Hồ sơ thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế của bản thân và người phụ thuộc từ 01/7/2026

Sorry, this entry is only available in Tiếng Việt. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Hồ sơ thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế của bản thân và người phụ thuộc từ 01/7/2026 có nhiều điểm mới theo Thông tư 90/2026/TT-BTC. Người nộp thuế cần xác định mình có ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập hay không để chuẩn bị đúng hồ sơ. Quy định mới cũng hướng dẫn riêng trường hợp đăng ký tăng, giảm người phụ thuộc và thay đổi cơ quan thuế quản lý.

I. Quy định mới về thay đổi thông tin đăng ký thuế từ 01/7/2026

1.1. Thông tư 90/2026/TT-BTC áp dụng từ 01/7/2026

Từ ngày 01/7/2026, việc đăng ký và thay đổi thông tin đăng ký thuế được thực hiện theo Thông tư 90/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính. Thông tư này quy định cụ thể hồ sơ, nơi nộp và cách xử lý thông tin đăng ký thuế của người nộp thuế.

Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công, quy định mới cũng hướng dẫn cách thay đổi thông tin của bản thân và người phụ thuộc. Nội dung này đặc biệt quan trọng khi cá nhân đổi thông tin định danh, thay đổi địa chỉ hoặc đăng ký người phụ thuộc.

1.2. Những trường hợp phải thông báo thay đổi

Cá nhân cần thực hiện thủ tục khi thông tin đăng ký thuế đã thay đổi so với dữ liệu đang được cơ quan Thuế quản lý. Trường hợp thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp cũng thuộc phạm vi phải xử lý theo quy định. Thông tin có thể thay đổi gồm họ tên, số định danh cá nhân, hộ chiếu hoặc các thông tin khác trong hồ sơ đăng ký thuế. Người phụ thuộc cũng có thể phát sinh thay đổi cần cập nhật. Theo Thông tư 90/2026/TT-BTC, quy định này áp dụng cả trường hợp người nộp thuế thay đổi thông tin của chính mình và thay đổi thông tin của người phụ thuộc.

II. Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế của bản thân

2.1. Trường hợp ủy quyền cho công ty

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công có thể ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập thực hiện thay đổi thông tin đăng ký thuế. Trong trường hợp này, cá nhân lập Văn bản ủy quyền đăng ký thuế mẫu 41/UQ-ĐKT theo Thông tư 90/2026/TT-BTC. Đây là hồ sơ để cơ quan chi trả thu nhập tổng hợp thông tin thay đổi và gửi cơ quan Thuế. Nếu cá nhân thuộc trường hợp cơ quan Thuế cấp mã số thuế theo thông tin hộ chiếu, hồ sơ còn phải có bản sao điện tử hộ chiếu nếu thông tin liên quan đã thay đổi. Sau đó, cơ quan chi trả thu nhập tổng hợp thông tin của cá nhân vào Tờ khai đăng ký thuế mẫu 05-ĐKT-TH. Hồ sơ được gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp cơ quan chi trả thu nhập.

2.2. Trường hợp không ủy quyền cho công ty

Nếu cá nhân không ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập, cá nhân tự thực hiện thủ tục với cơ quan Thuế.

Hồ sơ gồm Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST hoặc mẫu 20-ĐKT theo trường hợp áp dụng. Nếu cá nhân thuộc trường hợp sử dụng hộ chiếu để đăng ký thuế và thông tin trên hộ chiếu thay đổi, cần nộp thêm bản sao điện tử hộ chiếu còn hiệu lực.

Cá nhân cần kiểm tra đúng mẫu trước khi nộp. Việc lựa chọn mẫu phụ thuộc vào đối tượng và nội dung thay đổi.

2.3. Thông tin nào cần kê khai?

Khi thông báo thay đổi, người nộp thuế cần kê khai thông tin đã được cấp trước đó. Sau đó, chỉ cập nhật những thông tin có thay đổi.

Đối với cá nhân có quốc tịch Việt Nam và đã có thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, số định danh cá nhân được sử dụng trong hồ sơ. Một số thông tin về địa chỉ có thể được cơ quan Thuế tích hợp từ dữ liệu dân cư.

Điều này giúp giảm việc kê khai lại nhiều thông tin. Cá nhân nên kiểm tra dữ liệu trước khi gửi hồ sơ để tránh sai lệch.

III. Hồ sơ thay đổi thông tin của người phụ thuộc

3.1. Người phụ thuộc đã có mã số thuế

Trường hợp người phụ thuộc đã có mã số thuế nhưng thông tin đăng ký thuế thay đổi, người nộp thuế phải thực hiện thông báo thay đổi. Nếu ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập, thông tin thay đổi của người phụ thuộc được tổng hợp vào mẫu 20-ĐKT-TH. Cơ quan chi trả thu nhập thực hiện gửi hồ sơ đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp. Nếu không ủy quyền, người nộp thuế thực hiện hồ sơ theo quy định dành cho cá nhân. Trường hợp thông tin trên hộ chiếu thay đổi thì phải bổ sung bản sao hộ chiếu theo quy định.

3.2. Người phụ thuộc chưa có mã số thuế

Nếu đăng ký tăng người phụ thuộc nhưng người phụ thuộc chưa có mã số thuế, thủ tục không chỉ dừng ở việc thông báo thay đổi thông tin. Người nộp thuế phải thực hiện đăng ký thuế cho người phụ thuộc theo quy định. Hồ sơ cần được lập theo đúng trường hợp đăng ký và kèm giấy tờ chứng minh người phụ thuộc nếu pháp luật thuế TNCN yêu cầu. Do đó, kế toán cần kiểm tra người phụ thuộc đã có mã số thuế hay chưa. Đây là bước quan trọng trước khi lập hồ sơ.

3.3. Thay đổi thông tin người phụ thuộc

Khi người phụ thuộc thay đổi thông tin như họ tên hoặc thông tin định danh, người nộp thuế cần cập nhật dữ liệu với cơ quan Thuế.

Trường hợp thông tin đã được liên thông với dữ liệu dân cư, cơ quan Thuế có thể sử dụng dữ liệu được tích hợp. Tuy nhiên, người nộp thuế vẫn cần thực hiện thủ tục khi thuộc trường hợp phải thông báo thay đổi.

IV. Hồ sơ đăng ký tăng người phụ thuộc từ 01/7/2026

4.1. Người phụ thuộc đã có mã số thuế

Khi đăng ký tăng người phụ thuộc đã có mã số thuế, người nộp thuế thực hiện hồ sơ thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế.

Hồ sơ thực hiện theo trường hợp có hoặc không ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập. Đồng thời, người nộp thuế phải kèm hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo quy định của pháp luật thuế TNCN.

Điểm này cần được phân biệt với trường hợp người phụ thuộc chưa có mã số thuế. Kế toán không nên sử dụng cùng một cách xử lý cho hai trường hợp.

4.2. Người phụ thuộc chưa có mã số thuế

Nếu người phụ thuộc chưa được cấp mã số thuế, người nộp thuế thực hiện đăng ký thuế cho người phụ thuộc theo quy định.

Cơ quan chi trả thu nhập có thể thực hiện thủ tục nếu người lao động ủy quyền. Trường hợp không ủy quyền, người nộp thuế thực hiện trực tiếp theo quy định.

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc vẫn phải được chuẩn bị khi thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu.

4.3. Chỉ đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh một lần

Một điểm đáng chú ý từ ngày 01/7/2026 là người nộp thuế chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh đối với mỗi người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh.

Quy định này giúp giảm thủ tục cho người lao động. Tuy nhiên, khi thay đổi nơi làm việc, người nộp thuế phải cung cấp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc cho cơ quan chi trả thu nhập mới để tiếp tục được tính giảm trừ gia cảnh.

V. Hồ sơ đăng ký giảm người phụ thuộc

5.1. Khi nào phải đăng ký giảm?

Khi người phụ thuộc không còn đáp ứng điều kiện giảm trừ gia cảnh, người nộp thuế phải thực hiện thủ tục giảm người phụ thuộc.

Việc giảm người phụ thuộc cũng được thực hiện thông qua hồ sơ thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế. Người nộp thuế kê khai thông tin về thời điểm kết thúc giảm trừ gia cảnh.

5.2. Trường hợp ủy quyền cho công ty

Nếu người lao động ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập, thông tin giảm người phụ thuộc được tổng hợp vào hồ sơ đăng ký thuế gửi cơ quan Thuế.

Cá nhân cần cung cấp thông tin chính xác về người phụ thuộc và thời điểm kết thúc giảm trừ. Cơ quan chi trả thu nhập sẽ thực hiện tổng hợp theo quy định.

5.3. Trường hợp không ủy quyền

Nếu không ủy quyền, người nộp thuế tự thực hiện hồ sơ với cơ quan Thuế theo quy định.

Người nộp thuế cần kiểm tra thông tin người phụ thuộc trước khi gửi. Việc kê khai đúng thời điểm giúp tránh tính giảm trừ gia cảnh sai kỳ.

VI. Thay đổi nơi làm việc có phải đăng ký lại người phụ thuộc?

6.1. Không phải đăng ký lại từ đầu

Từ ngày 01/7/2026, người lao động thay đổi nơi làm việc không phải đăng ký lại người phụ thuộc từ đầu nếu người phụ thuộc đã được đăng ký và có đầy đủ hồ sơ theo quy định.

Tuy nhiên, người lao động cần cung cấp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc cho cơ quan chi trả thu nhập mới. Đây là căn cứ để doanh nghiệp mới thực hiện giảm trừ gia cảnh cho người lao động.

6.2. Có phải cấp lại mã số thuế người phụ thuộc?

Việc chuyển sang công ty mới không đồng nghĩa với việc phải đăng ký mã số thuế mới cho người phụ thuộc.

Nếu người phụ thuộc đã có mã số thuế, thông tin được tiếp tục sử dụng. Người lao động cần cung cấp hồ sơ cần thiết cho đơn vị chi trả thu nhập mới.

Quy định này giúp hạn chế việc đăng ký trùng người phụ thuộc. Đồng thời, người lao động cũng giảm được thủ tục khi chuyển việc.

VII. Nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế ở đâu?

7.1. Trường hợp ủy quyền cho cơ quan chi trả

Người lao động nộp văn bản ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập. Doanh nghiệp có trách nhiệm tổng hợp thông tin thay đổi của người lao động và người phụ thuộc.

Sau đó, doanh nghiệp gửi hồ sơ đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp cơ quan chi trả thu nhập.

7.2. Trường hợp không ủy quyền

Cá nhân không ủy quyền sẽ thực hiện hồ sơ với cơ quan Thuế theo quy định.

Thông tư 90/2026/TT-BTC quy định địa điểm nộp hồ sơ đối với từng nhóm cá nhân. Vì vậy, người nộp thuế cần xác định đúng nơi cư trú và cơ quan Thuế có thẩm quyền trước khi thực hiện.

7.3. Có thể thực hiện hồ sơ điện tử

Thông tư 90/2026/TT-BTC quy định hồ sơ đăng ký thuế có thể được thực hiện bằng phương thức điện tử đối với các trường hợp thuộc phạm vi áp dụng.

Người nộp thuế có thể thực hiện thông qua các hệ thống điện tử được cơ quan có thẩm quyền cung cấp. Việc xác thực điện tử được thực hiện theo quy định về định danh và xác thực điện tử.

VIII. Thời gian cơ quan Thuế xử lý hồ sơ

8.1. Thay đổi thông tin không thể hiện trên giấy tờ thuế

Đối với thông tin thay đổi nhưng không thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế, cơ quan Thuế có trách nhiệm cập nhật trong 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.

Thời hạn này được tính từ thời điểm cơ quan Thuế nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

8.2. Thay đổi thông tin trên giấy tờ thuế

Nếu thông tin thay đổi được thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế, thời hạn xử lý là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Cơ quan Thuế đồng thời cập nhật thông tin trên hệ thống và ban hành giấy tờ điện tử đã cập nhật thông tin thay đổi cho người nộp thuế.

IX. Kế toán và người lao động cần lưu ý gì?

9.1. Kiểm tra mã số thuế trước khi cập nhật

Trước khi lập hồ sơ, kế toán nên kiểm tra mã số thuế của người lao động và người phụ thuộc. Việc kiểm tra giúp hạn chế đăng ký trùng hoặc kê khai sai thông tin.

Đặc biệt, cần xác định người phụ thuộc đã có mã số thuế hay chưa. Đây là căn cứ để lựa chọn thủ tục phù hợp.

9.2. Phân biệt có và không ủy quyền

Đây là điểm quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ. Người lao động ủy quyền sẽ thực hiện thông qua cơ quan chi trả thu nhập.

Nếu không ủy quyền, người nộp thuế tự thực hiện hồ sơ với cơ quan Thuế. Hai trường hợp này có thành phần hồ sơ và cách thực hiện khác nhau.

9.3. Không đăng ký lại người phụ thuộc khi chuyển việc

Người lao động không nên đăng ký lại người phụ thuộc từ đầu chỉ vì thay đổi công ty. Nếu người phụ thuộc đã được đăng ký, người lao động cung cấp hồ sơ chứng minh cho doanh nghiệp mới để tiếp tục tính giảm trừ.

Đây là một điểm giúp giảm đáng kể thủ tục hành chính từ ngày 01/7/2026.

X. Kết luận

Hồ sơ thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế của bản thân và người phụ thuộc từ 01/7/2026 được thực hiện theo Thông tư 90/2026/TT-BTC. Người nộp thuế cần xác định rõ mình có ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập hay không để lựa chọn hồ sơ phù hợp.

Nếu ủy quyền, cá nhân sử dụng mẫu 41/UQ-ĐKT. Cơ quan chi trả thu nhập tổng hợp thông tin của người lao động vào mẫu 05-ĐKT-TH và thông tin người phụ thuộc vào mẫu 20-ĐKT-TH. Nếu không ủy quyền, cá nhân thực hiện hồ sơ theo mẫu 08-MST hoặc 20-ĐKT tùy trường hợp.

Đối với người phụ thuộc, quy định mới cũng có điểm đáng chú ý. Người nộp thuế chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho mỗi người phụ thuộc một lần trong thời gian được tính giảm trừ gia cảnh. Khi chuyển nơi làm việc, người lao động không phải đăng ký lại người phụ thuộc từ đầu. Thay vào đó, cần cung cấp hồ sơ chứng minh cho cơ quan chi trả thu nhập mới để tiếp tục được giảm trừ.