Chữ ký số không còn xa lạ và đã được sử dụng phổ biến trong các tổ chức xã hội ngày nay nhưng có rất nhiều vấn đề liên quan đến chữ ký số mà không phải ai cũng hiểu rõ được. Vậy qua bài viết này hãy cùng MVA Việt Nam tìm hiểu về khái niệm chữ ký số và những vấn đề cần lưu ý khi sử dụng chữ ký số
I. Thế nào là chữ ký số
Căn cứ khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP nêu rõ:
“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
Như vậy, chữ ký số (hay còn gọi là Token) nếu hiểu theo tính ứng dụng thì CKS được hiểu là một loại chữ ký điện tử. Chữ ký này sẽ thay thế hoàn toàn chữ ký thường bằng tay và sử dụng trên các thiết bị điện tử.
Vai trò của chữ ký số được hiểu như là một chữ ký tay của cá nhân hay một con dấu của cơ quan, doanh nghiệp. Sử dụng chữ ký số, các cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp sẽ được pháp luật thừa nhận về mặt pháp lý khi thực hiện giao dịch trên môi trường điện tử. Tiêu biểu một số giao dịch như ký kê khai thuế, hợp đồng điện tử, giao dịch tài chính,…
Có thể bạn quan tâm >> Khấu trừ thuế là gì?
II. 10 Vấn đề cần lưu ý khi sử dụng chữ ký số
Nếu bạn là doanh nghiệp sử dụng chữ ký số thì cần tìm hiểu kỹ lưỡng đồng thời nắm được những lưu ý khi sử dụng chữ ký số dưới đây.
2.1. Những tổ chức phát hành chữ ký số nào được pháp luật công nhận
Việc lựa chọn dịch vụ chứng thực chữ ký số doanh nghiệp từ tổ chức được pháp luật công nhận là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và độ tin cậy của chữ ký số.
Hiện nay, theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, các tổ chức sau đây sẽ được quyền cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.
Trong các tổ chức trên, để thuận tiện thì đa số các doanh nghiệp hiện nay sẽ sử dụng chữ ký số được cung cấp từ đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng. Sau đây, MVA Việt Nam sẽ chỉ đề cập đến các tiêu chí lựa chọn đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng để người dùng dễ dàng chọn lựa chữ ký số cho doanh nghiệp mình.
Theo Điều 11 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chỉ những đơn vị thỏa mãn các điều kiện sau mới được cung cấp chứng thực chữ ký số công cộng:
- Đơn vị có giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp.
- Đơn vị có chứng thư số do Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia cấp.
Ngoài các tiêu chí kể trên, doanh nghiệp cũng có thể lưu ý đến những tiêu chí sau để chọn cho mình đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín:
- Doanh nghiệp cân nhắc đến các đơn vị có uy tín trên thị trường về chữ ký số có độ an toàn bảo mật cao;
- Đơn vị cung cấp chữ ký số với chi phí tiết kiệm và có tích hợp theo dõi lịch sử giao dịch;
- Đơn vị cung cấp chữ ký số có kinh nghiệm và dịch vụ hỗ trợ, hướng dẫn tốt.
2.2 Điều kiện và thủ tục đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp
Để đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp, các điều kiện và thủ tục cần thiết có thể khác nhau tùy thuộc vào quy định của từng đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số. Tuy nhiên, các điều kiện và thủ tục chung để đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp bao gồm:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao);
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp (bản sao);
- CMND/CCCD/ hộ chiếu của người đại diện pháp luật doanh nghiệp (bản sao).
Sau khi hoàn tất các thủ tục trên, doanh nghiệp sẽ nhận được chứng thư số kèm theo mã PIN để kích hoạt chữ ký số. Các doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số này để ký và chứng thực các tài liệu, hợp đồng, giao dịch trực tuyến một cách an toàn và hiệu quả.
Mức phí cho chữ ký số sẽ tùy thuộc vào đơn vị cung cấp chữ ký và gói dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn lựa chọn.
2.3. Một số đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín hiện nay
Hiện nay, MVA Việt Nam không chỉ là đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ kế toán như báo cáo thuế, báo cáo tài chính, kế toán trọn gói, dịch vụ kiểm toán , MVA Việt Nam còn là đối tác, đại lý kinh doanh các sản phẩm phần mềm kế toán, phần mềm bảo hiểm xã hội, giải pháp hóa đơn điện tử, chữ ký số ( Token) của các đơn vị uy tín đã được cấp phép:
- Chữ ký số công cộng I-CA của Công ty Cổ phần ICORP được thành lập theo giấy chứng nhận ĐKKD số 0106870211 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 04 tháng 06 năm 2015, hoạt động chính trong lĩnh vực Công nghệ thông tin và truyền thông.
- Chữ ký số BkavCA – Bkav là Tập đoàn công nghệ hoạt động trong các lĩnh vực an ninh mạng, phần mềm, chính phủ điện tử, nhà sản xuất smartphone, thiết bị điện tử thông minh, Smart City và AI camera. Bkav là 1 trong 10 thương hiệu Nổi tiếng nhất Việt Nam do Hội Sở hữu trí tuệ Việt Nam bình chọn, nằm trong Top 10 Dịch vụ hoàn hảo do Hội Tiêu chuẩn Bảo vệ Người tiêu dùng Việt Nam bình chọn.
- Chữ ký số new-ca – TRUNG TÂM HỖ TRỢ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ EASYINVOICE Tổng đại lý : Công ty TNHH Linken
- Chữ ký số Misa Esign – Công ty cổ phần MISA với kinh nghiệm hơn 30 năm phát triển phần mềm, có nền tảng phần mềm và dịch vụ được sử dụng phổ biến nhất trong nước và quốc tế.và Tiên phong đồng hành cùng Chương trình chuyển đổi số quốc gia
- Bên cạnh đó còn có các đơn vị truyền thông số cũng đã triển khai và được nhiều tổ chức, cá nhân tin dùng sản phẩm chữ ký số như: FPTCA, VNPT-CA, Viettel-CA – chữ ký số Viettel…
2.4. Sự bảo mật của chữ ký số
Đơn vị cung cấp uy tín mới đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn an toàn thông tin nghiêm ngặt được đặt ra bởi các cơ quan chức năng có thẩm quyền như: Bộ Công Thương, Tổng cục An toàn thông tin và CNTT, các ngân hàng, tập đoàn công nghệ lớn, v.v.
Thêm vào đó, họ cũng sử dụng các giải pháp bảo mật và công nghệ tiên tiến để bảo vệ chữ ký số và thông tin cá nhân của người dùng. Các giải pháp bảo mật này bao gồm mã hóa, chứng thực hai yếu tố, phân quyền truy cập, giám sát hệ thống, bảo vệ bằng cách sử dụng các thiết bị vật lý như phòng máy chủ an toàn, v.v.
Ngoài ra, các đơn vị uy tín thường có chính sách bảo mật rõ ràng, giải quyết vấn đề bảo mật một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Nếu có bất kỳ vấn đề nào về bảo mật xảy ra, bên cung cấp sẽ có các giải pháp và chính sách giải quyết để đảm bảo tính bảo mật của chữ ký số.
2.5. Chọn đúng loại chữ ký số phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp
Chữ ký số USB Token: phù hợp với các doanh nghiệp quy mô tầm trung. USB Token sẽ giúp doanh nghiệp xử lý các chứng từ, hóa đơn chứng từ ở mức trung bình.
Chữ ký số SmartCard: chữ ký số SmartCard được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp có quy mô trung bình và lớn. Doanh nghiệp vừa và nhỏ đang phát triển cũng có thể ứng dụng để nâng cao chất lượng dịch vụ.
Chữ ký số từ xa: Doanh nghiệp muốn có tốc độ ký số nhanh, và có nhu cầu ký số nhiều. Độ tiện lợi của chữ ký số này giúp nó phù hợp với đa số các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay
Chữ ký số HSM: Chữ ký này sở hữu phần cứng chắc chắn kết hợp đồng thời có độ linh hoạt khi có thể sử dụng tài khoản online. Do đó, các chữ ký này phù hợp với doanh nghiệp ký số nhanh, nhiều và tự động.
2.6. Chữ ký số doanh nghiệp có giá trị pháp lý khi đáp ứng quy định pháp luật
Theo Điều 8, Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, để chữ ký số có giá trị pháp lý, doanh nghiệp cần đảm bảo các tiêu chí an toàn, không thể giả mạo như sau:
- Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
- Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
- a) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
- b) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
- c) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
- d) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.
- Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần kiểm tra và đảm bảo rằng tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số là một đơn vị uy tín, được cơ quan quản lý nhà nước cấp phép hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ chữ ký số. Doanh nghiệp cũng nên tìm hiểu về chính sách bảo mật và quy trình kiểm tra đảm bảo tính bảo mật của chữ ký số được cung cấp bởi tổ chức đó.
2.7. Chữ ký số doanh nghiệp cần được gia hạn thường kỳ
Thông thường các doanh nghiệp sẽ cung cấp gói chữ ký số chu kỳ từ 1 năm đến 3 năm. Khi hết thời hạn nói trên, doanh nghiệp cần phải gia hạn để được tiếp tục sử dụng chữ ký số.
Việc gia hạn chữ ký số cho doanh nghiệp có thể được thực hiện qua đại lý hoặc trực tuyến trên trang web chính thức của đơn vị cung cấp. Chi phí cụ thể của việc gia hạn chữ ký số cho khách hàng doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào loại chứng thư số và thời hạn gia hạn mà doanh nghiệp lựa chọn.
2.8. Các nội dung thông tin cần kiểm tra trước khi sử dụng chữ ký số
Khi mua chữ ký số, doanh nghiệp cần kiểm tra đảm bảo chữ ký số có đầy đủ các nội dung sau:
- Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Tên của thuê bao.
- Số hiệu chứng thư số.
- Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số.
- Khóa công khai của thuê bao.
- Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Các hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng thư số.
- Các hạn chế về trách nhiệm pháp lý của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
2.9. Chữ ký số doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam cần tuân thủ những quy định gì
Theo Chương V Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Điều kiện để doanh nghiệp sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:
- Chứng thư số còn hiệu lực sử dụng.
- Chứng thư số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam hoặc chấp nhận trong giao dịch quốc tế.
Thời hạn giấy phép sử dụng chứng thư số nước ngoài tại Việt Nam là 05 năm nhưng không quá thời gian hiệu lực của chứng thư số.
Điều kiện cụ thể để doanh nghiệp được cấp giấy phép sử dụng chứng thư số nước ngoài tại Việt Nam::
- Là tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam hoặc,
- Là tổ chức, cá nhân Việt Nam có nhu cầu giao dịch điện tử với đối tác nước ngoài mà chứng thư số của các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số trong nước chưa được công nhận tại nước đó.
- Có một trong các văn bản sau đây để xác thực thông tin trên chứng thư số:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc quyết định thành lập hoặc quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đối với tổ chức; chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu đối với cá nhân;
- Văn bản của cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức, cá nhân nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam đối với thuê bao là tổ chức, cá nhân nước ngoài;
- Trường hợp được ủy quyền sử dụng chứng thư số phải có giấy ủy quyền cho phép hợp pháp sử dụng chứng thư số và thông tin thuê bao được cấp chứng thư số phải phù hợp với thông tin trong văn bản ủy quyền, cho phép.
2.10. Doanh nhiệp có bắt buộc dung chữ ký số hay không
Hiện nay, pháp luật doanh nghiệp không bắt buộc tất cả các doanh nghiệp phải có chữ ký số và ký số trong mọi trường hợp. Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số hoặc không.
Tuy nhiên, hiện có một số thủ tục hành chính cần thực hiện trên môi trường trực tuyến nên buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong các thủ tục này:
- Doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế, nộp tờ khai thuế, nộp thuế: Căn cứ theo Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019
- Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử: Căn cứ theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP
- Doanh nghiệp thực hiện khai bảo hiểm xã hội trực tuyến: Căn cứ Khoản 1 Điều 4 Quyết định số 838/QĐ-BHXH
Bên cạnh đó, doanh nghiệp không thuộc các trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số vẫn nên sử dụng vì chữ ký số mang lại nhiều lợi ích ở hiện tại và tương lai. Chữ ký số giúp cho việc tiến hành các giao dịch với đối tác trở nên thuận tiện hơn.