Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi đề nghị chấm dứt đăng ký nền tảng thương mại điện tử trung gian?

Doanh nghiệp đề nghị chấm dứt đăng ký nền tảng thương mại điện tử trung gian cần chuẩn bị đúng hồ sơ và thực hiện thủ tục theo quy định mới. Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 248/2026/NĐ-CP quy định cụ thể về đăng ký, sửa đổi và chấm dứt đăng ký nền tảng thương mại điện tử trung gian. Hồ sơ chấm dứt đăng ký gồm Tờ khai thông tin theo Mẫu số 02 và tài liệu chứng minh lý do chấm dứt nếu có.

I. Khi nào doanh nghiệp phải chấm dứt đăng ký nền tảng thương mại điện tử?

1.1. Nền tảng thương mại điện tử trung gian là gì?

Nền tảng thương mại điện tử trung gian là nền tảng cho phép các bên thực hiện hoạt động thương mại điện tử thông qua hệ thống của mình. Chủ quản nền tảng có trách nhiệm quản lý và vận hành nền tảng theo quy định pháp luật. Theo quy định mới, chủ quản nền tảng phải đăng ký với Bộ Công Thương trước khi vận hành. Quy định này áp dụng đối với nền tảng thương mại điện tử trung gian, mạng xã hội hoạt động thương mại điện tử và nền tảng thương mại điện tử tích hợp. Sau khi đăng ký, thông tin nền tảng được quản lý trên Hệ thống quản lý hoạt động thương mại điện tử. Khi nền tảng không còn hoạt động hoặc thuộc trường hợp phải chấm dứt đăng ký, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục tương ứng.

1.2. Những trường hợp được đề nghị chấm dứt đăng ký

Theo Nghị định 248/2026/NĐ-CP, chủ quản nền tảng có thể thực hiện thủ tục chấm dứt đăng ký trong các trường hợp sau:

• Chủ quản nền tảng chủ động đề nghị chấm dứt đăng ký.
• Nền tảng thương mại điện tử ngừng hoạt động.
• Nền tảng được chuyển nhượng cho tổ chức khác.
• Chủ quản nền tảng thay đổi mã số thuế.

Như vậy, doanh nghiệp không nhất thiết phải chờ cơ quan quản lý yêu cầu. Doanh nghiệp có thể chủ động đề nghị chấm dứt đăng ký khi không còn nhu cầu vận hành nền tảng.

II. Hồ sơ đề nghị chấm dứt đăng ký gồm những gì?

2.1. Tờ khai thông tin theo Mẫu số 02

Tài liệu quan trọng nhất trong hồ sơ là Tờ khai thông tin theo Mẫu số 02 tại Phụ lục II Nghị định 248/2026/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần kê khai đầy đủ thông tin liên quan đến chủ quản và nền tảng thương mại điện tử. Thông tin trên tờ khai cần thống nhất với thông tin đã đăng ký trước đó. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tên nền tảng, thông tin doanh nghiệp và người chịu trách nhiệm. Việc kê khai chính xác giúp hạn chế yêu cầu bổ sung hồ sơ trong quá trình xử lý.

2.2. Tài liệu chứng minh lý do chấm dứt

Ngoài Tờ khai thông tin, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị tài liệu hoặc văn bản chứng minh lý do chấm dứt đăng ký. Nghị định quy định tài liệu này được cung cấp trong trường hợp có. Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp nên chuẩn bị tài liệu phù hợp với lý do chấm dứt thực tế.

Ví dụ, nếu nền tảng ngừng hoạt động, doanh nghiệp có thể chuẩn bị văn bản hoặc quyết định nội bộ thể hiện việc dừng vận hành. Nếu nền tảng được chuyển nhượng, doanh nghiệp nên chuẩn bị tài liệu chứng minh việc chuyển nhượng theo thỏa thuận giữa các bên.

2.3. Hồ sơ cần bảo đảm thống nhất

Doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin giữa Tờ khai và các tài liệu kèm theo.

Một số nội dung cần rà soát gồm:

• Tên doanh nghiệp.
• Mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế.
• Tên nền tảng.
• Tên miền hoặc thông tin ứng dụng.
• Người chịu trách nhiệm quản lý.
• Lý do chấm dứt đăng ký.
• Thời điểm dự kiến ngừng hoạt động.

Thông tin không thống nhất có thể khiến hồ sơ phải làm rõ hoặc bổ sung.

III. Doanh nghiệp thực hiện thủ tục chấm dứt đăng ký ở đâu?

3.1. Thực hiện thủ tục trực tuyến

Theo quy định mới, thủ tục chấm dứt đăng ký nền tảng thương mại điện tử được thực hiện theo quy trình trên Hệ thống quản lý hoạt động thương mại điện tử. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ điện tử trước khi thực hiện thủ tục. Hồ sơ được gửi trực tuyến theo quy trình được quy định tại Nghị định 248/2026/NĐ-CP và văn bản công bố thủ tục hành chính liên quan.

3.2. Bộ Công Thương xác nhận chấm dứt đăng ký

Bộ Công Thương là cơ quan thực hiện xác nhận chấm dứt đăng ký nền tảng thương mại điện tử thuộc phạm vi quy định. Sau khi hồ sơ được tiếp nhận và xử lý, doanh nghiệp nhận kết quả theo phương thức điện tử. Doanh nghiệp nên lưu lại kết quả xác nhận chấm dứt đăng ký. Đây là tài liệu quan trọng để chứng minh trạng thái pháp lý của nền tảng.

IV. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi nộp hồ sơ?

4.1. Kiểm tra tình trạng hoạt động của nền tảng

Trước khi đề nghị chấm dứt đăng ký, doanh nghiệp cần rà soát tình trạng thực tế của nền tảng. Doanh nghiệp nên xác định nền tảng còn phát sinh giao dịch hay không. Đồng thời, cần kiểm tra các đơn hàng chưa hoàn tất và nghĩa vụ còn tồn đọng. Đặc biệt, doanh nghiệp không nên chỉ đóng website hoặc ứng dụng mà bỏ qua thủ tục chấm dứt đăng ký. Việc ngừng hoạt động thực tế và chấm dứt đăng ký là hai vấn đề cần được xử lý đồng bộ.

4.2. Xử lý giao dịch đang thực hiện

Nếu nền tảng vẫn còn giao dịch, doanh nghiệp cần xử lý trước khi chính thức chấm dứt.

Các nội dung cần rà soát gồm:

• Đơn hàng chưa hoàn thành.
• Khoản tiền chưa thanh toán.
• Tiền người bán đang chờ đối soát.
• Khoản hoàn tiền cho người mua.
• Khiếu nại đang xử lý.
• Tranh chấp với người bán hoặc người mua.
• Nghĩa vụ cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước.

Việc xử lý đầy đủ giúp doanh nghiệp hạn chế tranh chấp sau khi nền tảng ngừng hoạt động.

4.3. Kiểm tra dữ liệu và hồ sơ giao dịch

Doanh nghiệp cũng cần có phương án lưu trữ dữ liệu trước khi đóng nền tảng.

Dữ liệu có thể liên quan đến:

• Thông tin người bán.
• Thông tin người mua.
• Lịch sử đơn hàng.
• Hợp đồng điện tử.
• Chứng từ thanh toán.
• Hóa đơn.
• Nội dung khiếu nại.
• Hồ sơ xử lý vi phạm.

Doanh nghiệp cần lưu trữ theo thời hạn pháp luật tương ứng. Không nên xóa toàn bộ dữ liệu ngay khi nền tảng dừng hoạt động.

V. Chấm dứt đăng ký có đồng nghĩa chấm dứt doanh nghiệp không?

5.1. Hai thủ tục hoàn toàn khác nhau

Chấm dứt đăng ký nền tảng thương mại điện tử không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp giải thể. Doanh nghiệp có thể dừng một nền tảng nhưng vẫn tiếp tục kinh doanh các ngành nghề khác.

Vì vậy, doanh nghiệp cần phân biệt:

Chấm dứt đăng ký nền tảng là thủ tục liên quan đến hoạt động thương mại điện tử của nền tảng.

Giải thể doanh nghiệp là thủ tục chấm dứt sự tồn tại của pháp nhân hoặc doanh nghiệp theo quy định.

Hai thủ tục có hồ sơ và cơ quan xử lý khác nhau.

5.2. Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghĩa vụ liên quan

Sau khi chấm dứt đăng ký nền tảng, doanh nghiệp vẫn có thể phải hoàn thành các nghĩa vụ khác.

Các nghĩa vụ này có thể liên quan đến:

• Thuế.
• Hóa đơn điện tử.
• Hợp đồng với người bán.
• Hợp đồng với khách hàng.
• Người lao động.
• Bảo vệ dữ liệu.
• Khiếu nại và tranh chấp.
• Lưu trữ hồ sơ giao dịch.

Do đó, doanh nghiệp cần lập danh sách nghĩa vụ trước khi đóng nền tảng.

VI. Doanh nghiệp cần xử lý dữ liệu người dùng thế nào?

6.1. Không nên xóa dữ liệu ngay khi đóng nền tảng

Nền tảng thương mại điện tử có thể lưu trữ lượng lớn thông tin người dùng và dữ liệu giao dịch. Khi dừng hoạt động, doanh nghiệp cần xác định dữ liệu nào phải tiếp tục lưu trữ. Việc lưu trữ cần tuân thủ quy định pháp luật về thương mại điện tử, kế toán, thuế và bảo vệ dữ liệu. Doanh nghiệp cũng cần kiểm soát quyền truy cập dữ liệu sau khi nền tảng ngừng hoạt động.

6.2. Thông báo cho người dùng

Doanh nghiệp nên chủ động thông báo việc nền tảng ngừng hoạt động.

Thông báo nên nêu rõ:

• Thời điểm dừng hoạt động.
• Phương thức xử lý đơn hàng còn tồn.
• Cách giải quyết khoản tiền chưa thanh toán.
• Kênh tiếp nhận khiếu nại.
• Thời hạn tiếp nhận yêu cầu.
• Thông tin liên hệ sau khi nền tảng đóng.

Việc thông báo rõ ràng giúp bảo vệ quyền lợi của người bán và người mua.

VII. Trường hợp nền tảng được chuyển nhượng thì sao?

7.1. Chuyển nhượng cũng thuộc trường hợp chấm dứt đăng ký

Nghị định 248/2026/NĐ-CP quy định nền tảng được chuyển nhượng cho tổ chức khác là một trường hợp thực hiện thủ tục chấm dứt đăng ký. Doanh nghiệp chuyển nhượng không nên để bên nhận chuyển nhượng tiếp tục sử dụng thông tin đăng ký cũ. Các bên cần xác định rõ trách nhiệm trong quá trình chuyển giao.

7.2. Cần chuẩn bị hồ sơ chuyển nhượng

Doanh nghiệp nên lưu giữ tài liệu chứng minh việc chuyển nhượng.

Hồ sơ có thể bao gồm:

• Hợp đồng chuyển nhượng.
• Biên bản bàn giao.
• Tài liệu xác định thời điểm chuyển giao.
• Thỏa thuận về dữ liệu người dùng.
• Thỏa thuận về nghĩa vụ còn tồn.
• Tài liệu liên quan đến tên miền và ứng dụng.

Các tài liệu này giúp doanh nghiệp chứng minh lý do chấm dứt đăng ký.

VIII. Thay đổi mã số thuế có phải chấm dứt đăng ký không?

8.1. Thay đổi mã số thuế là trường hợp cần lưu ý

Theo Nghị định 248/2026/NĐ-CP, thay đổi mã số thuế của chủ quản nền tảng là một trong các trường hợp thực hiện thủ tục chấm dứt đăng ký. Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi sự thay đổi thông tin pháp lý của chủ quản nền tảng. Nếu mã số thuế thay đổi, doanh nghiệp không nên tiếp tục sử dụng thông tin đăng ký cũ mà không thực hiện thủ tục theo quy định.

8.2. Cần kiểm tra thông tin đăng ký trước khi thực hiện

Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên đối chiếu thông tin đang được ghi nhận trên hệ thống. Đặc biệt cần kiểm tra mã số thuế và thông tin doanh nghiệp. Việc kiểm tra giúp doanh nghiệp xác định đúng trường hợp và chuẩn bị hồ sơ phù hợp.

IX. Cơ quan quản lý có thể chấm dứt đăng ký trong trường hợp nào?

9.1. Không phản hồi yêu cầu của cơ quan quản lý

Không phải mọi trường hợp chấm dứt đăng ký đều xuất phát từ đề nghị của doanh nghiệp. Cơ quan quản lý có thể chấm dứt đăng ký trong một số trường hợp theo quy định. Một trường hợp đáng lưu ý là nền tảng không phản hồi yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý. Nếu quá 30 ngày kể từ thời điểm cơ quan quản lý gửi yêu cầu qua Hệ thống quản lý hoạt động thương mại điện tử mà nền tảng không phản hồi, cơ quan quản lý có thể thực hiện chấm dứt đăng ký theo quy định.

9.2. Vi phạm pháp luật dẫn đến phải chấm dứt hoạt động

Cơ quan quản lý cũng có thể chấm dứt đăng ký nếu chủ quản nền tảng có hành vi vi phạm pháp luật và thuộc trường hợp phải chấm dứt hoạt động nền tảng. Đây là trường hợp khác với việc doanh nghiệp chủ động đề nghị chấm dứt. Doanh nghiệp nên phân biệt hai trường hợp để có phương án xử lý phù hợp.

X. Những việc doanh nghiệp nên làm trước khi chấm dứt đăng ký

10.1. Lập danh sách công việc cần hoàn tất

Trước khi gửi hồ sơ, doanh nghiệp nên lập checklist nội bộ.

Các công việc quan trọng gồm:

• Xác định lý do chấm dứt.
• Xác định ngày ngừng hoạt động.
• Kiểm tra giao dịch còn tồn.
• Hoàn tất đối soát với người bán.
• Xử lý tiền chưa thanh toán.
• Xử lý khiếu nại và tranh chấp.
• Sao lưu dữ liệu cần thiết.
• Kiểm tra nghĩa vụ thuế.
• Chuẩn bị Tờ khai Mẫu số 02.
• Chuẩn bị tài liệu chứng minh lý do nếu có.

10.2. Phối hợp giữa các bộ phận

Việc chấm dứt nền tảng không chỉ liên quan đến bộ phận pháp chế. Doanh nghiệp nên phối hợp giữa kế toán, kinh doanh, công nghệ thông tin và bộ phận quản lý nền tảng. Bộ phận kế toán cần xử lý công nợ và nghĩa vụ tài chính. Bộ phận công nghệ cần bảo đảm việc sao lưu dữ liệu. Bộ phận pháp chế cần kiểm tra hợp đồng và hồ sơ pháp lý. Cách phối hợp này giúp hạn chế việc bỏ sót nghĩa vụ sau khi nền tảng đóng.

XI. Một số câu hỏi thường gặp

11.1. Hồ sơ chấm dứt đăng ký nền tảng thương mại điện tử gồm những gì?

Hồ sơ gồm Tờ khai thông tin theo Mẫu số 02 tại Phụ lục II Nghị định 248/2026/NĐ-CP. Trường hợp có tài liệu chứng minh lý do chấm dứt, doanh nghiệp chuẩn bị và gửi kèm hồ sơ.

11.2. Doanh nghiệp có thể tự đề nghị chấm dứt đăng ký không?

Có. Chủ quản nền tảng có thể chủ động đề nghị chấm dứt đăng ký. Đây là một trong các trường hợp được quy định tại Nghị định 248/2026/NĐ-CP.

11.3. Chấm dứt đăng ký nền tảng có phải giải thể doanh nghiệp không?

Không. Đây là hai thủ tục độc lập. Doanh nghiệp có thể chấm dứt một nền tảng thương mại điện tử nhưng vẫn tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường.

11.4. Có cần xử lý đơn hàng trước khi chấm dứt không?

Doanh nghiệp nên hoàn tất hoặc có phương án xử lý các giao dịch đang thực hiện. Việc này giúp bảo đảm quyền lợi của người bán và người mua. Doanh nghiệp cũng cần xử lý công nợ, khiếu nại và các nghĩa vụ liên quan trước khi nền tảng chính thức dừng hoạt động.

XII. Kết luận

Doanh nghiệp đề nghị chấm dứt đăng ký nền tảng thương mại điện tử trung gian cần chuẩn bị hồ sơ theo Nghị định 248/2026/NĐ-CP. Thành phần hồ sơ cơ bản gồm Tờ khai thông tin theo Mẫu số 02 và tài liệu chứng minh lý do chấm dứt nếu có. Doanh nghiệp có thể đề nghị chấm dứt đăng ký khi nền tảng ngừng hoạt động, được chuyển nhượng hoặc chủ quản thay đổi mã số thuế. Doanh nghiệp cũng cần chủ động xử lý các giao dịch và nghĩa vụ còn tồn trước khi đóng nền tảng. Đặc biệt, doanh nghiệp nên rà soát đơn hàng, công nợ và dữ liệu người dùng. Các hợp đồng và khiếu nại chưa giải quyết cũng cần được xử lý phù hợp. Việc chấm dứt đăng ký nền tảng không đồng nghĩa với giải thể doanh nghiệp. Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ về thuế, kế toán, hợp đồng và lưu trữ dữ liệu theo quy định