên hóa đơn có chính xác không.
• Thành tiền cần tăng hay giảm.
• Thuế suất và tiền thuế có bị sai không.
• Tổng tiền thanh toán có cần điều chỉnh không.
• Phần giá trị điều chỉnh tăng hay giảm.
• Dấu dương hoặc dấu âm đã ghi đúng chưa.
• Thông tin hóa đơn gốc đã được dẫn chiếu đầy đủ chưa.

Sau khi xác định số tiền điều chỉnh, doanh nghiệp cần ghi đúng giá trị chênh lệch trên hóa đơn. Điều này giúp dữ liệu hóa đơn, sổ kế toán và hồ sơ khai thuế được thống nhất.

VII. Kết luận

Hướng dẫn ghi giá trị trên hóa đơn điều chỉnh từ ngày 01/7/2026 được quy định rõ tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. Theo đó, điều chỉnh tăng phải ghi số dương. Điều chỉnh giảm phải ghi số âm và phản ánh đúng thực tế điều chỉnh.

Khi lập hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp cần ghi phần giá trị chênh lệch cần điều chỉnh. Không nên ghi lại toàn bộ giá trị đúng của giao dịch như cách lập hóa đơn thay thế.

Kế toán cũng cần xác định đúng trường hợp sai sót trước khi lập hóa đơn. Việc này giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng giữa hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế hoặc thông báo sai sót.