Quy định về con dấu doanh nghiệp năm 2026

Sorry, this entry is only available in Tiếng Việt. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Con dấu doanh nghiệp là công cụ quan trọng trong hoạt động quản lý và giao dịch. Vậy quy định về con dấu doanh nghiệp năm 2026 có những nội dung nào cần lưu ý? Doanh nghiệp có bắt buộc phải khắc dấu, thông báo mẫu dấu hay sử dụng con dấu tròn không? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ các quy định hiện hành. Qua đó, doanh nghiệp có thể quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định pháp luật.

I. Căn cứ pháp lý về con dấu doanh nghiệp năm 2026

Quy định về con dấu doanh nghiệp được nêu tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020. Luật này đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo các văn bản liên quan. Trong đó, Luật số 76/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Doanh nghiệp cần áp dụng quy định hiện hành khi tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.

Ngoài ra, Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định về đăng ký doanh nghiệp. Văn bản này cũng nêu rõ một số trường hợp không bắt buộc đóng dấu trong hồ sơ đăng ký. Khi sử dụng dấu trong giao dịch, doanh nghiệp cần xem xét thêm quy định chuyên ngành và thỏa thuận liên quan.

Theo pháp luật hiện hành, doanh nghiệp có quyền chủ động quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu. Việc quản lý, lưu giữ dấu thực hiện theo Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình rõ ràng để hạn chế việc sử dụng dấu sai thẩm quyền.

II. Quy định về loại dấu và hình thức con dấu doanh nghiệp

2.1. Con dấu doanh nghiệp gồm những loại nào?

Theo khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020, dấu của doanh nghiệp gồm hai hình thức. Hình thức thứ nhất là dấu được làm tại cơ sở khắc dấu. Hình thức thứ hai là dấu dưới dạng chữ ký số theo pháp luật về giao dịch điện tử.

Dấu khắc thường được sử dụng để đóng trên văn bản giấy. Chữ ký số được sử dụng trong môi trường điện tử khi đáp ứng các điều kiện pháp luật. Hai hình thức này có cách sử dụng khác nhau. Doanh nghiệp cần lựa chọn và quản lý phù hợp với hoạt động thực tế.

Đối với giao dịch điện tử, chữ ký số giúp xác thực chủ thể ký và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu theo quy định. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên mặc nhiên coi mọi hình ảnh chữ ký hoặc hình ảnh con dấu đều là chữ ký số hợp lệ. Việc sử dụng phải đáp ứng quy định về giao dịch điện tử và chữ ký điện tử có liên quan.

2.2. Doanh nghiệp có bắt buộc sử dụng con dấu tròn không?

Pháp luật doanh nghiệp không bắt buộc mọi doanh nghiệp phải sử dụng con dấu hình tròn. Doanh nghiệp được chủ động quyết định hình thức con dấu theo nhu cầu quản lý. Vì vậy, doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu dấu phù hợp với hoạt động của mình.

Khi thiết kế con dấu, doanh nghiệp nên ưu tiên khả năng nhận diện và tính thống nhất. Nội dung trên dấu cần phù hợp với quy chế quản lý nội bộ. Doanh nghiệp cũng nên tránh mẫu dấu gây nhầm lẫn với cơ quan nhà nước hoặc tổ chức khác.

Đối với một số lĩnh vực đặc thù, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định chuyên ngành. Nếu văn bản pháp luật có yêu cầu riêng về dấu, doanh nghiệp phải tuân thủ yêu cầu đó. Không nên chỉ căn cứ vào quyền tự quyết theo Luật Doanh nghiệp để bỏ qua quy định chuyên ngành.

2.3. Con dấu doanh nghiệp phải có những nội dung gì?

Luật Doanh nghiệp không quy định một mẫu dấu thống nhất áp dụng cho tất cả doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quyền quyết định nội dung dấu theo khoản 2 Điều 43. Vì vậy, pháp luật doanh nghiệp không bắt buộc mọi con dấu phải có cùng kích thước hoặc cách trình bày.

Trong thực tế, doanh nghiệp thường đưa tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp lên dấu. Một số doanh nghiệp còn thể hiện địa chỉ hoặc thông tin nhận diện khác. Đây là lựa chọn phục vụ quản lý, không phải toàn bộ đều là nội dung bắt buộc theo Điều 43.

Doanh nghiệp nên bảo đảm thông tin trên dấu rõ ràng và nhất quán. Khi thay đổi tên hoặc thông tin nhận diện, doanh nghiệp cần xem xét việc thay đổi mẫu dấu. Việc này giúp tránh nhầm lẫn khi giao dịch với khách hàng, ngân hàng và đối tác.

III. Quy định về số lượng và quyền quyết định con dấu

3.1. Doanh nghiệp được sử dụng bao nhiêu con dấu?

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020, doanh nghiệp quyết định số lượng dấu của mình. Pháp luật doanh nghiệp không ấn định một số lượng chung cho mọi doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn số lượng phù hợp với quy mô và nhu cầu hoạt động.

Doanh nghiệp có nhiều phòng ban hoặc địa điểm làm việc có thể cần nhiều dấu. Tuy nhiên, số lượng lớn cũng làm tăng yêu cầu quản lý và kiểm soát. Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định rõ mục đích sử dụng từng con dấu.

Nếu có nhiều con dấu, doanh nghiệp nên quy định mã nhận diện hoặc cách phân biệt. Quy chế nội bộ cần xác định người được giao quản lý và phạm vi sử dụng. Cách làm này giúp giảm nguy cơ thất lạc hoặc sử dụng không đúng thẩm quyền.

3.2. Ai có quyền quyết định loại dấu và nội dung dấu?

Luật Doanh nghiệp trao quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu cho doanh nghiệp. Việc quyết định cụ thể cần tuân theo cơ cấu tổ chức và thẩm quyền nội bộ. Doanh nghiệp nên xác định rõ cơ quan hoặc người có quyền phê duyệt mẫu dấu.

Với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần, thẩm quyền cần được xem xét theo Điều lệ và quy định quản trị. Người đại diện theo pháp luật không mặc nhiên có quyền quyết định mọi vấn đề về con dấu trong mọi trường hợp. Cần kiểm tra thẩm quyền theo Điều lệ, nghị quyết và quy chế của công ty.

Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác có dấu, doanh nghiệp cũng cần quy định phạm vi sử dụng. Đơn vị phụ thuộc phải thực hiện theo quy chế được ban hành và thẩm quyền được giao. Điều này giúp bảo đảm hoạt động của các đơn vị thống nhất với doanh nghiệp.

IV. Quy định về quản lý và lưu giữ con dấu doanh nghiệp

4.1. Doanh nghiệp quản lý con dấu như thế nào?

Khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định việc quản lý và lưu giữ dấu theo Điều lệ công ty hoặc quy chế do đơn vị có dấu ban hành. Như vậy, doanh nghiệp cần chủ động thiết lập cơ chế quản lý phù hợp. Quy chế càng rõ ràng thì việc kiểm soát càng thuận lợi.

Quy chế nên xác định người giữ dấu và người có quyền yêu cầu đóng dấu. Đồng thời, doanh nghiệp cần quy định cách bàn giao và bảo quản dấu. Các trường hợp sử dụng đặc biệt cũng nên được phê duyệt trước khi thực hiện.

Doanh nghiệp nên lập sổ theo dõi việc sử dụng dấu khi cần thiết. Thông tin có thể gồm ngày sử dụng, loại văn bản và người đề nghị đóng dấu. Việc lưu hồ sơ giúp doanh nghiệp kiểm tra khi có tranh chấp hoặc phát sinh sai sót.

4.2. Có bắt buộc đóng dấu trên mọi văn bản của doanh nghiệp không?

Không phải mọi văn bản của doanh nghiệp đều bắt buộc phải đóng dấu. Việc sử dụng dấu cần căn cứ vào pháp luật áp dụng và yêu cầu của từng giao dịch. Doanh nghiệp cần kiểm tra quy định cụ thể trước khi yêu cầu đóng dấu trên văn bản.

Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp không bắt buộc đóng dấu trên văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, biên bản họp, nghị quyết hoặc quyết định trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Với các tài liệu khác trong hồ sơ, việc đóng dấu thực hiện theo pháp luật có liên quan.

Đối với hợp đồng và giao dịch thương mại, doanh nghiệp cần xem xét quy định pháp luật và thỏa thuận của các bên. Không nên cho rằng văn bản không có dấu luôn vô hiệu. Tương tự, cũng không nên mặc định văn bản có dấu sẽ hợp lệ trong mọi trường hợp. Thẩm quyền ký và điều kiện có hiệu lực của giao dịch vẫn cần được xem xét riêng.

4.3. Có phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh không?

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng. Đây là thay đổi so với quy định trước đây. Doanh nghiệp có thể chủ động quyết định mẫu dấu theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp.

Việc không phải thông báo mẫu dấu không đồng nghĩa doanh nghiệp được bỏ qua quy trình quản lý nội bộ. Doanh nghiệp vẫn cần quy định rõ việc tạo lập, bàn giao và sử dụng dấu. Khi thay đổi mẫu dấu, doanh nghiệp nên cập nhật quy chế và thông báo cho các bộ phận liên quan.

Nếu giao dịch với ngân hàng, đối tác hoặc cơ quan chuyên ngành, doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu thực tế. Một số thủ tục có thể cần xác minh người đại diện hoặc hồ sơ thẩm quyền. Việc chủ động cập nhật thông tin sẽ giúp hạn chế vướng mắc trong quá trình giao dịch.

V. Những lưu ý khi sử dụng con dấu doanh nghiệp năm 2026

Doanh nghiệp cần xác định rõ người có quyền ký và người được phép sử dụng dấu. Việc giao dấu cho nhân viên cần có căn cứ và phạm vi cụ thể. Người quản lý nên tránh để nhiều cá nhân tự ý sử dụng mà không có kiểm soát.

Khi đóng dấu trên văn bản, doanh nghiệp cần kiểm tra nội dung và thẩm quyền ký. Văn bản nên được hoàn thiện trước khi đóng dấu và phát hành. Nếu phát hiện sai sót, cần xử lý theo quy trình nội bộ và lưu lại tài liệu liên quan.

Trường hợp mất dấu hoặc nghi ngờ dấu bị sử dụng trái phép, doanh nghiệp cần xử lý ngay. Doanh nghiệp nên lập biên bản, rà soát các giao dịch liên quan và thông báo cho các bên cần thiết. Đồng thời, cần xem xét phương án thay đổi hoặc quản lý lại dấu theo quy chế và pháp luật áp dụng.

Đối với chữ ký số, doanh nghiệp cần kiểm soát thiết bị, chứng thư số và thông tin xác thực. Không nên chia sẻ khóa bí mật hoặc để người không có thẩm quyền sử dụng. Khi người được giao quản lý thay đổi vị trí hoặc nghỉ việc, doanh nghiệp cần thu hồi quyền truy cập phù hợp.

VI. Dịch vụ tư vấn thủ tục doanh nghiệp tại MVA Việt Nam

Quản lý con dấu là một phần trong công tác quản trị và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Quy chế không rõ ràng có thể làm tăng nguy cơ phát sinh tranh chấp. Doanh nghiệp nên rà soát Điều lệ và quy trình nội bộ để xác định thẩm quyền sử dụng dấu.

MVA Việt Nam cung cấp dịch vụ kế toán, thuế và hỗ trợ thủ tục doanh nghiệp. MVA có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ và hướng dẫn các thủ tục liên quan trong phạm vi dịch vụ. Khi phát sinh vấn đề pháp lý chuyên sâu, doanh nghiệp nên xác định đúng quy định áp dụng và phạm vi tư vấn cần thiết.

Doanh nghiệp có thể liên hệ MVA Việt Nam để được trao đổi về nhu cầu hỗ trợ:

• Website: mva.vn

• Điện thoại: 024.7109.7766

• Hotline: 0981.350.666

VII. Kết luận

Quy định về con dấu doanh nghiệp năm 2026 cho phép doanh nghiệp chủ động quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu. Doanh nghiệp có thể sử dụng dấu khắc hoặc chữ ký số theo quy định. Việc quản lý và lưu giữ dấu phải tuân theo Điều lệ hoặc quy chế phù hợp.

Doanh nghiệp không phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng. Đồng thời, không phải mọi văn bản đều bắt buộc đóng dấu. Doanh nghiệp cần kiểm tra quy định áp dụng cho từng hồ sơ và giao dịch. Việc xây dựng quy trình quản lý rõ ràng sẽ giúp hạn chế rủi ro và bảo đảm hoạt động ổn định.