Hướng dẫn thực hiện sổ sách kế toán kê khai thuế với HKD có doanh thu dưới 1 tỷ

Việc quản lý thuế đối với hộ kinh doanh đang có nhiều thay đổi trong năm 2026. Đặc biệt, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống được áp dụng cơ chế quản lý đơn giản hơn, được miễn một số nghĩa vụ thuế nhưng vẫn phải thực hiện việc theo dõi doanh thu và lưu trữ sổ sách theo quy định. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện sổ sách kế toán, kê khai thuế với HKD có doanh thu dưới 1 tỷ và các lưu ý quan trọng đối với hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng trong năm 2026.

I. Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng được áp dụng chính sách gì?

Theo các quy định và hướng dẫn mới áp dụng từ năm 2026, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống thuộc nhóm được miễn thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Tuy nhiên, việc miễn thuế không đồng nghĩa với việc không phải quản lý doanh thu hoặc không phải thực hiện các thủ tục thuế.

Nhóm hộ kinh doanh này vẫn phải:

• Theo dõi doanh thu phát sinh thực tế;
• Lập sổ sách theo quy định;
• Gửi thông báo doanh thu năm;
• Lưu trữ chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh;
• Theo dõi doanh thu để xác định có vượt ngưỡng 1 tỷ đồng hay không.

II. Hộ kinh doanh dưới 1 tỷ đồng có phải nộp thuế không?

2.1. Thuế GTGT

Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống không phải nộp thuế GTGT.

2.2. Thuế TNCN

Đồng thời, hộ kinh doanh thuộc ngưỡng doanh thu này cũng không phải nộp thuế TNCN đối với hoạt động kinh doanh.

2.3. Lệ phí môn bài

Theo các chính sách mới áp dụng từ năm 2026, hộ kinh doanh không còn phải nộp lệ phí môn bài như trước đây. Đây là một trong những thay đổi đáng chú ý giúp giảm chi phí tuân thủ cho hộ kinh doanh nhỏ.

III. Hướng dẫn thực hiện sổ sách kế toán đối với hộ kinh doanh dưới 1 tỷ đồng

3.1. Sử dụng sổ theo dõi doanh thu

Từ năm 2026, hộ kinh doanh dưới 1 tỷ đồng thực hiện theo dõi doanh thu thực tế phát sinh bằng mẫu S1a-HKD thay cho một số biểu mẫu cũ được áp dụng trước đây.

Sổ theo dõi doanh thu cần ghi nhận đầy đủ:

• Ngày phát sinh giao dịch;
• Nội dung bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ;
• Số tiền thu được;
• Hình thức thanh toán;
• Doanh thu phát sinh trong ngày.

Mục đích của việc ghi chép là giúp cơ quan thuế xác định chính xác doanh thu thực tế và hỗ trợ hộ kinh doanh kiểm soát hoạt động kinh doanh.

3.2. Ghi chép doanh thu hằng ngày

Mặc dù được miễn thuế nhưng hộ kinh doanh vẫn phải ghi nhận doanh thu phát sinh thường xuyên.

Doanh thu cần được ghi nhận từ:

• Tiền mặt;
• Chuyển khoản ngân hàng;
• Ví điện tử;
• Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác.

Việc ghi nhận đầy đủ sẽ giúp tránh rủi ro khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu từ ngân hàng hoặc các nền tảng thanh toán điện tử.

3.3. Lưu trữ chứng từ kinh doanh

Hộ kinh doanh nên lưu giữ:

• Hóa đơn mua hàng;
• Phiếu thu;
• Phiếu chi;
• Sao kê ngân hàng;
• Hợp đồng kinh doanh;
• Chứng từ thanh toán điện tử.

Việc lưu trữ chứng từ giúp chứng minh nguồn gốc doanh thu khi cần giải trình với cơ quan thuế.

IV. Hướng dẫn kê khai thuế đối với hộ kinh doanh dưới 1 tỷ đồng

4.1. Không phải nộp tờ khai thuế GTGT và TNCN theo quý

Một trong những điểm thuận lợi nhất đối với hộ kinh doanh dưới 1 tỷ đồng là không phải nộp tờ khai thuế GTGT và TNCN theo quý như các hộ kinh doanh có doanh thu lớn hơn.

Điều này giúp giảm đáng kể khối lượng công việc kế toán và thủ tục hành chính.

4.2. Thực hiện thông báo doanh thu năm

Thay vì khai thuế theo quý, hộ kinh doanh phải thực hiện thông báo doanh thu năm theo Mẫu số 01/TKN-CNKD.

Nội dung thông báo gồm:

• Tổng doanh thu năm;
• Ngành nghề kinh doanh;
• Thông tin hộ kinh doanh;
• Các chỉ tiêu theo yêu cầu của cơ quan thuế.

4.3. Thời hạn nộp thông báo doanh thu

Thông báo doanh thu năm 2026 được nộp chậm nhất vào ngày 31/01/2027.

Việc nộp đúng thời hạn giúp hộ kinh doanh tránh các vi phạm hành chính về thuế.

V. Hộ kinh doanh dưới 1 tỷ đồng có phải sử dụng hóa đơn điện tử không?

5.1. Trường hợp chưa bắt buộc

Theo quy định hiện hành, các hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng 1 tỷ đồng chưa thuộc nhóm bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền như các hộ kinh doanh quy mô lớn hơn.

5.2. Trường hợp nên áp dụng

Mặc dù chưa bắt buộc, việc sử dụng hóa đơn điện tử vẫn mang lại nhiều lợi ích:

• Quản lý doanh thu minh bạch;
• Dễ đối chiếu sổ sách;
• Tạo uy tín với khách hàng;
• Hạn chế sai sót khi kê khai.

Đối với các hộ kinh doanh có tốc độ tăng trưởng nhanh, việc áp dụng sớm hóa đơn điện tử sẽ giúp quá trình chuyển đổi khi vượt ngưỡng doanh thu diễn ra thuận lợi hơn.

VI. Những việc hộ kinh doanh dưới 1 tỷ đồng cần thực hiện trong năm 2026

6.1. Theo dõi doanh thu thực tế

Hộ kinh doanh cần theo dõi doanh thu phát sinh liên tục trong năm để xác định có vượt ngưỡng 1 tỷ đồng hay không.

6.2. Cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng

Nếu có tài khoản sử dụng cho hoạt động kinh doanh, hộ kinh doanh cần thực hiện khai báo theo hướng dẫn của cơ quan thuế khi thuộc trường hợp phải thông báo.

6.3. Lưu giữ hồ sơ kế toán

Các loại hồ sơ cần lưu giữ gồm:

• Sổ theo dõi doanh thu;
• Chứng từ bán hàng;
• Chứng từ thanh toán;
• Hợp đồng;
• Hồ sơ thuế.

6.4. Theo dõi ngưỡng doanh thu

Đây là nội dung quan trọng nhất.

Nếu trong năm doanh thu vượt 1 tỷ đồng thì hộ kinh doanh có thể phải chuyển sang chế độ quản lý thuế khác và thực hiện nghĩa vụ kê khai theo quy định tương ứng.

VII. Những sai lầm hộ kinh doanh thường gặp

7.1. Cho rằng miễn thuế thì không cần ghi chép sổ sách

Đây là quan niệm sai lầm phổ biến.

Miễn thuế không đồng nghĩa với miễn nghĩa vụ theo dõi doanh thu và lưu trữ hồ sơ.

7.2. Không theo dõi doanh thu chuyển khoản

Cơ quan thuế ngày càng tăng cường đối chiếu dữ liệu từ ngân hàng và các nền tảng thanh toán điện tử. Vì vậy việc bỏ sót doanh thu chuyển khoản có thể dẫn đến chênh lệch số liệu.

7.3. Không nộp thông báo doanh thu năm

Nhiều hộ kinh doanh nhầm lẫn rằng được miễn thuế thì không cần gửi bất kỳ hồ sơ nào cho cơ quan thuế.

Tuy nhiên, việc gửi Mẫu 01/TKN-CNKD vẫn là nghĩa vụ cần thực hiện đúng thời hạn.

VIII. Kết luận

Năm 2026 đánh dấu nhiều thay đổi quan trọng trong quản lý thuế đối với hộ kinh doanh. Đối với hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng, mặc dù được miễn thuế GTGT và thuế TNCN nhưng vẫn phải thực hiện theo dõi doanh thu, ghi chép sổ sách kế toán đơn giản và gửi thông báo doanh thu năm theo quy định. Việc chủ động quản lý doanh thu, lưu giữ chứng từ và cập nhật các quy định mới sẽ giúp hộ kinh doanh hạn chế rủi ro pháp lý, đồng thời chuẩn bị tốt cho quá trình mở rộng hoạt động trong tương lai.