Điều kiện để kinh doanh kho ngoại quan, địa điểm thu gom hàng lẻ

Điều kiện để kinh doanh kho ngoại quan, địa điểm thu gom hàng lẻ là vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm. Đây là hoạt động chịu sự quản lý của cơ quan hải quan. Doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu về vị trí và diện tích. Cơ sở vật chất cũng phải đáp ứng yêu cầu giám sát. Vậy doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện nào trong năm 2026?

I. Kinh doanh kho ngoại quan, địa điểm thu gom hàng lẻ có điều kiện không?

Kinh doanh kho ngoại quan là ngành nghề có điều kiện. Địa điểm thu gom hàng lẻ cũng phải đáp ứng điều kiện công nhận. Doanh nghiệp không được tự ý đưa địa điểm vào hoạt động. Địa điểm phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật hải quan. Doanh nghiệp cũng phải thực hiện thủ tục theo quy định.

Điều kiện hiện hành chủ yếu nằm tại Nghị định 68/2016/NĐ-CP. Nghị định 67/2020/NĐ-CP đã sửa đổi một số nội dung. Năm 2026, Chính phủ tiếp tục cắt giảm một số điều kiện. Vì vậy, doanh nghiệp cần áp dụng quy định đang có hiệu lực.

II. Điều kiện kinh doanh kho ngoại quan năm 2026

2.1. Điều kiện về vị trí

Kho ngoại quan phải nằm trong khu vực được phép. Các khu vực này gồm cảng biển và cảng hàng không quốc tế. Ngoài ra còn có cửa khẩu đường bộ và ga liên vận quốc tế. Kho có thể nằm trong khu công nghiệp hoặc khu công nghệ cao. Một số trường hợp được đặt tại khu phi thuế quan hoặc khu kinh tế cửa khẩu. Vị trí kho phải phù hợp với quy định của pháp luật hải quan.

2.2. Điều kiện về diện tích

Kho ngoại quan phải đáp ứng diện tích tối thiểu. Mức diện tích phụ thuộc vào vị trí và loại kho. Doanh nghiệp cần xác định đúng loại kho trước khi đầu tư. Các mức diện tích cần lưu ý gồm:

• Kho tại cảng biển, cảng thủy nội địa: tối thiểu 1.000 m².

• Kho tại cảng cạn và cảng hàng không quốc tế: tối thiểu 1.000 m².

• Kho tại ga đường sắt liên vận quốc tế: tối thiểu 1.000 m².

• Kho ngoại quan chuyên dùng: tối thiểu 1.000 m².

• Kho trong khu công nghiệp: khu đất tối thiểu 4.000 m².

• Kho ngoài các trường hợp trên: khu đất tối thiểu 5.000 m².

• Bãi ngoại quan: diện tích tối thiểu 10.000 m².

Đối với kho chuyên dùng, doanh nghiệp có thể đáp ứng bằng thể tích. Thể tích kho tối thiểu là 1.000 m³. Diện tích kho phải phù hợp với hồ sơ đề nghị công nhận.

2.3. Điều kiện về phần mềm quản lý

Kho ngoại quan phải có phần mềm quản lý hàng hóa. Phần mềm phải quản lý được thông tin hàng hóa. Các thông tin gồm tên hàng và chủng loại. Hệ thống cũng phải ghi nhận số lượng và tình trạng hàng. Thời điểm hàng vào, hàng ra cũng phải được cập nhật. Dữ liệu phải có khả năng kết xuất trực tuyến cho hải quan.

Thông tin quản lý phải gắn với vận đơn hoặc tờ khai. Hệ thống phải phục vụ việc giám sát hàng hóa tự động. Đây là yêu cầu quan trọng khi doanh nghiệp chuẩn bị địa điểm.

2.4. Điều kiện về camera giám sát

Kho ngoại quan phải có hệ thống camera giám sát. Camera phải kết nối trực tuyến với cơ quan hải quan. Hệ thống phải quan sát được các vị trí cần thiết. Camera phải hoạt động trong toàn bộ thời gian 24/24 giờ. Dữ liệu hình ảnh phải được lưu giữ tối thiểu 06 tháng. Riêng kho đông lạnh có quy định riêng về vị trí lắp camera.

III. Điều kiện kinh doanh địa điểm thu gom hàng lẻ

3.1. Điều kiện về vị trí

Địa điểm thu gom hàng lẻ phải nằm trong khu vực được phép. Vị trí phải thuộc khu vực quy định tại Luật Hải quan. Doanh nghiệp cần kiểm tra vị trí trước khi đầu tư. Việc này giúp hạn chế rủi ro khi làm thủ tục công nhận. Địa điểm cũng phải thuận lợi cho hoạt động kiểm tra của hải quan.

3.2. Điều kiện về diện tích

Địa điểm thu gom hàng lẻ phải có kho chứa hàng. Diện tích kho tối thiểu là 1.000 m². Diện tích này không bao gồm bãi và công trình phụ trợ. Doanh nghiệp cần bố trí mặt bằng phù hợp với hoạt động thực tế. Khu vực kho cũng phải thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hóa.

3.3. Điều kiện về phần mềm quản lý

Địa điểm thu gom hàng lẻ phải có phần mềm quản lý. Phần mềm phải theo dõi được hàng hóa lưu giữ. Hệ thống phải quản lý tên hàng và số lượng. Tình trạng hàng hóa cũng phải được cập nhật. Thời điểm hàng vào và hàng ra phải được ghi nhận. Dữ liệu phải kết xuất trực tuyến cho cơ quan hải quan.

Thông tin có thể được quản lý theo vận đơn. Thông tin cũng có thể quản lý theo tờ khai hải quan. Hệ thống phải đáp ứng yêu cầu giám sát tự động.

3.4. Điều kiện về camera giám sát

Địa điểm thu gom hàng lẻ phải có hệ thống camera. Camera phải kết nối trực tuyến với cơ quan hải quan. Hệ thống phải quan sát được mọi vị trí cần thiết. Camera phải hoạt động liên tục 24/24 giờ. Dữ liệu hình ảnh phải được lưu giữ tối thiểu 06 tháng. Doanh nghiệp nên hoàn thiện hệ thống trước khi đề nghị công nhận.

IV. Trường hợp địa điểm thu gom hàng lẻ tại cảng

Địa điểm thu gom hàng lẻ tại cảng có quy định riêng. Doanh nghiệp cần xác định mình có kinh doanh cảng hay không. Nếu doanh nghiệp cũng kinh doanh cảng, thủ tục có thể được đơn giản hóa. Trường hợp này không phải làm thủ tục công nhận riêng. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải làm thủ tục cấp mã địa điểm. Mã phải được cấp trước khi địa điểm hoạt động.

Nếu doanh nghiệp không kinh doanh cảng, thủ tục công nhận vẫn được thực hiện. Hồ sơ phải đáp ứng các điều kiện theo quy định. Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra địa điểm theo thẩm quyền.

V. Hồ sơ công nhận kho ngoại quan, địa điểm thu gom hàng lẻ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo thủ tục hải quan. Hồ sơ phải thể hiện rõ thông tin về địa điểm. Sơ đồ mặt bằng cũng cần được chuẩn bị đầy đủ. Các thông tin trong hồ sơ phải thống nhất với thực tế. Doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị tài liệu về hệ thống quản lý.

Đối với địa điểm thu gom hàng lẻ, hồ sơ phải thể hiện rõ diện tích kho. Hệ thống phần mềm và camera cũng cần được chuẩn bị. Trường hợp thuộc diện cấp mã, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ tương ứng. Việc chuẩn bị đúng hồ sơ giúp hạn chế yêu cầu bổ sung.

VI. Thủ tục công nhận địa điểm

Doanh nghiệp thực hiện thủ tục với cơ quan hải quan. Hồ sơ được tiếp nhận và kiểm tra theo quy định. Cơ quan hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hồ sơ. Sau đó, địa điểm được kiểm tra theo nội dung cần thiết. Nội dung kiểm tra gồm vị trí và cơ sở vật chất.

Cơ quan hải quan cũng kiểm tra hệ thống quản lý. Hệ thống camera phải đáp ứng yêu cầu giám sát. Nếu đủ điều kiện, địa điểm được công nhận theo quy định. Doanh nghiệp chỉ nên hoạt động sau khi hoàn thành thủ tục.

VII. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi đầu tư?

Doanh nghiệp nên kiểm tra vị trí trước khi thuê hoặc xây dựng kho. Không nên chỉ quan tâm đến diện tích địa điểm. Phần mềm quản lý cũng là điều kiện quan trọng. Hệ thống camera cũng cần được đầu tư đúng yêu cầu. Các thiết bị nên được kiểm tra trước khi cơ quan hải quan kiểm tra thực tế.

Doanh nghiệp cũng cần phân biệt hai loại hình địa điểm. Kho ngoại quan có yêu cầu riêng về diện tích. Địa điểm thu gom hàng lẻ cũng có điều kiện riêng. Việc xác định đúng loại hình giúp doanh nghiệp chuẩn bị chính xác.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần chú ý quy định mới trong năm 2026. Chính phủ đã thực hiện cắt giảm một số điều kiện kinh doanh. Một số yêu cầu trước đây không còn được giữ nguyên. Vì vậy, doanh nghiệp nên sử dụng quy định mới khi chuẩn bị hồ sơ.

VIII. Kết luận

Điều kiện để kinh doanh kho ngoại quan, địa điểm thu gom hàng lẻ tập trung vào nhiều nội dung. Doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu về vị trí và diện tích. Hệ thống quản lý hàng hóa cũng phải đáp ứng quy định. Camera phải kết nối với cơ quan hải quan. Dữ liệu hình ảnh phải được lưu giữ theo thời gian quy định.

Trước khi đầu tư, doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ điều kiện. Việc chuẩn bị đúng giúp hạn chế chi phí phát sinh. Doanh nghiệp cũng có thể giảm thời gian hoàn thiện thủ tục. Đặc biệt, cần cập nhật các quy định mới trong năm 2026.