Hóa đơn điện tử có tốt hơn hóa đơn giấy

Đối với nhiều doanh nghiệp vẫn chưa hiểu nhiều về sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Vậy giữa hai loại hóa đơn này khác nhau như thế nào?
Dịch vụ liên quan:
» Chuyên đầu tư mua bán chuyển nhượng doanh nghiệp, chuyển nhượng dự án, tư vấn đầu tư, đại lý kinh doanh.
» Dịch Vụ Kế Toán, Kiểm Toán
» Dịch Vụ Luật Doanh Nghiệp
» Bất động sản MVA Land

Hóa đơn điện tử trong tương lai sẽ được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn và thay thế dần cho hóa đơn thường. Vậy bạn có biết điểm khác biệt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy là gì không? Hãy cùng tìm hiểu so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy qua bài viết sau đây của Kế toán MVA nhé.

Quốc hội thông qua Luật Quản lý thuế vào ngày 13/6/2019. Tại khoản 2 Điều 151 quy định rõ:

– Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật Quản lý thuế có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2022.

Tuy nhiên cho đến nay có nhiều doanh nghiệp vẫn chưa sử dụng hóa đơn điện tử vì một số lý do bất cập:

– Đầu tiên là chi phí cài đặt phần mềm khá lớn, cần phải thông qua công ty tư vấn và công ty cung cấp phần mềm, điều này gây khó khăn đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ.

– Chủ doanh nghiệp và nhân viên cần trang bị kiến thức về công nghệ thông tin và thường xuyên kiểm tra tình hình phát hành hóa đơn để phòng tránh các rủi ro có thể xảy ra.

– Rủi ro bất khả kháng như : mất điện, hệ thống lỗi, mất tín hiệu internet, …

– Tuy nhiên, hóa đơn điện tử có quy trình xử lý nhanh hơn

I. Hóa đơn điện tử xác thực:

+ Hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực (mã xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá, cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn của doanh nghiệp) và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.

+ Để có hóa đơn điện tử xác thực, khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, doanh nghiệp gửi hóa đơn cho cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử để xác nhận rồi mới chuyển cho khách hàng qua mạng Internet.

Để biết thêm về hóa đơn điện tử xác thực và cách tra cứu hóa đơn có mã xác thực, các bạn xem thêm: Hóa đơn điện tử xác thực – Cách tra cứu hóa đơn điện tử xác thực trên trang tra cứu của Tổng cục thuế

+ Hóa đơn điện tử có mã xác thực đã và đang được triển khai áp dụng cho một số doanh nghiệp và được Chính phủ khuyến khích sử dụng. Những lợi ích mà hóa đơn điện tử xác thực mạng lại phải kể đến đó là:

– Tính bảo mật: Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn (đây là một vấn nạn nhức nhối đối với cơ quan chức năng và các doanh nghiệp chân chính). Quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể bị giả mạo từ đó giảm thiểu tình trang hóa đơn giả và tránh thất thu cho nhà nước.

–Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp và cơ quan thuế, giảm thiểu các thủ tục hành chính: Có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan thuế chấp nhận ngay trong ngày. Tình trạng quá tải cho doanh nghiệp lẫn cơ quan thuế sẽ được giảm bớt sau khi sử dụng hóa đơn điện tử.

– Giảm thiểu chi phí: Giảm thiểu các chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn. (Nếu mất hóa đơn doanh nghiệp cần phải tốn nhiều thời gian để giải trình với cơ quan thuế và có thể bị phạt tiền từ 500.000 đến gần 20.000.000 đồng)

Ưu điểm của hóa đơn điện tử

1.Với người bán, doanh nghiệp:

Giảm các chi phí liên quan so với sử dụng hóa đơn giấy (in ấn, lưu trữ …)

Giảm thời gian, chi phí làm các thủ tục với cơ quan thuế.

Tăng cường an toàn trong lưu trữ, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, tra cứu lại các hóa đơn cũ, tránh thất lạc.

2.Với người mua:

Đảm bảo cho người mua không mua phải hàng hoặc lấy hóa đơn của những đơn vị có tên trong sổ đen của cơ quan thuế.2

3.Với cơ quan thuế:

Dễ dàng hơn, giảm thiểu chi phí, thời gian trong công tác quản lý, tổng hợp số liệu.

Kịp thời ngăn chặn các hình thức gian lận thuế.

II. Hóa đơn thường:

+ Hóa đơn thường, hóa đơn đỏ hay còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn chính thức do Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành, áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam.

+Để phát hành loại hóa đơn này,cần phải trải qua nhiều công đoạn như: doanh nghiệp làm đơn đề nghị xin phép đặt in hoá đơn đỏ, tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ đặt in,…

+ Ưu điểm của cách làm này đó là chúng có độ chính xác cao vì doanh nghiệp phải mất khá nhiều thời gian, công sức cho việc chuẩn bị giấy tờ có liên quan cũng như thực hiện đầy đủ các công đoạn để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế. Bên cạnh đó việc phát hành hóa đơn đỏ theo cách thông thường này cũng tồn tại những nhược điểm như:

– Chi phí in ấn, lưu trữ dạng hóa đơn này không phải là một khoản chi phí nhỏ, đặc biệt là với các doanh nghiệp lớn hoặc có lượng giao dịch nhiều. Thêm vào đó, việc vận chuyển, thanh toán hóa đơn giữa các bên (đặc biệt là việc chuyển hóa đơn đến những khách hàng cách xa doanh nghiệp, bắt buộc phải sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh và tốn phí từ 10 đến 30.000 đồng) cũng sẽ tiêu tốn một khoản chi tiêu đáng kể mà không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đáp ứng được.

– Hóa đơn đỏ dạng giấy có thể bị làm giả do những lỗ hổng của cơ chế quản lí. Với hóa đơn giả, các doanh nghiệp có cơ hội mua, bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp để khai khống chi phí, khấu trừ và hoàn thuế giá trị gia tăng.

-Dùng hoá đơn giấy đồng nghĩa là đang làm việc theo phương thức truyền thống với giấy tờ cồng kềnh, quản lý thông tin còn tương đối thủ công. Từ bước thiết lập hoá đơn đến khi nhập liệu để làm báo cáo thuế, toàn thể đều yêu cầu trải qua một thủ tục số hóa dữ liệu tốn nhiều thời gian của DN.

Ví dụ thời điểm Doanh nghiệp tạo 1 hoá đơn giấy cho khách hàng thường phải yêu cầu nhiều thao tác như chuẩn bị giấy than, viết tay các thông tin về quý khách, sản phẩm, dịch vụ. giai đoạn này tốn khoảng 5 – 10 phút thực hiện và dễ bị tình trạng sai sót. Vào những ngày cuối tháng, kế toán Doanh nghiệp sẽ cần nhập liệu phần lớn thông tin trong hóa đơn giấy vào máy tính. Trong khi đó Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, mặc định các dữ liệu đã được số hóa, thậm chí đã được hệ thống của cơ quan thuế thu thập ngay sau khi DN tạo hoá đơn.

So sánh tiện ích hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy

	Hóa đơn điện tử	Hóa đơn giấy
Quy trình	Doanh nghiệp, đơn vị trung gian đã đăng ký các thông tin với cơ quan thuế từ trước nên quá trình xuất hóa đơn từ sau rất nhanh chóng.	Doanh nghiệp làm đơn đề nghị xin phép đặt in hoá đơn đỏ, tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ đặt in, xuất hóa đơn, đưa liên 2 cho người mua.
Tính bảo mật	Tính bảo mật cao, dễ dàng hơn cho cơ quan thuế quản lý, khó gian lận.	Dễ làm giả, gian lận.
Chi phí	Chi phí lưu trữ, tra cứu, truyền tải thấp hơn rất nhiều	Với những đơn vị lớn, chi phí lưu trữ, vận chuyển là đáng kể.
Sai sót	Giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn do dữ liệu đầu vào kết nối trực tiếp với dữ liệu bán hang.	Dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót do làm thủ công hoặc bán thủ công.
Đào tạo đầu vào	Khó khăn hơn do việc này bao gồm cả nghiệp vụ hóa đơn giấy bình thường và phải đào tạo them về nghiệp vụ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ.	Chỉ đào tạo phần hóa đơn giấy thông thường.
Đối với cơ quan thuế	Giảm thiểu quá trình lưu trữ, đơn giản hơn trong quá trình đối chiếu, quản lý hóa đơn doanh nghiệp.	Tốn nhiều thời gian và chi phí cho công tác lưu trữ, đối chiếu.