Xác định thuế TNCN đối với tiền làm thêm giờ vượt 300 giờ/năm theo Công văn 10311

I. Quy định về tiền làm thêm giờ được miễn thuế TNCN

1.1. Tiền làm thêm giờ khi nào được miễn thuế?

Theo Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, tiền lương, tiền công làm thêm giờ được miễn thuế TNCN nếu đáp ứng điều kiện và thời gian theo pháp luật lao động. Vì vậy, không phải mọi khoản tiền làm thêm đều được miễn thuế.

Doanh nghiệp cần kiểm tra thời gian làm thêm thực tế trước khi xác định khoản thu nhập được miễn. Nếu thời gian làm thêm vượt giới hạn pháp luật cho phép, phần tiền tương ứng phải tính vào thu nhập chịu thuế.

1.2. Giới hạn làm thêm 300 giờ/năm áp dụng cho trường hợp nào?

Theo quy định được Công văn 10311 dẫn chiếu, thời gian làm thêm thông thường không quá 200 giờ/năm. Tuy nhiên, một số ngành nghề và trường hợp đặc biệt được làm thêm không quá 300 giờ/năm.

Một số trường hợp được áp dụng giới hạn 300 giờ gồm:

• Sản xuất, gia công xuất khẩu hàng dệt, may, da, giày, điện, điện tử.
• Chế biến nông, lâm, diêm nghiệp và thủy sản.
• Sản xuất, cung cấp điện, viễn thông, lọc dầu, cấp và thoát nước.
• Công việc cần lao động có chuyên môn, kỹ thuật cao nhưng thị trường chưa cung ứng đủ.
• Công việc cấp bách không thể trì hoãn do tính chất thời vụ hoặc yếu tố khách quan.

Doanh nghiệp thuộc trường hợp được áp dụng giới hạn 300 giờ phải bảo đảm đầy đủ điều kiện về thời gian làm thêm. Khi đó, khoản tiền làm thêm chỉ được miễn thuế trong phạm vi đáp ứng quy định.

II. Tiền làm thêm vượt 300 giờ/năm có được miễn thuế TNCN?

2.1. Trường hợp chưa vượt 40 giờ/tháng nhưng vượt 300 giờ/năm

Đây là trường hợp được Công văn 10311/NBI-QLDN1 hướng dẫn khá rõ. Người lao động có thể chưa vượt 40 giờ làm thêm trong từng tháng nhưng tổng số giờ trong năm đã đạt 300 giờ.

Khi tổng số giờ làm thêm đã đạt giới hạn 300 giờ/năm, phần thời gian làm thêm tiếp tục phát sinh sẽ vượt giới hạn. Tiền lương, tiền công tương ứng với phần thời gian vượt 300 giờ không được miễn thuế TNCN.

Như vậy, kế toán không thể căn cứ riêng vào giới hạn 40 giờ/tháng để xác định khoản miễn thuế. Doanh nghiệp còn phải theo dõi số giờ làm thêm lũy kế trong cả năm.

2.2. Ví dụ cách xác định phần tiền phải chịu thuế

Giả sử một người lao động thuộc doanh nghiệp được áp dụng giới hạn 300 giờ/năm. Đến hết tháng 10, người lao động đã làm thêm 295 giờ trong năm.

Trong tháng 11, người lao động tiếp tục làm thêm 20 giờ. Nếu các điều kiện khác vẫn được đáp ứng, chỉ 5 giờ đầu còn nằm trong giới hạn 300 giờ.

Phần tiền lương tương ứng với 15 giờ vượt giới hạn 300 giờ/năm không thuộc diện miễn thuế TNCN. Khoản tiền này phải được đưa vào thu nhập chịu thuế của người lao động.

2.3. Có phải toàn bộ tiền làm thêm của tháng vượt 300 giờ đều chịu thuế?

Không phải toàn bộ tiền làm thêm của tháng đó đều phải tính thuế. Doanh nghiệp cần xác định chính xác thời điểm người lao động đạt giới hạn 300 giờ trong năm.

Chỉ phần tiền lương, tiền công tương ứng với thời gian làm thêm sau khi vượt giới hạn 300 giờ mới không thuộc diện miễn thuế. Phần tiền tương ứng với thời gian vẫn nằm trong giới hạn có thể được miễn nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện.

Đây là điểm kế toán cần đặc biệt lưu ý khi tính thuế TNCN. Việc tính thuế cần căn cứ vào số giờ thực tế thay vì lấy toàn bộ tiền làm thêm của tháng để tính.

III. Trường hợp vừa vượt 40 giờ/tháng vừa vượt 300 giờ/năm

3.1. Cách xác định thu nhập chịu thuế

Công văn 10311 còn hướng dẫn trường hợp người lao động đồng thời vượt giới hạn 40 giờ/tháng và 300 giờ/năm. Khi đó, doanh nghiệp xác định thu nhập chịu thuế theo thời gian làm thêm thực tế.

Phần tiền tương ứng với thời gian kể từ khi người lao động không còn đáp ứng một trong các giới hạn sẽ không được miễn thuế. Vì vậy, kế toán cần xác định chính xác thời điểm phát sinh phần thời gian vượt giới hạn.

3.2. Ví dụ trường hợp vượt cả hai giới hạn

Giả sử người lao động đã làm thêm 298 giờ trong năm. Trong tháng tiếp theo, người lao động làm thêm 45 giờ và doanh nghiệp thuộc trường hợp được áp dụng giới hạn 300 giờ.

Trong tháng này, người lao động vượt cả giới hạn 40 giờ/tháng và giới hạn 300 giờ/năm. Kế toán cần xác định riêng phần thời gian vượt từng giới hạn để tính thu nhập chịu thuế.

Do đó, không nên áp dụng một cách máy móc rằng toàn bộ 45 giờ làm thêm đều được miễn hoặc đều phải tính thuế. Cần căn cứ thời điểm thực tế người lao động không còn đáp ứng giới hạn theo pháp luật lao động.

IV. Nếu vượt 40 giờ/tháng nhưng chưa vượt 300 giờ/năm thì sao?

4.1. Phần vượt 40 giờ/tháng vẫn phải chịu thuế

Công văn 10311 quy định riêng trường hợp người lao động chưa vượt 300 giờ/năm nhưng đã vượt 40 giờ làm thêm trong tháng. Khi đó, phần tiền tương ứng với số giờ vượt 40 giờ/tháng vẫn không được miễn thuế.

Ví dụ, người lao động đã làm thêm 250 giờ trong năm. Trong tháng hiện tại, người lao động làm thêm 45 giờ và chưa đạt giới hạn 300 giờ/năm.

Phần tiền lương tương ứng với 5 giờ vượt 40 giờ/tháng phải tính vào thu nhập chịu thuế. Phần tiền tương ứng với 40 giờ còn lại có thể được miễn nếu đáp ứng các điều kiện liên quan.

4.2. Cần theo dõi đồng thời hai giới hạn

Qua hướng dẫn tại Công văn 10311, doanh nghiệp cần theo dõi đồng thời giới hạn 40 giờ/tháng và 300 giờ/năm. Chỉ cần không đáp ứng một trong các giới hạn, phần thu nhập tương ứng sẽ không được miễn thuế.

Vì vậy, bảng theo dõi giờ làm thêm nên có cả số giờ phát sinh trong tháng và số giờ lũy kế. Cách quản lý này giúp kế toán xác định chính xác khoản thu nhập được miễn thuế.

V. Doanh nghiệp cần hồ sơ gì để chứng minh khoản miễn thuế?

5.1. Lập bảng kê tiền làm thêm giờ

Theo hướng dẫn liên quan tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lập bảng kê phản ánh thời gian làm thêm. Bảng kê cũng phải thể hiện khoản tiền lương, tiền công đã trả cho người lao động.

Bảng kê được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu. Đây là căn cứ quan trọng để chứng minh phần tiền làm thêm đáp ứng điều kiện miễn thuế.

5.2. Không lập bảng kê riêng thì xử lý thế nào?

Nếu không lập bảng kê riêng, doanh nghiệp vẫn phải chứng minh khoản tiền làm thêm được miễn thuế. Hồ sơ có thể được thể hiện thông qua bảng lương, bảng chấm công và hợp đồng lao động.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu các tài liệu hợp pháp khác thể hiện thời gian làm thêm. Các hồ sơ này phải thống nhất với số tiền thực tế đã trả cho người lao động.

VI. Kế toán cần lưu ý gì khi tính thuế TNCN?

6.1. Theo dõi số giờ làm thêm lũy kế

Kế toán không nên chỉ theo dõi số giờ làm thêm từng tháng. Doanh nghiệp cần cập nhật số giờ lũy kế để xác định thời điểm người lao động đạt giới hạn 300 giờ/năm.

Khi số giờ làm thêm gần đạt giới hạn, kế toán nên kiểm tra lại bảng chấm công và bảng lương. Việc kiểm tra sớm giúp hạn chế sai sót khi tính phần thu nhập chịu thuế.

6.2. Tách riêng phần được miễn và phần chịu thuế

Khi lập bảng lương, doanh nghiệp nên tách phần tiền làm thêm được miễn thuế và phần phải tính thuế. Cách làm này giúp việc khấu trừ TNCN được chính xác hơn.

Kế toán nên kiểm tra các nội dung sau:

• Tổng số giờ làm thêm trong từng tháng.
• Tổng số giờ làm thêm lũy kế trong năm.
• Thời điểm người lao động đạt 300 giờ/năm.
• Số giờ vượt 40 giờ trong từng tháng.
• Tiền lương tương ứng với phần thời gian vượt giới hạn.
• Hồ sơ chứng minh thời gian và tiền làm thêm.

VII. Kết luận

Theo Công văn 10311/NBI-QLDN1, tiền làm thêm giờ chỉ được miễn thuế TNCN khi đáp ứng đầy đủ điều kiện và giới hạn theo pháp luật lao động. Với doanh nghiệp được áp dụng giới hạn 300 giờ/năm, phần tiền tương ứng với thời gian làm thêm vượt 300 giờ không thuộc diện miễn thuế.

Đặc biệt, kế toán cần theo dõi đồng thời giới hạn 40 giờ/tháng và 300 giờ/năm. Nếu người lao động vượt một trong hai giới hạn, phần tiền tương ứng với thời gian vượt sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Doanh nghiệp nên quản lý riêng số giờ làm thêm theo tháng và lũy kế cả năm. Đồng thời, cần lưu đầy đủ bảng chấm công, bảng lương và hồ sơ liên quan để chứng minh khoản thu nhập được miễn thuế khi cần thiết.