Mẫu bảng kê quà tặng kèm hóa đơn tặng quà Trung thu cho nhân viên theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP là tài liệu doanh nghiệp nên lập để theo dõi chi tiết hàng hóa, số lượng và người nhận khi xuất quà Trung thu cho người lao động. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng vẫn thuộc trường hợp phải lập hóa đơn điện tử, trừ trường hợp thuộc diện không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp có thể lập bảng kê nội bộ kèm hóa đơn để chứng minh việc xuất quà và phục vụ hồ sơ kế toán, thuế.

I. Tặng quà Trung thu cho nhân viên có phải xuất hóa đơn không?

1.1. Hàng hóa tặng nhân viên vẫn phải lập hóa đơn

Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực và quy định rõ nguyên tắc lập hóa đơn điện tử. Theo đó, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử. Đáng chú ý, quy định này bao gồm cả hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ. Vì vậy, doanh nghiệp mua bánh Trung thu, giỏ quà, nước uống hoặc các sản phẩm khác để tặng nhân viên thì cần lưu ý nghĩa vụ lập hóa đơn. Có thể hiểu đơn giản:

Mua hàng → nhận hóa đơn đầu vào.

Xuất hàng để tặng nhân viên → lập hóa đơn đầu ra theo quy định.

Việc tặng quà không phải là căn cứ để doanh nghiệp tự động bỏ qua việc lập hóa đơn.

1.2. Nghị định 254 không quy định một mẫu “bảng kê quà tặng” bắt buộc

Đây là điểm cần phân biệt. Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử, nhưng không quy định doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng một mẫu riêng có tên “Bảng kê quà tặng Trung thu”. Doanh nghiệp có thể lập bảng kê quà tặng nội bộ để quản lý danh sách quà đã xuất và người nhận.

Bảng kê này có thể được sử dụng cùng với:

• Quyết định/chủ trương tặng quà;
• Danh sách người lao động;
• Phiếu xuất kho;
• Hóa đơn mua quà;
• Hóa đơn xuất hàng tặng;
• Chứng từ thanh toán;
• Biên bản giao nhận quà.

Như vậy, mẫu bảng kê dưới đây là mẫu tham khảo phục vụ quản trị và hồ sơ kế toán, không nên hiểu là mẫu hóa đơn bắt buộc do Nghị định 254 ban hành.

1.3. Vì sao doanh nghiệp nên lập bảng kê?

Khi tặng quà cho số lượng lớn nhân viên, hóa đơn điện tử thường chỉ thể hiện thông tin hàng hóa, số lượng, đơn giá và giá trị theo quy định.

Trong khi đó, doanh nghiệp còn cần chứng minh:

• Có bao nhiêu nhân viên được nhận quà;
• Mỗi người nhận bao nhiêu;
• Loại quà được cấp;
• Tổng số quà đã xuất;
• Ai đã nhận;
• Tổng giá trị quà tặng.

Bảng kê giúp doanh nghiệp đối chiếu số lượng hàng hóa xuất kho với số lượng quà đã trao. Đây là tài liệu rất hữu ích khi kế toán hoàn thiện hồ sơ chi phí và giải trình với cơ quan thuế.

II. Hóa đơn tặng quà Trung thu cho nhân viên ghi như thế nào?

2.1. Hóa đơn phải phản ánh nghiệp vụ tặng quà

Nghị định 254 quy định hóa đơn phải có các nội dung cơ bản như:

• Tên hóa đơn;
• Ký hiệu;
• Số hóa đơn;
• Thông tin người bán;
• Thông tin người mua theo trường hợp áp dụng;
• Tên hàng hóa, dịch vụ;
• Đơn vị tính;
• Số lượng;
• Đơn giá;
• Thành tiền;
• Thuế suất GTGT;
• Tiền thuế;
• Tổng tiền thanh toán;
• Thời điểm lập hóa đơn;
• Thời điểm ký số.

Do đó, khi xuất hóa đơn đối với hàng hóa dùng để tặng nhân viên, kế toán cần thể hiện đúng hàng hóa thực tế xuất tặng.

2.2. Có thể ghi tên hàng hóa là bánh Trung thu

Ví dụ doanh nghiệp xuất tặng nhân viên 100 hộp bánh Trung thu.Hóa đơn có thể thể hiện nội dung hàng hóa theo thực tế, chẳng hạn:

Bánh Trung thu hộp 4 bánh – hàng tặng nhân viên dịp Trung thu 2026

Số lượng:

100 hộp

Đơn giá và các chỉ tiêu liên quan được lập theo quy định về hóa đơn và thuế GTGT áp dụng đối với hàng hóa.

Không nên chỉ ghi chung chung:

“Quà Trung thu”

nếu doanh nghiệp có thể xác định cụ thể hàng hóa thực tế xuất tặng.

2.3. Trường hợp tặng nhiều loại hàng hóa

Nếu một phần quà gồm:

• 01 hộp bánh Trung thu;
• 01 chai trà;
• 01 hộp bánh;
• 01 sản phẩm khác;

doanh nghiệp có thể thể hiện từng loại hàng hóa trên hóa đơn theo thực tế.

Ví dụ:

Bảng kê nội bộ cũng nên thể hiện tương ứng để dễ đối chiếu.

III. Mẫu bảng kê quà tặng Trung thu cho nhân viên

3.1. Mẫu bảng kê tham khảo

Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu sau:

CÔNG TY: ……………………………
Số: ………/BK-QT

BẢNG KÊ QUÀ TẶNG TRUNG THU CHO NHÂN VIÊN

Năm: 2026

Căn cứ chủ trương/chính sách phúc lợi của Công ty, Công ty thực hiện tặng quà Trung thu cho người lao động như sau:

Người lập bảng
(Ký, ghi rõ họ tên)

Kế toán
(Ký, ghi rõ họ tên)

Người phê duyệt
(Ký, ghi rõ họ tên)

Người nhận quà
(Ký xác nhận)

3.2. Nếu một nhân viên nhận nhiều loại quà

Doanh nghiệp có thể lập bảng kê chi tiết theo từng người.

Ví dụ:

Cách này thuận tiện khi doanh nghiệp có combo quà Trung thu gồm nhiều sản phẩm.

3.3. Có cần ký nhận của từng nhân viên không?

Pháp luật về hóa đơn không quy định Nghị định 254 bắt buộc phải có chữ ký của từng nhân viên trên một “bảng kê quà tặng Trung thu”.Tuy nhiên, xét về hồ sơ quản trị và chứng minh việc xuất quà, doanh nghiệp nên có xác nhận người nhận nếu điều kiện thực tế cho phép. Có thể sử dụng:

• Chữ ký trực tiếp;
• Xác nhận trên danh sách;
• Xác nhận điện tử;
• Biên bản bàn giao;
• Hình thức xác nhận phù hợp với quy trình nội bộ.

IV. Hồ sơ tặng quà Trung thu nên chuẩn bị những gì?

4.1. Quyết định hoặc thông báo tặng quà

Doanh nghiệp nên có văn bản thể hiện chủ trương tặng quà.

Nội dung có thể gồm:

• Đối tượng được nhận;
• Thời điểm tặng;
• Loại quà;
• Giá trị quà;
• Số lượng;
• Nguồn kinh phí;
• Người phụ trách thực hiện.

Ví dụ:

Quyết định về việc tặng quà Trung thu năm 2026 cho người lao động Công ty.

4.2. Hóa đơn mua quà

Khi mua bánh Trung thu hoặc các sản phẩm khác, doanh nghiệp cần lưu hóa đơn đầu vào.

Hóa đơn nên thể hiện đúng:

• Tên hàng hóa;
• Số lượng;
• Đơn giá;
• Thuế GTGT;
• Tổng tiền.

Đây là căn cứ quan trọng để kế toán theo dõi giá trị hàng hóa.

4.3. Phiếu nhập kho

Nếu doanh nghiệp nhập hàng về kho trước khi phân bổ cho nhân viên, cần có chứng từ nhập kho theo quy trình kế toán.

Sau đó khi xuất quà, kế toán thực hiện phiếu xuất kho.

4.4. Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho nên thể hiện:

• Ngày xuất;
• Người nhận;
• Bộ phận;
• Lý do xuất;
• Tên hàng;
• Số lượng;
• Đơn giá;
• Thành tiền.

Lý do có thể ghi:

“Xuất quà Trung thu năm 2026 cho người lao động.”

4.5. Bảng kê quà tặng

Bảng kê giúp liên kết:

Kho → Hóa đơn → Danh sách nhân viên → Quà thực tế đã trao.

Đây là lý do doanh nghiệp nên lập bảng kê dù đây không phải là mẫu hóa đơn bắt buộc theo Nghị định 254.

V. Lập hóa đơn tặng quà Trung thu cần lưu ý gì về thuế GTGT?

5.1. Hàng tặng vẫn phải xem xét thuế GTGT

Doanh nghiệp không nên hiểu rằng:

“Không thu tiền → không có thuế GTGT.”

Nghị định 254 quy định hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng thuộc trường hợp phải lập hóa đơn.

Việc xác định giá tính thuế GTGT và thuế GTGT đối với hàng hóa tặng thực hiện theo quy định của pháp luật thuế GTGT tại thời điểm phát sinh.

Vì vậy, kế toán cần xác định:

• Hàng hóa chịu thuế suất bao nhiêu;
• Giá tính thuế;
• Thuế GTGT đầu ra;
• Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

5.2. Không ghi giá trị bằng 0 một cách máy móc

Một lỗi thường gặp là doanh nghiệp lập hóa đơn tặng quà với:

Đơn giá = 0

và cho rằng như vậy là đủ.Tuy nhiên, việc hàng hóa không thu tiền không có nghĩa giá tính thuế trong mọi trường hợp được xác định bằng 0. Kế toán cần căn cứ quy định về thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng để xác định giá tính thuế phù hợp.

5.3. Hóa đơn đầu vào và đầu ra cần đối chiếu

Ví dụ:

Doanh nghiệp mua:

100 hộp bánh Trung thu × 400.000 đồng/hộp

Sau đó xuất tặng:

100 hộp cho 100 nhân viên.

Kế toán cần đối chiếu:

Hóa đơn mua vào → Nhập kho → Xuất kho → Bảng kê nhân viên → Hóa đơn hàng tặng.

Nếu số lượng trên các chứng từ không thống nhất, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi giải trình.

VI. Chi phí tặng quà Trung thu cho nhân viên có được tính khi tính thuế TNDN?

6.1. Cần xem xét điều kiện chi phí được trừ

Chi phí tặng quà cho nhân viên không phải cứ có hóa đơn là mặc nhiên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Doanh nghiệp cần xem xét các điều kiện về:

• Khoản chi thực tế phát sinh;
• Liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh;
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ;
• Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt trong trường hợp pháp luật yêu cầu;
• Quy chế, chính sách của doanh nghiệp;
• Giới hạn đối với các khoản chi có tính chất phúc lợi theo quy định thuế TNDN.

6.2. Nên có chính sách phúc lợi rõ ràng

Nếu doanh nghiệp thường xuyên có các khoản chi cho người lao động như:

• Quà Trung thu;
• Quà Tết;
• Quà sinh nhật;
• Hỗ trợ hiếu hỉ;
• Nghỉ mát;
• Khám sức khỏe;

thì nên xây dựng quy chế lương, thưởng và phúc lợi hoặc văn bản nội bộ phù hợp.

Điều này giúp doanh nghiệp có căn cứ chứng minh mục đích và đối tượng của khoản chi.

6.3. Lưu ý giới hạn chi phúc lợi

Các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động có thể thuộc nhóm khoản chi chịu giới hạn khi xác định chi phí được trừ theo pháp luật thuế TNDN. Do đó, kế toán không nên chỉ kiểm tra hóa đơn mà cần tổng hợp toàn bộ khoản chi phúc lợi trong năm để xác định phần được trừ theo quy định.

VII. Quà Trung thu tặng nhân viên có tính thuế TNCN không?

7.1. Cần phân biệt quà tặng bằng hiện vật và thu nhập khác

Đây là vấn đề doanh nghiệp cũng nên rà soát.

Không phải cứ gọi là “quà Trung thu” thì mặc nhiên xử lý thuế TNCN giống nhau trong mọi trường hợp.

Kế toán cần xác định:

• Quà được tặng bằng tiền hay hiện vật;
• Khoản chi có phải là tiền lương, tiền công hay không;
• Có thuộc khoản thu nhập chịu thuế theo quy định hay không;
• Có phải khoản thu nhập từ quà tặng theo quy định thuế TNCN hay không.

Theo quy định mới về thuế TNCN, thu nhập từ nhận quà tặng của cá nhân có quy định riêng về phạm vi tài sản chịu thuế và ngưỡng tính thuế.

7.2. Không nên tự động khấu trừ 10% trên giá trị hộp quà

Nếu doanh nghiệp tặng một hộp bánh Trung thu cho nhân viên, kế toán không nên máy móc coi đây là khoản thu nhập thuộc diện khấu trừ 10% thuế TNCN. Trước tiên phải xác định bản chất khoản chi và quy định thuế TNCN áp dụng cho khoản đó. Đây là điểm cần phân biệt với các khoản tiền công, tiền thù lao hoặc khoản chi khác thuộc diện khấu trừ 10%.

VIII. Quy trình lập hóa đơn và bảng kê quà Trung thu

8.1. Bước 1: Xác định chính sách tặng quà

Doanh nghiệp ban hành thông báo hoặc quyết định tặng quà.

Xác định:

Đối tượng → Loại quà → Số lượng → Giá trị → Thời điểm tặng.

8.2. Bước 2: Mua hàng và nhận hóa đơn

Khi mua quà, doanh nghiệp nhận hóa đơn đầu vào và kiểm tra thông tin. Kế toán ghi nhận hàng hóa theo quy định.

8.3. Bước 3: Nhập kho và lập phiếu xuất

Nếu hàng được nhập kho, doanh nghiệp thực hiện nhập kho. Khi tặng nhân viên, lập phiếu xuất kho với lý do:

“Xuất quà Trung thu năm 2026 cho người lao động.”

8.4. Bước 4: Lập bảng kê

Lập danh sách người nhận và số lượng quà. Nhân viên nhận quà ký xác nhận hoặc thực hiện hình thức xác nhận phù hợp.

8.5. Bước 5: Lập hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp lập hóa đơn đối với hàng hóa dùng để tặng theo quy định của Nghị định 254. Nghị định 254 xác định rõ hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng thuộc trường hợp phải lập hóa đơn điện tử.

8.6. Bước 6: Hoàn thiện bộ hồ sơ

Bộ hồ sơ nên được lưu thành một bộ, gồm:

Quyết định tặng quà + Hóa đơn đầu vào + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Bảng kê quà tặng + Hóa đơn đầu ra + Chứng từ liên quan.

IX. Mẫu bảng kê hoàn chỉnh doanh nghiệp có thể sử dụng

9.1. Mẫu đề xuất

CÔNG TY TNHH …………………

BẢNG KÊ CHI TIẾT QUÀ TẶNG TRUNG THU NĂM 2026

Căn cứ Quyết định số ……… ngày …/…/2026 của Công ty về việc tặng quà Trung thu cho người lao động.

Tổng số người nhận: ……… người.

Tổng số lượng quà: ……….

Tổng giá trị theo bảng kê: …………… đồng.

Ngày … tháng … năm 2026

9.2. Có thể thêm cột số hóa đơn

Nếu doanh nghiệp muốn quản lý chặt hơn, nên bổ sung:

Số hóa đơn – Ngày hóa đơn – Phiếu xuất kho – Ghi chú.

Ví dụ:

Cách này giúp kế toán dễ dàng đối chiếu hồ sơ khi quyết toán thuế.

X. Kết luận

Mẫu bảng kê quà tặng Trung thu cho nhân viên không phải là một mẫu hóa đơn bắt buộc được Nghị định 254/2026/NĐ-CP ban hành. Doanh nghiệp có thể chủ động lập bảng kê nội bộ để quản lý danh sách người nhận, số lượng và giá trị quà tặng. Điểm quan trọng nhất là từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng thuộc trường hợp phải lập hóa đơn điện tử, trừ trường hợp thuộc diện không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, khi tặng quà Trung thu cho nhân viên, doanh nghiệp nên xây dựng bộ hồ sơ gồm quyết định tặng quà, hóa đơn mua vào, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê quà tặng, hóa đơn điện tử xuất hàng tặng và chứng từ liên quan. Đồng thời, kế toán cần tách riêng ba vấn đề: lập hóa đơn, xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và xác định nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động. Đây là ba nội dung có căn cứ pháp lý khác nhau và không nên gộp thành một.