Sorry, this entry is only available in Tiếng Việt. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.
Từ ngày 01/7/2026, quy định về cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót và thời điểm lập hóa đơn 2026 có nhiều điểm kế toán cần cập nhật theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Đáng chú ý, hóa đơn sai có thể được xử lý bằng cách không lập lại, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế tùy nội dung sai. Đồng thời, thời điểm lập hóa đơn được quy định cụ thể hơn cho bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, xuất khẩu và nhiều hoạt động đặc thù.
Mục lục
- I. Quy định mới về hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2026
- II. Bảng tổng hợp cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót năm 2026
- III. Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh, khi nào lập hóa đơn thay thế?
- IV. Trường hợp được xử lý nhiều hóa đơn sai cùng lúc
- V. Bảng tổng hợp thời điểm lập hóa đơn năm 2026
- VI. Một số trường hợp đặc thù về thời điểm lập hóa đơn
- VII. Bảng tra cứu nhanh: Sai hóa đơn xử lý thế nào?
- VIII. Những lưu ý quan trọng cho kế toán năm 2026
- IX. Kết luận
I. Quy định mới về hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2026
1.1. Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày nào?
Nghị định 254/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 30/6/2026 và có hiệu lực từ 01/7/2026. Nghị định quy định chi tiết về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế 2025. Cùng ngày, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 91/2026/TT-BTC để hướng dẫn một số nội dung của Luật Quản lý thuế và Nghị định 254. Thông tư cũng có hiệu lực từ 01/7/2026.
1.2. Thông tư 91 quy định riêng về xử lý hóa đơn sai
Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn trực tiếp cách xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai.
Đối tượng áp dụng bao gồm cả:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử không có mã nhưng đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.
Tùy nội dung sai, doanh nghiệp có thể:
- Thông báo sai sót và không lập lại hóa đơn.
- Lập hóa đơn điều chỉnh.
- Lập hóa đơn thay thế.
- Lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng nếu đáp ứng điều kiện.
II. Bảng tổng hợp cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót năm 2026
2.1. Bảng xử lý nhanh theo từng loại sai sót
| Trường hợp hóa đơn sai | Có lập lại hóa đơn không? | Cách xử lý năm 2026 |
|---|---|---|
| Sai tên người mua | Không | Thông báo cho người mua và thông báo cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT |
| Sai địa chỉ người mua | Không | Thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT |
| Sai số tiền bằng chữ | Không | Thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT |
| Sai nội dung khác nhưng không sai MST, tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa | Không | Thông báo sai sót, không lập lại hóa đơn |
| Sai mã số thuế | Có | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế |
| Sai tên hàng hóa | Có | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế |
| Hàng hóa sai quy cách, chất lượng | Có | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế |
| Sai số tiền | Có | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế |
| Sai thuế suất | Có | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế |
| Sai tiền thuế | Có | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế |
| Sai nội dung bắt buộc khác | Có | Điều chỉnh hoặc thay thế, trừ trường hợp thuộc nhóm không phải lập lại |
| Hóa đơn máy tính tiền bị sai | Có | Lập hóa đơn thay thế |
| Hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu/sử dụng bị sai | Có | Lập hóa đơn thay thế theo quy định |
Các trường hợp trên được quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
2.2. Sai tên, địa chỉ nhưng không sai thông tin quan trọng
Nếu hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ người mua, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa, người bán không phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Doanh nghiệp thực hiện:
Bước 1: Thông báo cho người mua.
Bước 2: Thông báo hóa đơn sai với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Mẫu 04/SS-HĐĐT được ban hành tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC.
2.3. Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc tiền thuế
Nếu sai các nội dung quan trọng như:
- Mã số thuế.
- Tên hàng hóa.
- Quy cách, chất lượng hàng hóa.
- Số tiền.
- Thuế suất.
- Tiền thuế.
- Nội dung bắt buộc khác thuộc trường hợp phải xử lý.
Người bán được lựa chọn một trong hai phương án:
Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh.
Phương án 2: Lập hóa đơn thay thế.
Đây là điểm kế toán cần lưu ý vì quy định cho phép người bán lựa chọn hình thức xử lý.
III. Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh, khi nào lập hóa đơn thay thế?
3.1. Lập hóa đơn điều chỉnh
Nếu lựa chọn điều chỉnh, hóa đơn mới phải thể hiện nội dung:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
Hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện đúng nội dung cần điều chỉnh.
Đối với số tiền:
- Điều chỉnh tăng → ghi số dương.
- Điều chỉnh giảm → ghi số âm.
Không nên lập hóa đơn điều chỉnh theo cách làm thay đổi toàn bộ nội dung của hóa đơn gốc nếu chỉ có một phần sai cần sửa.
3.2. Lập hóa đơn thay thế
Nếu lựa chọn thay thế, người bán lập hóa đơn mới với nội dung:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
Hóa đơn thay thế phản ánh lại đầy đủ thông tin đúng của giao dịch.
Khác với hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế được lập để thay cho hóa đơn đã lập sai.
3.3. Có được đổi từ điều chỉnh sang thay thế không?
Kế toán cần đặc biệt lưu ý.
Nếu hóa đơn sai đã được xử lý lần đầu bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó tiếp tục phát hiện sai sót thì các lần xử lý tiếp theo thực hiện theo hình thức đã áp dụng lần đầu.
Ví dụ:
Hóa đơn A sai → doanh nghiệp lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh.
Sau đó phát hiện hóa đơn điều chỉnh tiếp tục sai.
Lần xử lý tiếp theo vẫn thực hiện theo hình thức điều chỉnh.
IV. Trường hợp được xử lý nhiều hóa đơn sai cùng lúc
4.1. Một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn
Thông tư 91 cho phép người bán lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng nếu các hóa đơn đáp ứng điều kiện.
Điều kiện đáng chú ý là các hóa đơn phải cùng:
- Người mua.
- Tên hàng.
- Đơn giá.
- Số lượng.
- Thuế suất.
Doanh nghiệp phải đính kèm Bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu 01/BK-ĐCTT.
4.2. Ví dụ thực tế
Công ty A xuất cho Công ty B 5 hóa đơn trong tháng 8/2026.
Các hóa đơn có cùng:
- Người mua.
- Tên hàng.
- Đơn giá.
- Số lượng.
- Thuế suất.
Sau khi xuất hóa đơn, Công ty A phát hiện cùng một thông tin bị sai trên cả 5 hóa đơn.
Nếu đáp ứng điều kiện, Công ty A có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho các hóa đơn sai.
Đồng thời, doanh nghiệp lập bảng kê theo Mẫu 01/BK-ĐCTT để lưu cùng hồ sơ.
4.3. Văn bản thỏa thuận với người mua
Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, nếu người mua là:
- Tổ chức kinh tế.
- Tổ chức khác.
- Hộ kinh doanh.
- Cá nhân kinh doanh.
thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
Nếu người mua là cá nhân, người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có.
Văn bản thỏa thuận được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
V. Bảng tổng hợp thời điểm lập hóa đơn năm 2026
5.1. Bán hàng hóa
| Hoạt động | Thời điểm lập hóa đơn |
|---|---|
| Bán hàng hóa | Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa |
| Bán, chuyển nhượng tài sản công | Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng |
| Bán hàng dự trữ quốc gia | Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng |
| Xuất khẩu hàng hóa | Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan |
| Giao hàng nhiều lần | Mỗi lần giao hàng |
Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.
5.2. Xuất khẩu hàng hóa
Đây là điểm doanh nghiệp xuất khẩu cần chú ý.
Thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu được xác định theo quy định mới.
Người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo pháp luật hải quan.
Như vậy, kế toán xuất khẩu cần theo dõi đồng thời:
Ngày thông quan → ngày làm việc tiếp theo → thời điểm lập hóa đơn.
5.3. Cung cấp dịch vụ
Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
Trường hợp doanh nghiệp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.
Tuy nhiên, trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ không thuộc trường hợp thu tiền phải lập hóa đơn ngay.
5.4. Giao hàng hoặc bàn giao nhiều lần
Nếu hàng hóa được giao nhiều lần hoặc dịch vụ được bàn giao theo từng hạng mục, công đoạn thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao phải lập hóa đơn cho phần giá trị tương ứng.
Doanh nghiệp không nên chờ hoàn thành toàn bộ hợp đồng mới lập một hóa đơn nếu giao dịch thuộc trường hợp phải lập theo từng lần bàn giao.
VI. Một số trường hợp đặc thù về thời điểm lập hóa đơn
6.1. Bán lẻ xăng dầu
Đối với hoạt động bán lẻ xăng dầu, hóa đơn được lập sau từng lần bán.
Đây là nhóm giao dịch cần lập hóa đơn theo từng lần phát sinh thay vì chờ cuối ngày hoặc cuối kỳ.
6.2. Kinh doanh vận tải hành khách bằng taxi
Đối với taxi có sử dụng phần mềm tính tiền, hóa đơn được lập khi kết thúc chuyến đi.
Phần mềm cần bảo đảm ghi nhận đúng thời điểm hoàn thành chuyến và lập hóa đơn theo quy định.
6.3. Một số ngành nghề có quy định riêng
Nghị định 254 quy định nhiều trường hợp đặc thù về thời điểm lập hóa đơn.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ áp dụng một nguyên tắc chung là:
“Thu tiền mới xuất hóa đơn”
hoặc:
“Giao hàng mới xuất hóa đơn”.
Cần xác định đúng bản chất giao dịch và ngành nghề trước khi lập hóa đơn.
VII. Bảng tra cứu nhanh: Sai hóa đơn xử lý thế nào?
7.1. Kế toán có thể sử dụng bảng này khi kiểm tra hóa đơn
| Sai sót | Cách xử lý | Mẫu/chứng từ liên quan |
|---|---|---|
| Sai tên | Thông báo, không lập lại | 04/SS-HĐĐT |
| Sai địa chỉ | Thông báo, không lập lại | 04/SS-HĐĐT |
| Sai số tiền bằng chữ | Thông báo, không lập lại | 04/SS-HĐĐT |
| Sai MST | Điều chỉnh hoặc thay thế | Hóa đơn mới |
| Sai tên hàng | Điều chỉnh hoặc thay thế | Hóa đơn mới |
| Sai số lượng/giá trị thuộc trường hợp sai phải xử lý | Điều chỉnh hoặc thay thế | Hóa đơn mới |
| Sai thuế suất | Điều chỉnh hoặc thay thế | Hóa đơn mới |
| Sai tiền thuế | Điều chỉnh hoặc thay thế | Hóa đơn mới |
| Nhiều hóa đơn cùng sai trong tháng, đủ điều kiện | Một hóa đơn điều chỉnh/thay thế | 01/BK-ĐCTT |
| Hóa đơn máy tính tiền sai | Thay thế | Hóa đơn thay thế |
| Hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu/sử dụng sai | Thay thế | Hóa đơn thay thế |
| Đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu | Điều chỉnh dữ liệu trên bảng tổng hợp kỳ tiếp theo | 01/TH-HĐĐT |
Các quy định trên được hướng dẫn tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
7.2. Có phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT khi lập hóa đơn thay thế?
Không phải trong mọi trường hợp.
Đối với trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo Điều 10 Thông tư 91, việc xử lý được thực hiện theo quy định tương ứng. Riêng trường hợp lập hóa đơn thay thế, không thực hiện gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT theo cách áp dụng cho trường hợp chỉ thông báo hóa đơn sai mà không lập lại.
Đây là điểm kế toán nên kiểm tra kỹ trước khi gửi hồ sơ lên cơ quan thuế.
VIII. Những lưu ý quan trọng cho kế toán năm 2026
8.1. Không phải hóa đơn sai nào cũng phải lập hóa đơn mới
Đây là lỗi kế toán thường gặp.
Nếu chỉ sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai các thông tin quan trọng theo Điều 10 thì doanh nghiệp không phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
8.2. Phải xác định đúng thời điểm lập hóa đơn
Thời điểm lập hóa đơn là nội dung cần kiểm soát ngay từ khâu bán hàng.
Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình:
Phát sinh giao dịch → xác định thời điểm lập hóa đơn → lập hóa đơn → ký số → gửi người mua/cơ quan thuế.
Không nên chỉ căn cứ vào ngày thu tiền để xác định ngày hóa đơn.
8.3. Chú ý hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế
Khi phát hiện sai sót thuộc trường hợp phải lập lại, doanh nghiệp cần lựa chọn rõ:
Điều chỉnh hay thay thế.
Sau khi đã lựa chọn phương thức xử lý lần đầu, các lần xử lý tiếp theo đối với hóa đơn đó phải tiếp tục theo hình thức đã lựa chọn.
8.4. Lưu hồ sơ đầy đủ
Doanh nghiệp nên lưu:
- Hóa đơn gốc.
- Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
- Văn bản thỏa thuận với người mua nếu thuộc trường hợp phải lập.
- Mẫu 04/SS-HĐĐT nếu thuộc trường hợp phải thông báo.
- Mẫu 01/BK-ĐCTT nếu xử lý nhiều hóa đơn.
- Hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế.
Việc lưu đầy đủ giúp doanh nghiệp giải trình thuận lợi khi cơ quan thuế kiểm tra.
IX. Kết luận
Từ 01/7/2026, doanh nghiệp cần thực hiện cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót và thời điểm lập hóa đơn 2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Hai nhóm nội dung cần đặc biệt lưu ý là thời điểm lập hóa đơn và cách xử lý hóa đơn đã lập sai. Nghị định 254 có hiệu lực từ 01/7/2026, còn Thông tư 91 hướng dẫn chi tiết việc xử lý hóa đơn sai tại Điều 10. Đối với hóa đơn sai, kế toán không nên mặc định phải hủy hoặc xuất lại. Nếu sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ và không ảnh hưởng đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa thì thông báo sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Nếu sai mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác thuộc trường hợp phải xử lý thì có thể lựa chọn hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Đặc biệt, trường hợp nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng có cùng thông tin sai, doanh nghiệp có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế và đính kèm Mẫu 01/BK-ĐCTT nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện. Về thời điểm lập hóa đơn, doanh nghiệp cần xác định theo từng loại giao dịch. Bán hàng hóa lập hóa đơn khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng; xuất khẩu lập chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan; cung cấp dịch vụ lập khi hoàn thành dịch vụ hoặc khi thu tiền trong trường hợp thuộc quy định.