Mức xử phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp

Sorry, this entry is only available in Tiếng Việt. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Mức xử phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp là vấn đề được nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh và kế toán quan tâm nhằm tránh các rủi ro về thuế và hóa đơn. Theo quy định hiện hành, việc sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn có thể bị xử phạt hành chính với mức tiền phạt cao, đồng thời còn bị áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả và có thể bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp hoặc xử lý hình sự nếu có dấu hiệu phạm tội. Vì vậy, doanh nghiệp cần hiểu rõ thế nào là hóa đơn không hợp pháp và các chế tài áp dụng để tuân thủ đúng quy định.

I. Hóa đơn không hợp pháp là gì?

1.1. Hóa đơn không hợp pháp

Theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn, hóa đơn không hợp pháp là hóa đơn được lập hoặc sử dụng không đúng quy định của pháp luật, chẳng hạn như hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng hoặc đã hết giá trị sử dụng.

1.2. Sử dụng không hợp pháp hóa đơn

Hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn có thể bao gồm:

• Sử dụng hóa đơn giả.
• Sử dụng hóa đơn đã hết giá trị sử dụng.
• Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác trái quy định.
• Sử dụng hóa đơn để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ hoặc chi phí không có thật.

Các hành vi này đều có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật.

1.3. Phân biệt với hóa đơn lập sai

Không phải mọi hóa đơn lập sai đều là hóa đơn không hợp pháp.

Ví dụ:

• Sai tên người mua.
• Sai địa chỉ.
• Sai mã số thuế.
• Sai đơn giá hoặc số lượng.

Những trường hợp này thường được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định về hóa đơn điện tử, không mặc nhiên bị coi là sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

II. Mức xử phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp

2.1. Mức phạt tiền

Theo Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 15/VBHN-BTC năm 2026), hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.

2.2. Biện pháp khắc phục hậu quả

Ngoài việc bị xử phạt tiền, tổ chức, cá nhân vi phạm còn phải:

• Buộc hủy hóa đơn đã sử dụng theo quy định áp dụng đối với hành vi này.

2.3. Có thể bị xử lý thêm

Nếu hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp làm giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được hoàn, được khấu trừ thì ngoài xử phạt về hóa đơn, người vi phạm còn có thể:

• Bị truy thu thuế.
• Bị tính tiền chậm nộp.
• Bị xử phạt về hành vi khai sai hoặc trốn thuế theo quy định.
• Trường hợp đủ yếu tố cấu thành tội phạm có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

III. Những hành vi thường gặp dẫn đến bị xử phạt

3.1. Mua hóa đơn để hợp thức chi phí

Doanh nghiệp mua hóa đơn nhưng không phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ thực tế nhằm tăng chi phí hoặc giảm số thuế phải nộp.

3.2. Sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp bỏ địa chỉ kinh doanh

Tiếp tục kê khai, khấu trừ hoặc hạch toán chi phí từ hóa đơn do doanh nghiệp đã ngừng hoạt động hoặc bỏ địa chỉ kinh doanh phát hành.

3.3. Sử dụng hóa đơn giả

Lập hoặc sử dụng hóa đơn giả để kê khai thuế, quyết toán thuế hoặc thanh toán là hành vi vi phạm nghiêm trọng và có thể bị xử lý hình sự nếu đủ điều kiện.

IV. Doanh nghiệp cần làm gì để tránh vi phạm?

4.1. Kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn

Trước khi kê khai thuế hoặc hạch toán chi phí, doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Mã số thuế người bán.
• Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp.
• Thông tin hóa đơn điện tử.
• Tính đầy đủ của nội dung hóa đơn.

4.2. Lưu đầy đủ hồ sơ giao dịch

Hồ sơ cần lưu gồm:

• Hợp đồng.
• Phiếu giao nhận hàng.
• Biên bản nghiệm thu.
• Chứng từ thanh toán.
• Hóa đơn điện tử.

Việc lưu trữ đầy đủ sẽ giúp chứng minh giao dịch là có thật khi cơ quan thuế kiểm tra.

4.3. Không mua bán hóa đơn

Doanh nghiệp tuyệt đối không mua bán hoặc sử dụng hóa đơn để hợp thức hóa chi phí, vì đây là hành vi có mức xử phạt rất nặng và còn có nguy cơ bị xử lý hình sự.

V. Một số lưu ý đối với kế toán

5.1. Đối chiếu chứng từ trước khi kê khai

Kế toán cần đối chiếu giữa:

• Hóa đơn.
• Hợp đồng.
• Chứng từ thanh toán.
• Hồ sơ giao nhận hàng hóa, dịch vụ.

5.2. Thường xuyên tra cứu thông tin hóa đơn

Nên kiểm tra tình trạng hóa đơn và người bán trên hệ thống của cơ quan thuế trước khi kê khai để giảm thiểu rủi ro.

5.3. Chủ động xử lý khi phát hiện sai sót

Nếu phát hiện hóa đơn có dấu hiệu không hợp pháp, doanh nghiệp cần chủ động làm việc với bên bán và cơ quan thuế để xử lý kịp thời, tránh phát sinh các chế tài nghiêm trọng.

VI. Một số câu hỏi thường gặp

6.1. Mức phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp là bao nhiêu?

Theo Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt tiền là từ 20 triệu đồng đến 50 triệu đồng, đồng thời áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả theo quy định.

6.2. Có chỉ bị phạt hành chính không?

Không. Nếu hành vi làm thiếu số thuế phải nộp hoặc có dấu hiệu trốn thuế thì còn có thể bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp, xử phạt về thuế hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy tính chất, mức độ vi phạm.

6.3. Hóa đơn ghi sai thông tin có phải là hóa đơn không hợp pháp không?

Không phải mọi trường hợp. Nhiều sai sót trên hóa đơn điện tử được phép xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định, không bị coi là sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

VII. Kết luận

Mức xử phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hiện nay là từ 20 triệu đồng đến 50 triệu đồng theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn. Ngoài tiền phạt, tổ chức, cá nhân vi phạm còn phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả và có thể bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp hoặc xử lý hình sự nếu hành vi vi phạm gây hậu quả nghiêm trọng. Vì vậy, doanh nghiệp và kế toán cần kiểm tra kỹ tính hợp pháp của hóa đơn, lưu đầy đủ hồ sơ giao dịch và tuân thủ đúng quy định để hạn chế rủi ro pháp lý.