Trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ kế toán là loại tài liệu không thể thiếu. Nếu bạn đang còn đang mơ hồ chưa rõ chứng từ là gì? Có các loại chứng từ kế toán nào? Thì trong bài viết này MVA sẽ cung cấp đến bạn những thông tin chính xác nhất để mọi người cùng tìm hiểu.
Mục lục
I. Chứng từ kế toán là gì?
Chứng từ kế toán là các tài liệu, hồ sơ ghi chép chứng minh về các giao dịch tài chính và kinh doanh của một tổ chức hoặc cá nhân. Những chứng từ này chứa thông tin quan trọng về các giao dịch tài chính như mua bán, thanh toán, thu nhập, chi phí, và các sự kiện tài chính khác.
Chứng từ kế toán là gì
Tại Khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng đã giải thích rõ về chứng từ kế toán như sau:
“4. Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.”.
Theo đó, hình thức chứng từ gồm chứng từ điện tử hoặc chứng từ đặt in, tự in, cụ thể:
– Chứng từ điện tử: Bao gồm các loại chứng từ, biên lai được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.
– Chứng từ đặt in, tự in: Bao gồm các loại chứng từ, biên lai được thể hiện ở dạng giấy do cơ quan thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí đặt in theo mẫu để sử dụng hoặc tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị khác khi khấu trừ thuế, khi thu thuế, phí, lệ phí theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.
Ngoài chứng từ được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP như trên thì Luật Kế toán 2015 cũng có giải thích về chứng từ kế toán như sau:
“Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”.
Có thể bạn quan tâm >> Giao dịch liên kết là gì?
II. Các loại chứng từ kế toán bạn cần biết
Có nhiều loại chứng từ kế toán được sử dụng trong quá trình ghi chép và xác nhận các giao dịch tài chính của một tổ chức hoặc cá nhân. Dưới đây là một số loại chứng từ kế toán phổ biến:
Các loại chứng từ kế toán bạn cần biết
- Hóa đơn bán hàng (Invoice): Chứng từ này chứng minh việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, thuế và điều kiện thanh toán.
- Phiếu nhập kho (Goods Received Note – GRN): Ghi chép việc nhận hàng từ người bán, bao gồm thông tin về số lượng, chất lượng và điều kiện hàng hóa khi nhận vào kho.
- Phiếu xuất kho (Delivery Note): Chứng từ ghi chép việc xuất hàng từ kho, cung cấp thông tin về sản phẩm, số lượng, địa điểm giao hàng và thông tin người nhận hàng.
- Biên lai (Receipt): Chứng từ chứng minh việc nhận tiền từ việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm thông tin về số tiền, ngày nhận, và thông tin người thanh toán.
- Chứng từ ngân hàng (Bank Statement): Bản sao của các giao dịch tài chính từ tài khoản ngân hàng, bao gồm thông tin về gửi tiền, rút tiền, các khoản phí và lãi suất.
- Chứng từ thuế (Tax Documents): Bao gồm các tài liệu như tờ khai thuế, hồ sơ thuế, và các chứng từ liên quan đến việc nộp thuế.
- Bảng lương (Payroll Records): Chứng từ chứng minh việc trả lương cho nhân viên, bao gồm thông tin về lương cơ bản, các khoản phụ cấp, thuế, và các khoản trừ khác.
- Báo cáo tài chính (Financial Statements): Bao gồm báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, và các báo cáo khác thể hiện tình hình tài chính của tổ chức.
Theo quy định của pháp luật Việt Nam cụ thể là khoản 1 và khoản 2 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ sẽ có trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế bao gồm các loại sau:
(1) Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là giấy tờ, văn bản cấp cho cá nhân được khấu trừ thuế thu nhập theo quy định của pháp luật. Đây là giấy tờ quan trọng với nội dung chính là ghi nhận việc đã thực hiện nghĩa vụ thuế và số thuế đã khấu trừ.
(2) Biên lai
Trong đó, biên lai được chia thành các loại như sau:
– Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá.
– Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá.
– Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.
(3) Các loại chứng từ khác trong quản lý thuế, phí, lệ phí trong trường hợp có yêu cầu khác (loại chứng từ khác do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định và hướng dẫn thực hiện).
III. Tìm hiểu trình tự xử lý chứng từ kế toán
Trình tự xử lý chứng từ kế toán bao gồm một số bước cơ bản từ khi nhận được chứng từ đến khi hoàn tất quá trình ghi chép và báo cáo tài chính. Dưới đây là một trình tự phổ biến:
- Bước 1- Thu thập chứng từ: Bước đầu tiên là thu thập tất cả các chứng từ liên quan đến giao dịch tài chính như hóa đơn, phiếu nhập xuất kho, biên lai, bảng lương, báo cáo ngân hàng, và các tài liệu thuế.
- Bước 2 – Phân loại và kiểm tra chứng từ: Chia các chứng từ thành từng loại tương ứng và kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ và chính xác của chúng. Đảm bảo rằng thông tin trên các chứng từ phù hợp với quy định và nội dung của giao dịch.
- Bước 3 – Ghi chép vào hệ thống kế toán: Sau khi kiểm tra, chứng từ được ghi chép vào hệ thống kế toán. Thông tin từ các chứng từ được nhập vào phần mềm kế toán hoặc hệ thống sổ sách thủ công.
- Bước 4 – Xác nhận và duyệt: Sau khi thông tin được nhập, các chứng từ thường cần được xác nhận và duyệt bởi người có thẩm quyền. Điều này đảm bảo rằng các giao dịch được xử lý đúng cách và tuân thủ quy trình nội bộ của tổ chức.
- Bước 5 – Bảo quản chứng từ: Các chứng từ sau khi đã được xử lý cần được bảo quản một cách cẩn thận và theo quy định. Việc lưu trữ chứng từ có thể thực hiện bằng cách điện tử hoặc bản giấy tùy thuộc vào quy định và chính sách của tổ chức.
- Bước 6 – Sử dụng cho báo cáo và phân tích: Cuối cùng, thông tin từ các chứng từ được sử dụng để tạo báo cáo tài chính, phân tích hiệu suất kinh doanh, và hỗ trợ quyết định chiến lược của tổ chức.
Quy trình này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin tài chính trong quá trình ghi chép và báo cáo, đồng thời cung cấp cơ sở dữ liệu hữu ích cho quản lý và ra quyết định.
IV. 1 số ví dụ về chứng từ kế toán
Ví dụ chứng từ kế toán xuất kho
Ví dụ chứng từ kế toán phiếu thu
Chứng từ kế toán hóa đơn giá trị gia tăng
V. Tìm hiểu chứng từ kế toán gốc
Chứng từ gốc (hay còn gọi là “original document”) là phiên bản ban đầu và gốc của một tài liệu kế toán. Đây là bản chứng từ mà thông tin được ghi chép hoặc tạo ra ban đầu từ giao dịch thực tế, và thường được coi là nguồn thông tin chính xác và chính thống nhất.
Chứng từ gốc có thể bao gồm hóa đơn, biên lai, phiếu nhập xuất kho, bảng lương, các tài liệu ngân hàng, tờ khai thuế, và các tài liệu khác liên quan đến các giao dịch tài chính của một tổ chức hoặc cá nhân.
Đối với việc ghi chép và xử lý kế toán, việc bảo quản chứng từ gốc rất quan trọng. Chúng là cơ sở để kiểm tra, xác minh và chứng minh tính chính xác của thông tin trong quá trình kế toán và tạo ra báo cáo tài chính. Bản chứng từ gốc thường được lưu trữ một cách an toàn và được bảo quản để sử dụng trong quá trình kiểm toán hoặc xác minh thông tin.
VI. Chứng từ ghi sổ là gì?
Chứng từ ghi chép sổ sách là các tài liệu hoặc hồ sơ được sử dụng để ghi chép thông tin vào sổ sách kế toán. Đây là cơ sở dữ liệu ban đầu để ghi nhận các giao dịch tài chính và kinh doanh của một tổ chức hoặc cá nhân vào hệ thống kế toán.
Các chứng từ này cung cấp thông tin chi tiết về các giao dịch và là cơ sở để thực hiện các bước ghi chép trong sổ sách kế toán. Một số ví dụ về chứng từ ghi chép sổ sách có thể bao gồm: hóa đơn, phiếu xuất kho, biên nhận, bảng lương,…
VII. Lời kết
Trên đây là những thông tin liên quan đến “chứng từ kế toán là gì?”. Nếu quý vị và các bạn có những câu hỏi khác cần được tư vấn hỗ trợ và giải đáp vui lòng liên hệ đến hotline có trên website mva.vn. Xin cảm ơn!