Danh mục các loại giao dịch phải công chứng chứng thực

Công chứng và chứng thực là hai hình thức xác nhận tính hợp pháp, tính xác thực của giấy tờ, hợp đồng và giao dịch theo quy định của pháp luật. Trong thực tế, nhiều cá nhân và doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa các trường hợp bắt buộc phải công chứng, bắt buộc phải chứng thực hoặc được quyền lựa chọn một trong hai hình thức. Việc không thực hiện đúng quy định có thể khiến giao dịch vô hiệu hoặc phát sinh nhiều rủi ro pháp lý. Vậy hiện nay danh mục các loại giao dịch phải công chứng chứng thực? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

I. Công chứng và chứng thực khác nhau như thế nào?

Trước khi tìm hiểu các giao dịch phải công chứng, chứng thực, cần phân biệt rõ hai khái niệm này.

1. Công chứng là gì?

Công chứng là việc công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận:

• Tính xác thực của hợp đồng, giao dịch.
• Tính hợp pháp của nội dung giao dịch.
• Ý chí tự nguyện của các bên tham gia.

Hoạt động công chứng được thực hiện tại:

• Phòng công chứng.
• Văn phòng công chứng.

2. Chứng thực là gì?

Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận:

• Bản sao đúng với bản chính.
• Chữ ký là của người yêu cầu chứng thực.
• Hợp đồng, giao dịch trong một số trường hợp theo quy định.

Cơ quan thực hiện chứng thực thường gồm:

• UBND cấp xã.
• Phòng Tư pháp cấp huyện.
• Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài.

3. Điểm khác nhau cơ bản

Công chứng viên kiểm tra tính hợp pháp của toàn bộ nội dung giao dịch.

Trong khi đó, cơ quan chứng thực chủ yếu xác nhận:

• Chữ ký.
• Bản sao.
• Hoặc xác nhận giao dịch theo thẩm quyền.

Do đó, giá trị pháp lý của văn bản công chứng thường cao hơn so với văn bản chứng thực trong nhiều trường hợp.

II. Các loại giao dịch bắt buộc phải công chứng

Theo quy định của Bộ luật Dân sự, Luật Đất đai, Luật Nhà ở và các văn bản pháp luật liên quan, nhiều giao dịch bắt buộc phải công chứng mới có hiệu lực pháp luật.

2.1. Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất

Đây là loại giao dịch phổ biến nhất bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực theo quy định.

Bao gồm:

• Chuyển nhượng đất ở.
• Chuyển nhượng đất nông nghiệp.
• Chuyển nhượng đất thương mại dịch vụ.
• Chuyển nhượng đất sản xuất kinh doanh.

Nếu không công chứng hoặc chứng thực theo quy định, giao dịch có thể không đủ điều kiện để đăng ký sang tên.

2.2. Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất

Việc tặng cho quyền sử dụng đất giữa:

• Cha mẹ và con.
• Ông bà và cháu.
• Anh chị em ruột.
• Cá nhân với cá nhân.
• Cá nhân với tổ chức.

đều phải thực hiện công chứng hoặc chứng thực trước khi đăng ký biến động đất đai.

2.3. Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất

Khi sử dụng quyền sử dụng đất để:

• Vay vốn ngân hàng.
• Bảo đảm nghĩa vụ dân sự.
• Bảo đảm thực hiện hợp đồng.

hợp đồng thế chấp phải được công chứng theo quy định.

2.4. Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất

Cá nhân hoặc tổ chức dùng quyền sử dụng đất để góp vốn thành lập doanh nghiệp hoặc hợp tác đầu tư phải thực hiện công chứng hợp đồng góp vốn.

2.5. Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế

Đối với tài sản là:

• Nhà ở.
• Đất đai.
• Tài sản gắn liền với đất.

người thừa kế thường phải lập văn bản thỏa thuận phân chia di sản và thực hiện công chứng để làm căn cứ sang tên.

2.6. Văn bản khai nhận di sản thừa kế

Trường hợp chỉ có một người được hưởng di sản hoặc những người thừa kế thống nhất để một người nhận toàn bộ tài sản thì cần thực hiện công chứng văn bản khai nhận di sản.

2.7. Hợp đồng mua bán nhà ở

Đối với giao dịch mua bán nhà ở giữa cá nhân với cá nhân, hợp đồng thường phải được công chứng theo quy định pháp luật.

Sau khi công chứng, người mua mới có cơ sở thực hiện thủ tục sang tên quyền sở hữu nhà ở.

III. Các loại giao dịch được lựa chọn công chứng hoặc chứng thực

Một số giao dịch pháp luật cho phép các bên được lựa chọn:

• Công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng.
• Hoặc chứng thực tại UBND cấp có thẩm quyền.

3.1. Chuyển nhượng quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân

Trong nhiều trường hợp, các bên có thể lựa chọn:

• Công chứng tại văn phòng công chứng.
• Hoặc chứng thực tại UBND cấp xã.

3.2. Tặng cho quyền sử dụng đất

Người dân được lựa chọn một trong hai hình thức:

• Công chứng.
• Chứng thực.

Miễn đáp ứng đúng quy định pháp luật hiện hành.

3.3. Hợp đồng thế chấp tài sản của hộ gia đình, cá nhân

Một số loại tài sản theo quy định được phép thực hiện chứng thực thay cho công chứng.

Tuy nhiên trên thực tế, đa số tổ chức tín dụng vẫn yêu cầu công chứng để bảo đảm tính pháp lý.

IV. Các loại giấy tờ thường phải chứng thực

Ngoài hợp đồng và giao dịch, nhiều giấy tờ hành chính thường xuyên cần chứng thực.

4.1. Chứng thực bản sao từ bản chính

Bao gồm:

• Căn cước công dân.
• Hộ chiếu.
• Bằng cấp.
• Chứng chỉ.
• Giấy khai sinh.
• Giấy đăng ký kết hôn.
• Giấy phép kinh doanh.

Đây là hình thức chứng thực phổ biến nhất hiện nay.

4.2. Chứng thực chữ ký

Áp dụng khi:

• Làm giấy ủy quyền.
• Cam kết cá nhân.
• Văn bản xác nhận.
• Hồ sơ gửi cơ quan nhà nước.

Cơ quan chứng thực xác nhận chữ ký là của người yêu cầu chứng thực.

4.3. Chứng thực hợp đồng, giao dịch

UBND cấp xã được chứng thực một số loại hợp đồng và giao dịch theo quy định pháp luật.

V. Những giao dịch không bắt buộc công chứng, chứng thực

Không phải mọi hợp đồng đều phải công chứng hoặc chứng thực.

5.1. Hợp đồng mua bán hàng hóa thông thường

Ví dụ:

• Mua bán máy móc.
• Mua bán nguyên vật liệu.
• Mua bán sản phẩm.

Thông thường chỉ cần các bên ký kết hợp pháp.

5.2. Hợp đồng dịch vụ

Bao gồm:

• Dịch vụ quảng cáo.
• Dịch vụ tư vấn.
• Dịch vụ vận chuyển.
• Dịch vụ đào tạo.

Các bên có thể tự thỏa thuận mà không cần công chứng.

5.3. Hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động không thuộc trường hợp bắt buộc công chứng hoặc chứng thực.

Chỉ cần được giao kết đúng quy định của Bộ luật Lao động.

5.4. Hợp đồng thuê tài sản thông thường

Phần lớn hợp đồng thuê:

• Nhà ở.
• Văn phòng.
• Mặt bằng kinh doanh.

không bắt buộc công chứng, trừ trường hợp các bên có nhu cầu hoặc pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

VI. Giá trị pháp lý của văn bản công chứng và chứng thực

6.1. Giá trị pháp lý của văn bản công chứng

Văn bản công chứng có:

• Hiệu lực kể từ thời điểm được công chứng.
• Giá trị chứng cứ.
• Không phải chứng minh lại các tình tiết đã được công chứng, trừ khi bị Tòa án tuyên vô hiệu.

Đây là lý do nhiều doanh nghiệp và cá nhân ưu tiên lựa chọn công chứng.

6.2. Giá trị pháp lý của văn bản chứng thực

Văn bản chứng thực có giá trị xác nhận:

• Bản sao đúng với bản chính.
• Chữ ký đúng của người ký.
• Giao dịch được xác nhận theo thẩm quyền.

Tuy nhiên cơ quan chứng thực không kiểm tra sâu nội dung giao dịch như công chứng viên.

VII. Những lưu ý khi thực hiện công chứng, chứng thực

7.1. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ

Người yêu cầu cần chuẩn bị:

• CCCD hoặc hộ chiếu.
• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản.
• Hợp đồng dự thảo (nếu có).
• Các giấy tờ liên quan khác.

7.2. Kiểm tra tình trạng pháp lý của tài sản

Đặc biệt đối với:

• Nhà đất.
• Tài sản thừa kế.
• Tài sản chung vợ chồng.

Việc kiểm tra trước giúp hạn chế tranh chấp sau này.

7.3. Kê khai trung thực

Các bên phải cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ để tránh nguy cơ văn bản bị tuyên vô hiệu.

VIII. Kết luận

Hiện nay, nhiều giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở, thừa kế và bảo đảm nghĩa vụ dân sự bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật. Việc xác định đúng loại giao dịch và thực hiện đúng thủ tục công chứng, chứng thực không chỉ giúp giao dịch có hiệu lực pháp lý mà còn hạn chế tối đa các tranh chấp phát sinh trong tương lai. Cá nhân và doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ quy định hoặc tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý trước khi thực hiện các giao dịch có giá trị lớn.