Tổng hợp các khoản không tính vào thu nhập khấu trừ thuế TNCN 10%

Tổng hợp các khoản không tính vào thu nhập khấu trừ thuế TNCN 10% giúp doanh nghiệp xác định đúng số tiền phải khấu trừ khi chi trả cho cá nhân. Từ 01/7/2026, cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, nếu được chi trả từ 05 triệu đồng/lần trở lên, thuộc trường hợp khấu trừ 10% trên thu nhập trước khi trả. Tuy nhiên, không phải mọi khoản doanh nghiệp chi cho cá nhân đều mặc nhiên đưa vào căn cứ khấu trừ. Một số khoản được pháp luật xác định là khoản không chịu thuế hoặc không tính vào thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đúng điều kiện. Vì vậy, kế toán cần phân biệt rõ thu nhập chi trả, thu nhập chịu thuế và khoản được loại trừ trước khi tính thuế TNCN.

I. Khấu trừ 10% thuế TNCN áp dụng cho khoản thu nhập nào?

1.1. Đối tượng phải khấu trừ 10%

Theo quy định mới tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân trả tiền lương, tiền công, tiền thù lao và các khoản chi khác cho cá nhân cư trú thuộc một trong các trường hợp sau thì phải khấu trừ thuế:

• Cá nhân không ký hợp đồng lao động.

• Cá nhân ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng.

• Mức chi trả từ 05 triệu đồng/lần trở lên.

Mức thuế khấu trừ là 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân. Quy định này cũng bao gồm trường hợp trả tiền lương, thu nhập khác cho người lao động đã chấm dứt hợp đồng lao động.

Như vậy, từ 01/7/2026, ngưỡng 05 triệu đồng/lần là điểm kế toán cần đặc biệt lưu ý.

1.2. Khấu trừ 10% không phải tính trên “thu nhập tính thuế”

Đây là điểm rất dễ nhầm.

Đối với trường hợp khấu trừ 10%, thuế được tính trên thu nhập trước khi trả.

Ví dụ, doanh nghiệp thuê một cá nhân thực hiện công việc với tiền công 10 triệu đồng/lần.

Nếu thuộc đối tượng phải khấu trừ, số thuế TNCN tạm khấu trừ là:

10.000.000 × 10% = 1.000.000 đồng.

Cá nhân thực nhận:

10.000.000 – 1.000.000 = 9.000.000 đồng.

Không lấy 10 triệu đồng trừ giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm rồi mới áp dụng 10%.

Việc tính thuế theo thu nhập tính thuế và biểu thuế lũy tiến từng phần áp dụng cho trường hợp khác, không phải cách tính khấu trừ 10% này.

1.3. Vì sao phải xác định khoản không tính vào thu nhập?

Trong thực tế, doanh nghiệp có thể chi cho cá nhân nhiều khoản khác nhau.

Có khoản là tiền công.

Có khoản là tiền lương.

Có khoản là phụ cấp.

Có khoản là trợ cấp.

Có khoản chỉ là khoản doanh nghiệp thanh toán hộ hoặc hoàn trả chi phí.

Do đó, kế toán không nên lấy toàn bộ số tiền chuyển cho cá nhân để nhân ngay với 10%.

Trước hết phải xác định bản chất của từng khoản chi và xem khoản đó có thuộc thu nhập chịu thuế hay được loại trừ theo quy định hay không.

II. Các khoản không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN

2.1. Khoản trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc

Một trong những khoản cần lưu ý khi doanh nghiệp thanh toán cho người lao động nghỉ việc là trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc.

Theo quy định mới, các khoản trợ cấp này thuộc nhóm không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu đáp ứng điều kiện theo pháp luật lao động và thuế TNCN.

Đặc biệt, đây là khoản dễ phát sinh trong quá trình doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động.

Kế toán cần tách riêng khoản trợ cấp này với:

• Tiền lương còn phải trả.

• Tiền phép năm chưa nghỉ.

• Tiền thưởng.

• Tiền hỗ trợ khác.

• Khoản bồi thường hoặc khoản chi khác.

Không nên gộp toàn bộ khoản thanh toán khi nghỉ việc rồi áp dụng một tỷ lệ thuế.

2.2. Khoản trợ cấp theo quy định của pháp luật

Một số khoản trợ cấp, phụ cấp được chi trả theo quy định của pháp luật có thể không tính vào thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đúng điều kiện.

Ví dụ có thể liên quan đến:

• Trợ cấp khó khăn.

• Trợ cấp tai nạn lao động.

• Trợ cấp bệnh nghề nghiệp.

• Trợ cấp theo chính sách bảo hiểm xã hội.

• Một số khoản trợ cấp khác theo quy định pháp luật.

Điều quan trọng là khoản chi phải có căn cứ pháp lý và đáp ứng điều kiện tương ứng.

Không phải doanh nghiệp đặt tên một khoản tiền là “trợ cấp” thì khoản đó đương nhiên được miễn thuế.

2.3. Tiền ăn giữa ca, ăn trưa theo điều kiện quy định

Khoản tiền ăn giữa ca, ăn trưa cần được xác định theo quy định thuế TNCN áp dụng tại thời điểm chi trả.

Nếu doanh nghiệp tổ chức bữa ăn hoặc có khoản chi thuộc trường hợp không tính vào thu nhập chịu thuế theo quy định thì không đưa khoản đó vào căn cứ khấu trừ.

Ngược lại, nếu khoản chi vượt điều kiện hoặc thuộc phần phải tính vào thu nhập chịu thuế thì phần chịu thuế phải được xác định riêng.

Do đó, kế toán cần kiểm tra:

• Hình thức chi.

• Mức chi.

• Quy chế của doanh nghiệp.

• Chứng từ liên quan.

• Quy định thuế áp dụng.

2.4. Khoản chi công tác phí đáp ứng điều kiện

Khoản công tác phí được doanh nghiệp thanh toán cho cá nhân cũng cần phân biệt với tiền lương, tiền công.

Nếu doanh nghiệp thanh toán các khoản chi phục vụ công việc và đáp ứng điều kiện, có đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định thì không phải toàn bộ số tiền thanh toán đều được xem là thu nhập chịu thuế của cá nhân.

Ví dụ, nhân viên đi công tác và doanh nghiệp thanh toán:

• Tiền vé máy bay.

• Tiền taxi.

• Tiền khách sạn.

• Chi phí công tác thực tế.

Nếu đây là khoản doanh nghiệp thanh toán phục vụ công việc và có đầy đủ hồ sơ thì cần xem xét bản chất để xác định có thuộc thu nhập chịu thuế hay không.

2.5. Khoản doanh nghiệp hoàn trả chi phí phục vụ công việc

Không phải cứ doanh nghiệp chuyển tiền vào tài khoản cá nhân là khoản thu nhập chịu thuế.

Ví dụ, nhân viên ứng trước tiền mua văn phòng phẩm 5 triệu đồng.

Sau đó doanh nghiệp hoàn lại đúng 5 triệu đồng theo chứng từ.

Khoản hoàn ứng này về bản chất không phải tiền công mà là khoản hoàn trả tiền cá nhân đã chi thay cho doanh nghiệp.

Do đó, kế toán không nên mặc định đưa khoản này vào thu nhập khấu trừ 10%.

III. Một số khoản cần loại trừ hoặc xác định riêng trước khi khấu trừ

3.1. Khoản hoàn ứng

Khoản hoàn ứng phải được theo dõi riêng.

Kế toán cần căn cứ vào:

• Phiếu đề nghị thanh toán.

• Hóa đơn, chứng từ.

• Chứng từ chi tiền.

• Nội dung công việc.

• Quy chế tài chính của doanh nghiệp.

Nếu chứng minh được đây là khoản hoàn trả chi phí thực tế thì không nên gộp vào tiền công của cá nhân.

3.2. Khoản thanh toán hộ

Trường hợp doanh nghiệp thanh toán hộ một khoản chi phí phục vụ hoạt động của doanh nghiệp, cần xác định rõ người nhận tiền chỉ là người thực hiện thanh toán thay.

Ví dụ:

Nhân viên được giao mua thiết bị cho công ty.

Nhân viên thanh toán 20 triệu đồng và sau đó công ty hoàn lại đúng 20 triệu đồng.

Khoản 20 triệu đồng này không mặc nhiên là thu nhập từ tiền công của nhân viên.

Kế toán phải lưu hồ sơ chứng minh bản chất khoản chi.

3.3. Khoản bồi thường theo quy định

Các khoản bồi thường không phải lúc nào cũng là tiền công hoặc tiền thù lao.

Ví dụ, doanh nghiệp thanh toán khoản bồi thường theo trách nhiệm pháp lý hoặc theo thỏa thuận chấm dứt quan hệ lao động.

Kế toán cần xác định bản chất khoản tiền.

Nếu khoản tiền thực chất là tiền lương, tiền công hoặc tiền thù lao thì phải xử lý theo quy định về thuế TNCN.

Nếu là khoản bồi thường thuộc trường hợp không tính vào thu nhập chịu thuế thì không đưa vào căn cứ khấu trừ.

3.4. Các khoản phúc lợi phải phân loại

Doanh nghiệp thường có nhiều khoản phúc lợi cho người lao động.

Ví dụ:

• Quà sinh nhật.

• Quà lễ, Tết.

• Hỗ trợ hiếu, hỷ.

• Hỗ trợ khó khăn.

• Chi phí khám sức khỏe.

• Chi phí đào tạo.

Không nên gom tất cả thành “phúc lợi” rồi loại khỏi thu nhập chịu thuế.

Kế toán phải căn cứ quy định cụ thể đối với từng khoản.

IV. Những khoản vẫn phải tính để khấu trừ 10%

4.1. Tiền công

Nếu cá nhân không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng và nhận tiền công từ 05 triệu đồng/lần trở lên thì khoản tiền công thuộc diện khấu trừ 10% nếu không thuộc trường hợp loại trừ.

Ví dụ:

Công ty thuê cá nhân thiết kế logo.

Tiền công:

12 triệu đồng/lần.

Nếu cá nhân thuộc đối tượng quy định tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP thì:

12.000.000 × 10% = 1.200.000 đồng.

4.2. Tiền thù lao

Các khoản thù lao trả cho cá nhân cũng có thể thuộc diện khấu trừ.

Ví dụ:

• Thù lao tư vấn.

• Thù lao cộng tác.

• Thù lao giảng dạy.

• Thù lao dịch vụ cá nhân.

Nếu đáp ứng điều kiện khấu trừ thì doanh nghiệp phải thực hiện khấu trừ trước khi trả tiền.

4.3. Khoản chi khác có bản chất là thu nhập

Quy định khấu trừ 10% không chỉ giới hạn ở tiền lương và tiền công.

Nghị định 253/2026/NĐ-CP còn đề cập đến tiền thù lao, tiền chi khác cho cá nhân thuộc trường hợp quy định.

Vì vậy, kế toán cần xem xét bản chất của khoản chi thay vì chỉ căn cứ tên gọi trên chứng từ.

4.4. Tiền lương, thu nhập khác trả sau khi chấm dứt hợp đồng

Một điểm đáng chú ý từ 01/7/2026 là quy định khấu trừ 10% cũng bao gồm trường hợp doanh nghiệp trả tiền lương, thu nhập khác cho người lao động đã chấm dứt hợp đồng lao động, nếu thuộc điều kiện áp dụng.

Ví dụ:

Người lao động nghỉ việc vào tháng 8/2026.

Tháng 9/2026, công ty thanh toán một khoản tiền thuộc diện khấu trừ 10%.

Nếu đáp ứng điều kiện theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện khấu trừ theo quy định.

V. Ví dụ xác định khoản nào bị khấu trừ 10%

5.1. Trường hợp có cả tiền công và hoàn ứng

Công ty A thuê anh B thực hiện một công việc trong tháng.

Công ty thanh toán:

• Tiền công: 15 triệu đồng.

• Hoàn ứng chi phí mua tài liệu phục vụ công việc: 3 triệu đồng.

• Chi phí đi lại có đầy đủ chứng từ: 2 triệu đồng.

Nếu 5 triệu đồng tiền hoàn ứng và chi phí thực tế đáp ứng điều kiện và không phải thu nhập chịu thuế, căn cứ khấu trừ không phải mặc nhiên là 20 triệu đồng.

Khoản tiền công 15 triệu đồng mới là khoản cần xác định để khấu trừ.

Thuế dự kiến:

15.000.000 × 10% = 1.500.000 đồng.

Doanh nghiệp cần lưu hồ sơ chứng minh 5 triệu đồng còn lại là khoản hoàn trả chi phí, không phải thu nhập của cá nhân.

5.2. Trường hợp thanh toán tiền nghỉ việc

Anh C chấm dứt hợp đồng với công ty.

Công ty thanh toán:

• Tiền lương còn lại: 8 triệu đồng.

• Trợ cấp thôi việc: 20 triệu đồng.

• Hoàn ứng: 2 triệu đồng.

Kế toán không nên lấy:

8 + 20 + 2 = 30 triệu đồng

rồi áp dụng 10%.

Cần phân loại từng khoản.

Nếu trợ cấp thôi việc thuộc khoản không tính vào thu nhập chịu thuế và 2 triệu đồng là hoàn ứng hợp lệ, căn cứ khấu trừ phải được xác định trên khoản thu nhập thuộc diện chịu thuế theo quy định.

5.3. Trường hợp chi trả dưới 5 triệu đồng/lần

Cá nhân không ký hợp đồng lao động được doanh nghiệp thanh toán 4 triệu đồng/lần.

Mức chi trả dưới 5 triệu đồng/lần nên không thuộc trường hợp bắt buộc khấu trừ 10% theo ngưỡng mới.

Tuy nhiên, kế toán vẫn cần xác định nghĩa vụ thuế của cá nhân và các trường hợp đặc biệt khác nếu có.

VI. Lưu ý cho kế toán khi xác định khoản khấu trừ 10%

6.1. Không lấy tổng tiền chuyển khoản để nhân 10%

Đây là lỗi phổ biến.

Doanh nghiệp có thể chuyển cho cá nhân nhiều khoản cùng lúc.

Trong đó có thể bao gồm:

• Tiền công.

• Tiền hoàn ứng.

• Tiền thanh toán hộ.

• Khoản trợ cấp.

• Khoản chi phí phục vụ công việc.

Kế toán phải phân loại trước khi xác định căn cứ khấu trừ.

6.2. Phải kiểm tra ngưỡng 5 triệu đồng/lần

Từ 01/7/2026, mức chi trả từ 05 triệu đồng/lần trở lên là ngưỡng quan trọng đối với trường hợp cá nhân cư trú không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng.

Kế toán cần kiểm tra từng lần chi trả.

Không nên chỉ nhìn tổng thu nhập cả tháng rồi kết luận.

6.3. Khoản không chịu thuế phải có hồ sơ chứng minh

Nếu doanh nghiệp xác định một khoản không tính vào thu nhập chịu thuế, cần có căn cứ chứng minh.

Hồ sơ có thể gồm:

• Hợp đồng.

• Quy chế chi tiêu.

• Quyết định chi.

• Bảng thanh toán.

• Hóa đơn, chứng từ.

• Chứng từ chuyển khoản.

• Hồ sơ liên quan đến khoản trợ cấp.

Hồ sơ càng rõ thì việc giải trình càng thuận lợi.

6.4. Phân biệt khấu trừ 10% và quyết toán cuối năm

Khấu trừ 10% là khấu trừ tại nguồn.

Đây chưa chắc là số thuế cuối cùng cá nhân phải chịu.

Khi quyết toán thuế, nếu cá nhân đủ điều kiện quyết toán và tổng nghĩa vụ thuế thực tế thấp hơn số đã khấu trừ, cá nhân có thể được xử lý số thuế nộp thừa theo quy định.

Vì vậy, không nên hiểu rằng cứ bị khấu trừ 10% thì cuối cùng chắc chắn phải chịu đúng 10%.

6.5. Trường hợp cá nhân làm cam kết

Đối với trường hợp đủ điều kiện lập cam kết để tạm thời không bị khấu trừ thuế, kế toán cần kiểm tra điều kiện áp dụng theo quy định hiện hành.

Không nên tự động cho cá nhân lập cam kết chỉ vì người đó có thu nhập thấp.

Cần kiểm tra đầy đủ điều kiện về cư trú, mã số thuế, thu nhập và các yêu cầu liên quan.

VII. Kết luận

Việc tổng hợp các khoản không tính vào thu nhập khấu trừ thuế TNCN 10% có ý nghĩa quan trọng khi doanh nghiệp chi trả tiền cho cá nhân từ 01/7/2026. Theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP, trường hợp cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng, nhận tiền lương, tiền công, tiền thù lao hoặc khoản chi khác từ 05 triệu đồng/lần trở lên, tổ chức, cá nhân chi trả phải khấu trừ 10% trên thu nhập trước khi trả.

Tuy nhiên, kế toán không nên hiểu rằng mọi khoản tiền doanh nghiệp trả cho cá nhân đều là căn cứ khấu trừ 10%. Các khoản trợ cấp thuộc diện không chịu thuế, khoản hoàn ứng, thanh toán hộ hoặc khoản chi phục vụ công việc có đầy đủ căn cứ cần được phân loại theo bản chất và quy định cụ thể.

Đặc biệt, cần phân biệt thu nhập chịu thuế với thu nhập tính thuế. Với cơ chế khấu trừ 10%, thuế được xác định trên thu nhập trước khi trả. Đây là điểm khác với trường hợp cá nhân cư trú tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần, khi thu nhập tính thuế được xác định sau các khoản giảm trừ theo quy định.

Doanh nghiệp nên xây dựng bảng phân loại các khoản chi cho cá nhân trước khi lập bảng thanh toán. Cách này giúp hạn chế tình trạng khấu trừ thừa hoặc thiếu thuế TNCN và thuận lợi hơn khi giải trình với cơ quan thuế.