Bãi bỏ hồ sơ đăng ký người phụ thuộc khi quyết toán thuế TNCN từ 01/7/2026

Từ năm 2026, thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh có nhiều thay đổi. Bãi bỏ hồ sơ đăng ký người phụ thuộc trong hồ sơ quyết toán thuế của cá nhân và thay thế bằng hồ sơ nào theo Thông tư 89/2026/TT-BTC là vấn đề kế toán và người lao động cần nắm rõ. Theo quy định mới, cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN sử dụng Mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN – Bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc kèm hồ sơ quyết toán thuế. Đồng thời, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc được thực hiện theo quy định riêng về thuế TNCN và cơ quan thuế có thể khai thác dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu được kết nối, chia sẻ.

I. Có phải đã bãi bỏ hồ sơ đăng ký người phụ thuộc?

1.1. Bãi bỏ thủ tục đăng ký người phụ thuộc riêng

Trước đây, người nộp thuế có thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện thủ tục đăng ký người phụ thuộc để được tính giảm trừ gia cảnh. Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc được thực hiện thông qua tổ chức trả thu nhập hoặc trực tiếp với cơ quan thuế.Tuy nhiên, từ năm 2026, thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh riêng đã được cải cách.Theo quy định về cắt giảm thủ tục hành chính, thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công được đưa vào cơ chế đăng ký thuế lần đầu thay vì duy trì một thủ tục riêng.Do đó, không nên hiểu rằng từ năm 2026 người nộp thuế không còn phải đăng ký thông tin người phụ thuộc.Điểm thay đổi nằm ở cách thức thực hiện thủ tục và thành phần hồ sơ.

1.2. Bãi bỏ các mẫu đăng ký người phụ thuộc trước đây

Các mẫu đăng ký người phụ thuộc được sử dụng theo cơ chế cũ không còn được thực hiện như trước.

Đáng chú ý là:

• Mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN.

• Mẫu số 07/THĐK-NPT-TNCN.

Các mẫu này thuộc thành phần hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo quy định cũ và đã được cắt giảm trong quá trình cải cách thủ tục hành chính.Thông tin người phụ thuộc được tích hợp vào thủ tục đăng ký thuế và hệ thống quản lý thuế.

1.3. Không đồng nghĩa với việc bỏ giảm trừ gia cảnh

Việc bãi bỏ thủ tục đăng ký người phụ thuộc riêng không đồng nghĩa với việc bỏ giảm trừ gia cảnh.Nếu đáp ứng điều kiện là người phụ thuộc, người nộp thuế vẫn được tính giảm trừ gia cảnh theo quy định.Người nộp thuế vẫn phải bảo đảm thông tin về người phụ thuộc chính xác và chịu trách nhiệm về việc đăng ký.

II. Hồ sơ nào thay thế khi cá nhân trực tiếp quyết toán?

2.1. Sử dụng Mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN

Khi cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế, hồ sơ quyết toán sử dụng Mẫu số 02/QTT-TNCN.Kèm theo đó là Mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN – Bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu có đăng ký giảm trừ người phụ thuộc.

Như vậy, nếu câu hỏi là:

“Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc trước đây được thay bằng mẫu nào trong hồ sơ quyết toán của cá nhân?”

thì cần trả lời chính xác:

Mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN – Bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.

2.2. Mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN dùng để làm gì?

Mẫu này được sử dụng để kê khai thông tin người phụ thuộc phục vụ việc tính giảm trừ gia cảnh khi cá nhân thực hiện quyết toán thuế TNCN.Thông tin kê khai giúp cơ quan thuế xác định số người phụ thuộc và thời gian được tính giảm trừ.Mẫu mới được ban hành tại Phụ lục I kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC và áp dụng từ ngày 01/7/2026.

2.3. Không phải nộp lại hồ sơ chứng minh trong mọi trường hợp

Một điểm đáng chú ý là người nộp thuế không phải mặc nhiên nộp lại toàn bộ giấy tờ chứng minh người phụ thuộc cho cơ quan thuế.

Theo cơ chế mới, cơ quan thuế có thể khai thác thông tin từ:

• Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

• Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.

• Cơ sở dữ liệu quốc gia.

• Cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

• Các hệ thống dữ liệu được kết nối, chia sẻ theo quy định.

Chỉ khi cơ quan thuế không thể khai thác được thông tin cần thiết thì người nộp thuế mới phải cung cấp giấy tờ liên quan để chứng minh người phụ thuộc.

III. Mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN gồm những nội dung gì?

3.1. Thông tin người phụ thuộc

Khi lập bảng kê, người nộp thuế cần kê khai thông tin của từng người phụ thuộc thuộc diện được giảm trừ.

Thông tin cần bảo đảm thống nhất với dữ liệu đăng ký thuế.

Kế toán và người lao động cần kiểm tra kỹ:

• Họ và tên người phụ thuộc.

• Mã số thuế hoặc thông tin định danh.

• Quan hệ với người nộp thuế.

• Thời gian được tính giảm trừ.

• Các thông tin liên quan khác theo mẫu.

3.2. Kê khai thời gian giảm trừ

Không phải người phụ thuộc nào cũng được tính giảm trừ cho toàn bộ 12 tháng.Thời gian giảm trừ phải căn cứ vào thời điểm phát sinh điều kiện người phụ thuộc và thời điểm đăng ký theo quy định.Do đó, kế toán cần kiểm tra thời gian tính giảm trừ trước khi lập bảng kê.

3.3. Kê khai chính xác để tránh sai quyết toán

Nếu thông tin người phụ thuộc không thống nhất với dữ liệu quản lý thuế, hồ sơ có thể phát sinh yêu cầu giải trình hoặc bổ sung.

Đặc biệt, người nộp thuế cần tránh trường hợp:

• Một người phụ thuộc được nhiều người đăng ký giảm trừ không đúng quy định.

• Sai số định danh.

• Sai ngày tháng năm sinh.

• Sai quan hệ với người nộp thuế.

• Kê khai thời gian giảm trừ không chính xác.

IV. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc từ 01/7/2026

4.1. Hồ sơ được quy định theo từng nhóm

Song song với Thông tư 89/2026/TT-BTC, Thông tư 87/2026/TT-BTC quy định cụ thể hồ sơ xác định người phụ thuộc từ ngày 01/7/2026.Hồ sơ được phân theo từng nhóm người phụ thuộc thay vì áp dụng một danh mục chung như trước.Ví dụ, đối với con đẻ, hồ sơ có thể gồm giấy khai sinh và thẻ Căn cước nếu người phụ thuộc đã được cấp thẻ.

4.2. Cha mẹ và các đối tượng khác

Đối với cha, mẹ hoặc các đối tượng khác thuộc diện người phụ thuộc, hồ sơ chứng minh được xác định theo từng trường hợp.

Có thể cần các giấy tờ chứng minh:

• Quan hệ với người nộp thuế.

• Thông tin định danh.

• Điều kiện về thu nhập.

• Điều kiện khác theo quy định.

Do đó, không nên sử dụng một bộ hồ sơ giống nhau cho tất cả người phụ thuộc.

4.3. Cơ quan thuế ưu tiên khai thác dữ liệu điện tử

Quy định mới đẩy mạnh việc sử dụng dữ liệu điện tử để xác định người phụ thuộc.Nếu thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu được kết nối, cơ quan thuế có thể khai thác và sử dụng thông tin.Trường hợp không thể khai thác, người nộp thuế mới phải cung cấp giấy tờ chứng minh. Điều này giúp giảm việc người lao động phải nộp lại các giấy tờ mà cơ quan thuế đã có dữ liệu.

V. Cá nhân trực tiếp quyết toán cần chuẩn bị hồ sơ gì?

5.1. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế, hồ sơ cơ bản gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN Mẫu số 02/QTT-TNCN.

• Mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN nếu có người phụ thuộc được giảm trừ.

• Chứng từ khấu trừ thuế và các tài liệu liên quan theo từng trường hợp.

• Hồ sơ, tài liệu chứng minh các khoản giảm trừ khác nếu thuộc trường hợp phải cung cấp.

Mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN là phụ lục quan trọng khi cá nhân có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.

5.2. Có phải nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc ngay không?

Không phải mọi trường hợp đều phải nộp giấy tờ chứng minh.Nếu dữ liệu người phụ thuộc đã được cơ quan thuế khai thác từ hệ thống dữ liệu được kết nối thì người nộp thuế không phải cung cấp lại giấy tờ tương ứng.Tuy nhiên, người nộp thuế vẫn phải lưu giữ hồ sơ chứng minh theo quy định để xuất trình khi được yêu cầu.

5.3. Doanh nghiệp vẫn phải lưu hồ sơ

Đối với tổ chức trả thu nhập, việc đơn giản hóa thủ tục không có nghĩa là doanh nghiệp được bỏ qua hồ sơ người phụ thuộc.

Doanh nghiệp cần lưu giữ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo quy định để phục vụ:

• Thanh tra thuế.

• Kiểm tra thuế.

• Kiểm toán.

• Đối chiếu khi có yêu cầu.

Cơ chế mới chuyển trọng tâm từ việc nộp hồ sơ giấy nhiều lần sang quản lý dữ liệu và lưu giữ hồ sơ.

VI. Ví dụ thực tế và lưu ý cho kế toán

6.1. Ví dụ cá nhân tự quyết toán

Anh A làm việc tại Công ty X trong năm 2026 và có một người con đủ điều kiện là người phụ thuộc.

Anh A đã đăng ký thông tin người phụ thuộc theo quy định.

Cuối năm, anh A tự quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế.

Hồ sơ của anh A gồm:

Mẫu 02/QTT-TNCN + Mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN.

Anh A không phải hiểu rằng mình phải làm lại toàn bộ thủ tục đăng ký người phụ thuộc theo mẫu cũ.Nếu cơ quan thuế đã có dữ liệu cần thiết thì thông tin được khai thác trên hệ thống.Nếu dữ liệu chưa đủ, anh A cung cấp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo quy định.

6.2. Ví dụ doanh nghiệp quyết toán cho người lao động

Công ty B thực hiện quyết toán thuế TNCN cho người lao động.Doanh nghiệp cần lập hồ sơ quyết toán theo biểu mẫu mới tại Thông tư 89/2026/TT-BTC.Đối với bảng kê người phụ thuộc trong hồ sơ quyết toán của tổ chức trả thu nhập, sử dụng Mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN.Trong khi đó, cá nhân trực tiếp quyết toán sử dụng Mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN.Đây là điểm kế toán cần phân biệt để tránh sử dụng nhầm mẫu.

6.3. Bảng phân biệt nhanh

Trường hợp	Mẫu sử dụng
Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN	02-1/BK-QTT-TNCN
Tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế TNCN	05-3/BK-QTT-TNCN
Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc	Theo từng nhóm đối tượng tại Thông tư 87/2026/TT-BTC
Đăng ký thuế cho người phụ thuộc	Thực hiện theo quy định về đăng ký thuế

Các mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN và 05-3/BK-QTT-TNCN đều nằm trong hệ thống biểu mẫu được ban hành kèm Phụ lục I Thông tư 89/2026/TT-BTC.

6.4. Kế toán cần lưu ý gì?

Từ 01/7/2026, kế toán nên rà soát lại quy trình đăng ký và quyết toán người phụ thuộc.

Đặc biệt cần lưu ý:

• Không tiếp tục sử dụng máy móc mẫu đăng ký người phụ thuộc cũ.

• Phân biệt đăng ký thuế với kê khai giảm trừ khi quyết toán.

• Cá nhân trực tiếp quyết toán sử dụng Mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN.

• Doanh nghiệp quyết toán sử dụng Mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN.

• Kiểm tra dữ liệu người phụ thuộc trên hệ thống thuế.

• Lưu giữ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc.

• Cung cấp hồ sơ khi cơ quan thuế yêu cầu.

VII. Kết luận

Từ năm 2026, thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh riêng đã được cải cách theo hướng tích hợp vào thủ tục đăng ký thuế. Vì vậy, người nộp thuế không còn thực hiện bộ hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo cơ chế cũ như trước.Tuy nhiên, cần phân biệt rõ: bãi bỏ thủ tục đăng ký người phụ thuộc riêng không có nghĩa là bỏ việc kê khai người phụ thuộc khi quyết toán thuế.Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN, từ 01/7/2026, nếu có người phụ thuộc được tính giảm trừ gia cảnh thì thực hiện kê khai tại Mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN – Bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, ban hành kèm Phụ lục I Thông tư 89/2026/TT-BTC.Đối với tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thay, bảng kê người phụ thuộc sử dụng Mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN.

Ngoài ra, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc được thực hiện theo quy định mới tại Thông tư 87/2026/TT-BTC. Cơ quan thuế có thể khai thác dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu được kết nối, chia sẻ. Chỉ khi không khai thác được thông tin thì người nộp thuế mới phải cung cấp giấy tờ chứng minh tương ứng.