Quy định về xuất hóa đơn cho khách lẻ từ 01/7/2026

Sorry, this entry is only available in Tiếng Việt. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Quy định về xuất hóa đơn cho khách lẻ từ 01/7/2026 có nhiều điểm doanh nghiệp cần lưu ý theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng là người tiêu dùng, người bán vẫn phải lập hóa đơn theo quy định. Đáng chú ý, trường hợp khách lẻ không cung cấp thông tin về tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì hóa đơn có thể thể hiện “Bán cho người tiêu dùng” theo quy định mới.

I. Từ 01/7/2026, bán hàng cho khách lẻ có phải xuất hóa đơn không?

1.1. Khách lẻ vẫn phải được lập hóa đơn

Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực và quy định nguyên tắc khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Theo đó, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Như vậy, khách lẻ không phải là căn cứ để doanh nghiệp được miễn xuất hóa đơn.

Doanh nghiệp bán hàng cho:

• Cá nhân mua hàng;
• Người tiêu dùng;
• Khách hàng mua lẻ;
• Khách hàng không lấy hóa đơn;

vẫn phải xác định nghĩa vụ lập hóa đơn theo quy định.

Điểm thay đổi đáng chú ý từ ngày 01/7/2026 nằm ở cách thể hiện thông tin người mua trên hóa đơn, chứ không phải việc khách lẻ không lấy hóa đơn thì doanh nghiệp được bỏ qua việc lập hóa đơn.

1.2. Khách không lấy hóa đơn có được không xuất hóa đơn?

Không nên hiểu theo cách này.

Nghị định 254 quy định khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn, trừ trường hợp thuộc diện không phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Do đó, việc khách hàng nói “không lấy hóa đơn” không đồng nghĩa doanh nghiệp được tự ý bỏ doanh thu hoặc không lập hóa đơn.

Kế toán cần phân biệt:

Khách không lấy hóa đơn ≠ Không phải xuất hóa đơn.

Đây là một trong những điểm doanh nghiệp bán lẻ cần đặc biệt lưu ý khi thực hiện quy định mới từ tháng 7/2026.

II. Quy định mới về thông tin khách lẻ trên hóa đơn

2.1. Khách lẻ cung cấp đầy đủ thông tin

Theo quy định về nội dung hóa đơn tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thông tin người mua có thể bao gồm:

• Tên;
• Địa chỉ;
• Mã số thuế hoặc số định danh cá nhân.

Đối với trường hợp người mua là người tiêu dùng, nếu người mua cung cấp thông tin thì người bán thực hiện thể hiện thông tin theo quy định trên hóa đơn.

Ví dụ, khách hàng Nguyễn Văn A mua một sản phẩm trị giá 2 triệu đồng và yêu cầu xuất hóa đơn cho cá nhân.

Khách cung cấp:

• Họ tên;
• Địa chỉ;
• Số định danh cá nhân.

Doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn và thể hiện thông tin người mua theo dữ liệu khách hàng cung cấp.

2.2. Khách lẻ không cung cấp thông tin

Đây là điểm rất đáng chú ý từ ngày 01/7/2026.

Theo điểm b khoản 4 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp người mua là người tiêu dùng không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn thể hiện rõ:

“Bán cho người tiêu dùng”.

Như vậy, doanh nghiệp không nhất thiết phải có đầy đủ họ tên, địa chỉ và số định danh cá nhân của mọi khách lẻ.

Đây là điểm giúp việc xuất hóa đơn cho khách hàng mua lẻ thuận tiện hơn.

2.3. Khách chỉ cung cấp tên và địa chỉ thì ghi thế nào?

Trường hợp khách lẻ chỉ cung cấp tên và địa chỉ, doanh nghiệp thực hiện ghi các thông tin mà người mua cung cấp theo quy định. Cổng Thông tin điện tử Chính phủ đã có hướng dẫn cụ thể về trường hợp công ty sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Theo đó, nếu khách lẻ chỉ cung cấp tên, địa chỉ thì nội dung hóa đơn thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 4 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Do đó, kế toán không nên tự đặt ra yêu cầu rằng mọi khách lẻ bắt buộc phải cung cấp căn cước công dân hoặc số định danh cá nhân mới được xuất hóa đơn.

III. Hóa đơn khách lẻ ghi “Bán cho người tiêu dùng” trong trường hợp nào?

3.1. Trường hợp khách không cung cấp thông tin

Trường hợp khách hàng là người tiêu dùng và không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân, hóa đơn thể hiện:

Bán cho người tiêu dùng

Đây là cách thể hiện được quy định cụ thể tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Ví dụ:

Cửa hàng B bán một chiếc máy lọc không khí trị giá 6 triệu đồng cho khách hàng cá nhân.

Khách hàng không yêu cầu ghi:

• Họ tên;
• Địa chỉ;
• Số định danh cá nhân.

Cửa hàng lập hóa đơn và phần thông tin người mua thể hiện:

Bán cho người tiêu dùng.

Doanh nghiệp vẫn phải ghi đầy đủ các nội dung khác của hóa đơn theo quy định.

3.2. Không nên tự ghi thông tin giả của khách hàng

Doanh nghiệp không nên tự ý nhập một tên hoặc số định danh cá nhân không phải của người mua để hoàn thiện hóa đơn. Nếu khách hàng không cung cấp thông tin thuộc trường hợp được phép ghi “Bán cho người tiêu dùng”, doanh nghiệp thực hiện theo đúng hướng dẫn thay vì tự tạo thông tin người mua. Điều này giúp dữ liệu hóa đơn phản ánh đúng giao dịch thực tế.

3.3. Không phải mọi hóa đơn đều áp dụng cách ghi giống nhau

Kế toán cần xác định loại hóa đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Nghị định 254 quy định nhiều đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Một số lĩnh vực bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng còn thuộc nhóm cần sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo điều kiện và đối tượng quy định.

Do đó, không nên chỉ căn cứ vào việc “khách lẻ” để xác định loại hóa đơn.

IV. Những doanh nghiệp nào cần đặc biệt lưu ý hóa đơn khách lẻ?

4.1. Doanh nghiệp bán trực tiếp cho người tiêu dùng

Nghị định 254 quy định đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó có các lĩnh vực bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng.

Một số lĩnh vực được quy định gồm:

• Điện lực;
• Xăng dầu;
• Bưu chính;
• Viễn thông;
• Nước sạch;
• Tài chính, ngân hàng;
• Chứng khoán;
• Bảo hiểm;
• Y tế;
• Thương mại điện tử;
• Kinh doanh siêu thị;
• Thương mại;
• Vận tải;
• Một số lĩnh vực khác theo quy định.

Doanh nghiệp thuộc nhóm này cần kiểm tra kỹ phương thức sử dụng hóa đơn điện tử và việc kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

4.2. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, việc xuất hóa đơn cho khách lẻ được thực hiện thuận tiện hơn. Khách hàng có thể không cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân. Trong trường hợp thuộc quy định, hóa đơn có thể thể hiện “Bán cho người tiêu dùng”.

Đây là hình thức đặc biệt phù hợp với:

• Siêu thị;
• Cửa hàng bán lẻ;
• Nhà hàng;
• Cửa hàng tiện lợi;
• Cơ sở cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng.

4.3. Khách lẻ không yêu cầu hóa đơn

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình bán hàng phù hợp.

Đặc biệt, với hệ thống bán hàng có phần mềm hoặc máy tính tiền, doanh nghiệp nên thiết lập để dữ liệu bán hàng được ghi nhận đầy đủ.

Không nên có tình trạng:

Có giao dịch → khách không lấy hóa đơn → bỏ ngoài sổ sách.

Đây có thể dẫn đến rủi ro về doanh thu, thuế và hóa đơn.

V. Thời điểm xuất hóa đơn cho khách lẻ từ 01/7/2026

5.1. Bán hàng phải xác định đúng thời điểm lập hóa đơn

Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn là một nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần xác định thời điểm lập hóa đơn căn cứ vào bản chất giao dịch, thay vì chờ khách hàng yêu cầu mới xuất. Đối với bán hàng hóa, cần căn cứ thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa theo quy định. Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo quy định riêng đối với dịch vụ.

5.2. Không nên gom hóa đơn tùy tiện

Một lỗi thường gặp ở doanh nghiệp bán lẻ là cuối ngày hoặc cuối tháng mới tổng hợp toàn bộ giao dịch để xuất hóa đơn. Cách xử lý này chỉ được thực hiện nếu thuộc trường hợp pháp luật cho phép lập hóa đơn theo quy định riêng. Thông thường, doanh nghiệp phải xác định đúng thời điểm lập hóa đơn theo từng loại giao dịch.

VI. Ví dụ cách xuất hóa đơn cho khách lẻ

6.1. Khách cung cấp đầy đủ thông tin

Công ty A bán một bộ thiết bị trị giá 11 triệu đồng cho khách hàng cá nhân.

Khách cung cấp:

• Họ tên;
• Địa chỉ;
• Số định danh cá nhân.

Công ty A lập hóa đơn và thể hiện thông tin người mua theo dữ liệu được cung cấp.

Các nội dung khác như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán vẫn phải thể hiện theo quy định.

6.2. Khách không cung cấp thông tin

Công ty B bán hàng cho một khách hàng cá nhân.

Khách không cung cấp:

• Tên;
• Địa chỉ;
• Số định danh cá nhân.

Nếu thuộc trường hợp áp dụng quy định nêu trên, phần thông tin người mua trên hóa đơn ghi:

Bán cho người tiêu dùng.

Doanh nghiệp vẫn lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu theo quy định.

6.3. Khách mua hàng nhưng yêu cầu hóa đơn cho doanh nghiệp

Trường hợp người mua thực tế mua hàng cho doanh nghiệp và yêu cầu hóa đơn đứng tên doanh nghiệp, đây không còn đơn thuần là trường hợp khách lẻ mua hàng để tiêu dùng cá nhân. Kế toán phải lấy thông tin của đơn vị mua theo quy định để lập hóa đơn. Do đó, trước khi xuất hóa đơn, nhân viên bán hàng cần xác định:

Người mua là cá nhân tiêu dùng hay tổ chức mua hàng?

Việc xác định đúng ngay từ đầu sẽ hạn chế phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sau này.

VII. Kế toán cần lưu ý gì khi xuất hóa đơn cho khách lẻ?

7.1. Không nhầm “khách lẻ” với “không phải xuất hóa đơn”

Đây là nguyên tắc quan trọng nhất.

Khách lẻ vẫn có thể thuộc trường hợp phải xuất hóa đơn.

Việc khách hàng không lấy hóa đơn không làm mất nghĩa vụ lập hóa đơn của người bán nếu giao dịch thuộc trường hợp phải lập hóa đơn.

7.2. Không bắt buộc mọi khách phải cung cấp căn cước

Từ ngày 01/7/2026, doanh nghiệp cần căn cứ quy định về thông tin người mua trên hóa đơn. Trường hợp người tiêu dùng không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì có thể thể hiện “Bán cho người tiêu dùng” theo quy định. Vì vậy, doanh nghiệp không nên đặt quy trình cứng nhắc rằng:

“Không có căn cước công dân thì không xuất hóa đơn.”

Cách hiểu này không phù hợp với quy định mới.

7.3. Kiểm tra đúng loại hóa đơn

Doanh nghiệp cần xác định mình đang sử dụng:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Hóa đơn điện tử không có mã;
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Nghị định 254 quy định các nhóm đối tượng sử dụng từng loại hóa đơn khác nhau.

7.4. Lưu trữ dữ liệu bán hàng

Doanh nghiệp bán lẻ nên lưu trữ đồng bộ:

• Dữ liệu bán hàng;
• Phiếu tính tiền;
• Dữ liệu máy tính tiền;
• Hóa đơn điện tử;
• Chứng từ thanh toán;
• Hồ sơ điều chỉnh hóa đơn nếu có.

Việc đối chiếu giữa doanh thu bán hàng và dữ liệu hóa đơn giúp hạn chế chênh lệch khi kê khai thuế.

VIII. Quy trình xuất hóa đơn cho khách lẻ từ 01/7/2026

8.1. Bước 1: Xác định giao dịch

Nhân viên bán hàng xác định:

• Bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ;
• Người mua là cá nhân hay tổ chức;
• Giao dịch có thuộc trường hợp phải lập hóa đơn hay không.

8.2. Bước 2: Thu thập thông tin người mua

Nếu khách cung cấp thông tin thì ghi nhận:

• Tên;
• Địa chỉ;
• Mã số thuế hoặc số định danh cá nhân theo trường hợp áp dụng.

Nếu khách là người tiêu dùng và không cung cấp thông tin theo trường hợp được quy định, thực hiện thể hiện “Bán cho người tiêu dùng”.

8.3. Bước 3: Lập hóa đơn

Doanh nghiệp lập hóa đơn đúng thời điểm.

Hóa đơn phải phản ánh đầy đủ nội dung của giao dịch và các thông tin bắt buộc theo quy định.

8.4. Bước 4: Gửi hóa đơn và lưu trữ

Sau khi lập hóa đơn, doanh nghiệp thực hiện gửi hóa đơn cho người mua theo phương thức phù hợp và lưu trữ dữ liệu theo quy định về hóa đơn điện tử.

IX. Kết luận

Quy định về xuất hóa đơn cho khách lẻ từ 01/7/2026 tập trung vào việc bảo đảm mọi giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thuộc diện phải lập hóa đơn đều được ghi nhận đầy đủ, đồng thời đơn giản hóa thông tin người mua trong trường hợp bán cho người tiêu dùng. Đáng chú ý, nếu khách lẻ không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân, hóa đơn có thể thể hiện rõ “Bán cho người tiêu dùng” theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Doanh nghiệp cũng cần phân biệt rõ khách không lấy hóa đơn với trường hợp không phải lập hóa đơn. Việc khách hàng không yêu cầu hóa đơn không đồng nghĩa người bán được bỏ qua nghĩa vụ lập hóa đơn nếu giao dịch thuộc diện phải lập. Từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC là hai văn bản quan trọng doanh nghiệp cần rà soát khi xây dựng quy trình lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử